​จัดการความรู้สู่เนื้อในองค์กร. ๘. งบประมาณและเวลา

บันทึกชุด จัดการความรู้สู่เนื้อในองค์กร นี้ ตีความจากหนังสือ The Knowledge Manager’s Handbook : A step-by-step guide to embedding effective knowledge management in your organization โดย Nick Milton & Patrick Lambe สาระในตอนที่ ๘ นี้ได้จากการตีความบทที่ 8 Budget and timescale

สำหรับวงการ KM ไทย ข้อมูลในตอนที่ ๘ นี้มีความสำคัญมาก เพราะจะช่วยให้มองภาพใหญ่ ของกิจกรรม KM ออก และสามารถดำเนินการ KM อย่างเป็นระบบได้

---

ความจำเป็นต้องมีงบประมาณ

ผู้เขียนหนังสือ The Knowledge Manager’s Handbook เล่าว่าในการคุยกับลูกค้าคนหนึ่ง เมื่อเขาเอ่ยถึงงบประมาณสำหรับใช้จ่ายในกิจการ KM ลูกค้าตกใจว่าต้องมีงบประมาณด้วยหรือ สะท้อนวิธีมอง KM แบบไม่เป็นระบบ แบบเดียวกับในบ้านเรา

อย่างน้อยที่สุด ก็ต้องมีงบประมาณจ่ายเงินเดือนให้แก่หัวหน้าและทีม KM ใช้ในการจัดกิจกรรม ยกร่างยุทธศาสตร์ KM และกรอบ KM ค่า software ใหม่หากจำเป็น ในกรณีของบริษัทข้ามชาติ จะต้องมีค่าเดินทางให้ทีม KM ไปพบกับแกนนำ KM ในภูมิภาค และอาจต้องมีค่าเดินทางแก่สมาชิกของทีม global CoP ให้มีโอกาสแลกเปลี่ยนกันแบบพบหน้าบ้าง

เขาบอกว่าผลลัพธ์เชิงมูลค่าที่กิจกรรมสร้างให้แก่องค์กร อยู่ในระหว่าง ๑๐ ถึง ๑๐๐ เท่าของการลงทุน

---

งบประมาณต้องใหญ่แค่ไหน

มีผลการสำรวจโดยบริษัท Knoco เมื่อปี ค.ศ. 2014 เรื่องงบประมาณของกิจกรรม KM ในบริษัทต่างๆ ทั่วโลก พบว่ายิ่งบริษัทมีพนักงานมาก งบประมาณ KM ยิ่งสูง แต่ตัวเลขไม่แปรผันแบบเป็นเส้นตรง เพราะค่าใช้จ่ายด้าน KM มี economy of scale โดยค่าใช้จ่ายด้าน KM ต่อปี คิดเป็นเหรียญสหรัฐตามจำนวน พนักงาน คือ จำนวนพนักงานหลายสิบ ค่าใช้จ่ายเฉลี่ย ๑๑๐,๐๐๐, จำนวนพนักงานหลายร้อย ค่าใช้จ่ายเฉลี่ย ๑๒๕,๐๐๐, จำนวนพนักงานหลายพัน ค่าใช้จ่ายเฉลี่ย ๙๕๐,๐๐๐, จำนวนพนักงานหลายหมื่น ค่าใช้จ่ายเฉลี่ย ๑.๖ ล้าน

งบประมาณ KM แปรผันตามขนาดของทีม KM และพอจะมีตัวเลขว่า ค่าใช้จ่ายของกิจกรรม KM เฉลี่ยต่อจำนวนสมาชิก ทีม KM หนึ่งคนเท่ากับ ๑๓๐,๐๐๐ เหรียญสหรัฐต่อปี

น่าเสียดายที่ไม่มีการทำวิจัยระบบ KM ของไทย จึงไม่มีตัวเลขงบประมาณ KM ของไทยไว้อ้างอิงเลย

