การวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analysis and Design)

การวิเคราะห์และออกแบบระบบ

ความรู้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบมีความสำคัญ เพราะเป็นปัจจัยในการสร้างและพัฒนาระบบสารสนเทศ การวิเคราะห์ระบบเป็นเรื่องที่น่าสนใจ เพราะนักวิเคราะห์ระบบต้องติดต่อกับคนหลายคน ได้รู้ถึงการจัดการและการทำงานในองค์การ ทำให้เรามีความรู้เกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์หลายแบบมากขึ้น ผู้ที่สามารถวิเคราะห์ระบบได้ดี ควรมีประสบการณ์ในการเขียนโปรแกรม มีความรู้ทางด้านธุรกิจ ความรู้เกี่ยวกับระบบเครือข่ายและฐานข้อมูล ซึ่งใช้เป็นความรู้ในการออกแบบระบบที่มีความแตกต่างกันออกไปตาม สภาพงาน ดังนั้น หน้าที่ของนักวิเคราะห์ ก็คือการศึกษาระบบ แล้วให้คำแนะนำในการปรับปรุงและพัฒนาระบบนั้นจนเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งการทำงานทั้งหมดต้องมีลำดับขั้นตอนและการศึกษาวิธีการวิเคราะห์และการออกแบบระบบในแต่ละขั้นตอน ทำให้เข้าใจการวิเคราะห์ระบบนั้นๆ ดียิ่ง และสามารถออกแบบระบบใหม่โดยไม่ยากเย็นนัก โดยสามารถตัดสินใจว่า ระบบใหม่ควรใช้คอมพิวเตอร์ประเภทไหน ใช้โปรแกรมอะไร ออกแบบInput/Output อย่างไรเป็นต้น

ระบบระบบคือกลุ่มขององค์ประกอบต่างๆ ที่ทำงานร่วมกันเพื่อจุดประสงค์อันเดียวกัน ระบบอาจจะประกอบด้วย บุคคลากร เครื่องมือ เครื่องใช้ พัสดุ วิธีการ ซึ่งทั้งหมดนี้จะต้องมีระบบจัดการอันหนึ่ง เพื่อให้บรรลุจุดประสงค์อันเดียวกัน เช่น ระบบการเรียนการสอน มีจุดประสงค์เพื่อให้นักเรียนได้รับความรู้ในเนื้อหาวิชาที่สอน

การวิเคราะห์ระบบและการออกแบบ (System Analysis and Design) การวิเคราะห์และออกแบบระบบคือ วิธีการที่ใช้ในการสร้างระบบสารสนเทศขึ้นมาใหม่ในธุรกิจใดธุรกิจหนึ่งหรือ ระบบย่อยของธุรกิจ นอกจากการสร้างระบบสารสนเทศใหม่แล้ว การวิเคราะห์ระบบ ช่วยในการแก้ไขระบบสารสนเทศเดิมที่มีอยู่แล้วให้ดีขึ้นด้วยก็ได้ การวิเคราะห์ระบบก็คือ การหาความต้องการ (Requirements) ของระบบสารสนเทศว่าคืออะไร หรือต้องการเพิ่มเติมอะไรเข้ามาในระบบ และการออกแบบก็คือ การนำเอาความต้องการของระบบมาเป็นแบบแผน หรือเรียกว่าพิมพ์เขียวในการสร้างระบบสารสนเทศนั้นให้ใช้งานได้จริง ตัวอย่างระบบสารสนเทศ เช่น ระบบการขาย ความต้องการของระบบก็คือ สามารถติดตามยอดขายได้เป็นระยะ เพื่อฝ่ายบริหารสามารถปรับปรุงการขายได้ทันท่วงที ตัวอย่างรายงานการขายที่กล่าวมาแล้วจะชี้ให้เห็นว่าเราสามารถติดตามการขายได้อย่างไร

นักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst หรือ SA) นักวิเคราะห์ระบบคือ บุคคลที่มีหน้าที่วิเคราะห์และออกแบบระบบ ซึ่งปกติแล้วนักวิเคราะห์ระบบควรจะอยู่ในทีมระบบสารสนเทศขององค์กรหรือธุรกิจนั้นๆ การที่มีนักวิเคราะห์ระบบในองค์กรนั้นเป็นการได้เปรียบ เพราะจะรู้โดยละเอียดว่า การทำงานในระบบนั้นๆเป็นอย่างไรและอะไรคือความต้องการของระบบ ในกรณีที่นักวิเคราะห์ระบบไม่ได้อยู่ในองค์กรนั้น ก็สามารถวิเคราะห์ระบบได้เช่นกัน โดยการศึกษาสอบถามผู้ใช้และวิธีการอื่นๆ ซึ่งจะกล่าวในภายหลัง ผู้ใช้ในที่นี้ก็คือเจ้าของและผู้ที่เกี่ยวข้องในระบบสารสนเทศนั้นเอง ผู้ใช้อาจจะเป็นคนเดียวหรือหลายคนก็ได้ เพื่อให้นักวิเคราะห์ระบบทำงานได้อย่างคล่องตัวมีลำดับขั้นและเป้าหมายที่แน่นอน นักวิเคราะห์ระบบควรทราบถึงว่า ระบบสารสนเทศนั้นพัฒนาขึ้นมาอย่างไร มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง

การจัดการข้อมูล

วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Lift Cycle-SDLC) ระบบสารสนเทศทั้งหลายมีวงจรชีวิตที่เหมือนกัน ตั้งแต่เกิดจนตาย วงจรนี้จะเป็นขั้นตอนที่เป็นลำดับตั้งแต่ต้นจนเสร็จเรียบร้อยเป็นระบบที่ใช้งานได้ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบ ต้องทำความเข้าใจให้ดีว่าในแต่ละขั้นตอนจะต้องทำอะไร และทำอย่างไร ขั้นตอนการพัฒนาระบบมีอยู่ด้วยกัน 7 ขั้นตอนคือ
1. เข้าใจปัญหา (Problem Recognition)
2. ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)
3. วิเคราะห์ (Analysis)
4. ออกแบบ (Design)
5. สร้าง หรือพัฒนาระบบ (Construction)
6. การปรับเปลี่ยน (Conversion)
7. บำรุงรักษา (Maintenance)

แผนภาพกระแสข้อมูล

แผนภาพกระแสข้อมูล (DFD) เป็นเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในการเขียนแบบระบบใหม่ โดยเฉพาะกับระบบที่ "หน้าที่" ของระบบมีความสำคัญและมีความสลับซับซ้อนมากกว่าข้อมูลที่ไหลเข้า
ส่วนประกอบของ DFD
DFD มีองค์ประกอบ 4 อย่าง ซึ่งใช้สัญลักษณ์ต่าง ๆ แทนดังต่อไปนี้
1. สัญลักษณ์แทนการประมวลผล (Process) เป็นวงกลม

2. สัญลักษณ์แทนกระแสข้อมูลเป็นลูกศร

3. สัญลักษณ์แทนแหล่งเก็บข้อมูลเป็นเส้นขนาน 2 เส้น โดยมีชื่อกำกับ

4. สี่เหลี่ยมผืนผ้าเป็นสัญลักษณ์แทนสิ่งที่อยู่นอกระบบ

การประมวลผลโพรเซส (Process) การประมวลผลโพรเซส (Process) คือ งานที่จะต้องทำแทนด้วยวงกลมและมีขื่ออยู่ภายในวงกลม เช่น

