GotoKnow
  • เข้าระบบ
  • สมัครสมาชิก
  • แผงจัดการ
  • ออกจากระบบ
GotoKnow

ลปรร. เรื่อง งานสารบรรณ

หากระบบงานมีความคล่องตัว มีความรวดเร็วและแม่นยำในการจำแนกแยกแยะเรื่องต่างๆ ก็จะช่วยส่งผลที่ดีต่อการปฏิบัติงานของหน่วยงานโดยเฉพาะในเรื่อง เวลา จะช่วยลดระยะเวลาการปฏิบัติงานหรือไม่เกิดการรอเวลาโดยที่ไม่จำเป็น

ห่างหายไปเก็บความรู้-แสดงความคิดเห็นกับเรื่องต่างๆที่ตีพิมพ์อยู่พักหนึ่ง วันนี้ผมก็ขอมาแบ่งปันเรื่องเล่าเพื่อ ลปรร. กับทุกท่านครับ วันนี้เสนอตอน ลปรร. เรื่อง งานสารบรรณ  ซึ่งผมได้ดำเนินการจัดกิจกรรมเล็กๆ ลปรร. กับเจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่งานสารบรรณภายในหน่วยงานโดยตรง สรุปดังนี้

งานสารบรรณเป็นงานที่มีความสำคัญกับงานทุกๆงาน เพราะเป็นงานที่เชื่อมโยงและสื่อสารข้อมูลต่างๆ ผ่านระบบการรับส่งเอกสารจากงานหรือหน่วยงานหนึ่งไปยังอีกงานหรือหน่วยงานหนึ่ง หากระบบงานมีความคล่องตัว มีความรวดเร็วและแม่นยำในการจำแนกแยกแยะเรื่องต่างๆ ก็จะช่วยส่งผลที่ดีต่อการปฏิบัติงานของหน่วยงานโดยเฉพาะในเรื่อง เวลา  จะช่วยลดระยะเวลาการปฏิบัติงานหรือไม่เกิดการรอเวลาโดยที่ไม่จำเป็น

1.  แนวคิดระบบงานสารบรรณ มี 2 ประเด็นหลัก คือ

     1.1  ความเร็ว  งานสารบรรณเป็นงานที่เชื่อมโยงและสื่อสารข้อมูลต่างๆ จากงานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่ง หากระบบงานมีความคล่องตัว มีความรวดเร็ว จะช่วยการมอบหมาย/สั่งการในการปฏิบัติงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และยังส่งผลให้หน่วยงานมีข้อมูลทันสมัย ทันเหตุการณ์ และทำงานได้ทันเวลาด้วย

     1.2  ความถูกต้อง   งานที่เชื่อมโยงและสื่อสารข้อมูลต่างๆ ไม่เพียงเน้นเรื่องของความเร็วเท่านั้น แต่ในเรื่องของความถูกต้องแม่นยำก็สำคัญเช่นเดียวกัน  ความถูกต้องดังกล่าว ได้แก่ ความถูกต้องเกี่ยวกับการจำแนกแยกแยะเรื่อง  การจำแนกแยกแยะงาน  และการจำแนกแยกแยะบุคคล เช่น หากมีรับเรื่องจากหน่วยงานอื่นมา 1 เรื่อง  เจ้าหน้าที่งานสารบรรณต้องสามารถคาดการณ์ล่วงหน้าได้ว่าต่อจากขั้นตอนการลงทะเบียนรับแล้ว  เรื่องนี้จะต้องเดินทางไปที่ไหน ไปหาใครจนกระทั่งเรื่องนี้ดำเนินการเสร็จสิ้น การจัดเก็บควรจัดเก็บที่แฟ้มเรื่องไหน หรือสำเนาแจ้งใครบ้าง เป็นต้น

จากแนวคิดทั้ง 2 ประเด็นที่กล่าวมาข้างต้น จะต้องเป็นแนวคิดที่มีความสอดคล้องและส่งเสริมซึ่งกันและกัน หากขาดแนวคิดใดแนวคิดหนึ่งก็จะทำให้งานขาดประสิทธิภาพได้

2.  จุดแข็งและแนวทางเสริม

     2.1  มีการนำระบบประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดเก็บข้อมูล โดยใช้โปรแกรมฐานข้อมูล Microsoft Access 97 ทำให้มีความรวดเร็วและแม่นยำ  และควรได้มีการปรับปรุงพัฒนาระบบอย่างสม่ำเสมอซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานมากขึ้น

     2.2  ระบบหนังสือเข้าใช้การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ทั้งหมด ตั้งแต่ขั้นตอนการลงทะเบียนรับไปจนถึงการจัดเก็บเรื่อง ซึ่งจะมีชื่อแฟ้มที่จัดเก็บ/หรือผู้รับผิดชอบเรื่อง และเพื่อให้ระบบหนังสือเข้าสมบูรณ์ควรมีการจัดเก็บข้อมูลในรูป PDF ไฟล์

