CoPs ง่ายๆ ที่หลายคนอาจคาดไม่ถึง!!!!

กิจกรรมพัฒนาเลขานุการการประชุม ครั้งที่ 1/2550

วันพุธที่ 30 พฤษภาคม 2550 เวลา 10.00 - 12.00 น.

ณ ห้องบรรยาย 8  คณะสิ่งแวดล้อมและทรัพยากรศาสตร์

มหาวิทยาลัยมหิดล   

ที่มาของการจัดกิจกรรม 

        เริ่มต้นจากการจุดประกายจากพี่ภัทรพร เลขานุการคณะ ที่คิดว่าน่าจะจัดกิจกรรมที่จะเป็นประโยชน์ต่อการทำงาน จึงคิดกันถึงเรื่องการประชุม  เนื่องจากการประชุมเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการทำงาน แต่หลายคนไม่ชอบการประชุม ไม่ชอบทำรายงานการประชุม จึงได้ จัดกิจกรรมในการระดมสมองเพื่อช่วยกันพัฒนาการประชุม ในวันที่ 30 พฤษภาคม 2550 

      เราเริ่มต้นประชุมด้วยบรรยากาศสบายๆ ไม่เครียด นั่งล้อมวงคุยกัน มีเครื่องมือในการบันทึกคือกระดาษฟลิบชาร์ต ปากกา และแหล่งข้อมูลที่สำคัญ ไม่ได้เป็นวิทยากรผู้ทรงคุณวุฒิมาจากที่ไหน แต่เป็นข้อมูลที่ได้มาจากตัวเราเอง และเพื่อนๆ ที่มาช่วยกันคิด และแลกเปลี่ยนกัน  ซึ่งที่ประชุมได้ช่วยกันระดมความคิดในหัวข้อต่อไปนี้  1) ข้อคิดเห็นต่อการประชุม  2) ปัญหาที่พบจากการประชุม   และ 3) แนวทางการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น     สรุปได้ดังนี้ 

ข้อคิดเห็นต่อการประชุม

-          การประชุมเป็นแหล่งข้อมูล

-          การประชุมทำให้รู้ข้อมูล / ความเคลื่อนไหวต่างๆ

-          การประชุมเป็นการระดมความคิดเห็น และเป็นการติดตามความก้าวหน้า

-          เป็นการสรุปสาระสำคัญ

-          รายงานการประชุมเป็นหลักฐานที่สำคัญที่ใช้อ้างอิงได้ 

ปัญหาที่พบจากการประชุม

-          การประชุมเกิดความขัดแย้งกันอย่างรุนแรง

-          ประชุมแล้วหาข้อสรุปไม่ได้

-          บรรยากาศในการประชุมไม่ค่อยดี

-          ผู้เข้าร่วม/เลขานุการ มีข้อมูลไม่พร้อม  มีข้อมูลไม่เพียงพอ

-          กรรมการไม่เข้าประชุม / เข้าประชุมสาย / ไม่ค่อยให้ความสำคัญ

-          ไม่มีคนตรวจบันทึกการประชุม

-          จดบันทึกไม่ทัน / จับประเด็นไม่ค่อยได้

-          การประชุมไม่เป็นไปตามวาระ  ไม่สรุป

-          เนื้อหายืดเยื้อ ใช้เวลานาน

-          เอกสารประกอบการประชุมส่งล่าช้า

-          การประชุมไม่รักษาเวลา

-          ไม่ครบองค์ประชุม

-          ใช้ศัพท์วิชาการ / ศัพท์เทคนิคในการประชุม

-          อาหารสำหรับการประชุม

-          กรรมการไม่ให้ความเห็น

-          เลขานุการต้องทำหลายหน้าที่ จึงอาจจดบันทึกการประชุมได้ไม่ครบถ้วน 

แนวทางการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น

1.     ประชุมแล้วหาข้อสรุปไม่ได้ / เนื้อหายืดเยื้อ

แก้ปัญหาได้โดย

-          ทำเอกสารชุดพิเศษสำหรับประธาน โดยเตรียมเป้าหมายที่ต้องการสำหรับเรื่องต่างๆ ไว้

