การจัดการความรู

การจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM)           การจัดการความรู้ คือ การรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในส่วนราชการซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคลหรือเอกสาร มาพัฒนาให้เป็นระบบ เพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้ และพัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันจะส่งผลให้องค์กรมีความสามารถในเชิงแข่งขันสูงสุด โดยที่ความรู้มี 2 ประเภท คือ           1. ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ พรสวรรค์หรือสัญชาติญาณของแต่ละบุคคลในการทำความเข้าใจในสิ่งต่าง ๆ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย เช่น ทักษะในการทำงาน งานฝีมือ หรือการคิดเชิงวิเคราะห์ บางครั้ง จึงเรียกว่าเป็นความรู้แบบนามธรรม           2. ความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) เป็นความรู้ที่สามารถรวบรวม ถ่ายทอดได้ โดยผ่านวิธีต่าง ๆ เช่น การบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ทฤษฎี คู่มือต่าง ๆ และบางครั้งเรียกว่าเป็นความรู้แบบรูปธรรม  1.  มุ่งสู่ความเป็นเลิศ  (Personal  Mastery)สมาชิกขององค์การจะต้องมีเป้าหมายชีวิต  ทั้งในชีวิตส่วนตน  การทำงานและทางด้านครอบครัว  จะต้องมีความมุ่งมั่นที่จะพัฒนาตนเองให้ไปถึงเป้าหมายนั้น  ด้วยการปฏิบัติ  รู้จักใช้เหตุและผล  หมั่นฝึกฝนตนเองอยู่เป็นนิจ  เพื่อให้เก่งในทุกด้าน จำเป็นต้องเรียนรู้ให้ทันสมัย  และต้องเรียนรู้ไปตลอดชีวิต (Lifelong  Learning)  ด้วยแรงใฝ่ดี  พัฒนาทักษะและทำงานอย่างชำนิชำนาญจนสามารถใช้จิตใต้สำนึก (Subconscious) ในการทำงานในการมุ่งสู่ความเป็นเลิศนี้  มีแนววิธีปฏิบัติซึ่งประกอบด้วย1.1  สร้างวิสัยทัศน์ส่วนตน (Personal  Vision)  คือความคาดหวังของแต่ละคนที่ต้องการจะให้เกิดขึ้นจริงแก่ชีวิตของตนในอนาคต                 1.2  มีแรงมุ่งมั่นใฝ่ดี (Creative  Tension)  ที่จะช่วยเสริมให้มีความเพียรพยายามและมีพัฒนาการอยู่ตลอดเวลาเพื่อมุ่งสู่ความเป็นเลิศ (Personal  Mastery)  มีการใช้เวลาอย่างคุ้มค่าแก่ตนเองอยู่เสมอ 1.3  ใช้ข้อมูลเพื่อคิดวิเคราะห์  และตัดสินใจ (Commitment  to  the  Truth)  โดยการใช้ข้อมูลข้อเท็จจริงเพื่อคิดวิเคราะห์  โดยอาศัยข้อมูล  ข่าวสาร  องค์ความรู้  และภูมิปัญญาเป็นองค์ประกอบสำคัญในกระบวนการตัดสินใจ  และตัดสินใจใช้เหตุผลทุกครั้งอย่างเป็นระบบ   1.4  ฝึกใช้จิตใต้สำนึกในการทำงาน  (Using  Subconsciousness)  โดยมีการฝึกทักษะในงานแต่ละประเภทอย่างจริงจังจนมีความชำนาญขั้นสูงสุดสามารถทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งได้โดยอัตโนมัติและมีผลงานออกมาดีเยี่ยมโดยไม่ต้องใช้สมาธิใช้เพียงจิตใต้สำนึกเป็นตัวสั่งงานเท่านั้น 2.  