GotoKnow
  • เข้าระบบ
  • สมัครสมาชิก
  • แผงจัดการ
  • ออกจากระบบ
GotoKnow

การเก็บเอกสาร

เรื่อง กระดาษแผ่นเดียวทำให้ปวดหัว 

     สมัยที่ข้าพเจ้าปฏิบัติงานอยู่ในสังกัดสำนักงานศึกษาธิการจังหวัดได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติงาน ตาม พ.ร.บ.ข้อมูลข่าวสาร เรื่องที่ได้รับแจ้งให้ทุกหน่วยงานทราบฉบับแรกจะเป็นแนวทางปฏิบัติเรื่องงาน ข้อมูลข่าวสารของทางราชการให้ทุกหน่วยงานทราบถือปฏิบัติ แล้วเรื่องนี้ก็หายเงียบไปเป็นปี ข้าพเจ้านำเสนอ แล้ว และคิดว่าเรื่องนี้เป็นแนวปฏิบัติซึ่งปกติธรรมดา ทุกหน่วยงานมีกลุ่มงานที่รับผิดชอบอยู่แล้ว งานข้อมูล ฝ่ายนโยบายและแผนก็รับผิดชอบ ส่วนเรื่องข่าวสารก็เป็นเรื่องฝ่ายงานประชาสัมพันธ์มีเจ้าหน้าที่รับผิดชอบ ปฏิบัติอยู่แล้ว เพียงแต่ให้ยึดแนวทางตามนั้น และได้แจ้งให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบทราบกันแล้ว จึงได้เก็บเรื่อง รวมไว้กับแฟ้มรวมเรื่องอื่น ๆ จนกระทั่งต่อมาเป็นปีก็มีเรื่องนี้เข้ามาอีกให้ถือปฏิบัติตามมติคณะรัฐมนตรี ว่าด้วยข้อมูลข่าวสารของทางราชการ มีการอ้างกฎระเบียบ แนวปฏิบัติ และการรายงาน เป็นงวด ๆ ในฐานะที่ข้าพเจ้าเป็นเจ้าของเรื่อง หนังสือฉบับที่ 2 อ้างถึงหนังสือฉบับที่ 1 ซึ่งผ่านมาเป็นปีแล้ว ข้าพเจ้าตีความหนังสือ ฉบับแรกว่าไม่ใช่เรื่องต่อเนื่อง ก็เก็บเรื่องรวมไว้กับแฟ้มรวมเรื่องอื่น ๆ จำได้ว่าเป็นแฟ้มงานทั่วไปมีหลายแฟ้มข้าพเจ้ายอมรับว่าเก็บงานเรื่องเดียวยังไม่มีระบบ ไม่ได้จัดหมวดหมู่แยกเดือน แยก พ.ศ. เห็นว่าไม่เป็นเรื่องสำคัญเสนอจบแล้วก็คือจบ จากปัญหาดังกล่าว ทำให้ข้าพเจ้าจำจนเกษียณอายุราชการเลย หาเรื่องนี้เรื่องเดียวปวดหัวมาก เครียดมาก ไม่รู้ว่าอยู่แฟ้มไหน รื้อค้นแฟ้มงานไม่รู้กี่แฟ้ม เหตุที่ต้องหาให้เจอก็เพราะจะต้องแนบเสนอหนังสือฉบับแรก ตามที่อ้างถึงและจะพูดว่าหาไม่เจอคงไม่ใช่ ต้องหาให้เจอ ค้นหาเรื่องทุกฉบับว่าเรื่องนี้ติดอยู่หรือเปล่า ในขณะที่ค้นหาก็แยกเรื่องเป็นหมวดใหญ่ ๆ ก่อน คือแยก พ.ศ . จาก พ.ศ.ก็แยกเดือน ตั้งแฟ้มเป็นหมวดงาน พ.ศ. - พ.ศ…. งานทุกฉบับมีความหมายกับข้าพเจ้ามาก เมื่อเก็บงานแยกหมวด พ.ศ….. ตั้งแฟ้ม เรียงลำดับตามเดือนที่ปฏิบัติ จะสะดวกในการค้นหา ข้าพเจ้าค้นเจอแล้ว ดีใจมาก ต่อจากนั้นมา งานตาม พ.ร.บ ข้อมูลข่าวสารก็จัดตั้งแฟ้มเดี่ยวเฉพาะเรื่องเพราะเป็นเรื่องต้องรายงานการปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง เป็นงวด ๆ เหตุที่ครั้งแรกรวมกับเรื่องอื่น ๆ ก็เพราะการตีความในหนังสือสั่งการครั้งแรกผิดวัตถุประสงค์ จากประสบการณ์ดังกล่าวนอกจากจะแยกแฟ้มงาน ระเบียบ กฎหมาย ข้อบังคับแล้ว ยังตั้งแฟ้มงานซักซ้อมความเข้าใจและแนวปฏิบัติเพิ่มขึ้นอีก 1 แฟ้ม สิ่งที่น่าพอใจก็คือค้นหางานสะดวกขึ้น

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

คำสำคัญ (keywords): กลุ่มงานประสานงาน
หมายเลขบันทึก: 80882
เขียน:
แก้ไข:
อ่าน:
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ

ความเห็น (0)