จากการที่ไปเป็นวิทยากรให้กับมหาวิทยาลัยราชภัฏหลาย ๆ แห่ง...ในการบรรยายหัวข้อเรื่อง "การเขียนคู่มือปฏิบัติงาน"...ทำให้ทราบถึงปัญหาในการทำงานของสายสนับสนุนวิชาการ คือ เรื่องของการไม่ทราบว่าจะเขียนคู่มือปฏิบัติงานเรื่องอะไร?....ในการเขียนคู่มือ ฯ นั้น ความจริงจะว่ายากก็ไม่เชิงยาก...แต่จะว่าง่ายก็ไม่เชิงง่ายนัก หากแต่ต้องทราบว่า...ตนเองได้ปฏิบัติงานในเรื่องใดบ้าง
การเขียนคู่มือปฏิบัติงาน สิ่งแรกต้องทราบสำหรับสายปฏิบัติ เช่น สายสนับสนุนวิชาการ นั่นคือ ทราบว่า ตัวเราเองทำงานเกี่ยวกับเรื่องใด...ควรแยกงานออกเป็นเรื่อง ๆ เพราะการแยกงานออกเป็นเรื่อง ๆ จะทำให้ตัวเราเองทราบว่า เราจะเขียนคู่มือปฏิบัติงานเรื่องใด...มันคือ เคล็ดลับง่าย ๆ หากใครไม่ได้ลงมือปฏิบัติงานนั้นจริง ๆ ยกตัวอย่างเช่น คู่มือปฏิบัติงาน "สมรรถนะบุคลากรของมหาวิทยาลัย..."...คู่มือปฏิบัติงาน "การประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากรสายวิชาการ มหาวิทยาลัย..."...คู่มือปฏิบัติงาน "การรับสมัครบุคลากรสายวิชาการ มหาวิทยาลัย..." เป็นต้น
ในการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน จะมีรายละเอียดปลีกย่อย ลึก ๆ ออกไปอีก เฉกเช่นเดียวกับการเขียนเอกสารประกอบการสอนของสายวิชาการ เพียงแต่แตกต่างกันในงานที่ได้ลงมือปฏิบัติ สายวิชาการจะเป็นเรื่องของการสอนรายวิชา...สำหรับสายสนับสนุนวิชาการจะเป็นเรื่องของการได้ลงมือปฏิบัติเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
ในส่วนปลีกย่อย ลึกๆ ของการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน จะมีรายละเอียด ส่วนมากสายปฏิบัติจะมีการแยกเป็นบทๆ เช่น บทที่ ๑ - ๕ คือ บทแรกจะว่าด้วยเรื่องของความเป็นมา สาเหตุเพราะอะไร จึงได้จัดทำเรื่องคู่มือ ฯ เล่มนี้...บทที่ ๒ จะเป็นส่วนที่เกี่ยวกับระเบียบ กฎหมาย ข้อบังคับ ประกาศ หนังสือเวียน บทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง...บทที่ ๓ จะเป็นการเขียนขั้นตอน หรือ Flowchart แผนผังแสดงให้เห็นถึงขั้นตอนหรือวงจรในการทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงสิ้นสุดของกระบวนงาน หลักเกณฑ์ วิธีการปฏิบัติงาน/เงื่อนไข...บทที่ ๔ จะเป็นการแสดงให้เห็นถึงเทคนิคของแต่ละบุคคลที่ทำงานในเรื่องนั้น ๆ เพราะเทคนิคในการทำงานของแต่ละบุคคลที่ทำให้งานสำเร็จ สั้น-ยาว นั้น จะมีเทคนิคที่ไม่เหมือนกัน อาจมีเหมือนบ้าง แต่เทคนิคในการทำงานของแต่ละคนส่วนใหญ่จะแตกต่างกัน...บทที่ ๕ จะแสดงถึงการทำงานในเรื่องนั้น ๆ แล้วมีปัญหา เมื่อมีปัญหาแล้วคนที่ปฏิบัติเรื่องนั้น ๆ มีแนวทางในการแก้ไขปัญหาให้งานนั้นสำเร็จได้อย่างไร และมีข้อเสนอแนะใดบ้างที่เป็นประโยชน์ต่อไปว่า ควรจะทำเรื่องนั้นได้อย่างไรบ้าง ควรต่อยอดเรื่องนั้นเช่นไร ควรนำเรื่องนั้นไปใช้ประโยชน์ใดอื่นอีกได้บ้าง และมีภาคผนวกและบรรณานุกรม
