Excel มีอะไรมากกว่าที่คิด!

การแก้ไขข้อมูลที่ได้มาจากการกำหนดให้แสดงตัวเลข/ค่า อัตโนมัติ 

เนื่องจากการกำหนดค่าให้โปรแกรม excel แสดงค่าอัตโนมัติในเซล เพราะเห็นว่าเป็นข้อมูลหรือค่าหรือตัวเลขที่ซ้ำกันนั้น ทำให้ได้ค่าตัวเลขที่ไม่ถูกต้องตามความเป็นจริง จึงต้องมีการแปลงค่าให้ตรงตามความเป็นจริง ซึ่งมีขั้นตอนและวิธีการต่าง ๆ หลายวิธี ผู้ใช้อาจจะนำไปประยุกต์ให้เข้ากับความต้องการของตนเองได้  วิธีง่าย ๆ ที่จะกล่าวไว้ในที่นี้ มี Concept ว่า  “เพิ่มในสิ่งที่ไม่มี” ดังนี้

หากข้อมูลในเซลล์แสดงค่า 123456  แต่เมื่อตรวจสอบดูแล้วพบว่า ค่าที่มีอยู่ในเซลล์นั้นมีเพียง 456 เท่านั้น ตรวจสอบได้โดยคลิกที่แถบเมนูบาร์ (แถบตัวอักษรด้านบน) เลือกรูปแบบ เลือกเซลล์ จะปรากฏหน้าต่างของ “การจัดรูปแบบเซลล์”

คลิกที่แผ่นที่มีคำว่า “ตัวเลข”  ในช่อง “ประเภท”  ให้เลือก “ทั่วไป” แล้วคลิก “ตกลง”

จะพบว่าเซลล์นั้นตัวเลขจะเหลือเพียงข้อมูลที่มีอยู่จริงเท่านั้น ในที่นี้ คือ 456 ส่วนตัวเลข 123 ที่เกิดจากการกำหนดค่าอัตโนมัติจะหายไป ดังนี้ เมื่อแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปของไฟล์ข้อมูล .dbf แล้วจะคงเหลือเฉพาะตัวเลขข้อมูลที่มีอยู่จริงเท่านั้น คือ 456 ทำให้จุดที่เกิดขึ้นจากการนำเข้าในระบบโปรแกรม ARC View ผิดพลาดมาก (หลุดโลกไปเลย)

วิธีแก้ไขอย่างง่ายคือ

วิธีที่ 1

พิมพ์ตัวเลขใหม่ที่ถูกต้อง ลงในช่องที่อยู่ข้าง ๆ กัน แต่ไม่มีการกำหนดให้มีการแสดงค่าอัตโนมัติ เช่น ในเซลล์ถัดไปด้านขวามือของเซลล์เดิมให้พิมพ์ตัวเลขที่ถูกต้อง เช่น พิมพ์ 123456 ให้เหมือนกับที่ปรากฏกับเซลล์เดิม

123456

123456

และพิมพ์ต่อไปจนกว่าจะครบ แล้วลบคอลัมน์เดิมทิ้งเสียวิธีที่ 2

                ในกรณีที่มีข้อมูลจำนวนมากและข้อมูลตัวเลขอัตโนมัติซ้ำกันมาก ๆ เช่น 123456 123457 123458 123459 123560 123561 ให้ทำดังนี้

1.       พิมพ์ตัวเลขที่ซ้ำกัน ในที่นี้คือ 123 ไว้ในเซลล์ถัดไปด้านขวามือ แล้วคัดลอกลงไปด้านล่างให้ครบทุกตัวที่ซ้ำกัน (C2 – C6)

A1	B1	C1	D1
A2	123456	123
A3	123457	123
A4	123458	123
A5	123459	123
A6	123560	123

2.       ในช่องขวามือถัดจากช่อง C2 คือ D2 ให้พิมพ์ใช้สูตร ดังนี้ ต้องเริ่มด้วย = เสมอ

= C2 & Right(B2, 3)

หมายความว่า      

C2   คือ  ให้นำข้อมูลจากช่อง C2

&     คือ   และ(ต่อด้วย)

                Right คือ  นำตัวอักษรที่อยู่ด้านขวามือจากเซลล์(    )

