ชีวิตที่พอเพียง 3724. ความฉลาดรวมหมู่ : ๙. การประชุม และสภาพแวดล้อมทางกายภาพ ที่ส่งเสริมความฉลาดรวมหมู่

บันทึกชุด ความฉลาดรวมหมู่ตีความ (และสรุปความ) จากหนังสือ Big Mind : How Collective Intelligence Can Change Our World  (2018) เขียนโดย Geoff Mulgan ศาสตราจารย์ด้าน collective intelligence, public policy & social innovation แห่ง UCL  และเป็น CEO ของ NESTA    โดยในตอนที่ ๙ นี้ ตีความจากบทที่ 11   Mind-Enhancing Meetings and Environments    ซึ่งเป็นบทแรกของตอนที่ III  Collective Intelligence in Everyday Life    

สาระสำคัญคือ การประชุมเป็นกิจกรรมที่ใช้เวลาทำงานไปร้อยละ ๑๕ - ๔๐ ของเวลาทำงานทั้งหมด  แต่การประชุมที่ดำเนินการกันอยู่โดยทั่วไป ใช้ความฉลาดรวมหมู่ได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพ    สาระในตอนนี้เสนอวิธีจัดการประชุมให้ใช้ความฉลาดรวมหมู่ได้อย่างมีพลัง    รวมทั้งเสนอวิธีจัดพื้นที่ทางกายภาพที่เอื้อต่อการพัฒนาความฉลาดรวมหมู่     

   

ปัญหาของการประชุม

เรายังใช้รูปแบบการประชุมแบบเก่าที่ใช้มาเป็นร้อยปี ทั้งๆ ที่มีวิธีการและเครื่องมืออำนวยความสะดวกเพิ่มขึ้นมากมาย ปัญหาใหญ่ของการประชุมแบบเดิมคือ ใช้ประโยชน์จากความรู้และประสบการณ์ของผู้ที่อยู่ในห้องประชุมน้อยมาก    เพราะผู้ที่พูดคือคนที่มีอำนาจและพูดมาก    คนที่ขี้อายและไร้อำนาจไม่กล้าพูด    สิ่งที่ควรเอามาพูดไม่มีใครพูด

ที่จริงมีการคิดวิธีประชุมแบบใหม่ๆ ที่เปิดกว้างกว่า มีชีวิตชีวากว่า     เช่นบริษัท Procter and Gamble จัดห้องประชุมที่มีจอรอบห้อง    แสดงข้อมูลเกี่ยวกับยอดขาย  กำไร  และความพอใจของลูกค้า    ผู้เข้าประชุมเป็นทีมผู้นำจากทั่วโลก เข้าร่วมประชุมทั้งในห้องและออนไลน์    ห้องประชุมคณะรัฐมนตรีของประเทศเอสโทเนียที่ไม่มีกระดาษ แต่ใช้จอ     บริษัท Yahoo กำหนดเวลาประชุมไว้เพียง ๑๕ นาที    บางบรษัทกำหนดให้ยืนประชุม เพื่อลดการพูดที่ไม่จำเป็น    บริษัท Amazon กำหนดให้มีเอกสารประชุม ๖ หน้า ให้ผู้เข้าประชุมแต่ละคนอ่านเงียบๆ ๓๐ นาทีก่อนเริ่มหารือกัน    ในบางการประชุมแบบ conference มีปุ่มให้ผู้เข้าร่วมประชุมกด เพื่อบอกให้คนที่กำลังพูดหยุดพูด  เป็นต้น   

นวัตกรรมของการประชุมอีกกลุ่มหนึ่งคือการประชุมออนไลน์    ที่ตั้งแต่โควิด ๑๙ ระบาด ผมประชุมโดยใช้ Zoom  หรือ MS Teams แทบทุกวัน    ไม่ได้ออกไปประชุม ณ สถานที่ประชุมเลย    โดยที่การประชุมดำเนินไปได้ดี    เข้าใจว่า หลังวิกฤติโควิด ๑๙ การประชุมออนไลน์จะแพร่หลายขึ้นมาก   

แต่ที่เป็นนวัตกรรมสุดๆ คือการลดความเป็นทางการของการประชุมลง     ให้การประชุมกลายเป็น “พื้นที่เปิด” (open space) ใช้เทคนิคการประชุมเช่น World Café, unconference, Flipped Learning Conference, Holocracy เป็นต้น    ที่ทำให้ทุกคนได้แสดงความเห็น  

