มีหน่วยงานไหนบ้างที่ทำงานแล้วไม่มีการปรับปรุงการทำงาน? ... ทุกองค์กรเมื่อดำเนินงานไปได้ระยะหนึ่ง แล้วเกิดปัญหาข้อผิดพลาดจากการปฏิบัติงานขึ้น ไม่ว่าสาเหตุจะมาจากอะไรก็ตาม เช่น เวลา งบประมาณ วัสดุ อุปกรณ์ วัฒนธรรมองค์กร ไปจนถึงเรื่องของปัจเจกบุคคล ก็ตามวิธีที่ช่วยลดความผิดพลาดลงได้ก็คือ การปรับปรุงวิธีการทำงาน เพื่อจัดระบบและปรับปรุงวิธีการทำงานต่างๆ ให้ดีขึ้นโดยใช้ประโยชน์จากทรัพยากรดังกล่าวข้างต้นให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้

ทำไมต้องปรับปรุงวิธีการทำงาน ?

  1. มีงานคั่งคอขวด นั่นแสดงว่า การจัดการทางเดินของงานไม่เหมาะสม
  2. ลดค่าใช้จ่ายการใช้ทรัพยากรให้น้อยลง
  3. ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำๆ ให้สั้นลง
  4. งานที่มีการปฏิบัติที่ผิดพลาดอยู่เสมอ โดยต้องทบทวนคู่มือการปฏิบัติงานประกอบด้วย
  5. เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ปรับปรุงระบบงาน เช่น การนำเทคโนโลยี และนวัตกรรมมาใช้ในการทำงาน ดังนั้นจำเป็นจะต้องมีการปรับปรุงวิธีการทำงานให้สอดคล้องตามไปด้วย

ได้ประโยชน์อย่างไร ?

  1. เพื่อประหยัดเวลา
  2. เพื่อประหยัดแรงงาน (รวมทั้งแรงงานที่ใช้สมองด้วย)
  3. ประหยัดค่าใช้จ่าย
  4. ประหยัดวัสดุ-อุปกรณ์
  5. เพื่อความถูกต้องแม่นยำ
    และที่สำคัญ....
  6. เพื่อช่วยให้การทำงานเป็นทีม (Team Work) ดีขึ้น

ข้อคิด : เพื่อการปรับปรุงวิธีการทำงานให้ดีขึ้น ต้องเป็นไปด้วยความสะดวกรวดเร็วในการทำงาน ปรับปรุงแล้วทำให้ผู้ทำงานมีขวัญกำลังใจในการทำงานมากขึ้น  ...ตรงกันข้าม หากปรับปรุงแล้วคนทำงานรู้สึกเป็นทุกข์ ก็ควรคิดให้รอบคอบเสียก่อนที่จะตัดสินใจ