KM : ระบบสารสนเทศเพื่อบริหารจัดการงานประชุมวิชาการ : กรณีศึกษา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา
1. บทสรุป :
การพัฒนา “ระบบสารสนเทศเพื่อบริหารจัดการงานประชุมวิชาการ : กรณีศึกษา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา” ช่วยสนับสนุนการบริหารจัดการงานประชุมวิชาการให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ นักวิจัยสามารถติดตามสถานะบทความวิจัยของตนเองและผู้บริหารสามารถที่จะดูรายงานสรุปต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วขึ้น รองรับการทำงานแบบทันสถานการณ์ JITJIN (Just In Time and Just In Need)
ขั้นตอนในการดำเนินงานประยุกต์ใช้ ก.พ.ร. โมเดล ได้แก่ การบ่งชี้ความรู้, การสร้างและแสวงหาความรู้, การจัดความรู้ให้เป็นระบบ, การประเมินและกลั่นกรอง, การแบ่งปันและแลกเปลี่ยนความรู้, จัดเก็บและการเผยแพร่องค์ความรู้ และการเรียนรู้
2. คำสำคัญ :
บทความวิจัย, การประชุมวิชาการ, ระบบสารสนเทศ, ฐานข้อมูล
3. บทนำ (ที่มาและความสำคัญ) :
การประชุมวิชาการเป็นกิจกรรมหลักที่สถาบันอุดมศึกษาต่าง ๆ ต้องจัดขึ้นเพื่อเป็นการถ่ายทอดวิทยาการในสาขาวิชาการต่าง ๆ ให้เป็นไปอย่างกว้างขวางและรวดเร็ว ปัจจัยหนึ่งที่มีส่วนเกื้อหนุน คือ เทคโนโลยีสารสนเทศคอมพิวเตอร์และการสื่อสาร ในทางกลับกันวิทยาการเหล่านี้ได้ย้อนกลับมามีบทบาทต่อการพัฒนาของเทคโนโลยีด้านต่าง ๆ ดังนั้น การแลกเปลี่ยนข่าวสารวิทยาการความรู้ ทักษะ และประสบการณ์จากการค้นคว้าวิจัยอย่างถูกต้อง เหมาะสมและสม่ำเสมอ จึงเป็นกลไกที่สำคัญประการหนึ่งของการเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันทางวิชาการของประเทศในภาพรวม (ทองพล หีบไธสง, 2551)
แต่จากกระบวนการในการบริหารจัดการงานประชุมวิชาการเดิมก่อนหน้านี้ ตั้งแต่การลงทะเบียนเข้าร่วมงาน การส่งบทความวิจัย การประเมินบทความวิจัย การติดตามสถานะบทความวิจัย และการรายงานสรุปผลต่อผู้บริหาร พบว่ายังอยู่ในรูปของเอกสาร มีการจัดเก็บเป็นแฟ้มข้อมูลในโปรแกรมสำเร็จรูปไมโครซอฟต์เอ็กเซล (Microsoft Excel) และไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) ทำให้ยากต่อการจัดเก็บ การสืบค้น รวมถึงการจัดทำรายงานเสนอต่อผู้บริหาร ซึ่งจากกระบวนการดังกล่าวทำให้เกิดปัญหาต่าง ๆ
จากปัญหาดังกล่าวข้างต้น เพื่อตอบสนองการบริหารจัดการงานประชุมวิชาการให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ จึงจำเป็นต้องมีการจัดการความรู้และพัฒนา “ระบบสารสนเทศเพื่อบริหารจัดการงานประชุมวิชาการ” ในรูปแบบของเว็บแอปพลิเคชัน
4. วิธีการดำเนินงาน :
4.1 กระบวนการ ขั้นตอนและเครื่องมือ
1) ก.พ.ร. โมเดล
2) Storytelling
2) BAR (Before Action Review)
3) AAR (After Action Review)
4) Addie Model
4.2 การบ่งชี้หรือค้นหาความรู้
สถาบันวิจัยและพัฒนา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา ได้จัดตั้งคณะทำงาน และทำเป็นเอกสารคำสั่งแต่งตั้ง “คณะกรรมการการจัดการความรู้ ประจำปีการศึกษา 2563” ขึ้น และได้ร่วมกันคิดประเด็นการจัดการความรู้ คือ “ระบบสารสนเทศเพื่อบริหารจัดการงานประชุมวิชาการ : กรณีศึกษา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา” ซึ่งสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ ประเด็นยุทธศาสตร์ที่ 3พัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นแหล่งบริการข้อมูลตามพันธกิจของสถาบันวิจัยและพัฒนา
