ปรับกระบวนทัศน์การสื่อสารภายในองค์กรสู่การสร้างแบรนด์และนวัตกรรม

BEST PRACTICE: PARADIGM SHIFT in Corporate Internal Communication to Brand & Innovation Strategy

"การสื่อสารภายในองค์กร ไม่ใช่แค่การส่งอีเมล์ข่าว หรือลงข้อมูลในอินทราเน็ตของบริษัทอีกต่อไป แต่เป็นกลุยทธ์สำคัญในการสร้างแบรนด์และนวัตกรรม"

Check List: การสื่อสารภายในองค์กร ตอบคำถามต่างๆ เหล่านี้ได้มากน้อยแค่ไหน

- คุณค่าขององค์กร (Core Value) คืออะไร ?
- พนักงานเข้าใจ แผนยุทธศาสตร์ (Road Map) ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับตนเองมากน้อยแค่ไหน ?
- ความพึงพอใจของพนักงานต่อองค์กรมีมากน้อยเพียงใด ?
- กระบวนการสื่อสาร มีการพัฒนามากน้อยแค่ไหน มีการเก็บรวบรวมหรือไม่ ?
- การสื่อสารในองค์กรก่อให้เกิดกระบวนการเรียนรู้ใหม่ๆ หรือไม่ ?
- ข่าว/กิจกรรม ภายในองค์กร มีการแจ้งให้พนักงานทราบอย่างถูกต้องและทันเหตุการณ์หรือไม่ ? 

ในปี 2540 ช่วงวิกฤตเศรษฐกิจกำลังรุนแรง องค์กรแห่งหนึ่งประสบความสำเร็จในการใช้เครื่องมือในการสื่อสารภายในองค์กร ในการรักษาขวัญกำลังใจให้ของพนักงาน เปลี่ยนจากการปลดพนักงานเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กร มีการทุ่มเททำงานกันมากขึ้น เกิดนวัตกรรมใหม่ๆ ที่มุ่งเน้นใช้ความคิดสร้างสรรค์มากกว่าเงินทุน พลิกวิกฤตเป็นโอกาส พนักงานเกิดความรู้สึกเป็นหนึ่งเดียวกับองค์กร Core Value มีการพัฒนาขึ้น เกิดกระบวนการพัฒนาการเรียนรู้ขึ้นมากมาย

คนส่วนมากจะถามต่อว่าองค์กรแห่งนี้ชื่ออะไร เพื่อที่จะได้เข้าไปร่วมงานด้วย แต่น้อยคนที่ตั้งคำถามว่าทำอย่างไรให้องค์กรพัฒนาไปถึงจุดนั้นได้

"ผมไม่อยากเห็นบริษัทของไทยต้องไปเสียเงินจ้างที่ปรึกษาแพงๆ จากต่างประเทศ ทั้งๆ ที่ผู้บริหารของไทยเราหลายคนก็มีศักยภาพเพียงพอ เพียงแต่ต้องเข้าใจสภาพที่แท้จริงและสร้างแรงผลักดันให้เกิดขึ้น เปลี่ยนความขัดแย้งให้กลายเป็นความร่วมมือ ความเข้าใจในทิศทางเดียวกันระหว่างผู้บริหารและพนักงาน สิ่งนี้จะทำให้ทุกครั้งที่เกิดการเปลี่ยนแปลง การบอกกล่าวเพียงครั้งเดียวจะช่วยให้ทุกคนเข้าใจและพร้อมที่จะก้าวเดินไปข้างหน้าอย่างพร้อมเพรียงกัน"

ตอนนั้นบริษัทเรามีพนักงานประมาณ 400 คน มีข่าวออกมาว่าบริษัทจะล้มละลายบ้าง ผู้บริหารกำลังจะลาออกบ้าง ช่วงนั้นเราจัดประชุมพนักงานทุกระดับ เพื่อแถลงถึงแนวทางการทำงานเพื่อการอยู่รอดในระยะสั้น และการแข่งขันได้ในระยะยาว หรือที่เรียกกันตอนนี้ว่าแผนยุทธศาสตร์ เราไม่ได้ซ่อนเล้นปัญหา แต่นำปัญหาออกแล้วแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์ ทุกคนต่างช่วยเสนอแนวคิดวิธีการแก้ไขปัญหา นอกจากนี้เรายังให้ความสำคัญกับระดับผู้จัดการที่เป็นผู้บริหารระดับต้นที่ใกล้ชิดกับพนักงานมากที่สุด เป็น KEY MAN ที่จะช่วยให้การสื่อสารระหว่างพนักงานและผู้บริหารมีประสิทธิผลที่ดียิ่งขึ้น ทำให้เราได้วิธีการในการแก้ไขปัญหา รวมไปถึงกระบวนการทำงานและผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ เพิ่มขึ้น มาถึงวันนี้พนักงานส่วนใหญ่ยังคงทำงานอยู่ไม่ลาออกไปไหน ตอนนี้จำนวนพนักงานเพิ่มขึ้นรวมประมาณ 500 คน แต่ประสิทธิภาพในการผลิตและรายได้มากกว่าช่วงวิกฤตอยู่ถึง 35 %

เรามีทั้งเทคโนโลยีมีอินทราเน็ตที่ช่วยให้การสื่อสารกลายเป็นเรื่องง่าย แต่เราก็ไม่ละเลยการสื่อสารแบบปกติ การพูดคุย ถามไถ่สารทุกข์สุกดิบ (Management  by  walking  around: MBWA) ซึ่งเป็นเป็นการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ ช่วยให้ได้ข้อมูลบางอย่างที่เราต้องการ

ทุกๆ วัน เราจะอัพเดทข่าวสารหรือข้อมูลที่เป็นประโยชน์ให้กับพนักงาน ทั้งในแง่ความบันเทิงที่สอดแทรกสาระความรู้และการเปลี่ยนทัศนะคติ เพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างมีความสุข ผลงานก็จะออกมาดีกว่า

ทุกๆ สัปดาห์จะมีการประชุมทีมของแต่ละแผนกในการอัพเดทข่าวสารสรุปปัญหาและแนวทางการทำงาน

ทุกๆ เดือนจะมีการจัดประชุมแผนก เหมือนกับการประชุมทีม เพียงแต่จะเป็นการประชุมของระดับผู้จัดการ ในการแก้ไขปัญหา หรือเสนอแนวทางใหม่

ทุกๆ ไตรมาศ จะมีการประชุมพนักงาน ให้มีแนวคิดเป็นไปในทิศทางเดียวกัน 

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การติดต่อสื่อสารภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิผล ได้ที่
http://www.wisdomwide.co.th/pns_eff_internal_commu.html
หรือ โทร. 02-736-3677

[พิชญาภรณ์]

ข้อมูลการสื่อสารภายในองค์กร