เมื่อได้รับแฟ้มกลับมาจากศาลากลาง ฝ่ายธุรการจะเป็นคนลงเลขคำสั่ง ในคำสั่ง ให้ผู้ที่มารับงานใหม่ ตรวจสอบให้เรียบร้อย
หลังจากนั้นก็นำคำสั่งมาถ่ายเอกสารคำสั่ง ไว้แนบกับหนังสือแจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่างหนังสือแจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ส่วนเรื่อง กำหนดการ ขึ้นอยู่กับว่า การออกหน่วย ร่วมกับจังหวัดเคลื่อนที่ เกษตรกรเคลื่อนที่ ให้ใช้ตามของจังหวัดได้เลย
บัญชีมอบหมายภาระกิจ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสม
