การวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning : ERP)

บทที่ 6

การวางแผนทรัพยากรองค์กร

(Enterprise Resource Planning : ERP)


บทนำ

การวางแผนความต้องการของวัตถุดิบ(Material Requirement Planning : MRP)

การวางแผนความต้องการวัตถุดิบมีการพัฒนามาตั้งแต่ปี ค.ศ. 1960 ในสมัยที่คอมพิวเตอร์เริ่มแพร่หลายในภาคอุตสาหกรรมการวางแผนความต้องการวัตถุดิบช่วยให้บริษัทควบคุมสินค้าและจัดการกับสินค้าคงคลังเพื่อให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้าอย่างแท้จริง ในการวางแผนความต้องการวัตถุดิบมีการในเทคนิคต่างๆมากมายไม่ว่าจะเป็นในรายการวัสดุ (Bill of Material : BOM) ซึ่งจะแสดงถึงจำนวนและปริมาณวัตถุดิบที่จะต้องจัดเตรียมสำหรับการผลิตสินค้าในอนาคตข้อมูลสินค้าคงคลัง (Inventory Data) และตารางการผลิตหลัก (Master Production Schedule) ซึ่งได้จากการคาดการณ์ความต้องการของสินค้า

ระบบวางแผนความต้องการวัตถุดิบจะพิจารณาความต้องการวัตถุดิบโดยคำนวณความต้องการส่วนประกอบของผลิตภัณฑ์ในแต่ละช่วงเวลาเพื่อจัดการสั่งผลิตหรือสั่งซื้อส่วนประกอบนั้นๆ โดยข้อมูลที่จำเป็นต่อการผลิตสินค้าจะถูกคำนวณออกมาในระยะเวลาอันสั้นและเพียงพอต่อการผลิตเสมอ โดยสรุปประโยชน์ของการวางแผนความต้องการวัตถุดิบคือยอดของสินค้าคงคลังลดลงเนื่องจากการซื้อสินค้าจะจัดซื้อและเรียกเข้าตามแผนการผลิตอย่างเหมาะสม เวลาในการผลิตสินค้าลดลงและประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น

การวางแผนทรัพยากรการผลิต (Manufacturing Resource Planning : MRP II)

เนื่องด้วยการพัฒนาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ส่งผลในระบบการวางแผนความต้องการวัตถุดิบ (MRP) ไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการของบริษัทต่างๆได้อีกต่อไปนำไปสู่การพัฒนาเป็นระบบการวางแผนทรัพยากรในการผลิต (Manufacturing Resource Planning : MRP II) ในช่วงปี 1980 ระบบนี้จะช่วยให้ผู้ผลิตสินค้าบริหารทรัพยากรของตนได้ดียิ่งขึ้นเพราะนอกเนื่องจาก การวางแผนการผลิตและการวางแผนความต้องการวัตถุดิบได้เชื่อมโยงกับระบบบัญชีและการเงินด้วยการรายงานตัวเลขความเคลื่อนไหวทางด้านบัญชีและด้านการเงินการวางแผนการผลิตถูกออกแบบเพื่อให้ทรัพยากรทั้งหมดที่อยู่ในองค์การถูกใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพการวางแผนทรัพยากรในการผลิตถูกผสมผสานให้เข้ากับกระบวนการวางแผนการทำงานอื่นขององค์กรมัน เกี่ยวข้องกับการวางแผนธุรกิจ การวางแผนด้านการขาย การวางแผนการผลิต การวางแผนความต้องการวัตถุดิบ อย่างไรก็ตามการผสมผสานกับกระบวนการทำงานอื่นขององค์การยังเป็นเรื่องที่ท้าทายกะระบวนการดำเนินธุรกิจอย่างเช่นการขนส่งสินค้า (Logistics) กระบวนการจัดหาสินค้า (Procurement ) และการเงิน (Finance) จะถูกนำมาผสมผสานกับการวางแผนทรัพยากรในการผลิตอย่าไรเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

การวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning : ERP)

การพัฒนาการอย่างต่อเนื่องของเทคโนโลยีสารสนเทศก่อให้เกิดการวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning : ERP) ซึ่งเป็นการเน้นความสำคัญไปที่การเชื่อมโยงระบบต่างๆ เพื่อทำให้การดำเนินการในองค์กรคล่องตัว แนวคิดของการวางแผนทรัพยากรขององค์กรดำเนินการครั้งแรกในช่วงปลายปี 1980 ด้วยการพัฒนาของเทคโนโลยีที่ทำให้ระบบเป็นเครื่องข่ายมากขึ้น (Client/Server Technology) ซึ่งจะถูกอธิบายต่อไป ในบทนี้ รูปที่ 6.1 แสดงขอบเขตของการวางแผนการวางแผนการวางแผนความต้องการของวัตถุดิบ (MRP) การวางแผนทรัพยากรการผลิต (MRP ll) และการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ซึ่งทำให้เห็นว่าระบบถูกขยายให้ครอบคลุมกับกระบวนการทำงานในฝ่ายต่างๆ ขององค์กร

การวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise resource planning : ERP) หมายถึง ระบบงานที่ควบคุมการบริหารทรัพยากรภายในบริษัท มีลักษณะของการผสมผสานคือมีการเชื่อมโยงกระบวนการของธุรกิจไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ระบบจัดซื้อ การวางแผนการผลิต ระบบต้นทุน ระบบบัญชี การจัดการสินค้าคงคลัง การขายและการกระจายสินค้า ไปจนถึงการจัดการสินทรัพย์และการบริหารงานบุคคล

มีการใช้ระบบซอฟต์แวร์ครอบคลุมกระบวนการทำงานในทุกแผนกชององค์กรเพื่อแก้ไขปัญหาการประสานงานซึ่งถือเป็นปัญหาที่สำคัญ แต่ละแผนกไม่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลการทำงานซึ่งกันและกันหรือการประสานงานและติดต่อสื่อสารกันผิดพลาด ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานในภาพรวมลดน้อยลงไป ตัวอย่าง เช่น การแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ผิดพลาดระหว่างระบบบัญชีและระบบการผลิตซึ่งเวลาที่ล่าช้าในการแลกเปลี่ยนข้อมูลทำให้ทั้งสองแผนกไม่ได้รับประโยชน์ใดๆเลย

ตัวอย่างการขาดการประสานงานและการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพคือการที่ทีมขายสินค้าไม่ทราบแน่ชัดว่าสินค้าอยู่ในขั้นตอนใดแล้วหรือสินค้าใดบ้างที่คงเหลืออยู่ในคลังสินค้าถึงแม้ว่าพนักงานขายจะทราบปริมาณสินค้าคงเหลือในคลังสินค้า แต่เมื่อมีการสั่งซื้อสินค้าอีกปริมาณสินค้าในคลังสินค้าจะลดลงทันที ความล่าช้าในการตรวจสอบและปรับปริมาณสินค้าคงเหลือทำให้พนักงานขายไม่ทราบจำนวนที่แน่นอนของสินค้าที่คงเหลือในคลังสินค้า

ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรไม่ได้เป็นแค่การเชื่อมโยงกระบวนการธุรกิจเข้าไว้ด้วยกันแต่ยังช่วยให้องค์กรในเรื่องการกระจายข้อมูลองค์กรแค่ป้อนข้อมูลเพียงครั้งเดียวข้อมูลก็จะกระจายไปทั่วทุกแผนกในองค์กรระบบการวางแผนทรัพยากรเป็นการรวมซอฟต์แวร์ของแต่ละแผนกเข้าไปในซอฟต์แวร์ระบบเดียวที่ทำงานบนฐานข้อมูลเดียวกันจะทำให้แผนกทั้งหลายสามารถแบ่งปันข้อมูลสารสนเทศและสื่อสารซึ่งกันและกันได้ทุกฝ่ายทุกแผนกสามารถเรียกใช้ข้อมูลร่วมกันได้จากฐานข้อมูลเดียวกัน ทันทีที่ข้อมูลถูกบันทึกลงในระบบข้อมูลเหล่านั้นจะเผยแพร่ไปทั่วทุกแผนกข้อมูลของบริษัทจะถูกนำเสนอไม่แตกต่างกันในทุกแผนกและหน่วยงานรวมทั้งการปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา

เมื่อข้อมูลการสั่งซื้อถูกป้อนเข้าไปในระบบ มันจะเผยแพร่ไปทั่วทุกแผนก ตัวอย่างเช่น เมื่อแผนกการเงินทำการจ่ายเงิน บัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องจะถูกปรับปรุงทนที เมื่อวัตถุดิบในการผลิตมาถึงมันจะถูกส่งไปที่คลังสินค้าแล้วต่อไปยังกระบวนการผลิต ซึ่งหมายถึง ทันทีที่วัตถุดิบถูกส่งเข้าไปยังคลังสินค้า หน่วยงานการผลิตจะทราบและดำเนินการผลิตสินค้าได้อย่างทันท่วงที มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทำความเข้าใจว่าระบบมีการทำงานอย่างไรและตัวอย่างด้านบนก็ทำให้ที่จะทราบว่าแผนกใดควรจะถูกรวมอยู่ในระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรและแผนกเหล่านั้นจะมีการติดต่อประสานงานกันอย่างไรแต่ละแผนก(ทีมขายและจัดจำหน่ายบัญชี บริหารทรัพยากรบุคคล) จะถูกอธิบายให้เห็นถึงรายละเอียดในตอนต่อไป รวมถึงการติดต่อประสานงานระหว่างแผนกต่างๆด้วย

ส่วนประกอบของระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (Components of ERP System)

ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรเป็นการเชื่อมโยงแผนกและกระบวนการการทำงานต่างๆเพื่อส่งเสริมกระบวนการดำเนินธุรกิจขององค์ สามารถแบ่งประเภทระบบการวางแผนจัดการทรัพยากรเป็น4กลุ่มที่สำคัญดังนี้

  • การเงิน
  • การผลิตและระบบโลจิสติกส์
  • การขายและการจำหน่าย
  • การบริหารทรัพยากรบุคคล

การเงิน (Financials)

เป็นการทำบัญชีซึ่งเกี่ยวข้องกับการบันทึก การสรุป การจำแนกประเภท การรายงานและการวิเคราะห์ข้อมูลด้านการเงินของธุรกิจ กระบวนการต่างๆเหล่านี้ถูกดำเนินการมาหลายทศวรรษ ระบบการทำบัญชีแบบดั้งเดิมไม่สามารถส่งเสริมและสนับสนุนการดำเนินธุรกิจได้อย่างสมบูรณ์เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและโครงสร้างขององค์กรที่เปลี่ยนรูปแบบไปทำให้ระบบบัญชีเปลี่ยนไปในรูปแบบใหม่โดยที่บริษัทจะเชื่อมโยงกระบวนการดำเนินธุรกิจต่างๆเข้าไว้กับระบบบัญชีเพื่อให้กระบวนการต่างๆดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

การทำบัญชีแบ่งออกได้เป็น2กลุ่มได้แก่ บัญชีการเงิน (Financials Accounting)และบัญชีต้นทุน(Cost Accounting) บัญชีการเงินจะรับผิดชอบเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจของผู้จัดจำหน่ายและบัญชีต้นทุนจะรับผิดชอบต่อข้อกำหนดภายในขององค์กรที่ถูกใช้เพื่อควบคุมการทำงาน

หน้าที่ด้านบัญชีในระบบการวางแผนทรัพยากรถูกออกแบมาเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะด้าน ตัวอย่างเช่น

  • บัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) ระบบที่เกี่ยวกับการควบคุมเจ้าหนี้ รายการการซื้อสินค้า หนี้เกี่ยวกับการใช้จ่ายและการชำระหนี้ถูกบันทึกไว้ในบัญชีเจ้าหนี้
  • บัญชีลูกหนี้ (Account Receivable) ระบบจัดการด้านลูกหนี้ของกิจการ มีการบันทึกยอดหนี้ของลูกหนี้ควบคู่ไปกับการวางบิลเรียกเก็บเงินลูกค้ารวมถึงระบบการควบคุมลูกหนี้อีกด้วย
  • การวางบิล (Billing) และการแจ้งหนี้ (Invoicing) การจัดทำเอกสารทางการค้าที่สามารถออกโดยผู้ขายหรือผู้ซื้อในเอกสารได้ระบุข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ขายหรือสินค้าที่ซื้อเอาไว้
  • บัญชีแยกประเภททั่วไป(General ledger) ข้อมูลด้านบัญชีอื่นๆ ได้ถูกนำมารวบรวมไว้เพื่อทำงบดุลและเอกสารทางการเงินอื่นๆ

ระบบบัญชีที่อยู่บนพื้นฐานของการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP-Based Accounting System) นั้น ช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการดำเนินธุรกิจดังนี้

บัญชีเจ้าหนี้ ดูแลรับผิดชอบผู้จัดจำหน่ายและการติดต่อกับผู้จัดจำหน่าย (Vendor) โดยรายละเอียดที่สำคัญของผู้จัดจำหน่ายจะถูกบันทึกไว้ในแฟ้มหลัก ตัวอย่างเช่น ข้อมูลเกี่ยวกับชื่อ ที่อยู่ ธนาคารของผู้จัดจำหน่ายเป็นต้น บัญชีเจ้าหนี้ ยังรับผิดชอบด้านการชำระเงินซึ่งขึ้นอยู่กับการซื้อสินค้าของผู้จัดจำหน่ายธุรกิจเจ้าของสินค้าสามารถกำหนดเงื่อนไขที่เป็นประโยชน์ได้ เช่น การใช้ระบบชำระเงินอัตโนมัติซึ่งสามารถตรวจสอบการชำระเงินและตั้งข้อเสนอพิเศษ ถ้ามีการชำระเงินภายใน 14 วันจะได้รับส่วนลด 15 เปอร์เซ็น สิ่งนี้จะช่วยให้องค์กรใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพและได้รับประโยชน์สูงสุด ข้อมูลการชำระเงินยังถูกส่งไปบันทึกบัญชีแยกประเภททั่วไป โดยอัตโนมัติซึ่งสามารถดูได้จากเอกสารทางการเงินต่างๆ

สรุประบบบัญชีที่อยู่บนพื้นฐานของการวางแผนทรัพยากรองค์กร ช่วยให้งานด้านบัญชีดำเนินไปอย่างอัตโนมัติ นอกจากนั้นมันยังช่วยสนับสนุนกระบวนการตัดสินใจในบริษัทรวมทั้งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรทางการเงินของบริษัท

การผลิตและระบบโลจิสติกส์ (Manufacturing and Logistics)