คู่มือปฏิบัติงานที่แยกเป็นบทๆ เพื่อการอ่านที่เข้าใจง่าย มิได้เหมือนกับงานวิจัย เพราะงานวิจัยจะจำแนกออกเป็น ๕ บท คือ บทที่ ๑ บทนำ...บทที่ ๒ ทฤษฎีและงานวิจัยที่เกี่ยวข้อง บทที่ ๓ เป็นระเบียบวิธีวิจัย บทที่ ๔ เป็นผลการศึกษา บทที่ ๕ เป็นสรุปและอภิปรายผล สุดท้ายก็จะะมีภาคผนวกและบรรณานุกรม
ซึ่งทั้ง ๕ บทของคู่มือของการปฏิบัติงานและงานวิจัยนั้น ต่างกันในบทที่ ๒,๓,๔,๕ นั่นเอง
สิ่งสำคัญมาก ๆ ของการเขียนคู่มือของการปฏิบัติงาน นั่นคือ การที่ตนเองต้องทราบถึงเรื่องที่จะต้องนำมาเขียนเป็นคู่มือปฏิบัติงาน...ปัญหาที่ไปเป็นวิทยากรบรรยาย คือ บุคลากรหรือเจ้าหน้าที่ ยังงวยงงกับเรื่องที่ตนเองได้ทำ...ยังมองเห็นว่าเป็นเรื่องที่ยาก ไม่สามารถทำได้...จริง ๆ แล้ว หากเราทราบกระบวนการในการทำงาน ระเบียบต่าง ๆ กฎหมายชัดเจน นำมาจัดเรียง ทำแผนผัง Flowchart ได้แล้ว ก็จะสามารถเขียนคู่มือปฏิบัติงานนั้นได้อย่างง่ายดาย...ขอเป็นกำลังใจให้กับผู้ปฏิบัติงานสายสนับสนุนวิชาการทุก ๆ ท่านนะคะ
สำหรับจรรยาบรรณวิชาชีพ : ทุกคนทุกสายอาชีพต้องมีและควรมีในจิตสำนึกของตนเอง กรุณาอย่า Copy and Paste อย่างเด็ดขาด เพราะจะไม่ดีงามต่อการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน ควรเขียนด้วยความรู้ของตนเอง ออกมาเป็นภาษาราชการที่ต้องใช้ในการปฏิบัติงาน...เป็นกำลังใจให้กับทุก ๆ ท่านนะคะ
ขอขอบคุณทุกท่านที่ให้เกียรติเข้ามาอ่านบันทึกนี้นะคะ
บุษยมาศ แสงเงิน
๑๘ กรกฎาคม ๒๕๖๑
จริง ๆ การทำงานในปัจจุบัน การเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน เป็นการถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์ตรงของผู้ปฏิบัติสู่ผู้ปฏิบัติด้วยกันอย่างง่าย ๆ ไม่ต้องมีพิธีมากเรื่องมากความ ประหนึ่งสอนตรงจากรุ่นสู่รุ่น ผ่านคู่มือที่จัดทำกันเอง ซึ่งเป็นเรื่องที่ดีอย่างยิ่งคะ
การเขียนคู่มือ ฯ ไม่มีผิด ไม่มีถูก เพียงแต่เป็นเครื่องมือนำทางให้มนุษย์ทำงานได้นำมาปฏิบัติ มีกรอบแนวทาง การเดินของงานตั้งแต่เริ่มจนสิ้นสุดกระบวนการ…แตกต่างกันที่วิธีการ เทคนิคของแต่ละบุคคลค่ะ…คู่มือการปฏิบัติงาน มีทั้งที่มีคุณภาพและไม่มีคุณภาพด้วยค่ะ