การทำงบประมาณ KM ในช่วงต้นจึงเป็นประมาณการอย่างหลวมๆ โดยคิดเงินเดือนหรือค่าตอบแทน ของทีม KM เป็นหลัก บวกกับประมาณการค่าใช้จ่ายอื่นๆ เมื่อเวลาผ่านไป และ KM ก้าวหน้ามากขึ้น รวมทั้ง มีประสบการณ์มากขึ้น การตั้งงบประมาณค่าใช้จ่ายประจำปีของกิจกรรม KM ก็จะแม่นยำขึ้น มีคำแนะนำ (ในตอนที่ ๒๗) ให้ตั้งงบประมาณประมาณการราย ๓ ปี และงบประมาณละเอียดรายปี

ข้อแนะนำ ระดมความคิดในทีม KM ว่าในช่วงริเริ่มดำเนินการ (Implementation Phase) KM ทีมจะต้องทำงานอะไรบ้าง ประมาณการค่าใช้จ่ายเท่าไร รวมเป็นค่าใช้จ่ายภายใน ส่วนค่าใช้จ่ายภายนอก อาจต้องปรึกษาที่ปรึกษาหรือผู้มีประสบการณ์ดำเนินการ KM Implementation

---

ตั้งงบประมาณหนุน enabler ทั้งสี่

วิธีคิดงบประมาณให้รอบคอบทำโดยนึกถึง พลังหนุน KM (KM enabler) ทั้งสี่ คือ บทบาทและความรับผิดชอบ (roles and accountabilities), กระบวนการ (processes), เทคโนโลยี และ การกำกับดูแล (governance) (รายละเอียดอยู่ในตอนที่ ๑) ต้องตั้งงบประมาณสำหรับใช้จ่ายหล่อเลี้ยง พลังหนุน KM ให้ครบ อย่าตกหล่น ตัวหนึ่งตัวใด

• ค่าใช้จ่ายสร้างพลังหนุนด้านบทบาทและความรับผิดรับชอบ (roles and accountabilities) เช่น ค่าใช้จ่ายในการฝึกและโค้ช ผู้นำ CoP, ผู้จัดระบบความรู้ (knowledge manager), ผู้นำ KM (knowledge champion) ในแต่ละหน่วยงาน
• ค่าใช้จ่ายสร้างพลังหนุนด้านกระบวนการ (processes) เช่น ค่าใช้จ่ายสำหรับอำนวยความ สะดวกต่อกระบวนการ ต่อการบันทึกเป็นเอกสาร และการสร้างความคุ้นเคยให้แก่ฝ่ายธุรกิจ ผ่านโครงการนำร่อง และการฝึกอบรม
• ค่าใช้จ่ายสร้างพลังหนุนด้านเทคโนโลยี ได้แก่ ค่าวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้ ค่าซื้อเทคโนโลยีใหม่เชื่อมโยงกับโครงสร้างเดิมค่าบำรุงรักษาและค่าฝึกอบรมผู้ใช้
• ค่าใช้จ่ายสร้างพลังหนุนด้านการกำกับดูแล ได้แก่ค่าติดตาม รายงานผล ติดตามคุณค่าที่เกิด (value tracking), สร้างคู่มือและเอกสารอ้างอิง, การเชื่อมโยงกับฝ่ายธุรกิจเพื่อบูรณาการ เข้าในขั้นตอนการทำงานในปัจจุบัน เชื่อมโยงกับความรับผิดชอบงาน และเชื่อมกับโครงสร้าง หน่วยงาน, รวมทั้งการเจรจาต่อรอง และการยกร่างนโยบาย KM

ความผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือ องค์กรต่างๆ มักจ่ายค่าเทคโนโลยีมากกว่าพลังหนุนตัวอื่นๆ มาก เป็นการจ่ายมากกว่าที่ควรจะเป็น ซึ่งมักจะให้ผลน้อย

