การทำให้สำเร็จ คือระบบค้นหาความจริง แล้วจัดการอย่างเหมาะสม (Execution is a systematic way of exposing reality and acting on it.)
การทำให้สำเร็จ
Execution: The Discipline of Getting Things Done
พันเอก มารวย ส่งทานินทร์
[email protected]
16 มกราคม 2558
บทความเรื่อง การทำให้สำเร็จนำมาจากหนังสือเรื่อง Execution: The Discipline of Getting Things Done ประพันธ์โดย Larry Bossidy เขาเกิดในปี พ.ศ. 2478 เป็นอดีตประธาน และผู้บริหารสูงสุด Honeywell International และผู้ร่วมคิดค้น 6σ (six sigma) ค่าบรรยายครั้งละ $ 70,000
ผู้ที่สนใจเอกสารแบบ PowerPoint (PDF file) สามารถ Download ได้ที่ http://www.slideshare.net/maruay/execution-31373929
กุญแจสำคัญ
- การทำให้สำเร็จเป็นหลักการ เป็นการบูรณาการกับแผนกลยุทธ์
- การทำให้สำเร็จเป็นหน้าที่หลักของผู้นำ
- การทำให้สำเร็จเป็นวัฒนธรรมขององค์กร
เกี่ยวกับหนังสือ
- ตอนแรก - ทำไมต้องทำให้สำเร็จ
- ตอนที่สอง - การสร้างความสำเร็จ
- ตอนที่สาม - สามหลักการของความสำเร็จ
ตอนที่หนึ่ง - ทำไมต้องทำให้สำเร็จ ?
- มีช่องว่างของสัญญา กับความจริงที่ทำได้
- ทำให้ความน่าเชื่อถือลดลง ถ้าทำตามที่พูดไม่ได้
- เป็นการเปลี่ยนแปลงระบบการบริหาร
- เพราะกลยุทธ์มีไว้เพื่อปฏิบัติให้สำเร็จ
ทำไมกลยุทธ์ไม่ได้ผล ?
- ไม่ปฏิบัติตาม
- ไม่มีการติดตาม
- ไม่ให้ความสำคัญของผลสำเร็จ
หน้าที่ของผู้นำ
- คัดสรรผู้นำ (Picking other leaders)
- วางแผนกลยุทธ์ (Setting the strategic direction)
- ควบคุมแผนปฏิบัติการ (Conducting operation)
ผู้นำที่ประสบความสำเร็จ
- รู้จักบุคลากรและพันธกิจขององค์กร
- รู้และพูดในสิ่งที่เป็นจริง
- รู้รายละเอียด
- ตื่นตัวในการทำงาน
- ต้องการผลลัพธ์
การทำให้สำเร็จ
- ผู้นำต้องการคำอธิบายอย่างรู้จริง
- โดยการตั้งคำถามว่า จะบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร ต้องใช้เวลาเท่าใด งบประมาณที่ใช้เท่าใด แล้วประโยชน์ที่ได้คืออะไร
ตอนที่สอง - หลักการสร้างความสำเร็จ
1.คุณสมบัติผู้นำเจ็ดประการ
2.การปรับเปลี่ยนโครงสร้างวัฒนธรรมองค์กร
3.หน้าที่สำคัญของผู้นำ - ใช้คนตรงกับงาน
1.คุณสมบัติผู้นำเจ็ดประการ (The leader's seven essential behaviors)
1.รู้จักบุคลากรและธุรกรรมขององค์กร (Know your people and your business)
- รู้จักหน่วยงานทั้งหมด
- มีการรู้จักบุคคลเป็นส่วนตัวด้วย
- ต้องการมาช่วยเหลือมากกว่ามาจับผิด
2.ยืนหยัดบนความจริง (Insist on realism)
- รู้จุดแข็ง จุดอ่อนขององค์กร
- ความเป็นจริงเป็นอย่างไร ? เริ่มที่ตัวคุณเอง
3.ตั้งเป้าหมายชัดเจนและลำดับความสำคัญ (Set clear goals and priorities)
- ตั้งเป้าหมายสำคัญเพียง 2-3 ประการ
- พูดตรงไปตรงมา อธิบายอย่างง่าย ๆ
- ใช้สามัญสำนึก
4.มีการติดตามผล (Follow through)
- การติดตามผล เป็นหลักกิโลเมตรของความสำเร็จ
- คำถามที่ใช้ในการติดตามคือ ใครเป็นคนทำ เมื่อไร อย่างไร ต้องใช้งบประมาณเท่าใด จะต้องรายงานการประชุมครั้งต่อไปเมื่อใด และกับใครบ้าง
5.ให้รางวัลคนตามผลงาน (Rewards the doers)
- ควรให้รางวัลกับผู้ปฏิบัติงานตามผลงาน
- รางวัลที่ให้ตามผลงาน ต้องโปร่งใสและเป็นธรรม
6.เพิ่มศักยภาพบุคลากร (Extend people's capabilities)
- ความรู้เป็นสิ่งสำคัญ
- 80 % ของการเรียนรู้ เกิดนอกห้องเรียน
7.รู้จักตนเอง (Know yourself)
- ต้องมีอารมณ์ที่มั่นคงอดทน จึงจะได้ใช้คนสมดั่งใจ (Without emotional fortitude, you will have a hard time hiring the best people to work for you.)