อย่างไรก็ตาม การประชุมที่ให้ผลดีเป็นแบบลูกผสม เน้นการมีโครงสร้างการประชุมที่แบนราบ มีกติกาที่ชัดเจน เพื่อให้การประชุมบรรลุวัตถุประสงค์โดยใช้เวลาน้อย    ใช้หลักการ ๓ อย่างผสมกันคือ  hierarchy, egalitarianism และ individualism   ซึ่งก็คือทางสายกลางนั่นเอง  

              

ทำไมต้องมีการประชุมบ่อย

ที่ต้องหมั่นประชุมกันเนืองนิตย์ก็เพราะเรื่องต่างๆ มันซับซ้อน มีหลายมิติ หลายแง่มุม    คนคนเดียวมองได้ไม่ครบด้าน  ไม่รอบคอบพอ    ต้องการการตัดสินใจร่วมกัน 

นักวิชาการบอกว่า การประชุมที่ดีต้องเอาชนะจุดอ่อนสำคัญ ๔ ประการให้ได้  ได้แก่  (๑) ผู้เข้าประชุมไม่กล้าเสนอความคิดหรือข้อมูลที่ต่างไปจากความเชื่อ หรือวิถีปฏิบัติเดิมๆ    เพราะเกรงใจหรือไม่อยากก่อความยุ่งยาก  (๒) สมาชิกมีความเชื่อมั่นในข้อเสนอของตน จนมองไม่เห็นจุดอ่อนของข้อเสนอนั้น  (๓) ไม่กล้าท้าทาย หรือคิดต่างจากผู้มีอำนาจเหนือตน  และ (๔) เป็นเรื่องตรงกันข้ามกับ ข้อ ๓  คือ การประชุมมีแนวโน้มจะกระจายน้ำหนักไปให้แก่ความเห็นในที่ประชุม    มีผลให้ความคิดเห็นแบบพื้นๆ เป็นเจ้าเข้าครอง    ความคิดที่สดใหม่และสร้างสรรค์ถูกเบียดออกไป  

เนื่องจากเราจำเป็นต้องประชุม    และต้องการให้การประชุมเป็นที่ใช้ความฉลาดรวมหมู่ได้อย่างแท้จริง จึงต้องมีวิธีประชุมให้เกิดผลดังกล่าว  

วิธีจัดการประชุมให้ใช้ความฉลาดรวมหมู่ได้อย่างมีพลัง

เป้าหมายและวิธีการชัด

1. 1. ผู้เข้าร่วมประชุมต้องทราบเป้าหมาย วิธีการ และเนื้อหาของการประชุม และเตรียมทำความเข้าใจมาล่วงหน้า
2. 2. มีเอกสารวาระการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมอ่านทำความเข้าใจมาล่วงหน้า    เพื่อลดเวลาการประชุมลง
3. 3. มีเอกสารประกอบการประชุม ให้ผู้เข้าประชุมทำความเข้าใจมาล่วงหน้า  

บางการประชุมไม่ได้มีเป้าหมายที่ข้อสรุป   แต่ต้องการแสวงหาแนวความคิดหรือแนวทาง สำหรับนำไปทดลองใช้     ควรมีการทำความเข้าใจไว้ล่วงหน้าก่อนการประชุม     

ประสานงานการประชุมอย่างดี

ในที่ประชุมต้องมีประธานหรือ facilitator ของการประชุม    ที่อาจมอบหมายให้ผู้มีอาวุโสน้อยทำหน้าที่    เน้นที่การทำให้การกระชุมบรรลุเป้าหมาย    และจบได้ตามเวลาที่กำหนด    โดยหาทางกระจายโอกาสแสดงความคิดเห็นให้กว้างขวางที่สุด   โดยอาจใช้เทคนิคให้โอกาสผู้อาวุโสน้อยได้พูดก่อน   

อาจแนะนำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเขียนความเห็นที่สำคัญที่สุดของตนไว้ล่วงหน้า    โดยผมขอเพิ่มเติมว่า เวลานี้ผมมีวิธีเข้าร่วมประชุมโดยมี iPad เป็นเครื่องช่วย    หนึ่งวันก่อนประชุม ผมจะบันทึกลงบนไอแพ็ดว่าผมมีความเห็นสำคัญๆ อะไรบ้าง   