การผลิตและระบบโลจิสติกส์ เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการไหลเวียนวัตถุดิบ สินค้ากึ่งสำเร็จ (Semi - Finished Product) และสินค้าสำเร็จ (Finished Product) รวมถึงระบบโลจิสติกส์ ถือเป็นกระบวนการหนึ่งที่ขับเคลื่อนกิจกรรมในห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) ตั้งแต่การจัดซื้อวัตถุดิบไปจนถึงการผลิตและจากการผลิตไปจนถึงการขายและกิจกรรมอื่นไม่ว่าจะเป็นการซื้อวัตถุดิบการขนส่งสินค้า การบริหารคลังสินค้า การจัดการการวางแผนและการขายล้วนเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมการขนส่งสินค้า จุดมุ่งหมายอย่างหนึ่งของการจัดการขนส่งสินค้านั้นเพื่อลดต้นทุนในปัจจัยการดำเนินธุรกิจต่างๆเช่นลดปริมาณสินค้าคงคลังและเวลาในการกักเก็บสินค้าเป็นต้น บริษัทได้รับประโยชน์ที่สำคัญจากการใช้ระบบขนส่งสินค้าที่อยู่บนพื้นฐานจากการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP – Logistics Modules) การประสานงาน การสื่อสารระหว่างผู้ผลิต ผู้จัดหาสินค้าและลูกค้าผ่านกระบวนการขนส่งสินค้ามีประสิทธิภาพมากขึ้นทำให้ต้นทุนลดลงและเพิ่มกำไรให้บริษัทในที่สุดการใช้ระบบขนส่งสินค้าที่มีประสิทธิภาพจะสามารถลดเวลาในการกักเก็บสินค้า กำหนดการขนส่งสินค้าที่รวดเร็วยิ่งขึ้น และความผิดพลาดจากการผลิตสินค้าที่ไม่ได้คาดหวังจะเกิดขึ้นน้อยลงการขนส่งสินค้า สามารถจำแนกออกเป็นสามประเภทได้แก่การขายและการจัดจำหน่าย การวางแผนการผลิตและการจัดซื้อจัดจ้างวัตถุดิบ

การวางแผนการผลิต (Production Planning)

แนวโน้มของการวางแผนการผลิตได้มุ่งไปสู่แนวคิดคิดยึดลูกค้าเป็นศูนย์กลาง (Customer – Oriented Approach) เหมือนกับการขายและการจัดจำหน่ายดังนั้นการวางแผนการผลิตจึงต้องมีความยืดหยุ่นและบริษัทเองที่จะต้องมีความพร้อมที่จะปรับตัวและเปลี่ยนแปลงเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้าในกระบวนการผลิตช่วงเวลาในการพัฒนาสินค้าลดลงอย่างมากตัวอย่างเช่นในอุตสาหกรรมโทรศัพท์มือถือสินค้าใหม่ตัวถัดไปถูกพัฒนาขึ้นก่อนที่ตัวล่าสุดสุดจะออกวางขายในตลาดซะอีกซึ่งแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าบริษัทจำเป็นต้องปรับให้เข้ากับความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว อีกเหตุผลหนึ่งคือวงจรชีวิตสินค้าที่สั้นลงในอดีตสินค้าหนึ่งจะสามารถวางขายในตลาดได้เป็นเวลาหลายปีขณะที่ปัจจุบันสินค้าหลายชนิดจะสามารถวางขายในเวลาแค่สองสามเดือนเท่านั้นส่งผลให้การพัฒนาสินค้าใหม่ๆ เป็นสิ่งสำคัญหลักของบริษัท อย่างไรก็ตามบริษัทจะสามารถรักษาระดับความได้เปรียบทางธุรกิจได้ก็ต่อเมื่อพวกเขาสามารถผลิตสินค้าที่มีคุณภาพสูงเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างต่อเนื่องด้วยต้นทุนการผลิตสินค้าที่ต่ำ

เห็นได้ชัดเจนว่าถ้าปราศจากการวางแผนการผลิตที่เหมาะสมแล้ว บริษัทจะไม่สามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงและก็แน่นอนว่าบริษัทจะไม่สามารถผลิตสินค้าที่มีคุณภาพสูงด้วยต้นทุนต่ำได้ บริษัทที่เน้นการผลิตสินค้าเป็นสำคัญต้องใช้ระบบการวางแผนการผลิตที่เหมาะสม

ระบบการวางแผนการผลิตหลายแบบอยู่บนพื้นฐานของการวางแผนทรัพยากรองค์กรในการผลิต (MRP II) โดยมีข้อแตกต่างที่ว่าหน้าที่การผลิตจะบูรณาการเข้ากับส่วนงานอื่นๆในบริษัทอย่างเช่นงานขายเพื่อให้แน่ใจว่าได้ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างแท้จริงการใช้ระบบแบบนี้ช่วยให้บริษัทสามารถผลิตสินค้าของพวกเขาตามความต้องการของลูกค้าเป็นสำคัญซึ่งสามารถอธิบายได้ว่าเป็นการผลิตตามความต้องการ (Made – to – Order Production) ในทางตรงกันข้ามการผลิตที่เน้นความสำคัญไปที่ผลิตภัณฑ์ (Project – Oriented Production) ในการผลิตเครื่องจักรแบบพิเศษยังสามารถสำเร็จลุล่วงด้วยการใช้ระบบนี้เช่นกัน ในกรณีนี้ระบบจะช่วยเหลือในการกำหนดเวลาและประสานงานกับกิจกรรมต่างๆ และเวลาในการ ขนส่งสินค้าที่สั้นลงโดยสรุปถ้าปราศจากระบบเหล่านี้ การผลิตสินค้าก็จะไม่มีความยืดหยุ่นพอที่จะตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าอย่างแท้จริงได้

การวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise resource planning : ERP) หมายถึง ระบบงานที่ควบคุมการบริหารทรัพยากรภายในบริษัท มีลักษณะของการผสมผสานคือมีการเชื่อมโยงกระบวนการของธุรกิจไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ระบบจัดซื้อ การวางแผนการผลิต ระบบต้นทุน ระบบบัญชี การจัดการสินค้าคงคลัง การขายและการกระจายสินค้า ไปจนถึงการจัดการสินทรัพย์และการบริหารงานบุคคลมีการใช้ระบบซอฟต์แวร์ครอบคลุมกระบวนการทำงานในทุกแผนกชององค์กรเพื่อแก้ไขปัญหาการประสานงานซึ่งถือเป็นปัญหาที่สำคัญ แต่ละแผนกไม่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลการทำงานซึ่งกันและกันหรือการประสานงานและติดต่อสื่อสารกันผิดพลาด ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานในภาพรวมลดน้อยลงไป ตัวอย่าง เช่น การแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ผิดพลาดระหว่างระบบบัญชีและระบบการผลิตซึ่งเวลาที่ล่าช้าในการแลกเปลี่ยนข้อมูลทำให้ทั้งสองแผนกไม่ได้รับประโยชน์ใดๆเลย

ตัวอย่างการขาดการประสานงานและการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพคือการที่ทีมขายสินค้าไม่ทราบแน่ชัดว่าสินค้าอยู่ในขั้นตอนใดแล้วหรือสินค้าใดบ้างที่คงเหลืออยู่ในคลังสินค้าถึงแม้ว่าพนักงานขายจะทราบปริมาณสินค้าคงเหลือในคลังสินค้า แต่เมื่อมีการสั่งซื้อสินค้าอีกปริมาณสินค้าในคลังสินค้าจะลดลงทันที ความล่าช้าในการตรวจสอบและปรับปริมาณสินค้าคงเหลือทำให้พนักงานขายไม่ทราบจำนวนที่แน่นอนของสินค้าที่คงเหลือในคลังสินค้า

ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรไม่ได้เป็นแค่การเชื่อมโยงกระบวนการธุรกิจเข้าไว้ด้วยกันแต่ยังช่วยให้องค์กรในเรื่องการกระจายข้อมูล องค์กรแค่ป้อนข้อมูลเพียงครั้งเดียวข้อมูลก็จะกระจายไปทั่วทุกแผนกในองค์กร ระบบการวางแผนทรัพยากรเป็นการรวมซอฟต์แวร์ของแต่ละแผนกเข้าไปในซอฟต์แวร์ระบบเดียวที่ทำงานบนฐานข้อมูลเดียวกันจะทำให้แผนกทั้งหลายสามารถแบ่งปันข้อมูลสารสนเทศและสื่อสารซึ่งกันและกันได้ทุกฝ่ายทุกแผนกสามารถเรียกใช้ข้อมูลร่วมกันได้จากฐานข้อมูลเดียวกัน ทันทีที่ข้อมูลถูกบันทึกลงในระบบข้อมูลเหล่านั้นจะเผยแพร่ไปทั่วทุกแผนกข้อมูลของบริษัทจะถูกนำเสนอไม่แตกต่างกันในทุกแผนกและหน่วยงานรวมทั้งการปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา

เมื่อข้อมูลการสั่งซื้อถูกป้อนเข้าไปในระบบ มันจะเผยแพร่ไปทั่วทุกแผนก ตัวอย่างเช่น เมื่อแผนกการเงินทำการจ่ายเงิน บัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องจะถูกปรับปรุงทนที เมื่อวัตถุดิบในการผลิตมาถึงมันจะถูกส่งไปที่คลังสินค้าแล้วต่อไปยังกระบวนการผลิต ซึ่งหมายถึง ทันทีที่วัตถุดิบถูกส่งเข้าไปยังคลังสินค้า หน่วยงานการผลิตจะทราบและดำเนินการผลิตสินค้าได้อย่างทันท่วงที มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทำความเข้าใจว่าระบบมีการทำงานอย่างไรและตัวอย่างด้านบนก็ทำให้ที่จะทราบว่าแผนกใดควรจะถูกรวมอยู่ในระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรและแผนกเหล่านั้นจะมีการติดต่อประสานงานกันอย่างไรแต่ละแผนก(ทีมขายและจัดจำหน่ายบัญชี บริหารทรัพยากรบุคคล) จะถูกอธิบายให้เห็นถึงรายละเอียดในตอนต่อไป รวมถึงการติดต่อประสานงานระหว่างแผนกต่างๆด้วย

ทรัพยากรบุคคล (Human Resource)

ระบบจัดการงานบุคคล(Human Resource System) มีจุดมุ่งหมายที่คล้ายคลึงกับระบบบัญชี และระบบโลจิสติกส์ (Logistics) คือเพื่อใช้ทรัพยากรบุคคลในบริษัทให้เกิดประโยชน์และมีประสิทธิภาพสูงสุด งานบุคคลมักจะลูกมองเสมอว่าเป็นหน่วยงานที่ไม่มีความสำคัญ หน้าที่การทำงานแยกจากหน่วยงานหลักอื่นๆ ในบริษัท แต่เมื่อการจัดซื้อจัดจ้างและรักษาพนักงานที่มีคุณภาพสูงไว้กับองค์กรทวีความสำคัญมากขึ้น ส่งผลให้ระบบจัดการงานบุคคลกลายเป็นส่วนสำคัญสำหรับหลายบริษัท