- มีอารมณ์ที่มั่นคงอดทน
- ซื่อตรง (Authenticity) : ไม่หลอกลวง
- ระวังตน (Self-awareness) : รู้ตนเอง
- เรียนรู้ (Self-mastery) : หมั่นศึกษา
- ถ่อมตน (Humility) : ไม่โอ้อวด
2.การปรับเปลี่ยนโครงสร้างวัฒนธรรมองค์กร (Creating the framework for cultural change)
ทำไมจึงเปลี่ยนวัฒนธรรมไม่ได้ ?
- เพราะขาดการเชื่อมโยง กับการทำผลลัพธ์ให้ดีขึ้น (ขาดการเชื่อมโยงเข้ากับงานประจำที่ทำ)
ผู้นำจักต้อง
- แน่วแน่
- ให้รางวัลผู้ปฏิบัติ
- เป็นผู้ฝึกสอนผู้คน
- มีแผนงานและมีการติดตาม
- เข้มแข็ง (มั่นคงในอารมณ์)
มีวิธีการสื่อสาร
- อย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ
- ใช้การประชุม การนำเสนอ บันทึกข้อความ จดหมายอิเล็กโทรนิก
- เกี่ยวกับค่านิยมของผู้นำ
- และสังเกตพฤติกรรมการพูดคุยของคนองค์กร
การพูดอย่างจริงจัง
- ถ้าไม่พูดเอาจริง ก็ไม่สำเร็จ
- เริ่มจากการเปิดใจคุยกัน อนุญาตมีการโต้แย้ง และการมีส่วนร่วมของผู้เกี่ยวข้อง
- การพูดอย่างเปิดเผย มีการตั้งคำถาม
- ต้องการให้ใช้ความคิดวิเคราะห์
- จบด้วยใครต้องทำอะไร เมื่อใด
หลักการทำให้สำเร็จโดย
- การตั้งคำถาม
- การวิเคราะห์และมีการติดตาม
- มีหลักการที่ทำให้กลยุทธ์อยู่บนความจริง และสอดคล้องกับเป้าหมายและผลลัพธ์
งานของผู้นำ
- คัดสรรผู้นำ (Picking other leaders)
- ตั้งทิศทางกลยุทธ์ (Setting strategic direction)
- ควบคุมการปฏิบัติงาน (Conducting operation)
แนวคิด
-
การทำให้สำเร็จ คือ การตั้งคำถาม และติดตามอย่างไม่ลดละ (Execution is a systematic process of rigorously questioning and tenaciously following through.)
คำถามใช้ติดตาม
- คุณจะทำอย่างไร
- จะต้องประสานงานกับใครบ้าง
- ใช้งบประมาณเท่าใด
- ระยะเวลาที่ใช้
- มีผลอย่างไร ถ้าทำสำเร็จ
3.หน้าที่สำคัญของผู้นำ – ใช้คนตรงกับงาน (The job no leader should delegate – Having the right people in the right place)
ทำไมจึงใช้คนไม่ถูกกับงาน
- ไม่รู้
- ไม่กล้า
- ไม่ไว้วางใจ
- ท้ายสุด - ขาดความมุ่งมั่น
ควรมองหาคนประเภทใด
- มีไฟ
- ตัดสินใจเฉียบขาด
- ฉลาดใช้ผู้อื่น
- มีการติดตามงาน
วิธีดูคนให้เหมาะอย่างไร ?
- เขาลำดับความสำคัญอย่างไร ?
- เขามีสามารถด้านใด ?
- ฟังความเห็นผู้อื่นหรือไม่ ?
- นิสัยการทำงาน และความขยัน ?