อาจแบ่งการประชุมออกเป็นช่วงๆ เช่นมีการแลกเปลี่ยนข้อคิดเห็นเป็นคู่ๆ    และกลุ่มย่อย  นอกเหนือจากการประชุมใหญ่   เพื่อให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น    เพื่อให้การประชุมใช้ความฉลาดรวมหมู่อย่างแท้จริง  

ทำให้ประเด็นถกเถียงมีความชัดเจน

เพื่อให้มีประเด็นถกเถียงในที่ประชุมอย่างชัดเจน ควรจัดให้มีโครงสร้างของการประชุม   เป็น platform สำหรับนำทางเลือกและข้อโต้แย้ง มาเสนอ ให้ผู้เข้าร่วมประชุมถกเถียงกันอย่างชัดแจ้ง    ทำนองเดียวกันกับที่ในรัฐสภาใช้ formal debate platform    ในศาลใช้วิธีนำเสนอข้อมูลหลักฐาน และไต่สวนพยาน   

หนังสือเล่า hedge fund แห่งหนึ่งมีกติกาให้รางวัลแก่ผู้ให้ความเห็นคัดค้านมติที่ประชุม   ในธุรกิจที่ในที่สุดมติที่ประชุมนำไปสู่ผลสำเร็จ    ทำให้ผมตาสว่างว่า นี่คือ KM platform ที่แยบยลมาก    ช่วยให้สมาชิกขององค์กรแชร์ข้อมูลและข้อคิดเห็นออกมา    เป็นความรู้สำคัญสำหรับเอาไว้ใช้ในโอกาสข้างหน้าต่อไป    โดยผมเข้าใจว่า ข้อคิดเห็นนั้นต้องแสดงข้อมูลและวิธีคิดที่ชัดเจน   

เพื่อให้เกิดการพิจารณาและแสดงความเห็นอย่างเป็นระบบ เป็นขั้นตอน    การประชุมควรดำเนินการอย่างมีขั้นตอน    เช่น เริ่มด้วยการพิจารณาข้อมูลและการวิเคราะห์สถานการณ์    ตามด้วยการตีความและทางเลือกต่างๆ    ที่เป็นที่รู้กันว่า จะมีทั้งข้อคิดเห็นดีๆ  ข้อคิดเห็นผิดๆ  ข้อคิดเห็นเพื่อประโยชน์ส่วนตน  หรือสนองอีโก้ของตนเอง                 

ใช้วิธีประชุมหลายรูปแบบ และใช้สื่อหลายชนิด

การประชุมที่ดีต้องใช้เครื่องมือหลายอย่างในเวลาเดียวกัน   เช่นใช้ทั้งการพูดและสื่อสายตาไปพร้อมๆ กัน    มีทั้งการประชุมกลุ่มย่อย  และการประชุมใหญ่    เพื่อให้ทุกคนได้ออกความเห็น   

สื่อสายตาที่เป็นตัวเลข  กราฟ  ตาราง  หรือโมเดล    เมื่อประกอบกับคำพูดที่เป็นเรื่องเล่า    จะช่วยให้การออกความเห็นมีความชัดเจน    เห็นทั้งภาพตัดขวางและแนวโน้ม เป็นต้น

ควบคุมคนพูดเก่ง มีไอเดียมาก และมีอำนาจมาก

เป้าหมายสำคัญของความฉลาดรวมหมู่คือ   มีวิธีทำให้ผลรวมความฉลาดของสมาชิก มากกว่าผลบวก    คือเกิด การสนธิ (synergy) ของความฉลาด   มีผลงานวิจัยของนักจิตวิทยาสังคมบอกว่า ความฉลาดรวมหมู่ที่เกิดขึ้นอยู่ระหว่างค่าเฉลี่ยกับค่าความฉลาดสูงสุดของสมาชิกเท่านั้น    จึงเป็นความท้าทายว่า เมื่อรวมหมู่กันแล้ว จะทำให้ความฉลาดของกลุ่มสูงกว่าความฉลาดของสมาชิกที่ฉลาดที่สุดได้อย่างไร   

