โครงการแนวทางพัฒนาประสิทธิภาพระบบงานสารบรรรของเทศบาลตำบลหลักห้า อำเภอบ้านแพ้ว จังหวัดสมุทรสาคร

หลักการและเหตุผล

ในการปฏิรูประบบราชการ พ.ศ.2540 แผนปฏิรูประบบบริหารภาครัฐ การเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานของระบบราชการ ตั้งแต่บทบาทหน้าที่ของรัฐ โครงสร้างอำนาจในระดับต่างๆ ระบบการบริหารงาน และวิธีการทำงานระบบการบริหารบุคคล กฎหมาย กฎ ระเบียบ วัฒนธรรมและค่านิยม เพื่อต้องการให้ระบบราชการมีสมรรถนะสูง ในการเป็นกลไก ในการบริหารการจัดการ ให้สามารถแข่งขันในเวทีระดับโลกได้ เป็นระบบที่มีคุณภาพ คุณธรรม เป็นที่เชื่อถือและศรัทธาของประชาชน โดยให้เจ้าหน้าที่ของรัฐปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สร้างสรรค์สิ่งที่ดีงาม และมีคุณประโยชน์ต่อสังคม การปรับปรุงระบบการบริหาร มีการพัฒนาการบริหารที่มุ่งผลสัมฤทธิ์ การปรับปรุงระบบงบประมาณเพื่อเน้นผลลัพธ์ การปรับปรุงระบบงานบุคคลภาครัฐ การปรับปรุงกฎหมาย การปรับปรุงระบบการตรวจสอบ และการปรับปรุงระบบงานสารบรรณ ให้ทันสมัยต่อการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศ มีระบบข้อมูลและเอกสารที่ทันสมัย สั้น กระชับ ภาระงานและความรับผิดชอบที่กว้างขวาง ซับซ้อน ลำพังผู้บริหารไม่สามารถดำเนินการทุกอย่างได้ด้วยตัวเองทั้งหมด จำเป็นต้องมีหน่วยงานที่เป็นระบบ โดยผู้มีความรู้ ความสามารถ และความชำนาญ เพื่อสนับสนุนการทำงาน ดังนั้น ประสิทธิภาพการทำงานจึงเป็นเรื่องสำคัญ (สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน สำนักงาน ก.พ., 2545) โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการบริหารงานสารบรรณ

งานสารบรรณเป็นงานเกี่ยวกับการบริหารเอกสารทางราชการ ที่ใช้ติดต่อทั้งภายในและภายนอกส่วนราชการ ตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืมจนถึงการทำลาย ซึ่งเป็นการกำหนดขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องใดบ้าง แต่ในทางปฏิบัติการบริหารเอกสารทั้งปวงจะเริ่มตั้งแต่ การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำ ทำสำเนา ส่งหรือสื่อข้อความ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทำรหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตาม และทำลาย ทั้งนี้ ต้องเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ เพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย จึงควรมีผู้ควบคุมรับผิดชอบงานสารบรรณโดยตรง เพื่อสอดส่องดูแล ให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย และผู้รับผิดชอบในงานด้านนี้ จะต้องเรียนรู้และเข้าใจ ทั้งยังสามารถปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และแก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 ได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว ดังนั้น การจัดระเบียบงานสารบรรณของหน่วยงานต่างๆ มีความสำคัญและมีความจำเป็นอย่างยิ่ง ในการปฏิบัติราชการให้ถูกต้องตามระเบียบการปฏิบัติงาน แต่อย่างไรก็ตาม ผู้ที่รู้ระเบียบและทำตามระเบียบงานสารบรรณได้เท่านั้นยังไม่เพียงพอ จำเป็นต้องรู้งานสารบรรณ เช่น การติดต่อ โต้ตอบ ประสานงาน รู้จักกาลเทศะ รู้จักหนักเบา ต่ำ สูง มีความคล่องแคล่วว่องไว เพื่อให้เกิดผลดีแก่การงานเป็นที่พอใจของทุกฝ่ายที่ร่วมด้วย ผู้ที่มีชื่อเสียงว่าสามารถปฏิบัติงานธุรกิจที่ดีเท่านั้นจะเป็นผู้จัดงานที่ดี ทั้งทางหนังสือ ทางการพูด ในการติดต่อโต้ตอบ จัดระเบียบ สั่งการเป็น และเป็นผู้นำผู้น้อยให้เป็นแบบอย่างที่ดี ทั้งเบาใจและเป็นที่ไว้วางใจของผู้บังคับบัญชาด้วย (วิจิตรา นักทำเกวียน, 2554)