การประมวลผลจะเปลี่ยนข้อมูลขาเข้าเป็นผลลัพธ์ นั่นหมายความว่า จะต้องมีการกระทำบางอย่างต่อข้อมูลทำให้เกิดผลลัพธ์ขึ้นมา โดยปกติแล้วข้อมูลที่นำเข้าสู่โพรเซสจะแตกต่าง จากข้อมูลเมื่อออกจากโพรเซส
โพรเซสเป็นตัวอย่างหนึ่งของ "กล่องดำ" หมายถึงว่า เราทราบว่าข้อมูลเป็นอะไร ผลลัพธ์ อะไรที่เราต้องการ และหน้าที่โดยทั่วๆ ไปของโพรเซส แต่จะไม่ทราบว่าโพรเซสนั้นทำงานอย่างไร หลักการของกล่องดำมีประโยชน์ในการเขียนแผนภาพแสดงการเปลี่ยนแปลงของข้อมูล โดยที่ยังไม่ต้องทราบในรายละเอียดว่าโพรเซสนั้นมีรายละเอียดอะไรบ้าง ซึ่งสามารถหารายละเอียดเหล่านี้ได้ในภายหลัง
ชื่อโพรเซส เป็นตัวบอกว่าโพรเซสนั้นทำหน้าที่อะไร คำที่ใช้ควรมีความหมายที่แน่นอน ควรจะใช้คำกริยา เช่น คำนวณ แก้ไข พิมพ์ เป็นต้น ถ้าการทำงานใดที่เราไม่สามารถ หาคำแทนได้อย่างเหมาะสม อาจจะหมายความว่า งานนั้นๆ ไม่ใช่โพรเซสก็ได้

กระแสข้อมูล (Data Flow) กระแสข้อมูลแทนด้วยลูกศรโดยที่มีชื่อข้อมูลกำกับอยู่บนลูกศรนั้น

ข้อมูลที่ไหลระหว่างโพรเซสต่าง ๆ และอาจเคลื่อนที่มาจากสิ่งที่อยู่นอกระบบก็ได้ ข้อมูลที่เคลื่อนที่อาจจะเป็นเพียงข้อมูลเดี่ยวๆ เข่น เลขที่สินค้า หรือกลุ่มของข้อมูล เช่น ข้อมูล พนักงาน ข้อมูลลูกค้า เป็นต้น กลุ่มของข้อมูลควรจะเป็นเรื่องเดียวกัน หรือสัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น ข้อมูลลูกค้าอาจจะมีรายละเอียดเป็นชื่อลูกค้า เลขที่ ที่อยู่ แต่ไม่ควรรวมจำนวน สินค้าในคลังอยู่ในข้อมูลเดียวกัน ถ้าต้องการอ้างอิงข้อมูลทั้งสองที่ไม่เกี่ยวข้องกันให้เขียนแยกเป็นลูกศร 2 อัน

ข้อมูล 2 อันไม่เหมือนกันจะต้องแยกลูกศรออก

ข้อมูลแต่ละอันหรือกลุ่มข้อมูล ควรจะมีชื่อของตัวเองที่ไม่เหมือนกัน ควรหลีกเลี่ยงใช้ชื่อที่กว้างเกินไป เช่น "ข้อผิดพลาด" เพราะว่าในระบบหนึ่งๆ อาจจะมี "ข้อผิดพลาด" เกิดขึ้นหลายๆ แห่ง เราควรใช้ชื่อเฉพาะเจาะจงมากกว่านี้ เช่น "เลขที่ลูกค้าไม่ถูกต้อง" "ไม่มีสินค้านี้ในคลัง" หรือ "ไม่มีสินค้าในคลัง" เป็นตัน ในระบบใหญ่ๆ ต้องแยก รายละเอียดเหล่านี้ออกให้ชัดเจน
แหล่งเก็บข้อมูล(Data Store) แทนด้วยเส้นขนานสองเส้นและมีชื่อกำกับ ข้อมูลจะถูกเก็บในไฟล์และถูกเรียกใช้เมื่อต้องการ โดยปกติแล้วไฟล์อาจจะอยู่ในจานแม่เหล็กหรือเทปแม่เหล็ก ถ้าหัวลูศรวิ่งเข้าสู่ไฟล์แสดงว่า มีการเขียนข้อมูลหรือการแก้ไขข้อมูลในไฟล์ดังในรูปข้างล่างนี้ ถ้าลูกศรวิ่งออกจากไฟล์แสดงว่ามีการอ่านข้อมูล การตั้งชื่อไฟล์ควรเป็นคำนาม