หลักการคือ ต้องหาทางให้สมาชิกทุกคนสบายใจที่จะให้ข้อมูลและแสดงความคิดเห็น    ต้องมีวิธีป้องกันไม่ให้มีคนเพียงไม่กี่คนครอบครองเวทีประชุม    

จัดสภาพแวดล้อมทางกายภาพที่ส่งเสริมความสนใจ

สถานที่ประชุมควรเป็นสัปปายะสถาน  ให้ความสงบ และมีที่ให้เคลื่อนไหว    มีแสงธรรมชาติเพียงพอ    ทำให้เกิดบรรยากาศชวนประชุมและมีปฏิสัมพันธ์กับผู้เข้าประชุม    การนั่งประชุมช่วงหนึ่งๆ ไม่ควรเกิน ๑ ชั่วโมง หรืออย่างมาก ๒ ชั่วโมง    การจัดห้องประชุมแบบ บอร์ดรูม  หรือแบบเธียร์เตอร์ ไม่เหมาะ    บางการประชุมห้ามเอาโทรศัพท์มือถือหรือคอมพิวเตอร์พกพาเข้าห้องประชุม เพื่อป้องกันการใช้เวลากับเรื่องอื่น    

แบ่งงานกันรับผิดชอบ

การประชุมที่ให้ผลดี มีการแบ่งงานกันรับผิดชอบในหมู่สมาชิก  ได้แก่ การ facilitate การประชุม   การจดบันทึก  การสังเคราะห์และแยกแยะประเด็น   การสร้างบรรยากาศขบขัน  และการทำหน้าที่ตั้งข้อสงสัยหรือไม่เห็นพ้อง    ควรมีการมอบหมายอย่างเป็นทางการ   

อาจให้ผู้เข้าประชุมแบ่งกันแสดงบทตามแนว การคิดแบบหมวก ๖ ใบ ของ Edward de Bono (๑)    หรือตามแนว “four player model” คือให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนสวมหนึ่งบทบาทใน ๔ บทบาท คือ mover, follower, opposer, และ bystander (๒)    โดยอาจไม่เปิดเผยบทบาทต่อที่ประชุม    หรืออาจเปิดเผยภายหลัง หรือเปิดเผยตั้งแต่ต้น     

คณิตศาสตร์การประชุม

ไม่ถึงกับเป็นสูตรคณิตศาสตร์ของการประชุมที่มีผลลัพธ์และความซับซ้อนสูง    แต่รู้กันว่าปัจจัยที่ส่งผลคือ จำนวนผู้เข้าประชุม  ความรู้และประสบการณ์ที่มี  เวลาสำหรับการประชุม  และ ระดับของภาษาและความเข้าใจร่วมกัน    ปัจจัยหลัก ๔ ประการนี้ สำคัญมากสำหรับการประชุมที่ต้องการข้อสรุปหรือการตัดสินใจ   

การประชุมล้มเหลว เพราะไม่เป็นไปตามคณิตศาสตร์การประชุม เช่น จำนวนสมาชิกน้อยเกินไปหรือมากเกินไป    มีเวลาน้อยไป  มีความรู้และประสบการณ์ให้เอามาใช้น้อยไป    ประเด็นกว้างและไม่ชัดเจน หรือไม่มีเป้าหมายร่วมกัน   

คณิตศาสตร์การประชุมใช้ได้ทั้งในการประชุมแบบพบตัว  และแบบออนไลน์    แต่ในการประชุมแบบออนไลน์เหมาะต่อการประชุมเพื่อรวบรวมข้อมูล    ไม่เหมาะนักต่อเป้าหมายเพื่อการตัดสินใจ             

การประชุมที่ให้ผลดีเป็นผลของหลายปัจจัย

การประชุมเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมการปฏิบัติงาน    เป็นเครื่องมือหนึ่งของการประสานงาน    นอกจากการประชุมแล้วยังมีเครื่องมือเพื่อการประสานงานของทีมงานขนาดใหญ่อีกหลากหลาย    โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเชื่อมโยงผลการประชุมหลายครั้งเข้าด้วยกัน ด้วยรายงานการประชุม, data dashboard,  และ lessons learned exercise