ตอนที่สาม – สามหลักการของความสำเร็จ (บุคลากร กลยุทธ์ การปฏิบัติ)
ด้านบุคลากร (เชื่องโยงกับกลยุทธ์ และการปฏิบัติ)
เป้าหมายด้านบุคลากร
- การประเมินแต่ละบุคคลอย่างถูกต้อง
- การระบุและพัฒนาภาวะผู้นำ
- แผนการสืบทอด
วิธีประเมินภาวะผู้นำ
- เปรียบเทียบผลงาน และพฤติกรรม
- ใครมีศักยภาพ ที่สมควรได้รับการเลื่อนตำแหน่ง
คะแนนทักษะ (ดีมาก มาตรฐาน ต่ำกว่ามาตรฐาน)
- ความรู้เรื่องธุรกิจ
- เน้นลูกค้า
- มีแผนกลยุทธ์
- วิสัยทัศน์ และ วัตถุประสงค์
- ค่านิยมและศีลธรรม
- การปฏิบัติ
- ความมุ่งมั่น
- ทำงานเป็นทีม
- การค้นคว้า
- ทีมงาน
- การพัฒนาบุคลากร
- ผลงาน
สรุปภาพรวมแต่ละบุคคล
- ผลงานโดดเด่น
- พลาดเป้าหมาย
- สิ่งท้าทาย
- จุดแข็ง
- สิ่งที่ต้องพัฒนา
- แผนการพัฒนา
- ศักยภาพความก้าวหน้า (ระยะสั้น และระยะยาว)
ด้านกลยุทธ์ (เชื่อมโยงกับบุคลากร และการปฏิบัติ)
คำถามเรื่องกลยุทธ์
- คุณรู้อะไรเกี่ยวกับตลาดและลูกค้า ? (โดยมากมักประเมินจากภายในองค์กรเอง)
- กลยุทธ์ที่วางไว้สามารถทำให้สำเร็จอย่างไร ? (กลยุทธ์ล้มเหลวเนื่องจากผู้นำไม่ได้ประเมินสภาพตามที่เป็นจริง ว่าจะทำได้ตามแผนหรือไม่)
- อะไรคือหลักกิโลเมตร (ตัววัด) ของแผนงานนี้ ? (หลักกิโลเมตรเป็นการนำกลยุทธ์สู่ความจริง)
- ธุรกิจดำเนินต่อเนื่องได้อย่างไร ? (แผนกลยุทธ์ต้องวางไว้ให้สอดคล้องกับโครงสร้างหลักขององค์กร)
การทบทวนกลยุทธ์
- เป็นแผนที่เป็นจริงและทำได้
- มีความมั่นคงและสม่ำเสมอ
- เหมาะสมกับงานหลักขององค์กร
- บุคลากรมุ่งมั่นกับแผนที่วางไว้
คำถามเฉพาะของกลยุทธ์
- เทียบหน่วยต่อหน่วยกับคู่แข่งเป็นอย่างไร ?
- องค์กรมีความเข้มแข็งในการทำให้สำเร็จหรือไม่ ?
- แผนกระจัดกระจายหรือไม่ ?
- คัดเลือกแนวคิดดีแล้วหรือยัง ?
- ความเชื่อมโยงกับบุคลากร และแผนปฏิบัติเป็นอย่างไร ?
การปฏิบัติ (เชื่อมโยงกับบุคลากร และกลยุทธ์)
สรุปง่าย ๆ
- กลยุทธ์ = จะไปไหน
- บุคลากร = ใครจะเป็นผู้ไป
- การปฏิบัติ = แนวทางที่จะไป
แผนการปฏิบัติ
- ผู้นำต้องรับผิดชอบ ในการทำแผนกลยุทธ์ไปสู่แผนปฏิบัติการ
- ผู้นำต้องตั้งเป้าหมาย มีการเชื่อมโยงบุคลากร กลยุทธ์ และแผนปฏิบัติการเข้าด้วยกัน
- ผู้นำต้องควบคุม โดยการพูดอย่างเอาจริง และสอนผู้คนในการทำงาน
แผนงานกับงบประมาณ
-
โบราณ : แผนงานขึ้นกับงบประมาณที่จัดสรรให้
-
วิธีใหม่ : งบประมาณขึ้นกับแผนปฏิบัติการที่วางไว้ และแผนงานที่เกี่ยวเนื่องกัน
การสร้างแผนปฏิบัติการ
- ตั้งเป้าหมาย
- สร้างแผนปฏิบัติการ
- วางแผนการติดตามงาน
หลังการประชุมทุกครั้ง
- จบด้วยแผนการติดตามงาน
- ผู้นำต้องแน่ใจว่า ผู้เข้าประชุมได้ข่าวสารที่ถูกต้อง และทำตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย (วิธีที่ดีหนึ่งคือ ส่งใบบันทึกถึงผู้ได้รับมอบหมาย เกี่ยวกับโครงการและรายละเอียดของข้อตกลง)
พูดความจริง
- เราพูดถึงแผนปฏิบัติการ ไม่ได้พูดถึงความหวังหรือความฝัน นี่คือตัวเลขที่เป็นจริงในปัจจุบัน และนี่คือเป้าหมายที่เราจะต้องทำให้สำเร็จ
เป็นความท้าทาย
- ถ้าคุณทำไม่สำเร็จตามที่พูด คุณจะทำร้ายตัวคุณเองและทีมของคุณทั้งหมด
- ถ้าคุณต้องการทำให้ดีขึ้น ตัวคุณเอง เป็นคนตัดสินว่าคุณสามารถทำให้ดีได้เพียงใด
สรุป
- การทำให้สำเร็จ คือระบบค้นหาความจริง แล้วจัดการอย่างเหมาะสม (Execution is a systematic way of exposing reality and acting on it.)
- Execution is not just tactics – it is a discipline and a system. Larry Bossidy
*************************************************