สรุปบทเรียนการจัดการความรู้ สำนักงานป้องกันควบคุมโรคที่ 5 จังหวัดนครราชสีมา ปี 2558

1. หลักการและเหตุผล

ปัจจุบันกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข ได้มีการเตรียมความพร้อมและบริหารการเปลี่ยนแปลงผ่านกระบวนการสร้างการมีส่วนร่วมจากทุกภาคส่วนเพื่อตอบสนองต่อนโยบายการเป็น National Health Authority (NHA) ของกระทรวงสาธารณสุขด้านระบบป้องกันควบคุมโรค โดยมีเป้าหมายในการป้องกันควบคุมโรคและภัยสุขภาพที่มีประสิทธิภาพเพื่อประชาชนสุขภาพดี กรมควบคุมโรคจึงมีการเปลี่ยนแปลงบทบาทสู่การเป็นผู้กำหนดนโยบาย/วิชาการ (Strategic/Academic) และการกำกับคุณภาพระบบป้องกันควบคุมโรค (Regulator) ดังนั้น สำนักงานป้องกันควบคุมโรคที่ 5 จังหวัดนครราชสีมา จึงได้มีการทบทวนแผนยุทธศาสตร์ ปี 2558 - 2562 โดยมีวิสัยทัศน์คือ “เป็นองค์กรชั้นนำที่มีมาตรฐานสากลด้านการเฝ้าระวังป้องกันควบคุมโรคและภัยสุขภาพ ภายในปี 2562” ซึ่งปัจจุบันข้าราชการสำนักงานป้องกันควบคุมโรคที่ 5 จังหวัดนครราชสีมา มีอายุเฉลี่ย 48 ปี (ข้อมูล ณ วันที่ 28 กรกฎาคม 2558) และจะมีข้าราชการเกษียณอายุราชการในอีก 5 ปีข้างหน้า (ปี 2558 - 2562) จำนวน 26 คน ซึ่งข้าราชการกลุ่มนี้มีประสบการณ์สูงในการทำงานและมีความรู้ความเชี่ยวชาญในด้านต่างๆ

ดังนั้น เพื่อมิให้ความรู้ที่อยู่ในตัวคนผู้ปฏิบัติงานหายไปเมื่อข้าราชการเกษียณอายุ มีการจัดเก็บองค์ความรู้จำเป็นที่ใช้ในการปฏิบัติงาน เกิดการถ่ายทอดความรู้/เคล็ดลับ/เทคนิคจากผู้รู้ผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆ ของหน่วยงานในสังกัดกรมควบคุมโรคให้กับผู้ที่ต้องปฏิบัติงานในรุ่นต่อไป สำนักงานป้องกันควบคุมโรคที่ 5 จังหวัดนครราชสีมา จึงจัดให้มีโครงการจัดการความรู้ด้วยวิธีการถอดบทเรียนจากตัวคน (Tacit Knowledge to Explicit Knowledge) และการถอดบทเรียนจากโครงการ ของสำนักงานป้องกันควบคุมโรคที่ 5 จังหวัดนครราชสีมา ปี 2558 โดยใช้แนวคิดหรือนำเครื่องมือการจัดการความรู้มาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงาน เพื่อพัฒนางานให้มีคุณภาพมากขึ้น พัฒนาคนให้มีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานมากยิ่งขึ้น

2. ภาพรวมการจัดการความรู้และผลการดำเนินงาน

สคร.5 มีการใช้แนวคิด หรือนำเครื่องมือการจัดการความรู้มาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงาน เพื่อพัฒนางานให้มีคุณภาพมากขึ้น พัฒนาคนให้มีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานมากยิ่งขึ้น โดยกำหนดเป็นตัวชี้วัดตามคำรับรองการปฏิบัติราชการหน่วยงาน กรมควบคุมโรค ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2558 มิติที่ 4 ด้านการพัฒนาองค์กร ตัวชี้วัดที่ 8 ระดับความสำเร็จของการจัดการความรู้ของหน่วยงาน ขับเคลื่อนการดำเนินงานโดยคณะทำงานจัดการความรู้ (KM Team) สคร.5 ซึ่งมีผู้อำนวยการ สคร.5 เป็นประธาน (CKO) และสมาชิกจากทุกกลุ่มงาน มีการประชุมคณะทำงานจัดการความรู้ เมื่อวันที่ 17 ธันวาคม 2557ณ ห้องประชุมชั้น 1 สคร.5

เพื่อทบทวนหัวข้อความรู้สำคัญของหน่วยงานตามที่ระบุในโครงสร้างความรู้ (Knowledge Structure) และคัดเลือกเพื่อกำหนดเป็นโจทย์ในการนำมาจัดการความรู้ 3 เรื่อง ดังตารางที่ 1

