การแก้ไขข้อมูลที่ได้มาจากการกำหนดให้แสดงตัวเลข/ค่า อัตโนมัติ <p style="margin: 0in 0in 0pt; text-indent: 0.5in" class="MsoNormal">เนื่องจากการกำหนดค่าให้โปรแกรม excel แสดงค่าอัตโนมัติในเซล เพราะเห็นว่าเป็นข้อมูลหรือค่าหรือตัวเลขที่ซ้ำกันนั้น ทำให้ได้ค่าตัวเลขที่ไม่ถูกต้องตามความเป็นจริง จึงต้องมีการแปลงค่าให้ตรงตามความเป็นจริง ซึ่งมีขั้นตอนและวิธีการต่าง ๆ หลายวิธี ผู้ใช้อาจจะนำไปประยุกต์ให้เข้ากับความต้องการของตนเองได้ วิธีง่าย ๆ ที่จะกล่าวไว้ในที่นี้ มี Concept ว่า “เพิ่มในสิ่งที่ไม่มี” ดังนี้</p><p style="margin: 0in 0in 0pt; text-indent: 0.5in" class="MsoNormal">หากข้อมูลในเซลล์แสดงค่า 123456 แต่เมื่อตรวจสอบดูแล้วพบว่า ค่าที่มีอยู่ในเซลล์นั้นมีเพียง 456 เท่านั้น ตรวจสอบได้โดยคลิกที่แถบเมนูบาร์ (แถบตัวอักษรด้านบน) เลือกรูปแบบ เลือกเซลล์ จะปรากฏหน้าต่างของ “การจัดรูปแบบเซลล์”</p><p style="margin: 0in 0in 0pt; text-indent: 0.5in" class="MsoNormal">คลิกที่แผ่นที่มีคำว่า “ตัวเลข” ในช่อง “ประเภท” ให้เลือก “ทั่วไป” แล้วคลิก “ตกลง”</p><p style="margin: 0in 0in 0pt; text-indent: 0.5in" class="MsoNormal">จะพบว่าเซลล์นั้นตัวเลขจะเหลือเพียงข้อมูลที่มีอยู่จริงเท่านั้น ในที่นี้ คือ 456 ส่วนตัวเลข 123 ที่เกิดจากการกำหนดค่าอัตโนมัติจะหายไป ดังนี้ เมื่อแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปของไฟล์ข้อมูล .dbf แล้วจะคงเหลือเฉพาะตัวเลขข้อมูลที่มีอยู่จริงเท่านั้น คือ 456 ทำให้จุดที่เกิดขึ้นจากการนำเข้าในระบบโปรแกรม ARC View ผิดพลาดมาก (หลุดโลกไปเลย)</p><p style="margin: 0in 0in 0pt; text-indent: 0.5in" class="MsoNormal">วิธีแก้ไขอย่างง่ายคือ </p>วิธีที่ 1 <p style="margin: 0in 0in 0pt; text-indent: 0.5in" class="MsoNormal">พิมพ์ตัวเลขใหม่ที่ถูกต้อง ลงในช่องที่อยู่ข้าง ๆ กัน แต่ไม่มีการกำหนดให้มีการแสดงค่าอัตโนมัติ เช่น ในเซลล์ถัดไปด้านขวามือของเซลล์เดิมให้พิมพ์ตัวเลขที่ถูกต้อง เช่น พิมพ์ 123456 ให้เหมือนกับที่ปรากฏกับเซลล์เดิม</p><div align="center"><table border="1" cellspacing="0" cellpadding="0" class="MsoTableGrid" style="margin: auto auto auto 0.75in; border-collapse: collapse; border: medium none"><tbody><tr>
123456
123456
</tr></tbody></table></div>และพิมพ์ต่อไปจนกว่าจะครบ แล้วลบคอลัมน์เดิมทิ้งเสียวิธีที่ 2 <p style="margin: 0in 0in 0pt" class="MsoNormal"> ในกรณีที่มีข้อมูลจำนวนมากและข้อมูลตัวเลขอัตโนมัติซ้ำกันมาก ๆ เช่น 123456 123457 123458 123459 123560 123561 ให้ทำดังนี้</p><p style="margin: 0in 0in 0pt 0.5in; text-indent: -0.25in; tab-stops: list .5in" class="MsoNormal">1. พิมพ์ตัวเลขที่ซ้ำกัน ในที่นี้คือ 123 ไว้ในเซลล์ถัดไปด้านขวามือ แล้วคัดลอกลงไปด้านล่างให้ครบทุกตัวที่ซ้ำกัน (C2 – C6)</p><div align="center"><table border="1" cellspacing="0" cellpadding="0" class="MsoTableGrid" style="margin: auto auto auto 1in; border-collapse: collapse; border: medium none"><tbody>
123457
123
123458
123
123459
123
123560
123
