การเปลี่ยนแปลงองค์กรเพื่อการพัฒนางาน

Restructure

เรามาเริ่มต้นกับคำกล่าวที่ว่า ถ้าที่ใดไม่มีการเปลี่ยนแปลงแล้ว ที่นั้นจะไม่มีการพัฒนา ไม่มีความก้าวหน้าในทางที่ดีขึ้น เรามาคุยกันเรื่องการเปลี่ยนแปลง การปรับปรุงระบบงานและโครงสร้างองค์กร เพื่อให้องค์กรมีการพัฒนา โดยเริ่มจากการเปลี่ยนแปลงองค์กรระดับชาติ ในช่วง 5-6 ปีที่ผ่านมา รัฐบาลได้กำหนดนโยบายที่สำคัญด้านการศึกษาหลายเรื่อง เช่น การขยายโอกาสทางการศึกษาให้กับประชาชน การให้กู้ยืมเงินเพื่อการศึกษาที่ผูกติดกับรายได้ในอนาคต การปฏิรูปการเรียนและวิธีคิดโดยมุ่งให้ผู้เรียนแก้ปัญหาด้วยสมองและสติปัญญา การสร้างสังคมแห่งการเรียนรู้ การปรับการเรียนการสอน กระบวนการเรียนรู้ หลักสูตร การสร้างมาตรฐานทางการศึกษา และการสร้างคุณภาพบุคลากรทางการศึกษา เป็นต้น ซึ่งการดำเนินการให้บรรลุเป้าหมายดังกล่าวให้ประสบความสำเร็จได้นั้น องค์กรทางการศึกษาต้องมีการปรับปรุงกระบวนการทำงาน ปฏิรูปองค์กร  การปรับเปลี่ยนทัศนคติ วิธีคิดของคนทำงาน เพื่อให้รองรับการทำงานให้ได้ ที่เราเห็นได้ชัดเจน คือ โครงสร้างกระทรวงศึกษาธิการ มีการปรับใหม่และปรับใหญ่ มีสำนักงานเทียบเท่ากรม(อาจจะเท่ากระทรวง)ที่ใหญ่มาก มีการปรับโครงสร้างภายในสำนักงาน(กรม)กันใหม่ จัดคนทำงานลงในโครงสร้างใหม่ โดยให้ผู้ใช้บริการมีความสุข พอใจกับผลงานที่คาดว่าจะดีขึ้น ในกระทรวงอื่นๆก็มีการปรับปรุงโครงสร้าง ระบบงาน และจัดคนลงในกระทรวง กรม สำนักงานใหม่กันมาตั้งแต่ปี 2545 และในปีนี้คาดว่าจะต้องมีการปรับกันใหม่อีกครั้ง หลังจากทำงานไปแล้ว 4-5 ปี เพื่อให้เหมาะสมมากขึ้น ลงตัวกับภารกิจ งานที่ทำมากขึ้น  สถาบันการศึกษาก็มีการปรับโครงสร้าง ระบบงาน ระบบบริหารกันมาอย่างขนานใหญ่ โดยมีฐานะเป็นนิติบุคคล ที่เราเห็นชัดเจน คือ สถาบันราชภัฏ ปรับเป็นมหาวิทยาลัยราชภัฏ โดยปรับภารกิจการสอน ไม่เน้นเฉพาะสาขาวิชาชีพครู (ศึกษาศาสตร์ ครุศาสตร์) แต่สอนทุกสาขาวิชาที่ท้องถิ่นต้องการ สถาบันเทคโนโลยีราชมงคล เป็นมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคล ปรับภารกิจ โดยจัดการสอนระดับปริญญา โดยเฉพาะด้านเทคโนโลยี โครงสร้างภายในมหาวิทยาลัยที่แบ่งเป็นคณะต่างๆ ก็ปรับปรุงใหม่ โดยมีการบูรณาการศาสตร์ต่างๆ เข้าด้วยกัน โครงสร้างภายในคณะต่างๆ ก็รวมการสอนของภาควิชาหรือสาขาวิชาเข้าด้วยกัน มีการรวมภาควิชา เพื่อรวมภารกิจการสอน อาจารย์ ครุภัณฑ์ อุปกรณ์ต่างๆ ไว้ด้วยกัน หน่วยงานสนับสนุนด้านวิชาการที่เคยแยกกันอยู่ก็ต้องมารวมกัน เพราะการสนับสนุนการเรียนและการสอนต้องเป็นไปในทางเดียวกัน เป็นหนึ่งเดียวในหนึ่งมหาวิทยาลัย ผู้รับบริการ(นักศึกษา) และผู้ที่คาดว่าจะรับบริการจากเรา(นักเรียน)ต้องได้รับทราบข้อมูลและบริการที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน  หน่วยงานสนับสนุนการบริหารก็มีการทยอยกันปรับตัวให้สอดคล้องกับงานใหม่ หน่วยงานสนับสนุนการบริหารระดับคณะต้องรีบปรับตัวก่อนใคร เพราะใกล้ชิดผู้รับบริการมากกว่า ถ้าไม่ปรับตัว ไม่ปรับปรุงก็จะให้บริการที่ล่าช้า ไม่ทันความต้องการ ผู้รับบริการจะเลิกสนใจ และเปลี่ยนการตัดสินใจได้ในทันที หน่วยงานสนับสนุนการบริหารระดับมหาวิทยาลัยก็ต้องปรับปรุงและพัฒนาระบบงานให้สอดคล้องและเอื้อต่อการทำงานใหม่ที่ระดมกันเข้ามา  มีการทำงานที่รวดเร็ว ราบรื่น เชื่อมโยงกันเป็นเครือข่าย ไม่แบ่งกันเด็ดขาด ร่วมหัวจมท้ายกัน ทำงานด้วยกันเป็นทีม ระดมแรงกาย แรงใจ และเวลา โดยยึดผลงานเป็นหลัก การเปลี่ยนแปลง ปรับปรุงระบบงานและโครงสร้างองค์กรจะทำให้คนปฏิบัติงานได้ดีขึ้น โดยเฉพาะงานใหม่ งานตามยุทธศาสตร์ งานตามนโยบายสำคัญ หากเรามีระบบงานและโครงสร้างที่ไม่เหมาะสม เราก็จะทำงานใหม่ไม่ได้ หรือทำได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพ เราก็จะไม่มีผลงานที่ดี ไม่มีผลงานที่มีคุณภาพ  แต่การเปลี่ยนแปลงในหน่วยงานที่มีขนาดใหญ่ อายุหน่วยงานมาก มีคนจำนวนมากและอายุการทำงานนาน จะทำไม่ได้ทันที และมีการเปลี่ยนแปลงที่ล่าช้ากว่าองค์กรเล็กๆ เพราะต้องวิเคราะห์ระบบงานจำนวนมาก เกี่ยวข้องกับคนจำนวนมากและหลากหลาย มีผลกระทบทั้งที่ดีและไม่ดีต่อคนในองค์กร คนในองค์กรจึงต้องเข้าใจ และให้ความสำคัญกับองค์กรมากกว่าตนเองตั้งแต่ช่วงเดือนมิถุนายน 2549 ถึงกันยายน 2549 สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่นซึ่งเป็นหน่วยงานสนับสนุนการบริหารมหาวิทยาลัยได้มีการศึกษาวิเคราะห์ ประชุม สัมมนาเพื่อเตรียมปรับระบบการทำงานของกองต่างๆ สำนักงาน สำนัก ภายใต้สำนักงานอธิการบดี เพื่อให้มีระบบการทำงานที่รองรับงานใหม่ได้ดี ทำงานไม่ซ้ำซ้อนกัน ทำงานเชื่อมโยงกัน เป็นเครือข่ายกัน ใช้ข้อมูลสารสนเทศชุดเดียวกัน มีแผนการทำงานร่วมกัน การจัดกลุ่มภารกิจและงานให้ชัดเจนขึ้น การใส่งานหรือภารกิจใหม่ การตัดงานหรือภารกิจที่ไม่ใช่ของตนเองออกไป จัดงานหรือภารกิจให้ถูกต้องกับหน้าที่ของกอง สำนัก จัดระบบงานแบบบูรณาการ  ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงาน เพิ่มงานด้านการวิเคราะห์ วิชาการ วิจัยเข้าไปในเนื้องานให้มากขึ้น โดยมีเป้าหมายการให้บริการด้านการบริหารที่ดีที่สุด และคาดว่าจะเริ่มทำงานในระบบใหม่นี้ในปีงบประมาณ พ.ศ.2550 การปรับปรุงระบบงานและโครงสร้าง สำนักงานอธิการบดีนี้ จะเป็นการปรับปรุง เปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่อีกครั้ง แต่ไม่ใช่ครั้งสุดท้าย หากทำงานไปแล้ว พบว่ายังไม่เหมาะสม ก็ต้องมีการปรับปรุงอีก เป็นการเริ่มต้นการพัฒนางาน ภารกิจ โครงสร้าง ระบบงานใหม่ของสำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่นว่าจะทันยุคทันสมัย ทันเหตุการณ์ มากน้อยเพียงใด และจะสามารถทำให้มหาวิทยาลัยขอนแก่นบรรลุเป้าหมายการเป็นมหาวิทยาลัยชั้นนำระดับประเทศและนานาชาติได้หรือไม่