ตารางที่ 1 หัวข้อความรู้สำคัญของหน่วยงานที่ต้องดำเนินการ

ชื่อหัวข้อความรู้ ปี 2558	เครื่องมือ การจัดการความรู้	สอดคล้องกับ (ร่าง) โครงสร้างความรู้หน่วยงาน (Knowledge Structure) กรมควบคุมโรค	สอดคล้องกับ โครงสร้างความรู้หน่วยงาน (Knowledge Structure) สคร.5
(1) ปัจจัยการดำเนินงานด้านชันสูตรให้ประสบผลสำเร็จ	การถอดบทเรียนจากตัวคน	ลำดับที่ 59 เรื่อง การพัฒนาระบบคุณภาพมาตรฐานทางห้องปฏิบัติการ	ลำดับที่ 6 เรื่อง การพัฒนาระบบส่งเสริมและสนับสนุนด้านวิชาการ (ด้านการพัฒนาระบบคุณภาพมาตรฐานทางห้องปฏิบัติการ)
(2) เทคนิคการจัดทำแผนเงินบำรุง (ปรับชื่อเรื่องหัวข้อความรู้)	การถอดบทเรียนจากตัวคน	ลำดับที่ 61 เรื่อง การพัฒนาระบบการเงินและบัญชี	ลำดับที่ 40 เรื่อง การพัฒนาระบบคุณภาพงานการเงิน
(3) โครงการพัฒนาสมรรถนะที่จำเป็นต้องการของหน่วยงาน หลักสูตรการวิจัยเชิงคุณภาพ	การถอดบทเรียนจากโครงการ	ลำดับที่ 56 เรื่อง การพัฒนาบุคลากรที่สอดคล้องกับการเปลี่ยนบทบาทภารกิจ	ลำดับที่ 34 เรื่อง การวางแผนพัฒนาทรัพยากรบุคคล (HDP)

มีการจัดทำ “โครงการจัดการความรู้ด้วยวิธีการถอดบทเรียนจากตัวคน และการถอดบทเรียนจากโครงการ ของสำนักงานป้องกันควบคุมโรคที่ 5 จังหวัดนครราชสีมา ปี 2558” เพื่อให้ KM Team ของหน่วยงานมีความรู้ ความเข้าใจในแนวคิด กระบวนการถอดบทเรียนจากตัวคน (ผู้รู้/ผู้เชี่ยวชาญ/ผู้ใกล้เกษียณอายุราชการ) และการถอดบทเรียนจากโครงการ รวมทั้งเพื่อให้หน่วยงานมีการรวบรวม จัดเก็บและถ่ายทอดแลกเปลี่ยนองค์ความรู้ที่จำเป็นให้กับผู้รับผิดชอบในรุ่นต่อไป ซึ่งได้ความรู้และบทเรียนการถอดความรู้จากผู้รู้ การถอดบทเรียนโครงการ และคู่มือการปฏิบัติงาน สรุปผลการจัดการความรู้เสนอผู้อำนวยการ และจัดเก็บเผยแพร่ในคลังความรู้ต่อไป

มีการจัดกิจกรรม “การถอดบทเรียนจากตัวคน” (ผู้รู้/ผู้เชี่ยวชาญ/ผู้ใกล้เกษียณอายุราชการ) เมื่อวันที่ 11 กุมภาพันธ์ 2558 จำนวน 2 เรื่องคือ

(1)ปัจจัยการดำเนินงานด้านชันสูตรให้ประสบผลสำเร็จ ผู้รู้: นายสุรนอง ใหญ่สูงเนิน ตำแหน่ง: เจ้าพนักงานสาธารณสุขอาวุโส (ผู้รู้ที่มีประสบการณ์สูงและใกล้เกษียณ อายุราชการปี 2559)

(2)เทคนิคการจัดทำแผนเงินบำรุง ผู้รู้: นางพัชรา สายอร่าม ตำแหน่ง: เจ้าพนักงานการเงินและบัญชีชำนาญงาน (ผู้รู้ที่มีประสบการณ์สูงและใกล้เกษียณ อายุราชการปี 2559)

ใช้การสร้าง Mind Map ของหัวข้อความรู้หลัก/หัวข้อความรู้ย่อย จัดทำเล่มชุดความรู้ของผู้รู้ 2 ท่าน บันทึกในแบบฟอร์มถอดความรู้จากผู้รู้หน่วยงาน บันทึกวีดีโอคลิปข้อคิดอยากฝาก เสนอผู้อำนวยการ สคร.5 มีการจัดเก็บ เผยแพร่ความรู้ และคู่มือการปฏิบัติงาน ในเว็บไซต์ของหน่วยงาน (การจัดการความรู้) ที่ http://www.dpck5.com/KM/index.html และคลังความรู้ กรมควบคุมโรค ที่ http://db.kmddc.go.th/