</tbody></table></div><p style="margin: 0in 0in 0pt 0.5in; text-indent: -0.25in; tab-stops: list .5in" class="MsoNormal">2. ในช่องขวามือถัดจากช่อง C2 คือ D2 ให้พิมพ์ใช้สูตร ดังนี้ ต้องเริ่มด้วย = เสมอ</p><div style="padding-right: 4pt; padding-left: 4pt; padding-bottom: 1pt; margin-left: 0.5in; margin-right: 0in; padding-top: 1pt; border: windowtext 1pt solid">=C2 & Right(B2, 3)</div><p style="margin: 0in 0in 0pt 0.25in; text-indent: 0.25in" class="MsoNormal">หมายความว่า </p><p style="margin: 0in 0in 0pt 0.75in; text-indent: 0.25in" class="MsoNormal">C2 คือ ให้นำข้อมูลจากช่อง C2 </p>& คือ และ(ต่อด้วย) <p style="margin: 0in 0in 0pt 0.25in; text-indent: 0.25in" class="MsoNormal"> Right คือ นำตัวอักษรที่อยู่ด้านขวามือจากเซลล์( )</p><p style="margin: 0in 0in 0pt 0.25in; text-indent: 0.25in" class="MsoNormal"> B2 คือ เซลล์ B2</p><p style="margin: 0in 0in 0pt 96pt; text-indent: -24pt; tab-stops: list 96.0pt" class="MsoNormal">3 คือ จำนวนตัวอักษรที่นำมาใช้ในที่นี้คือ 3 </p><p style="margin: 0in 0in 0pt 99pt; text-indent: -3pt" class="MsoNormal"> จำนวนตัวอักษรจะเปลี่ยนไปตามตัวเลขที่ใส่ลงไปในช่องนี้ หากเปลี่ยนจากเลข 3 เป็นเลข 1 โปรแกรมจะใช้ตัวอักษรเพียง 1 ตัว คือ ตัวที่อยู่ด้านขวาสุดเท่านั้น</p><p style="margin: 0in 0in 0pt 0.25in; text-indent: 0.25in" class="MsoNormal">เมื่อกดenter จะพบว่าตัวเลขของทั้งสองช่องมาต่อกันได้ดังนี้</p><div align="center"><table border="1" cellspacing="0" cellpadding="0" class="MsoTableGrid" style="margin: auto auto auto 1in; border-collapse: collapse; border: medium none"><tbody>
123456
123457
123
123458
123
123459
123
123560
123
</tbody></table></div> และในช่องถัดลงไปด้านล่าง(D3 – D6)ให้ทำการคัดลอกจาก D2 แล้ววางได้เลยโดยไม่ต้องดัดแปลง ใด ๆ จะได้ข้อมูลจริงซึ่งเป็นไปตามสูตรที่วางลงไป <div align="center"><table border="1" cellspacing="0" cellpadding="0" class="MsoTableGrid" style="margin: auto auto auto 1in; border-collapse: collapse; border: medium none"><tbody>
123456
123457
123
123457
123458
123
123458
123459
123
123459
123560
123
123560
</tbody></table></div> <p style="margin: 0in 0in 0pt; text-indent: 0.5in" class="MsoNormal">ขณะนี้ ท่านจะได้ตัวอักษรที่มีตัวเลข 6 หลักแล้ว ให้ทำการคัดลอกไปอีกครั้งหนึ่งแล้วไปวางในเซลล์ถัดไป E2 – E6 แต่การวาง ให้วางเฉพาะค่าเท่านั้น โดยไปคลิกที่ “แก้ไข” เลือก “วางแบบพิเศษ” จะปรากฏช่องให้เลือกเป็นจุดวงกลม ให้เลือก “ค่า” และตกลง จะได้ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรครับ ส่วนการแปลงจากอักษรให้เป็นตัวเลขคงทราบกันแล้วนะจ๊ะ</p><p style="margin: 0in 0in 0pt; text-indent: 0.5in" class="MsoNormal">แต่บางคนยังมีความซับซ้อนในการกรอกข้อมูลมากกว่านี้ เช่น สูตรที่ใช้แทนที่จะเป็น Right อาจจะเป็น Left, Mid หรือสูตรอื่นๆ ผสมผสานกันเข้ามามากกว่านี้ก็ได้ครับ</p>Excel ยังมีให้เล่นสนุก ๆ อีกมากมาย ศึกษาให้ดีคุณจะสามารถใช้งานจากโปรแกรมสำเร็จรูปนี้ได้อีกหลากหลาย แต่ Excel ก็มีข้อจำกัดบางประการเช่น จำนวนตัวอักษรในเซลล์ไม่เกิน 255 ตัวอักษร หรือ จำนวนข้อมูลที่สามารถเก็บบันทึกได้ไม่เกิน 65,536 แถว สิบอกไห่เด้อ! (Office 2003 แก้ไขจุดนี้แล้ว สามารถกรอกข้อมูลได้มากกว่าครับ) <p>แล้วพบกันอีกครับ</p>
ขอบคุณคะ...สำหรับการแวะเข้าไปทักทาย...ศูนย์ที่คุณหมอถามก้อคือ..กศน.ค่ะแต่ตอนนี้เค้าเปลี่ยนชื่อใหม่แล้วค่ะ..เป็นการศึกษานอกระบบและตามอัธยาศัย..จ้า..ถ้าแวะไปประจวบก้อไปเที่ยวที่อื่นบ้างสิคะนอกจากทะเล..(แต่ถ้าไปหาดวนกร..ก้อต้องดำดูปะการังคะแย้วก้อตั้งแคมป์แถวๆ หาดเพราะเป็นบรรยากาศแบบเงียบสำหรับคนที่ต้องการความสงบไม่วุ่นวาย...จ้า...)..ข้อมุลเกี่ยวกับคอมพ์โปรมแกรมต่างๆ น่าสนใจดีค่ะ..แย้วก้อได้ความรู้ใหม่ๆ...แย้วจะแวะมาทักทายใหม่..ค๊า
ขอบคุณคุณหมอมากค่ะ บางทีจะใช้ก็งงเหมือนกัน นานๆใช้ทีค่ะ
บล็อกคุณหมอเย็นจังค่ะ สบายนะคะ