เมื่อเวลา ๑๑.๐๐-๑๕.๓๐ น. วันเสาร์ที่ ๙ มิถุนายน ๒๕๕๐ แกนหลักของเครือข่ายได้มีการประชุมเพื่อจัดเตรียมรายละเอียดของงานมหกรรม KM เบาหวาน ที่ห้องประชุม ๒ ศูนย์ประชุมสถาบันวิจัยจุฬาภรณ์

ผู้เข้าประชุมมีดิฉัน คุณสุภาพรรณ ตันติภาสวศิน ภก.เอนก ทนงหาญ จาก รพร.ธาตุพนม ทีมพุทธชินราชนำโดยคุณหมอนิพัธ กิตติมานนท์ และลูกทีมอีก ๓ คนคือคุณโต้ง ลัดดาวัลย์ วิภูษณพันธุ นู๋ทิม ทับทิม มาฉาย คุณอ้อใหญ่ เปรมสุรีณ์ แสนสม ส่วนคุณอ้อเล็ก รัชดา พิพัฒน์ศาสตร์ ติดเลี้ยงลูกอ่อนจึงมาประชุมด้วยไม่ได้ ฝ่าย สคส.มีคุณธวัช หมัดเต๊ะ คุณอ้อ (จิ๋ว) วรรณา เลิศวิจิตรจรัส และ Extern KM คุณประทีป โลจนาทร เรื่องหลักๆ ที่เราคุยกันมีดังนี้

๑. จำนวนผู้เข้าประชุมที่สามารถรับได้
ตอนนี้มีผู้สมัครเข้าประชุมเกินเป้าหมายไปเยอะแล้ว และยังมีเพิ่มเข้ามาทุกวัน จะปิดรับที่จำนวนเท่าไหร่นั้นต้องคำนึงถึงทั้งรูปแบบการประชุมและความจุของสถานที่ เราเห็นพ้องต้องกันว่าการประชุมควรเน้นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ความรู้ปฏิบัติและให้ผู้เข้าประชุมทุกคนได้เรียนรู้ทุกเรื่อง ไม่ใช่เลือกเข้าห้องย่อยได้เพียงไม่กี่ห้อง คุณอเนก share ประสบการณ์การเข้าประชุมที่มีหลายห้องย่อยให้คนเลือกเข้าได้ตามความสนใจว่า มีปัญหาทั้งห้องที่คนเข้าเยอะและห้องที่ไม่ค่อยมีคน ห้องที่คนเข้าเยอะถึงเราอยากจะเข้าเขาก็ไม่ให้เข้าทำให้รู้สึกน้อยใจ ห้องที่ไม่ค่อยมีคนก็รู้สึกเห็นใจคนที่รับผิดชอบ เราคุยกันว่าถึงมีห้องย่อยเยอะให้เลือกเข้า แต่เราก็ได้ความรู้น้อยเพราะเข้าได้ไม่กี่ห้อง ศูนย์ประชุมเองก็มีสถานที่รับประทานอาหารแบบสบายๆ ได้ประมาณ ๔๐๐ คนเท่านั้น

ข้อสรุปสำหรับเรื่องนี้คือให้รับผู้เข้าประชุม+แขกรับเชิญ+ทีมทำงาน รวมแล้ว ๕๐๐ คน สิ่งที่ต้องไปทำต่อคือดิฉันและคุณสุภาพรรณจะต้องติดต่อผู้ที่ลงทะเบียนไว้แต่ยังไม่ได้ชำระเงินให้ confirm และชำระค่าลงทะเบียนมาเร็วกว่ากำหนดที่ได้ประกาศไว้เดิม (๒ ก.ค. ๒๕๕๐) เพราะเรามี waiting list ณ วันที่ ๘ มิถุนายน ประมาณ ๕๔ คน ส่วน รพ. หรือหน่วยงานที่ถามๆ ไว้ แต่ยังไม่ได้ส่งรายชื่อมาให้ตัดออกเลย

๒. กำหนดการและหัวเรื่องการประชุม
มีการสลับเวลาบางหัวข้อ เพื่อให้เกิดความต่อเนื่องและจัดการเวลาได้ง่าย เน้นให้มีเวลาสำหรับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ให้มากขึ้น ดูกำหนดการที่ปรับใหม่ได้ที่นี่

๓. กิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
เป็นเรื่องสำคัญที่สุดสำหรับการประชุมวันนี้ เนื่องจากมีผู้เข้าประชุมจำนวนมาก โจทย์ของเราคือทุกคนต้องได้เรียนรู้ทุกเรื่องและเน้นความรู้ปฏิบัติ มาประชุมแล้วต้องได้ทั้งความรู้และความสุข