การแก้ไขข้อมูล
สิ่งที่อยู่นอกระบบ(Terminator) สิ่งที่อยู่นอกระบบแทนด้วยสี่เหลี่ยมผืนผ้า ซึ่งมีชื่อกำกับอยู่ด้วย ส่วนใหญ่จะเป็นตัวบุคคล หรือองค์กรต่างๆ สิ่งที่อยู่นอกระบบอาจจะเป็นที่ส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบ หรืออาจจะเป็นที่รับข้อมูลจากระบบก็ได้ เราไม่สนใจการทำงานภายในของสิ่งที่อยู่นอกระบบ ถึงแม้ว่าจะมีการติดต่อผ่านทางข้อมูล เราจะสนใจเฉพาะข้อมูลที่เข้าสู่ระบบหรือออกจากระบบสู่ภายนอกเท่านั้น
เมื่อเราทราบส่วนประกอบของการเขียนแผนภาพ DFD แล้ว ลองเอาสัญลักษณ์เหล่านี้มาเขียนรวมกันเป็นDFD ของระบบทั้งระบบดังนี้
โพรเซสกับภาพรวมของ DFD
ภาพรวมของ DFD โดยทั่วไปมักจะมีโพรเซสทั้งหมดด้วยกัน 5 โพรเซส โดยมีเลขที่กำกับด้วย แต่ละโพรเซสทำงานของตัวเองแยกกัน ปัญหาของการเขียนโพรเซสคือ ทำอย่างไร จึงจะ "แบ่ง" งานออกจากกันได้ ในตัวอย่างอาจจะลบโพรเซสที่ 3 ออกแล้วรวมเอาไว้ในโพรเซสที่ 4 ก็ได้ หรือจะดึงงานบางส่วนในโพรเซสที่ 1ไปรวมกับโพรเซสที่ 2 ก็ได้อีก เช่นกัน การแบ่งจำนวนงานนั้นไม่มีคำตอบว่า "ถูกหรือผิด" ที่แน่นอนตายตัว แต่คำตอบหนึ่งอาจจะดีกว่าคำตอบหนึ่งก็ได้ เราอาจจะแบ่งการทำงานใหม่ซึ่งจะทำให้ระบบนั้นดีขึ้นหรือเลวลง
การแบ่งจำนวนโพเซสใน DFD ไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัว การแบ่งจำนวนนี้ขึ้นอยู่กับ "ความชำนาญหลังจากที่มี ประสบการณ์มาพอสมควร" ถ้าเปรียบเทียบการเขียนโปรแกรมก็ เหมือนกับการแยกเขียนโปรแกรมย่อยนั่นเอง ซึ่งจะต้องอาศัยประสบการณ์ในการเขียนโปรแกรมมาช่วยมากทีเดียว ปัญหาการแบ่งงานก็คือ ขอบเขตของงานนั่นเอง