รูปแบบวิธีคิด  และมุมมองที่เปิดกว้าง  (Mental  Models)      ทำให้สมาชิกขององค์การทุกคนมีความรู้  และความเข้าใจไปในทางเดียวกัน  มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์  เปิดกว้างต่อการเรียนรู้ในสิ่งใหม่ๆ  เข้าใจและยอมรับวิถีการเปลี่ยนแปลงที่จะเป็นประโยชน์ต่อปัจเจกบุคคลและองค์การ  เลิกยึดติดกับรูปแบบและวิธีการที่ตนคุ้นเคย  เพราะรูปแบบวิธีคิดแบบเดิมๆ  อาจเป็นตัวสกัดกั้นความคิดริเริ่มสร้างสรรค์และมองไม่เห็นโอกาสใหม่ๆ      คนในองค์การพึงยอมรับว่า  “ ความสำเร็จในอดีต  มิใช่สิ่งที่จะบ่งบอกถึงความสำเร็จในอนาคตอีกต่อไป  ถ้าเราจะไม่ทำอะไรให้มันดีขึ้นกับองค์การของเรา”  ทุกองค์การจะต้องยอมรับเข้าใจในพัฒนาการของระบบเศรษฐกิจใหม่ (Knowledge-Based  Economy)  ที่ต้องพึ่งพาข้อมูลข่าวสาร-ภูมิรู้-ภูมิปัญญา  เพื่อการคิดและการตัดสินใจ  การสร้างรูปแบบวิธีคิด  และมุมมองที่เปิดกว้างจะเป็นผลดีแก่ปัจเจกบุคคลและองค์การ     ทำให้เกิดการยอมรับในพัฒนาการใหม่ๆ  ตลอดจนความเปลี่ยนแปลงต่างๆ  อันเกิดจากพลังความคิดสร้างสรรค์ของสมาชิกทุกคนในองค์การ  มิฉะนั้นจะเป็นการสร้างข้อจำกัดให้แก่ตนเอง  มองโอกาสไม่ออก  คิดสร้างสรรค์ไม่เป็น  ปรับเปลี่ยนตัวเองไม่ได้      และหากไม่คิดจะปรับตัวสู้กับสภาพสังคมที่เปลี่ยนแปลงเห็นทีจะตามโลกและตามผู้อื่นไม่ทัน3.  การสร้างและสานวิสัยทัศน์  (Share  Vision)      กำหนดวิสัยทัศน์องค์การให้ชัดเจน  และให้สมาชิกขององค์การทุกคนได้รู้และเข้าใจถึงความมุ่งหวังในอนาคตขององค์การนี้  และมุ่งมั่นสู่วิสัยทัศน์องค์การ (Corporate  Vision)   ที่ทุกคนในองค์การจะต้องร่วมกันทำให้สิ่งที่คาดหวังไว้นั้นเป็นจริงขึ้นมาให้จงได้        โดยผู้บริหารเปิดโอกาสให้สมาชิกขององค์การมีส่วนร่วมในการสร้าง “วิสัยทัศน์ร่วม (Shared  Vision)”  ขององค์การ และเมื่อได้กำหนดวิสัยทัศน์องค์การเรียบร้อยแล้ว  การที่จะให้เกิดผลในทางปฏิบัติอย่างเป็นรูปธรรมขั้นตอนที่สำคัญคือการสร้างและสานวิสัยทัศน์ (Share  Vision)  ให้ทุกคนมีส่วนร่วมรับรู้และสำนึกในวิสัยทัศน์องค์การ  ไม่ใช่ต่างสร้างฝันไปตามทางของตนหรือสร้างดาวคนละดวงอีกต่อไป   4. การเรียนรู้ร่วมกันเป็นทีม (Team  Learning)       เน้นการทำงานเป็นทีม  โดยทุกคนในทีมงานจะต้องมีวิจารณญาณร่วมกันอยู่ตลอดเวลาว่า  เรากำลังทำงานอะไร  และจะทำให้ดีขึ้นได้อย่างไร  จึงจะมีส่วนช่วยเพิ่มคุณค่าแก่ลูกค้าหรือผู้รับบริการ  และสร้างพัฒนาการแก่องค์การได้  จิตสำนึกนี้จะก่อให้เกิดความต้องการของกลุ่มคนในองค์การที่จะเรียนรู้ร่วมกัน  แลกเปลี่ยนประสบการณ์ซึ่งกันและกัน  ช่วยเหลือเกื้อกูล  สามัคคี  เป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน  ขยันคิด  ขยันเรียนรู้  และขยันทำอย่างต่อเนื่อง 5.ความคิดความเข้าใจเชิงระบบ (Systems  Thinking)  ปัจเจกบุคคลหรือทีมงานต้องมีความเข้าใจให้ชัดเจนถึงความสัมพันธ์ระหว่างสิ่งต่างๆ ซึ่งเป็นการมองภาพรวมมากกว่ามองภาพเดี่ยวๆ  ซึ่งนอกจากจะมองเห็นภาพรวมแล้ว  ยังต้องมองเห็นรายละเอียดของส่วนประกอบย่อยๆ ภายในภาพนั้นออกด้วย  ทำให้เราขจัดปัญหาจากความสลับซับซ้อน (Complexity) ของงาน  ความซับซ้อนของการคิด  ความซับซ้อนขององค์การได้เป็นอย่างดี                      ความคิดความเข้าใจเชิงระบบ (Systems  Thinking)  นี้  ถือเป็นวินัยข้อที่มีความสำคัญมากที่สุด  แม้วินัยประการที่ 1  ถึง 4  เมื่อจะนำไปใช้ปฏิบัติในการพัฒนาองค์การเรียนรู้ก็ยังจะต้องปฏิบัติภายใต้กรอบของวินัยประการที่ 5  คือ  