งานสารบรรณ เป็นกิจกรรมบริหารเอกสารซึ่งมีความสำคัญ เพราะเป็นงานที่ต้องปฏิบัติเป็นประจำและให้เป็นปัจจุบัน เป็นงานสนับสนุน ให้บริการและส่งเสริมการปฏิบัติงาน ให้การดำเนินงานเป็นไปโดยสะดวก รวดเร็ว ราบรื่น มีประสิทธิภาพ จึงกล่าวได้ว่างานสารบรรณเป็นกิจกรรมสำคัญในการปฏิบัติของทุกหน่วยงานโดยเฉพาะในองค์กรภาครัฐหรืองานราชการ ที่ผู้บริหารและผู้รับผิดชอบงานด้านนี้จะต้องเรียนรู้และเข้าใจในงานสารบรรณ ดังนั้น สำนักนายกรัฐมนตรีได้ออกระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณขึ้น ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน คือระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และแก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 ระเบียบดังกล่าว ให้ใช้บังคับส่วนราชการ และหน่วยงานต่างๆ ที่ต้องถือปฏิบัติให้เป็นบรรทัดฐานเดียวกันและได้วางขอบเขตของงานสารบรรณไว้ว่าเป็นหน่วยงานที่เกี่ยวกับการบริหารเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ ส่ง เก็บรักษา การยืมหนังสือ และการทำลาย (เพ็ญศรี สุขไชยะ, 2553)

เทศบาลตำบลหลักห้า อำเภอบ้านแพ้ว จังหวัดสมุทรสาคร เป็นองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น ที่ใช้ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 เป็นบรรทัดฐานในการปฏิบัติงานสารบรรณ ซึ่งรูปแบบเอกสารที่ปฏิบัติงานยังไม่ถูกต้องตามแบบงานสารบรรณทั้งหมด และเอกสารยังไม่มีประสิทธิภาพ และไม่สอดคล้องกับระเบียบงานสารบรรณ ซึ่งปัญหาที่พบแยกออกเป็น        1) ปัญหาคน ไม่มีความรู้ในระเบียบงานสารบรรณ ขาดความเอาใจใส่ ไม่ให้ความสำคัญ 2) ปัญหาระบบ กระบวนงาน ตลอดจนขั้นตอน ซ้ำซ้อน และยุ่งยาก 3) ปัญหาวัสดุอุปกรณ์ ขาดมาตรฐานเดียวกัน

การปฏิบัติงานสารบรรณของเทศบาลตำบลหลักห้า แม้จะมีระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ เป็นหลักแล้วก็ตาม แต่ปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติงานสารบรรณยังคงเกิดขึ้นเสมอ ผู้วิจัยจึงสนใจที่จะศึกษาแนวทางพัฒนาประสิทธิภาพระบบงานสารบรรณของเทศบาลตำบลหลักห้า อำเภอบ้านแพ้ว จังหวัดสมุทรสาคร เพื่อเป็นแนวทางพัฒนาประสิทธิภาพระบบงานสารบรรณของเทศบาลตำบล ในอำเภอบ้านแพ้ว จังหวัดสมุทรสาคร ต่อไป

 

วัตถุประสงค์ของการวิจัย

เพื่อศึกษาแนวทางการพัฒนาประสิทธิภาพระบบงานสารบรรณของเทศาลตำบลหลักห้า อำเภอ       บ้านแพ้ว จังหวัดสมุทรสาคร