จัดกิจกรรม “การถอดบทเรียนจากโครงการ” โครงการพัฒนาสมรรถนะที่จำเป็นต้องการของหน่วยงาน หลักสูตรการวิจัยเชิงคุณภาพ สคร.5 ปี 2558 ซึ่งโครงการอบรมจัดขึ้นระหว่างวันที่ 25-27 กุมภาพันธ์ 2558 ณ โรงแรมสบายโฮเทล นครราชสีมา จัดกระบวนการถอดบทเรียนขึ้นในวันที่ 6 มีนาคม 2558 ณ ห้องประชุมกลุ่มพัฒนาองค์กร สคร.5 โดยใช้วิธีการถอดบทเรียนจากการประเมินผลแบบเสริมพลัง (Empowerment Evaluation: EE) 3 ขั้นตอนคือ (1) กำหนดภารกิจเป้าหมาย (2) ตรวจสอบต้นทุน และ (3) การวางแผนสำหรับอนาคต ตามแนวทางการถอดบทเรียนจากโครงการตามคู่มือการจัดการความรู้ กรมควบคุมโรค ปี 2558 บันทึกในแบบฟอร์มถอดความรู้จากโครงการ เสนอผู้อำนวยการ สคร.5 มีการจัดเก็บและเผยแพร่ความรู้ ในเว็บไซต์ของหน่วยงาน และคลังความรู้ กรมควบคุมโรค

3. บทสรุปการเรียนรู้

มีการประชุมคณะทำงานจัดการความรู้ (KM Team) สคร.5 เมื่อวันที่ 23 กรกฎาคม 2558 ณ ห้องประชุมชั้น 1 สคร.5เพื่อ“สกัดความรู้จากการถอดบทเรียน” และ“สรุปบทเรียนการจัดการความรู้ของหน่วยงาน” มีรายละเอียดดังนี้

3.1 องค์ความรู้และบทเรียนที่ได้

• ถอดบทเรียนจากตัวคนและคู่มือการปฏิบัติงานเรื่อง ปัจจัยการดำเนินงานด้านชันสูตรให้ประสบผลสำเร็จ
• ถอดบทเรียนจากตัวคนและคู่มือการปฏิบัติงานเรื่อง เทคนิคการจัดทำแผนเงินบำรุง
• ถอดบทเรียนจากโครงการเรื่อง โครงการพัฒนาสมรรถนะที่จำเป็นต้องการของหน่วยงาน หลักสูตรการวิจัยเชิงคุณภาพ ซึ่งบทเรียน/เทคนิค/เคล็ดลับที่ทำให้งานสำเร็จหรือมีการพัฒนาขึ้นคือ “ใช้แนวทาง/กระบวนการ/กิจกรรมในโครงการ ตามหลักเกณฑ์การประกันคุณภาพของการฝึกอบรมกรมควบคุมโรค มีการวิเคราะห์จุดอ่อน-จุดแข็งของกิจกรรม การกำหนดเป้าหมายของการทำกิจกรรมนั้นในอนาคต และกำหนดกลยุทธ์เพื่อการบรรลุเป้าหมาย ซึ่งการอบรมต่างๆ ในหน่วยงานควรวางแผนการจัดอบรมตั้งต้นปีงบประมาณ และควรมีการประเมินผลความคุ้มค่าของการจัดฝึกอบรมด้วย”

การถอดบทเรียนทั้ง 3 เรื่องใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ ได้แก่ การถอดบทเรียนจากตัวคน และการถอดบทเรียนจากโครงการ มีการเรียนรู้จากเอกสาร/คู่มือแนวทางการปฏิบัติงาน (Explicit knowledge) และเรียนรู้จากผู้รู้ (Tacit knowledge) แลกเปลี่ยนเรียนรู้ด้วยเรื่องเล่าความสำเร็จ (Sharing knowledge) ซึ่งสามารถนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ใช้ หรือเป็นแนวทางการพัฒนาคุณภาพมาตรฐานการดำเนินงาน หมุนเกลียวความรู้ (Knowledge Spiral) และพัฒนาต่อยอดในงาน สร้างความรู้ใหม่ (Innovation) แล้วนำมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ต่อไป ซึ่งการนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ใช้หรือไปขยายผลที่อื่น ต้องพึงระวังในเรื่องบริบทของแต่ละหน่วยงาน ได้แก่ ปัจจัยสนับสนุน อุปสรรคที่พบและข้อเสนอแนะ