ต้องมีความคิดความเข้าใจเรื่องนั้นๆ อย่างเป็นระบบ (Systems  Thinking)  เพราะฉะนั้นแม้หากองค์การมีวิสัยทัศน์แต่ขาดการคิดอย่างเป็นระบบ  วิสัยทัศน์องค์การนั้นก็ไม่อาจบรรลุเป้าหมายกระบวนการจัดการความรู้ 9 ประการ        1. การค้นคว้าความรู้ หรือการขุดค้นความรู้  โดยการสำรวจความรู้ที่จำเป็นที่จะใช้ในการปฏิบัติงาน  อาจจะอยู่ทั้งภายนอก  และภายในองค์กร  นำมาตรวจสังเคราะห์ความน่าเชื่อถือ และประโยชน์ของการนำไปใช้2. การสะสมความรู้   โดยการจัดหมวดหมู่ของความรู้ ให้เป็นระบบ เหมาะสมกับการนำไปใช้ประโยชน์ภายในองค์กร3. สร้างวิธีการจัดเก็บ  อาจใช้สื่อ  นวัตกรรม  หรืออุปกรณ์มาช่วยในการจัดเก็บ  เพื่อให้เกิดการค้นหาและนำไปใช้ได้สะดวกรวดเร็วเหมาะกับประเภทของการนำไปใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด4. กระบวนถ่ายทอดและกระจายความรู้ (Transfer Knowledge) หรือเป็นการแพร่กระจายความรู้   โดยใช้กระบวนการสื่อสาร (communication)  เป็นการจัดการความรู้ที่นำเทคโนโลยีสารสนเทศ  และการสื่อสารมาใช้ร่วมกันไม่เฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่ง5. การสร้างบรรยากาศให้เกิดการเรียนรู้     ด้วยการจัดกิจกรรมและกระบวนการให้บุคคลในองค์กรเกิดการเรียนรู้ทุกรูปแบบ  เพื่อส่งเสริมให้เกิดการแลกเปลี่ยน ถ่ายทอดความรู้ที่ฝังแน่นหรือแฝงอยู่ในตัวบุคคล  ด้วยการสร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการเรียนรู้ทุกรูปแบบ 6. การปรับระดับความรู้ และการสังเคราะห์   ความรู้ เนื่องจากความรู้มีหลากหลายรูปแบบ   เมื่อนำมารวมกันจำเป็นต้องวิเคราะห์  สังเคราะห์  เพื่อนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กร  แต่หาใช่การปรับเปลี่ยนความรู้เดิมแต่หมายถึงการนำความรู้นั้นมาปรับปรุงให้เกิดความรู้เชิงบูรณาการใหม่  และนำไปใช้เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ และเป็นประโยชน์แก่การนำไปปฏิบัติ7. การสร้างความรู้ใหม่  (Knowledge generation )  เนื่องจากความรู้มีอยู่ในตัวบุคคลมากมายหลายรูปแบบ   เราสามารถกระตุ้นให้บุคคลที่มีความรู้นำความรู้ที่เขามีอยู่มาสร้างความรู้ใหม่ๆ  เกิดขึ้นเพื่อนำมาใช้ในองค์กรได้8. การนำมาบูรณาการและการประยุกต์ใช้  เป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารองค์ความรู้หรือการจัดการความรู้   ซึ่งสามารถกระทำในลักษณะบูรณาการ  การดำเนินการควรดำเนินการให้อยู่ในกิจกรรมหรืองานประจำ  โดยไม่ถือเป็นภาระเพิ่มเติมจากงานประจำ   เพราะพื้นฐานของการจัดการความรู้ คือ การนำความรู้ที่ได้มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กร   ซึ่งต้องอาศัยวัฒนธรรมองค์กร  เป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้นำความรู้ไปใช้หรือเกิดการถ่ายโอน9. การธำรงรักษาไว้ (Knowledge maintenance)  เมื่อมีระบบการบริหารองค์ความรู้ สิ่งหนึ่งที่จะทำให้ความรู้ทั้งหมดมีค่าแก่องค์กร  และสังคม คือ  การเผยแพร่  และการดำรงรักษาความรู้ไว้มิให้สูญสลาย  แต่กลับส่งเสริมให้นำความรู้ไปใช้ให้เกิดความคิดใหม่ บูรณาการสิ่งใหม่  และให้คนในองค์กรเรียนรู้จาการใช้ความรู้เป็นการประยุกต์การเรียนรู้ที่เป็นระบบ