หน้าที่การทำงานของระบบจัดการงานบุคคล(Hsiyuman Resource System Functionalities) ประกอบไปด้วยการว่าจ้าง (Recruitment) การบริหารงานทั่วไป (Administration) การฝึกอบรมและการพัฒนา (Training and Development) และการจ่ายค่าตอบแทน (Compensation) ระบบเก่าจะจำกัดอยู่ที่การบริหารงานทั่วไปและการจ่ายค่าตอบแทนเท่านั้น เช่น ระบบเงินเดือน ระบบจะถูกใช้เป็นเพียงการทำรายงานเงินเดือนและบันทึกข้อมูลงานบุคคลเท่านั้นอย่างไรก็ตามหน้าที่งานบุคคลใหม่ในระบบวางแผนจัดการทรัพยากรขององค์กรถูกขยายออกโดยครอบคลุมการจัดซื้อจัดจ้าง คัดเลือกและว่าจ้างบุคลากร การให้บริการพนักงาน การบริหารจัดการเวลา (Time Management) และหน้าที่การทำงานอื่นๆ

ระบบจัดการงานบุคคลเริ่มต้นจากความจำเป็นในการว่าจ้างพนักงานใหม่ ขั้นแรกแผนกบุคคลจะทำเรื่องขอให้มีการจ้างพนักงานใหม่ หลังจากนั้นตำแหน่งใหม่จะถูกประกาศออกไป โดยใบสมัครงานที่ได้รับจะถูกส่งไปเก็บไว้ในแฟ้มผู้สมัครงาน จากนั้นจะมีการคัดเลือกผู้สมัครงานที่เหมาะสมที่สุดจากใบสมัครงานทั้งหมดที่เก็บรวบรวมไว้ในแฟ้ม กระบวนการทั้งหมดได้รับการควบคุมและเมื่อได้รับพนักงานในตำแหน่งที่ต้องการแล้วก็เป็นอันเสร็จสิ้นกระบวนการทั้งหมด

หน้าที่การทำงานอีกอย่างหนึ่งของระบบจัดการงานบุคคลคือการใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ต ซึ่งพนักงานสามารถเข้าไปดูข้อมูลของตนในเครือข่ายอินเทอร์เน็ตของบริษัท เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับผลประโยชน์ที่จะได้รับกระบวนทำงานต่างๆ ในบริษัทและสามารถค้าหาว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบงานฝ่ายบุคคลโดยเฉพาะ ด้วยการเข้าถึงระบบบริหารข้อมูลทำให้พวกเขาได้รับมุงมองที่กว้างขึ้นเกี่ยวกับวิธีการดำเนินงานของบริษัทและพวกเขายังสามารถปฏิบัติหน้าที่เพื่อสนับสนุนวิธีการดำเนินงานเหล่านั้นได้ด้วย การเข้าถึงข้อมูลนโยบายของบริษัททางออนไลน์และเข้าไปเกี่ยวข้องกับหัวข้อต่างๆของบริษัทจะทำให้พนักงานจะรู้สึกว่ามีส่วยร่วมในความสำเร็จของบริษัท

ระบบจดการงานบุคคลมีจุดมุ่งหมายเพื่อเปลี่ยนจากการเป็นศูนย์กลางต้นทุน (Cost Center) มาเป็นคู่ค้าเชิงกลยุทธ์ (Strategic Partner) ซึ่งจะช่วยให้บริษัทได้รับข้อได้เปรียบเชิงธุรกิจและช่วยขยายขีดความสามารถในการดึงดูด พัฒนาและรักษาพนักงานที่มีคุณค่าไว้กับบริษัท ระบบจัดการงานบุคคลยังส่งผลให้บริษัทเน้นความสำคัญไปในเชิงกลยุทธ์เช่น การวางแผน การพัฒนาทรัพยากรบุคคล

ระบบอื่นๆ (Other Modules)

ระบบที่การกล่าวมาแล้วข้างต้นถือเป็นหน้าที่การทำงานหลักของระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP system) อย่างไรก็ตาม ยังมีระบบอื่นๆที่ช่วยสนับสนุนการทำงานของระบบวางแผนจัดการทรัพยากรขององค์กร ซึ่งได้แก่การจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management) การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Relationship Management) การจัดการความสัมพันธ์กับผู้จัดหาสินค้า (Supplier Relationship Management) และการจัดการวงจรชีวิตของสินค้า (Product Life Cycle Management) ระบบต่างๆเหล่านี้ช่วยเพิ่มขีดความสามารถของ ERP

การจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management)

การจัดการห่วงโซ่อุปทานช่วยให้การไหลเวียนของสินค้าภายในห่วงโซ่อุปทานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและก่อให้เกิดประโยชน์ต่อบริษัทมากที่สุด จุดมุ่งหมายคือเพื่อควบคุมกิจการต่างๆที่เกิดขึ้นในห่วงโซ่อุปทานให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเป็นการจัดการความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทกับลูกค้าควบคู่กับการจัดการความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทกับผู้จัดหาสินค้า ดังนั้นการจัดการห่วงโซ่อุปทานจึงช่วยส่งเสริมสนับสนุนการทำงานของระบบวางแผนจัดการทรัพยากรองค์กร

ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์จะเน้นความสำคัญไปที่ลูกค้าเป็นหลัก บริษัทหลายแห่งใช้ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์และรักษาลูกค้าไว้กับบริษัทโดยมีการสร้างฐานข้อมูลพิเศษซึ่งรวบรวมลูกมูลเกี่ยวกับลูกค้าเพื่อให้พนักงานขาย ผู้จัดการหรือแม้กระทั่งผู้จัดการสามารถเข้าไปดูข้อมูลได้จุดมุ่งหมายของระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์คือเพื่อสร้างและรักษาความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทและลูกค้า

