วันนี้ (27 มีนา 50 เวลา 13.30 น.) เข้าประชุมแทนรองอธิการบดีฯ ร่วมอบรมเพื่อทดสอบการยอมรับระบบและอบรมใช้งานระบบกำหนดช่องทางการใช้งานเว็บ (Web Portal) ซึ่งเชิญระดับผู้บริหารของแต่ละหน่วยงาน หรือผู้แทนเข้าร่วม มีบริษัทเจ้าของระบบมานำเสนอ ซึ่งในบรรยากาศนั้นมีแต่ผู้บริหารหน่วยงาน กับตัวแทนบริษัท ไม่มีผู้บริหารของหน่วยงานกลางผู้ที่เชิญประชุม ผู้ที่คัดเลือกบริษัท มาร่วมประชุมด้วย

หลังจากการเสนอไปซัก 15 นาที ก็มีผู้บริหารท่านหนึ่ง ถามว่า “เอาอย่างนี้แล้วกัน ในรายละเอียดนั้น ก็มีคู่มืออธิบายการใช้ชัดเจนแล้ว...แต่อยากจะถามว่า เหตุใดทำไมต้องใช้ระบบนี้ แล้วของเดิมมันไม่ดีหรือไร และเปรียบเทียบอันเก่ากับอันใหม่ให้ดูด้วย?” และหลังจากคำถามนี้ ก็มีคำถาม ข้อสังเกต จากท่านอื่นๆ อีกมาก จนไม่สามารถตอบได้ชัดเจน (เรียกว่าเป็นการจุดชนวน)

ซึ่งการประชุมครั้งนี้ ควรต้องมีผู้ดำเนินรายการ คือ หน่วยงานที่เชิญประชุม ต้องตอบคำถามที่มาที่ไปว่าทำไมถึงต้องเลือกใช้ระบบนี้ และทำไมต้องเชิญประชุม ไม่ใช่ตัวแทนบริษัทที่จะต้องมาตอบคำถาม เป็นเรื่องภายใน ซึ่งผมก็เห็นใจคนของบริษัทกลุ่มนี้ ที่ถูกปล่อยลอยแพ กลางที่ประชุม ถูกมองว่าเป็นตัวตลก

การประชุมในวันนี้ล่มไม่เป็นท่าเลยครับ เลิกกันไปอย่างดื้อๆ บริษัทนี้คงเข็ดไปอีกนาน

ถ้ามีการเกริ่นก่อนว่า Web Portal นั้นเป็นเพียงระบบการจัดการ link ข้อมูลทั้งหมดของเว็บไซต์ ให้มีความสะดวกสบาย ลดขั้นตอนในการใช้ แต่ไม่ได้ทำให้ข้อมูล หรือระบบข้างในที่มีอยู่เดิมดีขึ้น ผู้บริหารหลายท่านก็คงจะเข้าใจขอบเขต ความสามารถ ไม่ซักถามไปในส่วนที่ไม่เกี่ยวข้อง

ทำให้ได้ข้อคิดในการทำงานอีกอย่าง ที่เราต้องมีความละเอียดอ่อน รอบคอบในการทำงานบ้าง โดยเฉพาะต้องมี BAR ภายในหน่วยงานก่อน

(กลับลงมาก็บันทึกทันทีเลยครับ เสียเวลาเล็กน้อย 10 นาที)

KPN