                B2    คือ   เซลล์ B2

3             คือ  จำนวนตัวอักษรที่นำมาใช้ในที่นี้คือ 3       

 จำนวนตัวอักษรจะเปลี่ยนไปตามตัวเลขที่ใส่ลงไปในช่องนี้ หากเปลี่ยนจากเลข 3 เป็นเลข 1 โปรแกรมจะใช้ตัวอักษรเพียง 1 ตัว คือ ตัวที่อยู่ด้านขวาสุดเท่านั้น

เมื่อกดenter จะพบว่าตัวเลขของทั้งสองช่องมาต่อกันได้ดังนี้

A1	B1	C1	D1
A2	123456	123	123456
A3	123457	123
A4	123458	123
A5	123459	123
A6	123560	123

 และในช่องถัดลงไปด้านล่าง(D3 – D6)ให้ทำการคัดลอกจาก D2 แล้ววางได้เลยโดยไม่ต้องดัดแปลง  ใด ๆ จะได้ข้อมูลจริงซึ่งเป็นไปตามสูตรที่วางลงไป

A1	B1	C1	D1
A2	123456	123	123456
A3	123457	123	123457
A4	123458	123	123458
A5	123459	123	123459
A6	123560	123	123560

 

ขณะนี้ ท่านจะได้ตัวอักษรที่มีตัวเลข 6 หลักแล้ว ให้ทำการคัดลอกไปอีกครั้งหนึ่งแล้วไปวางในเซลล์ถัดไป E2 – E6 แต่การวาง ให้วางเฉพาะค่าเท่านั้น โดยไปคลิกที่ “แก้ไข”  เลือก “วางแบบพิเศษ”  จะปรากฏช่องให้เลือกเป็นจุดวงกลม ให้เลือก   “ค่า” และตกลง จะได้ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรครับ ส่วนการแปลงจากอักษรให้เป็นตัวเลขคงทราบกันแล้วนะจ๊ะ

แต่บางคนยังมีความซับซ้อนในการกรอกข้อมูลมากกว่านี้ เช่น  สูตรที่ใช้แทนที่จะเป็น Right อาจจะเป็น Left, Mid หรือสูตรอื่นๆ ผสมผสานกันเข้ามามากกว่านี้ก็ได้ครับ

Excel ยังมีให้เล่นสนุก ๆ อีกมากมาย ศึกษาให้ดีคุณจะสามารถใช้งานจากโปรแกรมสำเร็จรูปนี้ได้อีกหลากหลาย แต่ Excel ก็มีข้อจำกัดบางประการเช่น จำนวนตัวอักษรในเซลล์ไม่เกิน 255 ตัวอักษร หรือ จำนวนข้อมูลที่สามารถเก็บบันทึกได้ไม่เกิน 65,536 แถว สิบอกไห่เด้อ!  (Office 2003 แก้ไขจุดนี้แล้ว สามารถกรอกข้อมูลได้มากกว่าครับ)

แล้วพบกันอีกครับ

[กัสจัง..]

ขอบคุณคะ...สำหรับการแวะเข้าไปทักทาย...ศูนย์ที่คุณหมอถามก้อคือ..กศน.ค่ะแต่ตอนนี้เค้าเปลี่ยนชื่อใหม่แล้วค่ะ..เป็นการศึกษานอกระบบและตามอัธยาศัย..จ้า..ถ้าแวะไปประจวบก้อไปเที่ยวที่อื่นบ้างสิคะนอกจากทะเล..(แต่ถ้าไปหาดวนกร..ก้อต้องดำดูปะการังคะแย้วก้อตั้งแคมป์แถวๆ หาดเพราะเป็นบรรยากาศแบบเงียบสำหรับคนที่ต้องการความสงบไม่วุ่นวาย...จ้า...)..ข้อมุลเกี่ยวกับคอมพ์โปรมแกรมต่างๆ น่าสนใจดีค่ะ..แย้วก้อได้ความรู้ใหม่ๆ...แย้วจะแวะมาทักทายใหม่..ค๊า

[Sasinand]

ขอบคุณคุณหมอมากค่ะ บางทีจะใช้ก็งงเหมือนกัน  นานๆใช้ทีค่ะ

บล็อกคุณหมอเย็นจังค่ะ สบายนะคะ