3.  จุดอ่อนและแนวทางแก้ไข

     3.1  บุคลากรยังมีความรู้และประสบการณ์ในการปฏิบัติงานน้อย และเพื่อเป็นการเพิ่มพูนความรู้และประสบการณ์  บุคลากรในงานนี้ควรได้รับการพัฒนาตามโอกาสและเวลาที่เหมาะสม เช่น การสัมมนา ศึกษาดูงาน การฝึกอบรม เป็นต้น

     3.2  การเรียกข้อมูลจากระบบฐานข้อมูลบางส่วนยังไม่สมบูรณ์ เช่น การรายงานผลข้อมูลโดยแสดงตามเงื่อนไข ทั้งนี้อาจเนื่องมาจาก Software ที่ใช้เป็นรุ่นเก่าและยังขาดผู้พัฒนาระบบฐานข้อมูลโดยตรง  ควรได้มีการปรับปรุงพัฒนาระบบฐานข้อมูลเพื่อให้ระบบสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

     3.3  การจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ยังไม่สามารถทำได้อย่างเต็มที่อันเนื่องมาจากรายการในระบบฐานข้อมูลกับรายการชื่อแฟ้มจัดเก็บยังมีบางส่วนที่ไม่ตรงกัน  ควรมีการปรับปรุงพัฒนาระบบฐานข้อมูล  การจัดแยกและเก็บข้อมูลเข้าแฟ้มให้ตรงกัน

     3.4  ระบบหนังสือออกยังไม่ได้ใช้การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ และยังคงใช้สมุดทะเบียนควบคุมเช่นเดิม  หากจะพัฒนาระบบนี้อาจจะต้องปรับปรุงพัฒนาระบบฐานข้อมูลและเพิ่มผู้รับผิดชอบในงานด้านนี้

   ขอเชิญชวนผู้สนใจได้ ลปรร. กันเยอะๆเพื่อเชื่อมโยงและต่อยอดความรู้ครับ

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

หมายเลขบันทึก: 69081
เขียน:
แก้ไข:
ความเห็น: 7
อ่าน:
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ

ความเห็น (7)

เดี๋ยวนี้ ทุกคณะในมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ได้นำระบบ E-office ซึ่งอาจารย์สิชล คณะเทคนิคการแพทย์ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่เป็นผู้เขียนและพัฒนาโปรแกรม มาใช้แล้ว และขณะนี้ คณะเทคนิคการแพทย์ มหาวิทยาลัยขอนแก่นได้นำโปรแกรมดังกล่าวมาใช้แล้ว เป็นโปรแกรมที่ช่วยด้านสารบรรณและอื่นๆได้ดีค่ะ

  • ขอบคุณครับ
  • ทราบจากเวบไซต์ เหมือนกันครับ ว่า ที่มช. ระบบ MIS ดีมากๆเลย

 

  • แวะมาทักทาย ครับ
  • ประเด็นต่าง ๆ ที่นำเสนอมีประโยชน์มาก
  • ผมมองปัญหาในองค์กรอย่างหนึ่งก็คือ ขาดการ "จัดเก็บ"  และขาดการ "ต่อยอด" ทางความคิด
  • ดูง่าย ๆ มีไม่น้อยที่ไม่สามารถทำงานแทนกันได้เลย
  • งานแทบทุกอย่างถ้า เร็ว และ ถูกต้อง ก็น่าจะดีมาก ๆ ครับ
  • e-learning จะช่วยให้เรารู้เห็นกว้างขึ้น สามารถนำสิ่งที่คนอื่นๆ พัฒนาแล้วมาต่อยอด แทนการเริ่มเองครับ
  • ลองง่าย ๆ ด้วย Google search กับคำ Key words เช่น e-office งานสารบรรณ ก็อาจจะพบอะไรมากมาย
  • ขอบคุณทุกความคิดเห็นครับ ร่วมกันต่อยอด และเชื่อมโยงความรู้จริงๆครับ
  • ยินดีต้อนรับ คุณแผ่นดิน เข้าสู่ การจัดการความรู้ มมส. ครับ

สวัสดีปีใหม่ค่ะกล้วย

ดีใจค่ะ

งานสารบรรณมีผฺูู้้ให้ความสนใจบ้าง จริง ๆ แล้วเป็นงานที่ขั้นมีตอนมาก เคยเสนอให้ใช้ e-learning

แต่หน่วยงานกลัวเป็นการเพิ่มภาระให้หน่วยงาน ไม่รู้เค้าเข้าใจหรือป่าว นะ

จนท.สารบรรณ