การทำให้สำเร็จ

การทำให้สำเร็จ

Execution: The Discipline of Getting Things Done

พันเอก มารวย ส่งทานินทร์

[email protected]

16 มกราคม 2558

บทความเรื่อง การทำให้สำเร็จนำมาจากหนังสือเรื่อง Execution: The Discipline of Getting Things Done ประพันธ์โดย Larry Bossidy เขาเกิดในปี พ.ศ. 2478 เป็นอดีตประธาน และผู้บริหารสูงสุด Honeywell International และผู้ร่วมคิดค้น 6σ (six sigma) ค่าบรรยายครั้งละ $ 70,000

ผู้ที่สนใจเอกสารแบบ PowerPoint (PDF file) สามารถ Download ได้ที่ http://www.slideshare.net/maruay/execution-31373929

กุญแจสำคัญ

• การทำให้สำเร็จเป็นหลักการ เป็นการบูรณาการกับแผนกลยุทธ์
• การทำให้สำเร็จเป็นหน้าที่หลักของผู้นำ
• การทำให้สำเร็จเป็นวัฒนธรรมขององค์กร

เกี่ยวกับหนังสือ

• ตอนแรก - ทำไมต้องทำให้สำเร็จ
• ตอนที่สอง - การสร้างความสำเร็จ
• ตอนที่สาม - สามหลักการของความสำเร็จ

ตอนที่หนึ่ง - ทำไมต้องทำให้สำเร็จ ?

• มีช่องว่างของสัญญา กับความจริงที่ทำได้
• ทำให้ความน่าเชื่อถือลดลง ถ้าทำตามที่พูดไม่ได้
• เป็นการเปลี่ยนแปลงระบบการบริหาร
• เพราะกลยุทธ์มีไว้เพื่อปฏิบัติให้สำเร็จ

ทำไมกลยุทธ์ไม่ได้ผล ?

• ไม่ปฏิบัติตาม
• ไม่มีการติดตาม
• ไม่ให้ความสำคัญของผลสำเร็จ

หน้าที่ของผู้นำ

• คัดสรรผู้นำ (Picking other leaders)
• วางแผนกลยุทธ์ (Setting the strategic direction)
• ควบคุมแผนปฏิบัติการ (Conducting operation)

ผู้นำที่ประสบความสำเร็จ

• รู้จักบุคลากรและพันธกิจขององค์กร
• รู้และพูดในสิ่งที่เป็นจริง
• รู้รายละเอียด
• ตื่นตัวในการทำงาน
• ต้องการผลลัพธ์

การทำให้สำเร็จ

• ผู้นำต้องการคำอธิบายอย่างรู้จริง
• โดยการตั้งคำถามว่า จะบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร ต้องใช้เวลาเท่าใด งบประมาณที่ใช้เท่าใด แล้วประโยชน์ที่ได้คืออะไร

ตอนที่สอง - หลักการสร้างความสำเร็จ

1.คุณสมบัติผู้นำเจ็ดประการ

2.การปรับเปลี่ยนโครงสร้างวัฒนธรรมองค์กร

3.หน้าที่สำคัญของผู้นำ - ใช้คนตรงกับงาน

1.คุณสมบัติผู้นำเจ็ดประการ (The leader's seven essential behaviors)

1.รู้จักบุคลากรและธุรกรรมขององค์กร (Know your people and your business)

• รู้จักหน่วยงานทั้งหมด
• มีการรู้จักบุคคลเป็นส่วนตัวด้วย
• ต้องการมาช่วยเหลือมากกว่ามาจับผิด

2.ยืนหยัดบนความจริง (Insist on realism)

• รู้จุดแข็ง จุดอ่อนขององค์กร
• ความเป็นจริงเป็นอย่างไร ? เริ่มที่ตัวคุณเอง

3.ตั้งเป้าหมายชัดเจนและลำดับความสำคัญ (Set clear goals and priorities)

• ตั้งเป้าหมายสำคัญเพียง 2-3 ประการ
• พูดตรงไปตรงมา อธิบายอย่างง่าย ๆ
• ใช้สามัญสำนึก

4.มีการติดตามผล (Follow through)

• การติดตามผล เป็นหลักกิโลเมตรของความสำเร็จ
• คำถามที่ใช้ในการติดตามคือ ใครเป็นคนทำ เมื่อไร อย่างไร ต้องใช้งบประมาณเท่าใด จะต้องรายงานการประชุมครั้งต่อไปเมื่อใด และกับใครบ้าง

5.ให้รางวัลคนตามผลงาน (Rewards the doers)

• ควรให้รางวัลกับผู้ปฏิบัติงานตามผลงาน
• รางวัลที่ให้ตามผลงาน ต้องโปร่งใสและเป็นธรรม

6.เพิ่มศักยภาพบุคลากร (Extend people's capabilities)

