เทคนิคการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

เทคนิคการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์

อาจารย์ประจำบัณฑิตวิทยาลัย ม.พิษณุโลก

www.drsuthichai.com

ถามว่าคนเรามีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่ทำไม คนที่ประสบความสำเร็จในชีวิต คนที่ทำงานหรือสร้างผลงานได้มากกว่าคนอื่นๆ จึงสามารถทำงานหรือสร้างผลงานได้มากกว่าคนเป็นจำนวนมาก คำตอบก็คือ คนที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่มักจะบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพนั่นเอง ในบทความนี้ จึงขอเขียนเรื่อง “ เทคนิคการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ”

คนที่จะเป็นนักบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ เขาจะต้องเป็นคนที่ จัดระเบียบของกิจกรรมเป็น โดยมีเทคนิคดังนี้

1. คุณต้องเขียนกิจกรรมต่างๆหรือเป้าหมายที่คุณต้องการทั้งหมดลงในกระดาษ

2.คุณต้องเขียนเป้าหมายในชีวิต ว่าคุณต้องการประสบความสำเร็จในด้านใด เช่น ถ้าคุณต้องการประสบความสำเร็จในการเป็นนักขาย คุณต้องมีเป้าหมายระยะยาว เป้าหมายระยะกลาง เป้าหมายระยะสั้น เป้าหมาย 1 ปี เป้าหมายรายเดือน เป้าหมายรายสัปดาห์ เป้าหมายรายวัน ที่คุณต้องการ ซึ่งอาจจะใช้เป้าหมายเป็นจำนวนเงินหรือยอดขายเป็นตัวตั้ง

3.คุณต้องแบ่งตัวเลขตามเป้าหมายต่างๆให้ชัดเจน เช่น คุณต้องการที่จะเป็นหัวหน้าฝ่าย คุณต้องไปดูข้อมูลหรือศึกษาข้อมูลเก่าๆว่า คุณสมบัติของหัวหน้าฝ่ายขายที่ผ่านมาหรือคนที่เป็นหัวหน้าฝ่ายขาย เขาจะต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง

4.คุณต้องแบ่งเป้าหมายออกเป็นส่วนๆ เช่น คุณสมบัติของการที่จะเลื่อนตำแหน่งเป็นหัวหน้าฝ่ายขาย คุณจะต้องทำงานอย่างน้อย 3 ปี และมีผลงานทางด้านการขายสะสมไม่น้อยกว่า 30 ล้านบาท คราวนี้ คุณก็จะต้องมาแบ่งแยกเป็น เป้าหมายรายปี เป้าหมายรายเดือน เป้าหมายรายสัปดาห์และเป้าหมายรายวัน

กล่าวคือ อีก 3 ปี ข้างหน้า เราจะต้องมียอดขายสะสม 30 ล้านบาท เราจึงต้องแบ่งออกเป็น 3 ปีและเราจะต้องขายให้ได้ปีละ 10 ล้านบาท ยอดขายรายเดือนเดือนละ 8-9 แสนบาท ยอดขายรายสัปดาห์สัปดาห์ละ 2 แสนกว่าบาท ยอดขายรายวันวันละประมาณ 3 หมื่นบาท เป็นต้น

5.คุณต้องจัดลำดับความสำคัญของกลุ่มเป้าหมายทั้งหมด โดยยึดหลัก กิจกรรม A B C D ก็ได้ เช่น แบ่งกลุ่มลูกค้ารายใหญ่ที่สุดเป็น A กลุ่มลูกค้าระดับกลาง B กลุ่มลูกค้าระดับเล็ก C กลุ่มลูกค้ารายย่อย D (ซึ่งกลุ่มลูกค้าขนาดใหญ่ A มียอดสั่งซื้อ 1-3 ล้านต่อปี ในขณะที่ลูกค้ารายย่อย D มียอดสั่งซื้อแค่ปีละ 5 หมื่นบาท ฉะนั้น หากว่าเราขายของให้ลูกค้ากลุ่ม A เพียงแค่ 1 คน จะเท่ากับยอดการสั่งซื้อสินค้าในกลุ่ม D ถึง 20-30 คนเลยทีเดียว ฉะนั้น นักขายชั้นเซียนจึงให้ความสำคัญกับลูกค้ารายใหญ่มากกว่าลูกค้ารายเล็ก ) เป็นต้น