สถานที่ดำเนินการ

เทศบาลตำบลหลักห้า อำเภอบ้านแพ้ว จังหวัดสมุทรสาคร

เป้าหมาย

ผู้ปฏิบัติงานสารบรรณได้ทราบแนวทางการพัฒนาประสิทธิภาพระบบงานสารบรรณของเทศบาลตำบลหลักห้า อำเภอบ้านแพ้ว จังหวัดสมุทรสาครและสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่า ร้อยละ 70

วิธีดำเนินการ/ขั้นตอนการดำเนินโครงงาน

                1) ประชากร ได้แก่ ผู้ปฏิบัติงานสารบรรณของเทศบาลตำบลหลักห้า อำเภอบ้านแพ้ว จังหวัดสมุทรสาคร จำนวน 160 คน

2) เครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูล

                เครื่องมือที่ใช้ในการศึกษาค้นคว้าครั้งนี้ ได้แก่ แบบสอบถาม มี 1 ฉบับ เป็นแบบสอบถามที่ผู้ศึกษาค้นคว้าสร้างขึ้น แบ่งเป็น 4 ตอน ดังนี้

                ตอนที่ 1 ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับผู้ตอบแบบสอบถาม ซึ่งมีลักษณะเป็นแบบสอบถามชนิดเลือกตอบ (Check List)

                ตอนที่ 2 สอบถามความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณ

ตอนที่ 3 ข้อเสนอแนะการพัฒนาประสิทธิภาพระบบงานสารบรรณของเทศบาลตำบลหลักห้า อำเภอบ้านแพ้ว จังหวัดสมุทรสาคร โดยลักษณะคำถามเป็นแบบคำถามปลายเปิด

3) การรวบรวมข้อมูล

ในการเก็บรวบรวมข้อมูลผู้วิจัยจะทำการเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยตนเองในพื้นที่โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. ขอหนังสืออนุญาตเก็บรวบรวมข้อมูลจากวิทยาลัยราชภัฏนครปฐมถึงนายกเทศมนตรีตำบลหลักห้า เพื่อขอความอนุเคราะห์และความร่วมมือในการเก็บข้อมูล

2. นำแบบสอบถามไปเก็บข้อมูลระหว่างวันที่ 1 ธันวาคม - 30 ธันวาคม 2556โดยขอความร่วมมือเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานสารบรรณหน่วยงานภายใต้สังกัดเทศบาลตำบลหลักห้า ช่วยแจกแบบสอบถามโดยให้แจกแก่กลุ่มตัวอย่างตามสะดวกและนัดหมายกำหนดเวลารับแบบสอบถามคืนภายใน 1 สัปดาห์

3. ผู้วิจัยรวบรวมแบบสอบถามคืนจากเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานสารบรรณหน่วยงานภายใต้สังกัดของเทศบาลตำบลหลักห้าด้วยตนเอง

4) การวิเคราะห์ข้อมูลและสถิติที่ใช้ในการวิจัย

1. การวิเคราะห์ข้อมูลทั่วไปของผู้ตอบแบบสอบถามวิเคราะห์ข้อมูลโดยการแจกแจงความถี่ (Frequency) และหาค่าร้อยละ (Percentage)

2. การวิเคราะห์ข้อมูลแบบสอบถามสอบถามความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณ แบบมาตราส่วนประมาณค่า (Rating Scale)

3. ข้อเสนอแนะการพัฒนาประสิทธิภาพระบบงานสารบรรณนำข้อมูลมาสรุปประเด็น

                5) การตรวจคุณภาพของเครื่องมือ

นำแบบสอบถามไปทดลองใช้ (Try - out) กับประชากรที่ไม่ใช่กลุ่มตัวอย่างที่เทศบาลตำบลเกษตรพัฒนา อำเภอบ้านแพ้ว จังหวัดสมุทรสาครได้แก่เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานสารบรรณจำนวน 30 คนแล้วนำผลการทดลองใช้แบบสอบถามมาหาคุณภาพเครื่องมือ

ระยะเวลาดำเนินการ

                ระยะเวลาในการดำเนินการ 1 ปี เริ่มจากวันที่ 1 เดือน กรกฎาคม พ.ศ.2556

<!--[if gte mso 9]> <w:LsdException Locked="false" Priority="39" QFormat="true" Na