การประสานงานที่ดี เป็นผลของการสื่อสารหรือปฏิสัมพันธ์กันอย่างไม่เป็นทางการ    ดังนั้น การรับประทานอาหารเที่ยงด้วยกันก่อนการประชุมในตอนบ่าย    หรือการรับประทานอาหารเที่ยงด้วยกันหลังการประชุมในช่วงเช้า  อาจเป็นช่องทางให้เกิดการพูดคุยกันอย่างไม่เป็นทางการ และได้ทางออกที่ดี   หรืออย่างน้อยได้ความสัมพันธ์ที่ดี       

สิ่งที่ต้องหลีกเลี่ยงหรือไม่ควรทำ

ไม่ควรหาวาระการประชุมมาใส่ลงในเวลาของการประชุมตามที่กำหนดไว้     เพราะจะทำให้การประชุมไร้ความหมายหรือคุณค่า     หากมีวาระประชุมน้อย ควรทำให้เวลาประชุมสั้นลง     หากยังไม่มีเรื่องสำคัญ ก็ควรงดประชุมไปเลย   

นั่นคือ ไม่ควรทำให้การประชุมเป็นเป้าหมาย (end) ในตัวมันเอง    ในความเป็นจริง การประชุมเป็นเครื่องมือ (means) ของการทำงาน    เป้าหมายคือผลงาน ไม่ใช่ผลการประชุม   

เพื่อให้การประชุมใช้ความฉลาดรวมหมู่  จึงควรใช้หลัก ๕ ประการตามที่ระบุในบันทึกตอนที่ ๓ คือ ความเป็นอิสระ  ความสมดุล  โฟกัส  การทบทวนสู่วงจรเรียนรู้  และ บูรณาการสู่การปฏิบัติ     

นั่นคือ ความรู้จากการประชุมมีความต่อเนื่องจากการประชุมครั้งก่อนๆ มาสู่การประชุมครั้งต่อไป    ไม่ควรมองการประชุมแยกเป็นครั้งๆ    แต่ควรมองและจัดการอย่างเป็นการเลื่อนไหลต่อเนื่องของข้อมูลและความรู้     โดยที่เทคโนโลยีดิจิตัลจะช่วยรวบรวม ประมวล และนำเสนอความรู้ที่เป็นพลวัตนั้นต่อที่ประชุมได้          

สภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อความฉลาด

รูปแบบการประชุม มีส่วนช่วยส่งเสริมหรือปิดกั้นพลังสมองของผู้เข้าประชุม    นอกจากนั้น Flynn Effect บอกเราว่า สภาพแวดล้อมที่มีการสื่อสารกันอย่างเป็นนามธรรม  มีการใช้คำอุปมา  และเลียนแบบ ทำให้ผู้คนฉลาดขึ้น  และมีความสามารถคิดเชิงหลักการได้ดีขึ้น    

บรรยากาศที่กระตุ้นให้คนตื่นตัว  เรียกร้องผลงาน และความเอาใจใส่งาน  มีผลกระตุ้นความฉลาด    ในทางตรงกันข้าม  บรรยากาศที่เต็มไปด้วยความหวาดกลัว  มีความชัดเจนเกินไป  และไม่เรียกร้องการตอบสนอง  มีผลในทางตรงกันข้าม  

ห้องทำงานที่เงียบสงบ    ห้องสัมมนาที่มีคนแน่น    ห้องสมุดที่มีเพดานสูงและพื้นที่กว้างขวาง    มหาวิทยาลัยที่มีสนามและทางเดินที่เรียก quadrangle    เหล่านี้คือสัปปายะสถานเพื่อสร้างความฉลาดและปัญญา    การพัฒนาความฉลาดต้องการเวลาและสถานที่ที่สงบ  และเวลาและสถานที่สำหรับปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่น   รวมทั้งต้องการพื้นที่สำหรับการเคลื่อนไหวหรือออกกำลังกาย เพื่อทำให้สมองโล่ง  

การออกแบบเมือง  และอาคารสถานที่  รวมทั้งพัฒนาการของเทคโนโลยีดิจิตัล  ที่นำไปสู่ IoT (internet of things)    มีส่วนช่วยส่งเสริมความฉลาดรวมหมู่ได้ทั้งสิ้น           

วิจารณ์ พานิช  

๑๒ เม.ย. ๖๓