การจัดการความสัมพันธ์กับผู้จัดหา(Supplier Relationship Management)

การจัดการความสัมพันธ์กับผู้จัดหาสินค้าเป็นแนวทางในการจัดการกกับความสัมพันธ์ต่อบริษัทที่จัดหาสินค้าหรือบริการ จุดมุ่งหมายคือเพื่อทำให้กระบวนการการทำงานระหว่างบริษัทและผู้จัดหาสินค้ามีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังเช่น การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ที่ให้กระบวนการดำเนินงานระหว่างบริษัทและลูกค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบจัดการวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์(Product Lifecycle Management : PLM)

ระบบจัดการวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ คือระบบสนับสนุนส่งเสริมวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ทั้งหมดตั้งแต่เริ่มพัฒนาสินค้าไปจนถึงการทำการตลาดสินค้าและอาจหมายถึงการนำผลิตภัณฑ์เก่ากลับมาผลิตใหม่ระบบวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์จะพบในโรงงานที่มีการผลิตสินค้าเป็นหลัก ซอฟต์แวร์ระบบจัดการวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์จะใช้คอมพิวเตอร์เพื่อส่งเสริมและจัดการกับการพัฒนาสินค้า ลักษณะการทำงานของระบบจัดการวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ถูกรวมไว้กับการวางแผนจัดการทรัพยากรของบริษัท

ผังงาน(Work Flow)

ผังงานใช้ในการออกแบบวางแผนจัดการทรัพยากร เพื่ออธิบายให้ทราบถึงหน้าที่รับผิดชอบ ตัวอย่างเช่น พนักงานในบริษัทที่ถูกมอบหมายให้ซื้อวัตถุดิบ 1,000 ดอลลาร์ โดยไม่ต้องรอการอนุมัติซึ้งสำหรับการซื้อวัตถุดิบที่ราคา 1,000 ถึง 10,000 ดอลลาร์ ต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าก่อน ถ้าเกิน10,000ดอลลาร์ อาจจะต้องได้รับการอนุมัติจากประธานบริษัท สิ่งนี้เรียกว่าผังงาน กฎต่างๆจะถูกกำหนดอยู่ในระบบผังงาน ในการกำหนดว่าใครรับผิดชอบในการจัดซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบ ระบบจัดการผังงานอาจจะได้ข้อมูลส่วนบุคคล นอกจากนั้นระบบผังงานยังประกอบไปด้วยการจัดการเอกสารโดยสามารถช่วยจดจำเอกสารที่ต้องมีการส่งถึงกันระหว่างแผนก และยังช่วยประหยัดเวลาได้มาก รวมถึงยังช่วยกำหนดนโยบายและวิธีการปฏิบัติงานอื่นๆที่จำเป็นและสำคัญต่อบริษัทอีกด้วย



Case Study


บริษัทท่าอากาศยานไทย จำกัด (มหาชน) สนามบินสุวรรณภูมิ

ระบบของท่าอากาศยานสุวรรณภูมิใช้จะเป็นระบบ AIMS (Airport Information Management System

ระบบที่ใช้ Support คนในองค์กรจะเรียกว่า AODB ซึ่งเป็นระบบ Back Office ทางสนามบินใช้ซอฟต์แวร์ ERP ที่ชื่อว่า SAP (System Application and Products in Data Processing) การรับส่งข่าวสารข้อมูลจากเดิมจะเป็นการคุยโทรศัพท์ แล้วคีย์เข้าระบบก็ไม่ต้องแล้ว ตัวนี้จะเป็นตัวที่เชื่อมต่อกับระบบภายนอกทั้งหมด และยังเชื่อมต่อกับระบบหน้าบ้านและหลังบ้านด้วย

ERP ที่ใช้ในท่าอากาศยานสุวรรณภูมิได้ก็จะใช้ SAP ซึ่งจะประกอบด้วย 7โมดูล

1. HR เงินเดือนพนักงาน

2. RE เป็นรายได้ตัวพึงที่เก็บค่าเช่า

3. SD เป็นระบบที่จัดการ เกี่ยวกับด้านการบิน เกี่ยวกับพวกแจ้งหนี้ รายได้ด้านอื่นทั้งหมด หรือรายได้เกี่ยวกับด้านการบิน

4. FI เป็นด้านของบัญชี ไฟแนนซ์

5. PM เป็นด้านซ่อมบำรุง

6. MM คลังสินค้า

7. CO เป็นด้านบัญชี ต้นทุน

ระบบที่เชื่อมต่อกับ ERP ด้านการเงิน

External System พอ Sap เอาข้อมูลมาประมวลผล เป็นใบแจ้งหนี้ จะถูกพิมพ์ออกมาเป็นเอกสาร จากนั้นจะทำการส่งไปยังสายการบิน เพื่อทำการเรียกเก็บเงินเป็นใบแจ้งหนี้

E-Payment สามารถชำระเงินผ่านทางเว็บไซต์ E-invoice ใช้อิเล็กทรอนิกส์เข้ามาช่วย ชำระที่ธนาคารได้