6.คุณต้องหาเครื่องมือช่วย เช่น Computer , ipad , มือถือ , ไดอารี , สมุดนัดหมายงานหรือสมุดวางแผนงาน แล้วบันทึกสิ่งต่างๆลงไปในเครื่องมือที่คุณใช้

7.คุณต้องลงมือทำตามแผนที่คุณได้บันทึกลงไปในเครื่องมือของคุณ อย่างจริงจังและต้องมีวินัยในการปฏิบัติ

8.คุณต้องมีการทบทวน การทำงานของคุณทุกคืน ก่อนนอนว่า ทำไมคุณถึงทำไม่ได้ตามแผนที่คุณวาง แล้วคุณควรที่จะปรับปรุง พัฒนา แผน ต่างๆอย่างไร ต่อไปได้บ้าง แล้ววันพรุ่งนี้ คุณจะทำอะไร ไปพบลูกค้าคนไหน โทรศัทพ์นัดลูกค้าคนไหนบ้าง เป็นต้น

9.คุณต้อง ให้ความสำคัญกับคำว่า “สำคัญกว่าทำก่อน” โดยยึดตารางออกเป็น 4 ช่อง คือ 1.สำคัญและเร่งด่วน 2.สำคัญและไม่เร่งด่วน 3.ไม่สำคัญและเร่งด่วน 4.ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน เราควรให้น้ำหนักกับกิจกรรม ในช่องที่ 1และ2 ส่วนช่องที่ 3และ4 ควรลดจำนวนการใช้เวลาในช่องนี้ (ถ้าหากท่านผู้อ่านท่านใดสนใจ ลองไปศึกษาเพิ่มเติมหรือซื้อหนังสือเกี่ยวกับการบริหารเวลามาอ่านเพิ่มเติมได้ครับ ส่วนใหญ่หนังสือการบริหารเวลาจะมีการเขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้ครับ)

10.คุณต้อง เรียนรู้เทคโนโลยี ในการช่วยทำงาน ปัจจุบัน เทคโนโลยี มีความทันสมัยและราคาถูกลงเป็นอันมากเมื่อเทียบกับคุณภาพการใช้งาน คุณควรเรียนรู้ เครื่องมือเหล่านี้ เช่น การใช้โทรศัพท์ให้เป็นประโยชน์ในการประสานงานการนัดลูกค้า ซึ่งในโทรศัพท์มือถือมีเครื่องมือช่วยหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นการถ่ายรูปเอกสารต่างๆ เก็บไว้เพื่อเป็นหลักฐาน , การโอนเงินฝากเงินโดยผ่านระบบอินเตอร์เน็ต ,การเช็ค E-mail ,การบันทึกเสียงต่างๆ เมื่อคุณต้องเข้ารับการอบรม สัมมนาต่างๆ เพื่อเอามาฟัง , การดูคลิปการอบรม การบรรยายต่างๆ เพื่อเพิ่มพูนความรู้ , การติดต่อลูกค้าหรือบุคคลต่างๆ ผ่าน Facebook ผ่าน Line , การขายของผ่านอินเตอร์เน็ตต่างๆ เป็นต้น

11.คุณต้อง พัฒนาตนเองด้วยมิติ การจัดการ PDCA คือ P (Planning) การวางแผน D (Do) การลงมือทำปฏิบัติตามแผน C (Check) ตรวจสอบและประเมินตนเอง A (Action) การปรับปรุงแก้ไขและพัฒนา

นี่คือเทคนิคการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพอย่างคร่าวๆ ซึ่งท่านผู้อ่านคงต้องไปศึกษาเพิ่มเติมในรายละเอียดต่างๆ และก็ลงมือปฏิบัติ แก้ไข ปรับปรุง ก็จะทำให้ท่านเป็นนักบริหารเวลาและใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน การพูด การบริหาร



ความเห็น (1)

ขอบคุณค่ะ