เก็บตกจาก Admin Journal
วันนี้ในเวที Admin Journal ผู้บริหารหลายท่านติดราชการต่างจังหวัด แต่พวกเราก็มุ่งมั่นจะร่วมกันเรียนรู้ เพื่อพัฒนาคณะแพทยศาสตร์สู่องค์การแห่งการเรียนรู้ สำหรับผู้เข้าร่วมเสวนาในวันนี้มี 3 ท่าน คือ รองคณบดีฝ่ายพัฒนาและบริหาร, รองคณบดีฝ่ายประกันคุณภาพและวิจัย และผู้ช่วยคณบดีฝ่ายทรัพยากรบุคคล
เวที Admin Journal วันนี้ผู้เขียนได้นำเสนอเรื่องการเขียน Job description (JD) ซึ่งต้องพิจารณาจากการวิเคราะห์งาน (Job analysis) ก่อน โดยการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงาน โดยส่วนแรกเป็นการวิเคราะห์ภารกิจ (Task analysis) ส่วนที่สองเป็นการวิเคราะห์คุณสมบัติ ซึ่งจะบ่งชี้ความรู้ ทักษะ และความสามารถที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน
การเขียนคำบรรยายลักษณะงาน (Job description) จะประกอบด้วย ชื่อตำแหน่ง (Job title), ระดับ (Job level), เลขที่ตำแหน่ง (Job No.), สังกัด (Department), แผนผังแสดงตำแหน่งงาน โดยระบุตำแหน่งผู้บังคับบัญชาเหนือ 1 ระดับ ผู้ใต้บังคับบัญชา 1 ระดับ, หน้าที่หลักโดยสรุป (Major responsibilitysummary), หน้าที่และความรับผิดชอบ (Duties and Responsibilities) ได้แก่ งานด้านบริการ, งานด้านวิชาการ, งานด้านบริหาร, งานด้านธุรการ และงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย และรวมถึงคุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง (Job specification) ซึ่งประกอบด้วย ระดับการศึกษา (Education), ประเภทและจำนวนปีประสบการณ์ (Experience) ทักษะที่จำเป็น (Essential skill) คุณสมบัติอื่น ๆ (Other qualification) การฝึกอบรมที่จำเป็น (Essential trainingCourse)
สำหรับประโยชน์ของการทำ Job description นอกจากจะเป็นคำบรรยายลักษณะงานที่องค์การทุกแห่งจำเป็นต้องจัดทำขึ้นสำหรับบุคลากรแล้ว ยังมีประโยชน์อื่น ๆ อีก ดังนี้
1. ใช้ในการสัมภาษณ์และคัดเลือกบุคลากร
2. ใช้ในการปฐมนิเทศบุคลากร
3. ใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานบุคลากร
4. เป็นแรงจูงใจบุคคลากร
ดังนั้นการให้ความใส่ใจและมุ่งมั่นในการทำ Job description ให้ถูกต้องสมบูรณ์ จึงต้องเกิดจากความร่วมมือระหว่างฝ่ายที่มีหน้าที่จัดทำ และผู้มีส่วนเกี่ยวข้องอื่น ๆ แต่สิ่งที่สำคัญหากเป็น Job description ที่ถูกจัดทำขึ้นหลังจากมีตัวบุคลากรและตำแหน่งงานแล้ว เจ้าตัวเองที่เป็นเจ้าของ Job description นั้น จะต้องร่วมจัดทำด้วย
ผศ.ศิริเกษม ศิริลักษณ์
