ยุทธศาสตร์นักจัดการความรู้ : ๗. วิสัยทัศน์และขอบเขตของ KM


บันทึกชุด “ยุทธศาสตร์นักจัดการความรู้” นี้ ถอดความจากหนังสือชื่อ Designing a Successful KM Strategy : A Guide for the Knowledge Management Professionals เขียนโดย Stephanie Barnes and Nick Milton ที่ปรึกษา KM มากประสบการณ์

บันทึกตอนที่ ๗ ได้จากการตีความบทที่ 7 Knowledge Management Vision and Scope

สรุปได้ว่า ต้องกำหนดวิสัยทัศน์ และเขียนออกมาให้มีพลังเพื่อสื่อสารเป้าหมายและคุณค่า และกำหนดขอบเขตให้ชัดเจน ป้องกันการทำงานอย่างเปะปะพร่ามัว

วิสัยทัศน์เป็นคำสั้นๆ ไม่เกิน ๓ ประโยค ที่อ่านหรือฟังแล้วเห็นภาพพจน์ ว่า KM ขององค์กรเป็นอย่างไร และขอบเขตก็เช่นเดียวกัน บอกให้รู้ว่าจะเริ่มที่ส่วนไหนขององค์กรก่อน

ถ้อยคำที่บอกทั้งสองสิ่ง มีความสำคัญในระดับสร้างแรงบันดาลใจ ให้แก่สมาชิกที่เข้าร่วม ดังนั้น กระบวนการกำหนดวิสัยทัศน์ มีความสำคัญพอๆ กับตัววิสัยทัศน์ หรือสำคัญยิ่งกว่า เพราะหากบุคคลสำคัญ ในองค์กรมีส่วนสำคัญในการร่วมกำหนด ก็คือเป็นเจ้าของวิสัยทัศน์ และทำให้วิสัยทัศน์ KM ผูกพันกับ ธุรกิจหลักขององค์กร โอกาสสำเร็จก็กว่าครึ่งตั้งแต่ต้น

วิสัยทัศน์ KM ที่ดี ช่วยให้ทุกคนในองค์กรรู้สึกอยากเข้าร่วมขบวนการ KM

วิสัยทัศน์ KM ที่ดี ช่วยชี้ช่องสิ่งที่ต้องทำหรือดำเนินการอีกมากมาย เพื่อบรรลุวิสัยทัศน์นั้น


ตัวอย่างถ้อยคำแสดงวิสัยทัศน์

  • ของ Lord Brown แห่งบริษัท BP “Most activities are not onetime events … Our philosophy is fairly simple :
  • ของบริษัท Accenture : “To create a world class knowledge-sharing culture and environment that contributes to Accenture’s success”
  • ของ USAID “The focus of USAID’s KM Program is to connect people to the processes and technology that will help them to work effectively with partners to accomplish USAID’s mission. The KM principle of knowledge capture, sharing and application helps the Agency to adapt to rapidly changing events by incorporating lessons learned and past experiences into decision-making and program planning decisions.”
  • ของบริษัท Saudi Aramco “Knowing what we know, and knowing what we need to know. KM is about people working together to empower our people, to plan our future, to achieve our vision and mission of excellence, to champion sustainable development and productive partnerships. Strengthening how we manage our knowledge will make us more relevant and result oriented, efficient, integrated, productive and innovative.”
  • ของ WHO “The vision of WHO KM is of global health equity through better KM and sharing.”
  • ของ FAO “FAO will facilitate the access to and exchange of knowledge, as well as its generation, in the domain of agriculture and food security. It will assist its Members in generating, accessing and utilizing knowledge in food and agriculture, as well as any other knowledge that relates to it, required to address Members’ individual and collective development and food security goals.”

Everytime we do something again, we should do it better than the last time”


หน้าตาของถ้อยคำแสดงวิสัยทัศน์

เป้าหมายของการมีคำแสดงวิสัยทัศน์คือ บอกให้รู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นหลังมีการนำ KM มาใช้ คือบอกเป้าหมายและคุณค่าของ KM กลั่นออกมาเป็นถ้อยคำที่เตะตา กินใจ จำง่าย


กระบวนการสร้างวิสัยทัศน์

ที่จริง กระบวนการสร้างวิสัยทัศน์ควรอยู่ในกระบวนการกำหนดยุทธศาสตร์ที่ระบุไว้ในตอนที่ ๕ นั่นเอง โดยเป็นกระบวนการตามหลังการหารือเรื่อง พลังขับเคลื่อนธุรกิจ และผลกำไรของธุรกิจ โดยมีขั้นตอนดังนี้

  • ขอให้สมาชิกที่เข้าร่วมแต่ละคนยกร่าง คำแสดงวิสัยทัศน์ ของตน โดยให้คิดไปข้างหน้า ๕ ปี เมื่อ KM ขององค์กรบรรลุวุฒิภาวะเต็มที่ KM จะมีลักษณะอย่างไร จะเพิ่มคุณค่าอย่างไรบ้าง
  • เขียนคำอธิบายด้วยภาษาง่ายๆ ไม่เป็นวิชาการ ไม่เกิน ๒ ประโยค ว่า KM จะช่วยให้บรรลุอะไร
  • จับกลุ่ม ๔ - ๖ คน เปรียบเทียบสิ่งที่แต่ละคนเขียน นำมาสังเคราะห์เข้าด้วยกัน ระวังอย่าจับมัดรวม
  • แล้วทุกกลุ่มมารวมกัน สังเคราะห์อีกครั้งหนึ่ง
  • ระมัดระวังให้ได้ถ้อยคำที่ชัดเจนและมีพลัง