• ความรู้เป็นสิ่งสำคัญ
• 80 % ของการเรียนรู้ เกิดนอกห้องเรียน

7.รู้จักตนเอง (Know yourself)

• ต้องมีอารมณ์ที่มั่นคงอดทน จึงจะได้ใช้คนสมดั่งใจ (Without emotional fortitude, you will have a hard time hiring the best people to work for you.)
• มีอารมณ์ที่มั่นคงอดทน
  • ซื่อตรง (Authenticity) : ไม่หลอกลวง
  • ระวังตน (Self-awareness) : รู้ตนเอง
  • เรียนรู้ (Self-mastery) : หมั่นศึกษา
  • ถ่อมตน (Humility) : ไม่โอ้อวด

2.การปรับเปลี่ยนโครงสร้างวัฒนธรรมองค์กร (Creating the framework for cultural change)

ทำไมจึงเปลี่ยนวัฒนธรรมไม่ได้ ?

• เพราะขาดการเชื่อมโยง กับการทำผลลัพธ์ให้ดีขึ้น (ขาดการเชื่อมโยงเข้ากับงานประจำที่ทำ)

ผู้นำจักต้อง

• แน่วแน่
• ให้รางวัลผู้ปฏิบัติ
• เป็นผู้ฝึกสอนผู้คน
• มีแผนงานและมีการติดตาม
• เข้มแข็ง (มั่นคงในอารมณ์)

มีวิธีการสื่อสาร

• อย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ
• ใช้การประชุม การนำเสนอ บันทึกข้อความ จดหมายอิเล็กโทรนิก
• เกี่ยวกับค่านิยมของผู้นำ
• และสังเกตพฤติกรรมการพูดคุยของคนองค์กร

การพูดอย่างจริงจัง

• ถ้าไม่พูดเอาจริง ก็ไม่สำเร็จ
• เริ่มจากการเปิดใจคุยกัน อนุญาตมีการโต้แย้ง และการมีส่วนร่วมของผู้เกี่ยวข้อง
• การพูดอย่างเปิดเผย มีการตั้งคำถาม
• ต้องการให้ใช้ความคิดวิเคราะห์
• จบด้วยใครต้องทำอะไร เมื่อใด

หลักการทำให้สำเร็จโดย

• การตั้งคำถาม
• การวิเคราะห์และมีการติดตาม
• มีหลักการที่ทำให้กลยุทธ์อยู่บนความจริง และสอดคล้องกับเป้าหมายและผลลัพธ์

งานของผู้นำ

• คัดสรรผู้นำ (Picking other leaders)
• ตั้งทิศทางกลยุทธ์ (Setting strategic direction)
• ควบคุมการปฏิบัติงาน (Conducting operation)

แนวคิด

• การทำให้สำเร็จ คือ การตั้งคำถาม และติดตามอย่างไม่ลดละ (Execution is a systematic process of rigorously questioning and tenaciously following through.)

คำถามใช้ติดตาม

• คุณจะทำอย่างไร
• จะต้องประสานงานกับใครบ้าง
• ใช้งบประมาณเท่าใด
• ระยะเวลาที่ใช้
• มีผลอย่างไร ถ้าทำสำเร็จ

3.หน้าที่สำคัญของผู้นำ – ใช้คนตรงกับงาน (The job no leader should delegate – Having the right people in the right place)

ทำไมจึงใช้คนไม่ถูกกับงาน

• ไม่รู้
• ไม่กล้า
• ไม่ไว้วางใจ
• ท้ายสุด - ขาดความมุ่งมั่น

ควรมองหาคนประเภทใด

• มีไฟ
• ตัดสินใจเฉียบขาด
• ฉลาดใช้ผู้อื่น
• มีการติดตามงาน

วิธีดูคนให้เหมาะอย่างไร ?

• เขาลำดับความสำคัญอย่างไร ?
• เขามีสามารถด้านใด ?
• ฟังความเห็นผู้อื่นหรือไม่ ?
• นิสัยการทำงาน และความขยัน ?

ตอนที่สาม – สามหลักการของความสำเร็จ (บุคลากร กลยุทธ์ การปฏิบัติ)

ด้านบุคลากร (เชื่องโยงกับกลยุทธ์ และการปฏิบัติ)

เป้าหมายด้านบุคลากร

• การประเมินแต่ละบุคคลอย่างถูกต้อง
• การระบุและพัฒนาภาวะผู้นำ
• แผนการสืบทอด

วิธีประเมินภาวะผู้นำ

• เปรียบเทียบผลงาน และพฤติกรรม
• ใครมีศักยภาพ ที่สมควรได้รับการเลื่อนตำแหน่ง

คะแนนทักษะ (ดีมาก มาตรฐาน ต่ำกว่ามาตรฐาน)

• ความรู้เรื่องธุรกิจ
• เน้นลูกค้า
• มีแผนกลยุทธ์
• วิสัยทัศน์ และ วัตถุประสงค์
• ค่านิยมและศีลธรรม
• การปฏิบัติ
• ความมุ่งมั่น
• ทำงานเป็นทีม
• การค้นคว้า
• ทีมงาน
• การพัฒนาบุคลากร
• ผลงาน