วิธีการสร้าง DFD
ทั้งหมดนี้เป็นขั้นตอนในการสร้าง DFD ที่มีระบบมากขึ้น
1. กำหนดสิ่งที่อยู่ภายนอกระบบทั้งหมด และหาว่าข้อมูลอะไรบ้างที่เข้าสู่ระบบหรือออกจากระบบที่เราสนใจสู่ระบบที่อยู่ภายนอก ขั้นตอนนี้สำคัญมากทั้งนี้เพราะจะทำให้ทราบว่าขอบเขตของระบบนั้นมีอะไรบ้าง
2. ใช้ข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนที่ 1 นำมาสร้าง DFD ต่างระดับ
3. ขั้นตอนถัดมาอีก 4 ขั้นตอนโดยให้ทำทั้ง 4 ขั้นตอนนี้ซ้ำๆ หลายๆ ครั้ง จนกระทั่งได้ DFD ระดับต่ำสุด
3.1 เขียน DFD ฉบับแรก กำหนดโพรเซสและข้อมูลที่ไหลออกจากโพรเซส
3.2 เขียน DFD อื่นๆ ที่เป็นไปได้จนกระทั่งได้ DFD ที่ถูกที่สุด ถ้ามีส่วนหนึ่งส่วนใด ที่รู้สึกว่าไม่ง่ายนักก็ให้พยายามเขียนใหม่อีกครั้งหนึ่ง แต่ไม่ควรเสียเวลาเขียนจนกระทั่งได้ DFD ที่สมบรูณ์แบบ เลือก DFD ที่เห็นว่าดีที่สุดในสายตาของเรา
3.3 พยายามหาว่ามีข้อผิดพลาดอะไรหรือไม่ ซึ่งมีรายละเอียดในหัวข้อ "ข้อผิดพลาดใน DFD"
3.4 เขียนแผนภาพแต่ละภาพอย่างดี ซึ่ง DFD ฉบับนี้จะใช้ต่อไปในการออกแบบ และใช้ด้วยกันกับบุคคล อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องในโครงการด้วย
4. นำแผนภาพทั้งหมดที่เขียนแล้วมาเรียงลำดับ ทำสำเนา และพร้อมที่จะนำไปตรวจสอบข้อผิดพลาดจากผู้ร่วมทีมงาน ถ้ามีแผนภาพใดที่มีจุดอ่อนให้กลับไปเริ่มต้นที่ขั้นตอนที่ 3 อีกครั้งหนึ่ง
5. นำ DFD ที่ได้ไปตรวจสอบข้อผิดพลาดกับผู้ใช้ระบบเพื่อหาว่ามีแผนภาพใดไม่ถูกต้องหรือไม่
6. ผลิตแผนภาพฉบับสุดท้ายทั้งหมด

ข้อผิดพลาดใน DFD

การเขียน DFD อาจะเขียนได้หลายแบบ ผลลัพธ์ฉบับสุดท้ายอาจจะไม่เหมือนกันถ้าเขียนโดยนักวิเคราะห์ระบบคนละคน ถึงอย่างไรแนวทางการเขียน DFD ซึ่งจะช่วยให้ เราเขียน DFD ได้ถูกต้องมากขึ้นก็มีอยู่บ้าง ซึ่งพอสรุปได้ดังนี้
1. ถ้า DFD ซับซ้อนมาก ทุกๆ นิ้วในกระดาษถูกใช้งานทั้งหมด แสดงว่า DFD นั้นควรจะแตกย่อยไปอีกระดับหนึ่งหรือมากกว่าหนึ่ง
2. ข้อมูลที่ออกจากโพรเซส หรือผลลัพธ์มีข้อมูลขาเข้าไม่เพียงพอ เราจะต้องพิจารณาแผนภาพต่อไปอีก แต่ที่สำคัญไม่ควรใส่ข้อมูลที่ไม่เคยใช้เข้ามาในโพรเซสเป็นอันขาด
3. การตั้งชื่อโพรเซสนั้นไม่ง่ายนัก อาจจะมีปัญหา 2 อย่างคือ โพรเซสนั้นควรจะแยกออกเป็น 2 ส่วน หรือเรา ไม่ทราบว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้างในโพรเซสนั้นๆ ในกรณีนี้เราต้องศึกษาระบบให้ละเอียดยิ่งขึ้น
4. จำนวนระดับในแต่ละแผนภาพแตกต่างกันมาก เช่นโพรเซสที่ 1 มีลูก 2 ชั้น แต่โพรเซสที่ 2 มีลูก 10ชั้นแสดงว่าการแบ่งจำนวนโพรเซสไม่ดีนัก จำนวนลูกของโพรเซสไม่จำเป็นต้องเท่ากัน แต่ไม่ควรจะแตกต่างกันมากนัก
5. มีการแตกแยกย่อยข้อมูล รวมตัวของข้อมูล หรือมีการตัดสินใจในโพรเซส แสดงว่าโพรเซสนั้นไม่ถูกต้องการแยกข้อมูล หรือรวมตัวของข้อมูลเป็นหน้าที่ของพจนานุกรมข้อมูล การตัดสินใจเป็นรายละเอียดอยู่ใน คำอธิบายโพรเซส
การสร้าง DFD ที่ดีเป็นงานที่ยากที่สุดสำหรับนักวิเคราะห์ระบบมือใหม่ หรือแม้แต่ผู้ที่มีประสบการณ์มาแล้วก็ตาม DFD ที่ไม่ดีจะทำให้ผลลัพธ์สุดท้ายของระบบออกมาไม่ดีเช่นเดียว กันทั้งนี้เนื่องจาก DFD เป็นรากฐานสำหรับการออกแบบและพัฒนาโปรแกรม

