วันพบปะ CKO กรมอนามัย (4) เรื่องเล่า การทำแผน KM

 

มีเรื่องเล่ามากมาย จาก CKO เรื่องการทำแผน KM ในปี 2550 นะคะ 

เรานำมาสรุปเป็น ปัจจัยความสำเร็จในการทำแผน KM

1. ผู้บริหารให้ความสำคัญ มีความจริงจัง และติดตามในเรื่องของการจัดการความรู้ มีการให้ความสำคัญในการมองภาพรวม ในการจัดทำแผน KM
2. ผู้บริหารให้โอกาส KM Team เข้าร่วมกิจกรรมต่างๆ เช่น มีมหกรรมฯ KM จัดหาหนังสือ KM และบางหน่วยงานมอบอำนาจให้เต็มที่
3. CKO มีภาวะผู้นำ มีความสามารถ มีความรู้ KM ใส่ใจติดตามในการจัดทำแผน และร่วม ลปรร. ให้ความร่วมมือกับผู้ปฏิบัติได้เป็นอย่างดี
4. CKO ต้องมีทัศนคติที่ดีในเรื่องของการทำ KM มีประสบการณ์ ในกลุ่มหลายท่านที่คณะกรรมการ KM ต่อเนื่องกันมา 2-3 ปี ทำให้มีความต่อเนื่อง และมีความชัดเจนในการทำงาน แต่บางศูนย์ฯ มีการเปลี่ยนแปลงในทีม แต่ก็ยึดแนวทางเดิมในการทำงาน
5. CKO มีความรู้จริง อธิบาย ให้คำปรึกษาได้ การทำแผนปีนี้ CKO ต้องอ่านให้เข้าใจ ตีความให้ได้ ... คุณโจ้ ศูนย์อนามัยที่ 5 ลงทุน หยุด 4 วันปีใหม่ เพื่ออ่านคู่มือ Digest และทำแบบฟอร์มใหม่โดยใช้ Change management, Knowledge management เพื่อให้เพื่อน พี่ น้อง ได้ไปจัดทำแผนกันต่อ
6. CKO มีความตั้งใจและลงมือปฏิบัติจริงๆ มุ่งมั่น เพราะว่า CKO ต้องมีความพยายาม เพราะว่า หลายคนอาจเห็น KM ไม่มีความสำคัญ และต้องลงมือไปปฏิบัติ
7. ทีมงานมีความสามารถ เห็นปัญหา แนวทางการพัฒนาองค์กร ทำให้บุคลากรที่มีความรู้ ความเชี่ยวชาญ ได้สัมผัสกับงานจริงๆ ทำให้แผนออกมาได้สอดคล้องกับภารกิจขององค์กรจริงๆ
8. ความร่วมมือ ทำแผนไม่ได้ทำเดี่ยวๆ เช่น ศูนย์ฯ 4 เชิญผู้รับผิดชอบเนื้องานหลักๆ มาเล่ากระบวนการ ว่า จะเอา KM เข้าไปเกี่ยวข้องในเนื้องานของเขาได้อย่างไร และศูนย์ 5 ก็มอบให้คนที่ทำตัวชี้วัดหลักทำแผนด้วย
9. การมีส่วนร่วมของ จนท. ในองค์กร ในกลุ่มมี 2 แบบ คือ ทำคนเดียว เพราะยังหาส่วนร่วมในกองไม่มี และบางศูนย์ฯ จนท. ให้ความร่วมมือดีมาก
10. มีบางศูนย์ฯ บอกว่ามีการเตรียมแผน KM ตั้งแต่ต้นปีงบประมาณ พอส่วนกลางขอให้ทำแผนฯ ก็เอาจัดทำ และใช้เวลาไม่นานมาก และมีการเชิญ IT PMQA มาร่วมกันในการจัดทำแผนด้วย
11. ที่ศูนย์ฯ ทันตฯ มี WHO มาให้ทุนการทำ KM เขาทำแผนตั้งแต่ต้นเดือน ตค. ในเรื่องการทำแผนบุคลากร เลย เช่น ประสบการณ์การไปทำงานต่างประเทศ นำมา share มาเล่า เรื่องต่างๆ รวมถึงการเตรียมตัวที่จะไป การหาทุน การเตรียนความพร้อมเรื่องภาษา
12. นโยบาย ก.พ.ร. ที่กำหนดให้ KM เป็น 1 ในตัวชี้วัดที่ปฏิบัติงาน ทำให้ทุกคนเริ่มตื่นตัว แทนที่จะปล่อยให้ KM ทีม ทำเหมือนกับปีที่ผ่านมา
13. การถ่ายทอดแผนให้ทั่วถึง ศูนย์ฯ 8 มีการรายงานแผน ผ่านคณะกรรมการบริหารของหน่วยงาน และประกาศเป็นนโยบาย ศูนย์ฯ 5 ก็มีการเลี้ยง ประชุม Fa และ Note และกลุ่มที่ร่วมกระบวนการ KM และตอนเย็น เลี้ยงทั้งศูนย์ (เนื้อย่างเกาหลีค่ะ ในราคา 3,000 บาท) เพื่อถ่ายทอดว่า แผน KM เป็นอย่างไร เลี้ยงทั้งศูนย์ฯ
14. มีการดำเนินการเป็นขั้นตอน โดย
    ... มีการวิเคราะห์จุดอ่อน จุดแข็ง โอกาส และความเสี่ยง ขององค์กรก่อน
    ... หลังจากนั้นประเมินตนเอง ว่า จุดยืนอยู่ตรงไหน และจุดเป้าหมายร่วมกันขององค์กรมีวิธีการอย่างไร ซึ่งก็หลากหลาย บางหน่วยงานใช้แบบสอบถาม บางหน่วยงานคัดตัวแทน มาประชุมร่วมกัน เพราะว่า จุดนี้เป็นจุดแรกของการให้ความสำคัญของการจัดทำแผนครั้งนี้
    ... และมาเชื่อมกับการวิเคราะห์ภารกิจของหน่วยงาน ประเด็นยุทธศาสตร์ เพื่อที่จะนำมาใช้ในการจัดทำแผน KM
15. ในการทำแผน 2 ปีแรก บางหน่วยงานใช้เวลาในการพัฒนาองค์ความรู้ เพราะว่าอยากให้คนของตัวเองมีองค์ความรู้เรื่องอะไร ก็เอา KM ไปพัฒนา แต่ขณะเดียวกันสิ่งที่คิดว่าจะได้จากการทำ KM ส่วนหนึ่งก็คือ ความสำเร็จในวิธีการทำงาน หรือกลไก บางหน่วยงานยังไปไม่ถึง เพราะฉะนั้น พอปี 2550 พอแยก 2 ส่วน ก็เลยคิดว่า มันอาจจะทำให้เราได้เรียนรู้ว่า การทำงานเก่าที่จะสำเร็จ มันก็ยังมีวิธีการอื่นๆ โดยใช้เครื่องมือ KM และเริ่มจะนำไปใช้กับเครือข่าย แลกเปลี่ยน ดึงองค์ความรู้ดีๆ ขั้นตอนการทำงานดีๆ มาเปลี่ยนวิธีการทำงานของเราให้ได้

 

ข้อ comment เพิ่มเติมจาก KM Team ที่เป็นผู้ช่วยกลุ่ม ... เป็น ... ข้อคิด คำคม ที่สะดุดใจจาก CKO บางท่านค่ะ 

คุณอ้วน ... ฉัตรลดา ค่ะ ... "กลุ่มนี้มีคำเด็ดอยู่คำหนึ่ง คือ พอเห็นแบบฟอร์มต่างๆ มึนตึ้บ ... เกลียดมาก โกรธมากเลย และตอนหลังบอกว่า ใครทำอะไรฉันขอลอกเลย แต่พอลอกเสร็จแล้ว มาทำ มาตั้งสติ ก็บอกว่า มันไม่ใช่ของเรานี่หว่า และพอเห็นว่า งานที่เราทำอยู่แล้ว มันก็สนองตัวชี้วัด หรือมันก็เนียนอยู่ในเนื้องานอยู่แล้ว มันก็ไม่ใช่เรื่องที่จะมานั่งลอกของคนอื่นเลยนะ"

น้องปา ... "มีคำที่ประทับใจอยู่คำหนึ่ง ก็คือ ฟังที่พี่อ้อย ศูนย์ฯ 10 บอกมาว่า ... CKO ทำแผนคนเดียว ก็เลยมีคนถามว่า เอ๊ะทำไมทำคนเดียว ก็มีคำตอบว่า มันเร่ง มันไม่ทำคนเดียวไม่ได้ เพราะว่าเดี๋ยวไม่ทันเวลา ... เสร็จแล้วก็มีคำตอบเพิ่มเติมว่า ... มีการเรียกกรรมการมาเหมือนกัน 5 คน ที่มานั่งช่วยดูกัน ก็แล้วว่า เอ๊ะ แล้วทำไมต้องเป็นกรรมการ 5 คนนี้ มีคำหนึ่งที่บอกว่า "5 คนนี้แหล่ะ ที่เป็นกรรมการที่ร่วมงานกันมาตลอด ต้องวิตกทุกข์ร้อนกับ KM ด้วยกัน" ... ก็ให้รู้สึกเหมือนกันว่า KM นี่ไม่ได้สำเร็จด้วยคนคนเดียว มันจะต้องมีคนที่เป็นทีมงาน และเป็นคนที่วิตกทุกข์ร้อนจริงๆ ที่จะผลักดันให้ประสบความสำเร็จได้ค่ะ ... แต่คำว่า วิตกทุกข์ร้อน ในที่นี่ เหมือนแฝงไปด้วยความสุขนะคะ … ถ้าจะไม่ทุกข์ร้อนจริง"