เหตุใดจึงต้องมีการบริหารโครงการ (2)

วันนี้ขอเพิ่มเติมเหตุผลความสำคัญของการบริหารโครงการ ดิฉันขอสรุปจากที่ PMI (Project Management Institute) ได้สรุปไว้สั้นๆ ดังนี้

การที่มีการบริหารโครงการอย่างเป็นระบบ จะทำให้

1. เข้าใจวัตถุประสงค์ เป้าหมายของโครงการมากยิ่งขึ้น

2. สามารถกำหนดและควบคุมขอบเขตของโครงการได้เป็นอย่างดี 

3. สามารถบ่งชี้ ติดตามผลของ milestones หลักๆ ของโครงการได้

4. สามารถประมาณการการใช้ คน วัสดุ เครื่องจักร อุปกรณ์ (ทรัพยากรต่างๆ) เท่าใด เมื่อใดได้

5. สามารถประเมินและลดความเสี่ยงบางประการของโครงการลงได้

6. สามารถวัดผลความก้าวหน้าของโครงการได้อย่างชัดเจน
   

โดยรวมก็คือ

หากบริหารโครงการด้วยความเข้าใจว่าทำโครงการนี้ไปเพื่ออะไร มีเงื่อนไขอะไรบ้างที่ต้องทำให้สำเร็จ  จะทำให้กำหนดขอบเขตของงานที่จะต้องทำในโครงการ เข้าใจเนื้องาน  สามารถนำเนื้องานที่ต้องทำไปประมาณการอย่างถูกต้อง หาขั้นตอนวิธีการ คนและของที่จะต้องใช้ในโครงการได้อย่างสมเหตุผล ทำให้วางแผนงาน ทั้งแผนเวลา แผนค่าใช้จ่าย แผนคุณภาพ แผนความเสี่ยงฯ ได้  และเมื่อมีแผนต่างๆ ก็เหมือนรู้ล่วงหน้าแล้วว่าจะต้องทำอะไรบ้าง ต้องระวังอะไรบ้าง  นำงานเหล่านั้นไปทำตามแผน  แล้วก็วัดผลความสำเร็จของโครงการได้เพราะมีแผนที่ตั้งไว้เป็นบรรทัดฐานนั่นเอง

ดังนั้น เหตุที่ต้องบริหารโครงการ ก็เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จของโครงการ ทั้งทางด้านเวลา ค่าใช้จ่าย และคุณภาพ ....  เพราะความสำเร็จของโครงการ คือความสำเร็จ ความก้าวหน้า และการพัฒนาขององค์กร

*หมายเหตุ - milestone ก็คือหลักกิโลดีๆ นี่เอง ในที่นี้ milestone จึงหมายถึงกำหนดการสำคัญของโครงการ เช่น milestone ที่ระบุว่างานระยะที่ xx เสร็จสิ้นเป็นต้น

 

[KPN AC jack]

เรียนท่านอาจารย์กมลวัลย์

• เข้ามาติดตามการบริหารโครงการครับ โดยผมถือว่าตัวเองเข้ามาฟัง lecture ในสิ่งที่ผมไม่มีความรู้แล้วกันนะครับ ที่สำคัญผมไม่ต้องเสียค่าลงเบียน
• ผมขอแสดงความคิดเห็นเล็กน้อยนะครับ ผมว่าก่อนที่จะเริ่มโครงการนั้น ควรตั้งกลุ่มคน หรือคณะกรรมการ ที่จะมาประเมินตาม KPI ที่ได้ให้คำรับรองไว้กับผู้ที่อนุมัติ และกลุ่มคนตั้งกล่าวควรเป็นผู้ที่ไม่มีส่วนได้ส่วนเสียกับโครงการ หรือถ้าโครงการใหญ่ๆ ควรเป็นกรรมการผสมจากทั้งภายในและภายนอกสถาบัน
• สำหรับ milestone ที่ผมคุ้นเคยคือ เป็นรูปแบบเกณฑ์การประเมินลักษณะหนึ่งของ ตัวชี้วัด ก.พ.ร. คือ จะเป็นลักษณะทำอะไรที่เป็นขั้นเป็นตอน ค่อยเป็นค่อยไป มีระบบชัดเจน

ขอบคุณครับ

จะแวะเข้ามาเรียนอีกนะครับ

กัมปนาท

[กมลวัลย์]

โดยหน้าที่แล้ว การทำตัวชี้วัดของโครงการนั้นจะเป็นการตกลงกันระหว่างลูกค้า/เจ้าของโครงการ กับผู้รับผิดชอบโครงการ (ในที่นี้จะเรียกว่าผู้จัดการโครงการค่ะ ซึ่งจะทำการตกลงกันในเบื้องต้นในเอกสารที่ใช้อนุมัติโครงการ (Project Charter) ซึ่งจะมีรายละเอียดอื่นๆ ของโครงการนอกจากตัวชี้วัดและ deliverbles (สิ่งที่ต้องส่งมอบค่ะ)

ดังนั้นหากมีการตกลงกันในเบื้องต้นตาม project charter แล้ว ผู้จัดการโครงการต้องทำการรายงานผลความก้าวหน้าและความสำเร็จของโครงการตามที่ได้กำหนดไว้ใน charter ค่ะ

จริงๆ แล้ว milestone ไม่ได้เป็นตัวชี้วัดโดยตรงค่ะ ที่บอกว่าเหมือนหลักกิโลตามข้างทางหลวง ก็เพราะ milestone จะบอกว่าเรามาได้กี่กิโลแล้ว หรือเหลือระยะทางอีกกี่กิโลที่จะต้องเดินทาง แต่ตัวชี้วัดอาจจะเป็นว่า เราใช้เงินใช้เวลาไปเท่าใดในการเดินทางมาถึง milestone หรือหลักกิโลนั้นๆ ค่ะ