ดิฉันเล่าให้ที่ประชุมฟังว่าการจัดการคงไม่ง่าย ทำยากแต่อยากทำ ดิฉันคิดเรื่องนี้ทุกเช้าขณะขับรถไปทำงานว่าจะจัดอย่างไรดี เราช่วยกันคิดโดยคุณธวัชวาดแผนผังของห้องประชุม จำนวนคนที่รับได้แต่ละห้อง เราเลือกเรื่องที่ชัดๆ มาคุยกันก่อนคือเรื่องการดูแลเท้า ว่ามีความรู้ปฏิบัติเรื่องใดบ้างที่สมควรนำมาแลกเปลี่ยน เลือกที่สำคัญๆ จะหมุนผู้เข้าประชุมอย่างไร จะคุมเวลาแต่ละจุดอย่างไร

ในที่สุดได้ทางออกว่าให้แบ่งผู้เข้าประชุมเป็น ๑๕ กลุ่มๆ ละ ๓๐ คน เดิมคิดจะทำป้ายชื่อให้ผู้เข้าประชุมรู้ว่า ณ เวลานี้เขาต้องอยู่ตรงจุดไหน มีสัญญาณบอกเวลา แต่ดูแล้วคงทำยาก ถ้าจำไม่ผิดคุณประทีปเสนอว่าน่าจะมีคนนำกลุ่ม ปิ๊งเลย.....จัดการง่ายขึ้นเยอะ คุมเวลาได้ดีด้วย และยังมีการเสนอให้ทำ passport ประทับตราเมื่อผ่านแต่ละจุดแล้ว คิดออกตรงนี้จากที่กลุ้มๆ อยู่ก็โล่งเลย

การแลกเปลี่ยนเรียนรู้แต่ละ session จะมี ๕ หัวเรื่องใหญ่ เรื่องละ ๓ จุด จะ brief ภาพรวมให้ฟังทีละ ๓ กลุ่มก่อนแยกย้ายกันไปแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ดูของจริง ดังนั้นวิทยากรแต่ละเรื่องจะต้องพูดซ้ำ ๕ รอบ แทนที่จะเป็น ๑๕ รอบ (ซึ่งคงหมดแรงเสียก่อนจะครบทุกกลุ่ม)

สิ่งที่ต้องกลับไปทำต่อคือจัดตาราง rotation กลุ่มแลกเปลี่ยนเรียนรู้ หาคนนำกลุ่มให้ครบ คู่มือสำหรับผู้เข้าประชุม เรียบเรียงเนื้อหาความรู้ปฏิบัติ

ดิฉันบอกความในใจของตนเองที่คิดว่าการจัดประชุมแบบนี้ทำยาก (น่าจะมากด้วย) คิดจะเปลี่ยนใจก็หลายครั้ง คิดกลับไปกลับมา แต่แล้วก็ตั้งใจใหม่หลายรอบว่าต้องทำให้ได้ (และดี) ทุกคนในที่ประชุมสนับสนุนว่าควรทำ คุณหมอนิพัธบอกว่า “แปลกใหม่ดี ไม่มีใครเหมือน” ดิฉันรับรู้ได้ว่าทุกคนยินดีและเต็มใจ อยากทำอะไรใหม่ๆ รู้สึกตื่นเต้นที่จะได้เรียนรู้ รอดูผลที่จะเกิดตามมา

เราทุกคนช่วยกันคิดจึงได้ทางออก แถมยังได้กำลังใจจากกันและกัน เพราะ KM แท้ๆ ที่ทำให้เกิดบรรยากาศดีๆ แบบนี้ มิตรภาพที่ดีอยู่แล้วยิ่งเพิ่มพูนมากขึ้น เราพูดกันเล่นๆ พร้อมหัวร่อว่า “เวลามาพกเงินมาด้วยนะ ถ้าขาดทุนจะได้ช่วยกันจ่าย” เพราะเราคิดไปทำไป อะไรดีก็จะทำ ยังไม่ได้ลองบวกดูเลยว่าจะมีเงินอยู่หน้าตักเท่าไหร่  

เสียดายดิฉันลืมเอากล้องถ่ายรูปติดตัวไปด้วย คงต้องรอดูภาพบรรยากาศจากคุณธวัชและคุณอเนก อ่าน AAR ของคุณประทีปได้ที่นี่

วัลลา ตันตโยทัย วันที่ ๑๒ มิถุนายน ๒๕๕๐