3.2 ปัจจัยสนับสนุนต่อการดำเนินงาน

• ผู้บริหารของกรมควบคุมโรค และ สคร.5 มีนโยบายในการจัดการความรู้ที่ชัดเจน ขับเคลื่อนด้วยผู้บริหาร มีการสื่อสารให้บุคลากรทราบหลายช่องทางอย่างต่อเนื่อง (ในการประชุม Website Facebook Line) สนับสนุนงบประมาณ กำกับติดตามในการประชุมผู้บริหารทุกเดือน และจากการรายงานในระบบ EstimatesSM
• ผู้บริหารมีการสื่อสารสร้างความเข้าใจ Share Vision เพื่อนำไปปฏิบัติ และสร้างจิตสำนึกการเรียนรู้ นำมาปรับระบบการทำงาน มีการถ่ายระดับตัวชี้วัดสู่กลุ่มงาน (MOU) และบุคคล (PMS) ในกลุ่มที่รับผิดชอบหลักและสนับสนุน เพื่อเชื่อมโยงจัดสรรสิ่งจูงใจที่สอดคล้องกับผลสัมฤทธิ์
• มีคณะทำงานจัดการความรู้ (KM Team) จากทุกกลุ่มงาน ที่นำแนวคิดและเครื่องมือการจัดการความรู้ไปใช้ดำเนินงานในกลุ่มงาน และดำเนินงานตามโครงการจัดการความรู้ของหน่วยงาน

3.3 อุปสรรคต่อการดำเนินงาน

• ยังไม่มีการสร้างกลไกการเตรียมความพร้อมรับการเปลี่ยนแปลง การเสริมสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้ สร้างวินัยการเรียนรู้ จึงต้องมีการสร้างบรรยากาศการเรียนรู้ในกลุ่มงานและการทำงานปกติ เช่น BAR AAR การถอดบทเรียน การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในการประชุมกลุ่มงาน/หน่วยงาน (เน้นการแชร์ Explicit and Tacit knowledge สู่การนำไปประยุกต์ใช้ และสร้างความรู้ใหม่) การกำหนด/จัดสรรเวลาในการพัฒนา เช่น ร่วมกิจกรรมชมรม/อ่านหนังสือ/e-Learning ทุกบ่ายวันศุกร์ ซึ่งสามารถนำไปเชื่อมโยงเป็นข้อมูลประกอบการประเมินสมรรถนะของบุคลากรได้
• การเลือกหัวข้อความรู้สำคัญของหน่วยงานที่ต้องดำเนินการ เกิดจากความสมัครใจของผู้รู้/ผู้เรียนรู้ ซึ่งยังไม่ได้ดำเนินการทุกหัวข้อความรู้เร่งด่วน จึงต้องมีการวางแผนการถอดบทเรียนจากผู้รู้อย่างต่อเนื่องทุกปี โดยเริ่มจากผู้ที่ใกล้เกษียณอายุราชการก่อน และระบุผู้รู้/ผู้เรียนรู้ของทุกหัวข้อความรู้สำคัญของหน่วยงานให้ครบถ้วน เพื่อวางแผนการถ่ายทอดความรู้ที่เหมาะสมต่อไป

3.4 ข้อเสนอแนะ

• หน่วยงานควรมีการระบุผู้รู้/ผู้เรียนรู้ เพื่อวางแผนการถ่ายทอดความรู้ตาม Knowledge Map (เน้น Tacit K. to Explicit K.) และวิธีการพัฒนาผู้เรียนรู้ที่เหมาะสม โดยผู้บริหารควรกำหนดเป็นนโยบายสนับสนุนการถอดบทเรียนผู้รู้ที่เป็นผู้ที่จะใกล้เกษียณ 5-10 ปีก่อน
• หน่วยงานควรมีการสร้างบรรยากาศการถอดบทเรียนและแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โดยเริ่มจากในกลุ่มงานและในการปฏิบัติงานปกติก่อน และควรมีการเชื่อมโยงกับแรงจูงใจ (PMS)
• ส่วนกลางและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ควรมีการพัฒนาทักษะการถอดบทเรียนจากตัวคน (Tacit K. to Explicit K.) และการสรุปบทเรียน ผ่านช่องทางการฝึกปฏิบัติ/ e-Learning/ VDO Conference/ เอกสารคู่มือแนวทางต่างๆ รวมทั้งสร้างโอกาสและช่องทางการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เช่น ประชุมวิชาการ R2R เครือข่าย KM เป็นต้น