-          คุยกับประธานก่อนการประชุม

-          เลขานุการถามในที่ประชุม / ถามประธาน 

2.     บรรยากาศในการประชุมไม่ค่อยดี

แก้ปัญหาได้โดย

-          เตรียมสถานที่ / อุปกรณ์ / อาหาร ให้พร้อม โดยทำเป็น List สิ่งที่ต้องทำ  และ Check List

-          ช่วยเหลือกัน ทำงานเป็นทีมทั้งกลุ่มงาน

-          แจ้งสถานการณ์ของการประชุมให้ประธานทราบก่อนการประชุม เช่น จำนวนคนเข้าร่วมประชุม 

3.     ข้อมูลไม่พร้อม

แก้ปัญหาได้โดย

-          อ่านเอกสารล่วงหน้า

-          เตรียมเอกสารประกอบการประชุมให้พร้อม รวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องด้วย

-          ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล 

4.     กรรมการไม่เข้าประชุม / เข้าสาย / ไม่ครบองค์ประชุม

แก้ปัญหาได้โดย

-          Confirm ก่อนล่วงหน้า

-          เก็บสถิติการเข้าประชุม 

5.     ไม่มีคนช่วยตรวจ  / ใช้ศัพท์วิชาการ

แก้ปัญหาได้โดย

-          สลับกันอ่าน  ช่วยกันตรวจทาน

-          กรณีศัพท์วิชาการ ถ้าไม่แน่ใจให้ถามคนพูด

-          หาข้อมูลเพิ่มเติม 

6.     จดบันทึกไม่ทัน / จับประเด็นไม่ได้

แก้ปัญหาได้โดย

-          ยึดตามวาระ

-          ตั้งใจฟัง / จด   ไม่คุยกัน

-          หาคนช่วยบันทึก ถ้าไม่ว่าง

-          เลขานุการควรนั่งใกล้ประธาน

-          ทำสรุปเนื้อหาไว้ในเอกสารประกอบการประชุม

-          หัดจับประเด็น โดยดูเจตนาของคนพูดว่าต้องการจะสื่ออะไร เช่น ถาม ตอบ เสนอความเห็น ฯลฯ 

7.     อาหาร

แก้ปัญหาได้โดย

-          เตรียมอาหารให้พอดีกับคน   

จากนั้นผู้เข้าร่วมกิจกรรมได้มีมติร่วมกันดังนี้ 

-          การจัดกิจกรรมครั้งต่อไป จะช่วยกันทำ List สิ่งที่ต้องเตรียม สำหรับการจัดประชุม

-          จัดกิจกรรมครั้งต่อไป วันที่ 6  มิถุนายน 2550 เวลา 9.00 น. 

 

เก็บตกภาพถ่ายจากการประชุม ถ่ายโดยพี่สมเจตน์ ตากล้องของคณะ

 

 

 

 

รายชื่อผู้เข้าร่วมกิจกรรม

1.     นางภัทรพร  วัฒนาศรีโรจน์        

2.     นางสาวสุนทรีย์  กลิ่นมรรคผล

3.     นายฉัตรชัย  ลือชาพงศ์ทิพย์

4.     นายจักรี  ศิริรักษ์

5.     นางภาณี  นาคไร่ขิง       

6.     นางสมพร  พิมพ์ศิริ        

7.     นางสาวสีตลา  กลิ่นมรรคผล

8.     นางชฎาพร  ประสพถิ่น

9.     นางสุกัญญา ส่งสวัสดิ์

10.นางสาวลักษณาวดี จตุรภัทร์

11.นายศักดิ์สิทธิ์  อุณหสถิตธรรม

12.นางสาวจันทิมา  พูลโสภา

13.นางสาวจาริณี  อิ้วชาวนา

14.นายภากร  ศรีมโนภาษ

15.นางปัทมา  แสงสินทรัพย์

16.นายเจษฎา  ศุนาลัย