ข้อแนะนำ แจกแจงงบประมาณออกเป็น ๕ หมวด ตามพลังหนุนทั้งสี่ และหมวดอื่นๆ เพื่อตรวจสอบสมดุลของงบประมาณ และเพื่อตรวจสอบว่าในหมวดอื่นๆ มีค่าใช้จ่ายสำหรับจัดการโปรแกรม KM เอง โดยไม่เกี่ยวกับพลังหนุนอย่างครบถ้วนพอเหมาะหรือไม่ ค่าใช้จ่ายส่วนนี้ได้แก่ ค่าใช้จ่ายด้านการจัดการ การเปลี่ยนแปลง ค่าใช้จ่ายด้านการสื่อสาร เป็นต้น

---

ใช้เวลาดำเนินการ KM นานแค่ไหน

จากผลสำรวจระยะเวลาดำเนินกิจกรรม KM ขององค์กรต่างประเทศ โดยบริษัท Knoco ในปี ค.ศ. 2014 จากการสอบถามนักจัดการความรู้ ประมาณ ๓๕๐ คน พบว่าเพียงประมาณร้อยละ ๑๘ บอกว่า KM ในองค์กรของตนบูรณาการอยู่ในงานประจำเรียบร้อยแล้ว และพบว่าองค์กรเหล่านี้ได้ดำเนินการ KM มาแล้วเฉลี่ย ๑๑.๘ ปี ประมาณหนึ่งในสามของผู้ตอบแบบสอบถามบอกว่า KM ในองค์กรของตนกำลัง ดำเนินการไปด้วยดี แต่ยังไม่ถึงขั้นบูรณาการอยู่ในงานประจำ องค์กรกลุ่มนี้ทำ KM มาแล้วเฉลี่ย ๘.๒ ปี อีกร้อยละ ๔๐ ของผู้ตอบแบบสอบถามบอกว่า KM ในองค์กรของตนยังอยู่ในระยะเริ่มต้น กลุ่มนี้ดำเนินการ KM มาแล้วเฉลี่ย ๓.๕ ปี

ผลสำรวจนี้ บอกเราว่ากิจกรรม KM ต้องดำเนินการเป็นเวลานานหลายปี อาจถึงสิบปีกว่าจะบรรลุผล บูรณาการในงานประจำ และเกิดการเปลี่ยนวัฒนธรรม โดยผู้เขียนหนังสือ The Knowledge Manager’s Handbook ประมาณว่าโดยเฉลี่ยต้องใช้เวลาดำเนินการ KM ๘ - ๑๒ ปี จึงจะบรรลุผลการจารึก KM เข้าไปใน เนื้อในขององค์กร

---

อย่าหลงทำงานแบบหางบประมาณเอง

ผู้เขียนหนังสือ The Knowledge Manager’s Handbook เล่าว่า ได้พบอย่างน้อยหนึ่งองค์กร ที่ทีม KM บอกว่าต้องหางบประมาณสำหรับใช้จ่ายในการดำเนินการ KM ขององค์กรเอง ซึ่งหมายความว่าทีม KM ต้องเรียกเก็บเงินจากหน่วยงานที่ต้องการดำเนินการ KM ในหน่วยงานของตน

เขาแนะนำว่าควรหลีกเลี่ยงโมเดลของการจัดหางบประมาณสนับสนุน KM แบบนี้ กิจกรรม KM ต้องได้รับงบประมาณจากการจัดสรรโดยส่วนกลางขององค์กรเท่านั้น เหตุผลที่ไม่แนะนำให้ทีม KM หางบประมาณเอง ก็เพราะจะทำให้ทีมทำงานแบบหวังผลระยะสั้น (tactical) ไม่มียุทธศาสตร์ระยะยาว (strategic) ที่จะได้ผลเปลี่ยนแปลงองค์กรในระดับรากฐาน

---

สรุป

การจัดการความรู้เป็นกิจกรรมที่ต้องดำเนินการระยะยาว และต้องใช้งบประมาณไม่น้อย เพื่อเป้าหมายการเปลี่ยนแปลงองค์กรในระดับเปลี่ยนที่รากฐาน (transformation) สู่องค์การเรียนรู้ ที่วัฒนธรรมองค์กรเปลี่ยนไป จึงต้องมีวิธีประมาณการงบประมาณสำหรับการทำงานระระยาว

---

วิจารณ์ พานิช

๑ ธ.ค. ๕๙