4.3 การสร้างและแสวงหาความรู้
1) ค้นคว้าและรวบรวมความรู้ที่เกี่ยวข้องกับประเด็นการจัดการความรู้จากแหล่ง ข้อมูลภายในและภายนอก ซึ่งจำแนกองค์ความรู้ได้ดังนี้
ความรู้จากภายในองค์กร
Tacit
- การเขียนโปรแกรม (คุณธนภัทร เจิมขวัญ)
- การออกแบบและพัฒนาเว็บไซต์ (คุณธนภัทร เจิมขวัญ)
Explicit
- เอกสารรูปแบบจัดการจัดบทความวิจัย (จากงานประชุมวิชาการที่เคยจัด)
- เอกสารรูปแบบการอ้างอิง (จากงานประชุมวิชาการที่เคยจัด)
- เอกสารแบบประเมินบทความโดยผู้ทรงคุณวุฒิ (จากงานประชุมวิชาการที่เคยจัด)
ความรู้จากภายนอกองค์กร
Tacit
- การออกแบบและพัฒนาเว็บไซต์ (ผศ.กฤษวรา รัตนโอภาส รองคณบดีคณะวิทยาศาสตร์)
Explicit
- ระบบส่งบทความวิชาการออนไลน์ มหาวิทยาลัยทักษิณ (http://conference2021.tsu.ac.th/)
- เกณฑ์ประกันคุณภาพระดับมหาวิทยาลัย ปีการศึกษา 2563 (ส่วนงานมาตรฐานฯ สำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา)
- การเขียนโปรแกรมบนเว็บ (https://www.ninenik.com/)
4.4 การจัดความรู้ให้เป็นระบบ
1) ทำกิจกรรม BAR (Before Action Review) โดยจะให้คณะกรรมการการจัดการความรู้ ได้ใส่ข้อเสนอแนะ และปัญหาของระบบงานเดิมของการจัดงานประชุมวิชาการ ลงในแบบฟอร์ม BAR
2) ถอดข้อเสนอแนะปัญหาจากข้อ 1) มาเป็น แผนภาพ Cause and Effect
3) ถอดบทเรียนจากกิจกรรมในข้อ 1) และ 2) มาสรุปเป็น “ความต้องการของระบบสารสนเทศใหม่ (Requirements)”
4) ออกแบบระบบสารสนเทศใหม่ที่จะพัฒนา ได้แก่ ออกแบบ User Interface, ER-Diagram และ DFD เป็นต้น
5) ลงมือพัฒนาระบบ ขั้นตอนและวิธีการใช้ตัวแบบ ADDIE Model ซึ่งมีขั้นตอนสำคัญ 5 ขั้น ดังนี้ (มนต์ชัย เทียนทอง, 2548) Analysis, Design, Develop, Implement และ Evaluation
5) ทดสอบและแก้ไขเบื้องต้นโดยผู้พัฒนาระบบ
4.5 การประมวลและกลั่นกรองความรู้
1) ทำกิจกรรม AAR (After Action Review) โดยจะนำเสนอผลการพัฒนาระบบ และให้คณะกรรมการการจัดการความรู้ ทดลองใช้งาน พร้อมทั้งทำการประเมินและให้ข้อเสนอแนะในแบบสอบถาม
2) แก้ไข ปรับปรุง ตามข้อเสนอในข้อ 1)
4.6 การเข้าถึงความรู้
1) จัดทำเอกสารเผยแพร่ข้อมูลความรู้ในรูปแบบของ Blog ผ่านทางเว็บไซต์ https://www.gotoknow.org/
2) เผยแพร่ข้อมูลความรู้ผ่านทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ Facebook, E-Mail เป็นต้น
4.7 การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้
1) แบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ โดยจัดประชุม อภิปราย แลกเปลี่ยนความรู้กับคณาจารย์ และบุคลากร ที่เป็นคณะกรรมการการจัดงานประชุมวิชาการระดับชาติ “ศิลปะและวัฒนธรรมท้องถิ่น ครั้งที่ 1” และการประชุมวิชาการระดับชาติ ด้านวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีเครือข่ายภาคใต้ ครั้งที่ 6
2) แบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ผ่านทางสื่อสังคมออนไลน์
3) แก้ไขและปรับปรุงระบบฯ เพิ่มเติมตามข้อเสนอแนะ ในข้อ 1) และ 2)
4.8 การเรียนรู้
1) อัพโหลดซอร์สโค้ดของระบบสารสนเทศที่ได้พัฒนา ไปยังเครื่องแม่ข่าย (Server) ของมหาวิทยาลัยตามที่อยู่ http://conference.skru.ac.th/ และ https://nscic2021.skru.ac.th/