อีกวิธีหนึ่งของการสร้างวิสัยทัศน์ คือสังเคราะห์จากการสัมภาษณ์ผู้บริหาร และผู้นำในองค์กร โดยค้นหาคำ หรือคำคู่ ที่ใช้ซ้ำๆ กัน คำกริยาที่ใช้ซ้ำๆ และความคิดที่ตรงกัน นำมาสังเคราะห์เป็นถ้อยคำ แล้วหาทางใส่สีสันของถ้อยคำเข้าไปภายหลัง เพื่อให้เป็นถ้อยคำที่มีพลัง

วิธีดีที่สุดคือ ทำความเข้าใจความเห็นทั้งหมดที่ได้จากการสัมภาษณ์ นำมากลั่นออกมาเป็นถ้อยคำ ที่สะท้อนวิญญาณส่วนลึก ที่เป็นคำง่ายๆ แต่กินใจ โดยอาจนำไปทดสอบกับผู้นำองค์กรส่วนหนึ่ง


กำหนดขอบเขต

KM เป็นกิจกรรมที่มีขอบเขตกว้างขวางมาก เมื่อจะเริ่มจึงต้องกำหนดขอบเขตให้ชัดเจน เพื่อจะได้ไม่ทำแบบมั่วๆ ไร้จุดเน้นและขอบเขต การกำหนดขอบเขตควรระบุ

  • Areas ของ KM ที่จะดำเนินการ
  • Areas ที่จะไม่ดำเนินการ
  • Areas (หน่วยงาน) ขององค์กร ที่จะดำเนินการ (เช่น ทุกหน่วย operation ทุกพื้นที่)
  • ผู้เข้าร่วม เฉพาะพนักงานในองค์กร หรือรวมทั้งพนักงานของบริษัทคู่ค้า (supplier) ลูกค้า และสาธารณชนด้วย

จะกำหนดขอบเขตแค่ไหน ได้จากการสัมภาษณ์ และการประชุมปฏิบัติการตามที่กล่าวแล้ว เช่นเดียวกันกับการกำหนดวิสัยทัศน์


ตัวอย่างข้อความกำหนดขอบเขต

เขายกตัวอย่าง ๒ องค์กร โดยที่ขอบเขตระบุอยู่ในยุทธศาสตร์

  • South Yorkshire Fire and Rescue Service “ยุทธศาสตร์ครอบคลุมพนักงานที่ SYFR ว่าจ้างทุกคน ครอบคลุมสารสนเทศทั้งหมดที่เกิดขึ้นในองค์กร และจะมีการใช้ SYFR ICT และสินทรัพย์อื่นๆ ตามความเหมาะสม
  • WHO ระบุใน KM Strategy 2005 ดังต่อไปนี้ “ยุทธศาสตร์นี้เป็นกรอบสำหรับการทำงานของทีม KM ขององค์การอนามัยโลก ที่ประกอบด้วยสำนักงานกลาง สำนักงานภูมิภาค และสำนักงานประเทศ ยุทธศาสตร์นี้ ตอบสนองการเข้าถึงความรู้อย่างเท่าเทียมกัน และการใช้ข้อมูลหลักฐาน ในงานสุขภาพ เอกสารนี้กำหนดยุทธศาสตร์ระยะปานกลาง เหตุผล และแนวทาง จะมีการประเมิน ยุทธศาสตร์นี้ในปี 2007”

ความรู้อาจได้มาจากชุมชนหน่วยงานบริการระงับไฟไหม้อื่นๆ รวมทั้งที่ SYFR ค้นหามาจากแหล่งต่างๆ ทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ

จะมีการนำความรู้ที่ได้จากสาธารณชน และที่ได้จากกระบวนการขอความเห็นจาก สาธารณะ รวมทั้งจากการออกแบบสอบถาม และแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับหน่วยงานภาคี มาใช้ประโยชน์อย่างเหมาะสม โดยมี information sharing protocol และปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูล

พนักงานหน้างานที่ทำหน้าที่ปฏิสัมพันธ์กับสาธารณชน จะได้รับการส่งเสริมให้ตอบข้อซักถามความเห็นทางวาจาได้”

สรุปและขั้นตอนต่อไป

เอกสารวิสัยทัศน์ บอกว่า ทำไม จึงนำ KM มาใช้ และเอกสารขอบเขตบอกว่าจะครอบคลุม อะไร บ้าง เมื่อชัดเจนแล้ว ก็ไปสู่ strategic knowledge areas ที่จะเน้น



วิจารณ์ พานิช

๖ ก.ย. ๕๘


บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน KMI Thailand



ความเห็น (0)