การออกแบบระดับกายภาพ
การออกแบบในระดับกายภาพแตกต่างจากระดับตรรกะในแง่ของการแสดงขั้นตอนของระบบ โดยจะให้ความสำคัญเกี่ยวกับรายละเอียดของข้อมูล ผลลัพธ์ และการประมวลผล รวมถึงชนิดของสื่อที่ใช้ในการบรรจุข้อมูลด้วย
มาดูตัวอย่างการออกแบบที่ดีกันสักตัวอย่างหนึ่ง ได้แก่ โปรแกรมในการคำนวณบัญชี เงินเดือนของบริษัทแห่งหนึ่ง ซึ่งผลที่ได้จากการคำนวณนี้จะถูกนำไปปรับค่าข้อมูล ในไฟล์หลักของข้อมูลพนักงานด้วย ดังแสดงไว้ด้วยผังงานระบบ(System Flowchart) การออกแบบระบบในระดับนี้จะระบุถึงข้อมูล และผลลัพธ์ที่ได้จากการทำงาน รวมถึงขั้นตอน ในการทำงานในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดขึ้นความสำคัญของผังงานระบบนี้เปรียบเสมือนเป็น "พิมพ์เขียว" ที่จะใช้ในการพัฒนาระบบต่อไป

การออกแบบฟอร์ม
การออกแบบรูปแบบรายงาน รูปแบบข้อมูลขาเข้า และรูปแบบหน้าจอ เป็นเรื่องสำคัญทีเดียว เพราะว่าทั้งหมดคือ สิ่งที่ผู้ใช้เห็นได้ง่ายที่สุด และเป็นสิ่งที่ติดต่อระหว่างผู้ใช้กับ ระบบทั้งหมด และผู้ใช้จะใช้สิ่งที่เห็นเป็นตัวช่วยตัดสินว่าระบบดีหรือไม่ ถ้าสิ่งที่ผู้ใช้เห็นไม่ว่าเป็นรายงานหรือหน้าจอคอมพิวเตอร์ ถ้าดูไม่สวยงามดูวุ่นวายทำให้ผู้ใช้ไม่พอใจ ถึงแม้ว่าในระบบจริงๆ จะทำงานได้ดีมากก็ตาม พูดอีกนัยหนึ่งก็คือ ระบบของเราควรจะมีลักษณะที่ว่า "สวยทั้งรูป จูบก็หอม" นั่นเอง