2) ประชาสัมพันธ์การจัดงานประชุมวิชาการระดับชาติ “ศิลปะและวัฒนธรรมท้องถิ่น ครั้งที่ 1” และการประชุมวิชาการระดับชาติ ด้านวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีเครือข่ายภาคใต้ ครั้งที่ 6
5. สรุปและอภิปรายผลการดำเนินงาน :
5.1 สรุปผลการดำเนินงาน
1) มีระบบสารสนเทศเพื่อบริหารจัดการงานประชุมวิชาการ ที่สามารถใช้งานได้ผ่านระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ตแบบ Real Time ตามสิทธิ์การเข้าถึง (นักวิจัย, ผู้ทรงคุณวุฒิ และผู้ดูแลระบบ) ซึ่งมีการอัปโหลดไปยังเครื่องแม่ข่ายของมหาวิทยาลัยตามที่อยู่ http://conference.skru.ac.th/ และ https://nscic2021.skru.ac.th/
2) มีการใช้งานระบบสารสนเทศที่ได้พัฒนาขึ้นแบบออนไลน์
3) คุณภาพของระบบ จากแบบประเมินคุณภาพของระบบ มีการประเมิน 2 ครั้ง ครั้งแรก ประเมินประสิทธิภาพของระบบโดยผู้เชี่ยวชาญ จํานวน 3 ท่าน และครั้งที่ 2 ประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้งาน จํานวน 10 ท่าน
ตารางที่ 1 เปรียบเทียบปริมาณกระดาษหลังจากการดำเนินงาน
| ปริมาณกระดาษก่อนพัฒนาระบบ | ปริมาณกระดาษหลังพัฒนาระบบ | จำนวนกระดาษที่ลดลง | |
| บทความวิจัย 1 เรื่องประมาณ 10 แผ่น (นักวิจัยส่งบทความประมาณ 300 เรื่อง) | 3,000 แผ่น | 0 แผ่น | 3,000 แผ่น |
| แบบประเมินบทความวิจัย 1 เรื่อง 2 แผ่น ผู้ทรงฯ ประเมิน 2 ท่าน ต่อหนึ่งบทความ | 1,200 แผ่น | 0 แผ่น | 1,200 แผ่น |
| รวม | 4,200 แผ่น | 0 แผ่น | 4,200 แผ่น |
6. ข้อเสนอแนะและการนำองค์ความรู้ไปใช้ประโยชน์ :
ระบบสารสนเทศเพื่อบริหารจัดการงานประชุมวิชาการที่พัฒนาขึ้นนี้ สามารถนำไปใช้งานกับหน่วยงานสถาบันอุดมศึกษาได้ทุกที่ เพราะรองรับการประชุมวิชาการในทุกกระบวนการ ตั้งแต่ การลงทะเบียน การกำหนดผู้ทรงคุณวุฒิ การส่งบทความวิจัย การประเมินบทความวิจัย และการติดตามสถานะการประเมินบทความวิจัย และหากมีการศึกษาและพัฒนาในส่วนของรายงานให้มีความหลากหลายตรงกับความต้องการของผู้บริหาร ก็จะเป็นประโยชน์ในการใช้งานได้มากยิ่งขึ้น
7. บรรณานุกรมและการอ้างอิง
มนตชัย เทียนทอง. (2548). สถิติและวิธีการวิจัยทางเทคโนโลยีสารสนเทศ. กรุงเทพมหานคร : รวยบุญการพิมพ์จํากัด.
วิเชียร เปรมชัยสวัสดิ์. (2551). ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ. กรุงเทพฯ : สำนักพิมพ์ ส.ส.ท.
ส่วนงานมาตรฐาน สำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา. (2564). เกณฑ์ประกันคุณภาพ
การศึกษาระดับมหาวิทยาลัย มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา ปีการศึกษา 2563. สงขลา :
มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา.
สำนักศิลปะและวัฒนธรรม มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา. (10 พฤษาคม 2564). เว็บไซต์ประชุมวิชาการ
ระดับชาติ ศิลปะและวัฒนธรรมท้องถิ่น ครั้งที่ 1. สืบค้นจาก http://conference.skru.ac.th/
คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา. (10 พฤษาคม 2564). เว็บไซต์ประชุมวิชาการ
ระดับชาติ ด้านวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีเครือข่ายภาคใต้ ครั้งที่ 6. สืบค้นจาก https://nscic2021.skru.ac.th/
ความเห็น (2)
ปกติระบบแบบนี้ มีให้ใช้งานอยู่แล้วครับ เช่น esychair หรือ ocs มีรีวิวหรือไม่ครับว่า มันดีกว่า หรือแตกต่างกันอย่างไรบ้าง
ขอชื่นชมในความมุ่งมั่นและเป็นนักพัฒนาครับผม