ระบบที่เชื่อมต่อกับ ERP ด้านการผลิตและระบบโลจิสติกส์

โดยท่าอากาศยานสุวรรณภูมิได้มีการบริหารจัดการด้านการขนส่งสินค้า เป็นแบบเขตปลอดอากร (Free Zone) เพื่ออำนวยความสะดวกในการขนส่ง และการบริหารหารจัดการสินค้า มีความรวดเร็วยิ่งขึ้น เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการขนส่งสินค้า ซึ่งจะเพิ่มปริมาณ ของสินค้าที่ขนส่ง ผ่านท่าอากาศยานสุวรรณภูมิมากยิ่งขึ้น พร้อมจัดสรรพื้นที่ให้รับลูกค้าได้มากที่สุด และคุ้มที่สุด

ระบบที่เชื่อมต่อกับ ERP ด้านการขายและการจำหน่าย

รายได้ทั้งหมดของท่าอากาศยานสุวรรณภูมิ จะแบ่งเก็บแต่ละฝ่าย

1.SD Sales and Distributions รายได้ด้านการบิน

  • รายได้ค่า Landing Parking คือรายจากการลงจอดเครื่องบิน จอดฟรี 3 ชั่วโมง หากจอดเกิน 3 ชั่วโมง คิดค่า Invoice โดยการเรียกเก็บจากสายการบินทุกๆสิ้นเดือน
  • รายได้ค่า PLB Passenturs Londing Bite รายได้ค่าสะพานเทียบเครื่องบิน นับจากเวลาและขนาดของเครื่องบิน ขนาดเล็กและใหญ่
  • รายได้ค่า Boarding Fee ค่าเช็คอินผู้โดยสาร คิดเป็นรายบุคคล

2. RE (Real Estate Management System )

  • รายได้ผลประโยชน์ตอบแทน (CCS-CONCESSION)
  • รายได้ค่าเช่าพื้นที่
  • รายได้ค่าน้ำประปา
  • AR (Account Receivable)
  • OTHERS (Points of Sales ) POS จัดเก็บข้อมูลรายได้ผู้ประกอบการที่เข้ามาดำเนินกิจการ แบบ CONCESSION
  • ออกใบแจ้งหนี้รายได้บริการเภทอื่นๆ เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าบริการต่าง
  • ออกใบเสร็จรับเงิน
  • E-payment
  • E-Invoice

ระบบที่เชื่อมต่อกับ ERP ด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล

ระบบงานการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล และจ่ายเงินเดือน ค่าตอบแทน สวัสดิการ และผลประโยชน์ของพนักงาน

วัตถุประสงค์ในการใช้งานระบบ

  • เพื่อบันทึกข้อมูลหลัก เช่น ข้อมูลพนักงาน
  • เพื่อทำการสรรหาคัดเลือก/ว่าจ้างบรรจุบุคลากร
  • เพื่อเบิกสวัสดิการต่างๆของพนักงาน
  • เพื่อจ่ายเงินเดือนพนักงาน

ข้อดีของระบบERP

  • เราสามารถดึงไฟล์ข้อมูลเก่าๆมาดูได้
  • กรอกข้อมูลแล้วสามารถดึงมาดูได้เลย
  • ระบบสามารถทำงานตามคำสั่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบจึงมีความสำคัญ ตอบโจทย์เรื่องความสะดวกสบาย

ข้อเสียของระบบERP

  • เป็นเรื่องของคน การเรียนรู้ ซึ่งคนที่เคยใช้ Excel มาอยู่แล้วไม่อยากเปลี่ยน
  • ค่าใช้จ่าย บริษัทที่ใช้ SAP ต้องเป็นบริษัทที่มีเงินทุนสูง

ระบบสารสนเทศในท่าอากาศยานสุวรรณภูมิที่น่าสนใจ

ท่าอากาศยานสุวรรณภูมิ (ทสภ.) ติดตั้งเครื่อง Information Kiosk จำนวน 53 เครื่องบริเวณภายในอาคารผู้โดยสารและอาคารเทียบเครื่องบิน ทสภ.เพื่ออำนวยความสะดวกและเพิ่มความพึงพอใจของผู้โดยสารด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย โดยสามารถแสดงผลข้อมูลต่าง ๆ เช่นตารางแสดงเที่ยวบิน, แผนผังอาคารผู้โดยสารและอาคารเทียบเครื่องบินพร้อมระบบนำทาง (Navigator) ที่ผู้โดยสารสามารถนำบัตรขึ้นเครื่องบิน (Boarding Pass) มาสแกนแล้วเครื่องจะแสดงระยะทางและระยะเวลาเดินถึงทางออกขึ้นเครื่องได้ รวมทั้งข้อมูลร้านค้า ร้านอาหารและสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ในระยะแรกสามารถรองรับได้ 4 ภาษาคือภาษาไทย, อังกฤษ, จีน และรัสเซีย และจะเพิ่มภาษาญี่ปุ่นในอนาคต

เครื่อง Information Kiosk



อ้างอิง

เอกสาร BCS426 ธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์เบื้องต้น ภาควิชาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ

คณะเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยศรีปทุม

http://www.airportthai.co.th/main/th

http://suvarnabhumiairport.com/

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน การวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning : ERP)



ความเห็น (0)