สรุปภาพรวมแต่ละบุคคล

• ผลงานโดดเด่น
• พลาดเป้าหมาย
• สิ่งท้าทาย
• จุดแข็ง
• สิ่งที่ต้องพัฒนา
• แผนการพัฒนา
• ศักยภาพความก้าวหน้า (ระยะสั้น และระยะยาว)

ด้านกลยุทธ์ (เชื่อมโยงกับบุคลากร และการปฏิบัติ)

คำถามเรื่องกลยุทธ์

• คุณรู้อะไรเกี่ยวกับตลาดและลูกค้า ? (โดยมากมักประเมินจากภายในองค์กรเอง)
• กลยุทธ์ที่วางไว้สามารถทำให้สำเร็จอย่างไร ? (กลยุทธ์ล้มเหลวเนื่องจากผู้นำไม่ได้ประเมินสภาพตามที่เป็นจริง ว่าจะทำได้ตามแผนหรือไม่)
• อะไรคือหลักกิโลเมตร (ตัววัด) ของแผนงานนี้ ? (หลักกิโลเมตรเป็นการนำกลยุทธ์สู่ความจริง)
• ธุรกิจดำเนินต่อเนื่องได้อย่างไร ? (แผนกลยุทธ์ต้องวางไว้ให้สอดคล้องกับโครงสร้างหลักขององค์กร)

การทบทวนกลยุทธ์

• เป็นแผนที่เป็นจริงและทำได้
• มีความมั่นคงและสม่ำเสมอ
• เหมาะสมกับงานหลักขององค์กร
• บุคลากรมุ่งมั่นกับแผนที่วางไว้

คำถามเฉพาะของกลยุทธ์

• เทียบหน่วยต่อหน่วยกับคู่แข่งเป็นอย่างไร ?
• องค์กรมีความเข้มแข็งในการทำให้สำเร็จหรือไม่ ?
• แผนกระจัดกระจายหรือไม่ ?
• คัดเลือกแนวคิดดีแล้วหรือยัง ?
• ความเชื่อมโยงกับบุคลากร และแผนปฏิบัติเป็นอย่างไร ?

การปฏิบัติ (เชื่อมโยงกับบุคลากร และกลยุทธ์)

สรุปง่าย ๆ

• กลยุทธ์ = จะไปไหน
• บุคลากร = ใครจะเป็นผู้ไป
• การปฏิบัติ = แนวทางที่จะไป

แผนการปฏิบัติ

• ผู้นำต้องรับผิดชอบ ในการทำแผนกลยุทธ์ไปสู่แผนปฏิบัติการ
• ผู้นำต้องตั้งเป้าหมาย มีการเชื่อมโยงบุคลากร กลยุทธ์ และแผนปฏิบัติการเข้าด้วยกัน
• ผู้นำต้องควบคุม โดยการพูดอย่างเอาจริง และสอนผู้คนในการทำงาน

แผนงานกับงบประมาณ

• โบราณ : แผนงานขึ้นกับงบประมาณที่จัดสรรให้
• วิธีใหม่ : งบประมาณขึ้นกับแผนปฏิบัติการที่วางไว้ และแผนงานที่เกี่ยวเนื่องกัน

การสร้างแผนปฏิบัติการ

• ตั้งเป้าหมาย
• สร้างแผนปฏิบัติการ
• วางแผนการติดตามงาน

หลังการประชุมทุกครั้ง

• จบด้วยแผนการติดตามงาน
• ผู้นำต้องแน่ใจว่า ผู้เข้าประชุมได้ข่าวสารที่ถูกต้อง และทำตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย (วิธีที่ดีหนึ่งคือ ส่งใบบันทึกถึงผู้ได้รับมอบหมาย เกี่ยวกับโครงการและรายละเอียดของข้อตกลง)

พูดความจริง

• เราพูดถึงแผนปฏิบัติการ ไม่ได้พูดถึงความหวังหรือความฝัน นี่คือตัวเลขที่เป็นจริงในปัจจุบัน และนี่คือเป้าหมายที่เราจะต้องทำให้สำเร็จ

เป็นความท้าทาย

• ถ้าคุณทำไม่สำเร็จตามที่พูด คุณจะทำร้ายตัวคุณเองและทีมของคุณทั้งหมด
• ถ้าคุณต้องการทำให้ดีขึ้น ตัวคุณเอง เป็นคนตัดสินว่าคุณสามารถทำให้ดีได้เพียงใด

สรุป

• การทำให้สำเร็จ คือระบบค้นหาความจริง แล้วจัดการอย่างเหมาะสม (Execution is a systematic way of exposing reality and acting on it.)
• Execution is not just tactics – it is a discipline and a system. Larry Bossidy

*************************************************