แบบของกระดาษ
กระดาษที่ใช้พิมพ์รายงานมีอยู่ 2 ประเภทคือ กระดาษธรรมดา และกระดาษที่พิมพ์ข้อความไว้แล้ว(Preprinted forms) กระดาษธรรมดาก็คือ กระดาษเปล่าว่างๆ และเป็นชนิด ต่อเนื่องซึ่งมีอยู่ด้วยกันหลายขนาด และอาจจะทำเป็นหลายก๊อปปี้ด้วยก็ได้ สำหรับกระดาษที่พิมพ์ข้อความไว้แล้วนั้นจะมีข้อความบางข้อความที่พิมพ์ไว้ก่อนแล้ว ซึ่งข้อความเหล่านี้ ปกติจะไม่เปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น เช็ค่ซึ่งจะมีชื่อธนาคารพิมพ์อยู่ในทุกๆ ใบ ซึ่งเป็นข้อความที่ไม่เปลี่ยนแปลง และจะมีข้อความบางส่วนที่จะพิมพ์เพิ่มเติมลงไป เช่น ชื่อผู้รับเงิน เป็นต้น

การออกแบบรายงาน
ปกติเวลาเราออกแบบรายงานเราจะใช้แบบฟอร์มที่มีตาราง (Spacing Chart) ซึ่งมีลักษณะเป็นช่องๆ นำมากรอกข้อความที่ต้องการจะพิมพ์ ตัวอย่างแบบฟอร์มตารางที่ใช้ในการ ออกแบบรายงาน เราจะใส่ข้อความที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลง เช่น ชื่อรายงานในแบบฟอร์มลงในตำแหน่งที่เราต้องการให้ข้อความปรากฏในรายงาน ในกรณีที่ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้ เราจะใช้ตัวอักษร "X" แทนตัวหนังสือ และ "9" แทนตัวเลข แล้วจึงเติมจำนวนบรรทัดที่ต้องการพิมพ์ในหน้านั้นๆ นอกจากนั้นอาจจะใส่ตัวอักษรพิเศษต่างๆ เช่น $, I, - หรือ . ด้วยก็ ได้ เราจะกรอกข้อมูลเฉพาะบรรทัดแรกและบรรทัด สุดท้ายเท่านั้น ระหว่าง 2 บรรทัดนั้นจะร่างเส้นโค้งเพื่อเชื่อมโยง ซึ่งจะหมายความว่า รูปแบบข้อมูลตรงกลางจะเหมือนกัน กับบรรทัดแรกและบรรทัดสุดท้ายนั่น รูปแบบข้อมูลตรงกลางจะเหมือนกันกับบรรทัดแรกและบรรทัดสุดท้ายนั่นเอง หัวเรื่องของรายงานอาจจะประกอบด้วยชื่อรายงาน วันที่ที่พิมพ์ เลขที่หน้าของ รายงาน ข้อมูลในแต่ละแถงควรจะมีช่องว่างแทรกเพื่อให้ดูรายละเอียดได้สบายตามากขึ้นและดูไม่แน่นจนเกินไป

การออกแบบจอภาพ
จอภาพของคอมพิวเตอร์เป็นไปได้ทั้งตัวรับข้อมูลและแสดงผลลัพธ์ จอภาพมีประโยชน์สำหรับแสดงผลลัพธ์ ในกรณีที่เราไม่ต้องการพิมพ์รายงานบนกระดาษ แต่ต้องการดูผลอะไร บางอย่าง เช่น ดูสถานะเครดิตลูกค้าเฉพาะรายเป็นต้น นอกจากนั้นปัจจุบันเราก็นิยมพิมพ์ข้อมูลเข้าหรืออินพุตผ่านทางหน้าจอ เช่น ป้อนข้อมูลการเคลื่อนไหวของสินค้าเป็นต้น
ปกติหน้าจอคอมพิวเตอร์มีขนาด 80*25 (25 บรรทัด บรรทัดละ 80 ตัวอักษร) ดังนั้นเราจะมีจำนวนจำกัดในการแสดงข้อความบนจอ แบบฟอร์มจอภาพ (Screen Layout) (คล้าย ๆ Spacing Chart ของการออกแบบรายงาน) จะช่วยในการออกแบบจอภาพ โดยที่เราจะกรอกข้อความที่จะให้ปรากฏจอคอมพิวเตอร์ในแบบฟอร์มนี้