แนวทางการพัฒนาระบบการทำงาน

ตลอดเดือนกันยายนถึงเดือนตุลาคม2549 หน่วยพัฒนาองค์กรได้สัญจรพบหน่วยงานต่างๆในมหาวิทยาลัยเพื่อทำความเข้าใจแนวทางการพัฒนาองค์กรและรับฟังความคิดเห็นหน่วยงานเพื่อสนับสนุนหน่วยงานให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ในการพบปะหน่วยงานในครั้งนี้หน่วยพัฒนาองค์กรได้แนะนำโปรแกรมสำหรับพนักงานสามารถเข้าไปบันทึกประสบการณ์การไปประชุมสัมมนาศึกษาดูงานนอกพื้นที่ในหัวข้อดังนี้
1. เรื่อง/หลักสูตร
2. ความรู้ที่สามารถนำมาใช้ในการปฏิบัติงาน
3. สิ่งที่นำไปพัฒนาต่อ
4. สามารถแนบเอกสารเพิ่มเติมได้
ซึ่งเดิมมีการรายงานผลโดยการบันทึกลงกระดาษและส่งมายังหน่วยพัฒนาองค์กรเราเห็นว่าประสบการณ์การไปสัมมนาศึกษาดูงานที่ไปนั้นมีคุณค่ามากกับองค์กรน่าจะมีการนำประสบการณ์ที่ได้รับมาถ่ายทอดให้พนักงานท่านอื่นทราบจึงได้ปรึกษาหารือกันและปรึกษาความเป็นไปได้กับฝ่ายวิจัยและพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ของมหาวิทยาลัยจึงได้โปรแกรมที่อยู่บนWebsite KM WU เรียกว่า"คลังความรู้" โดยความสามารถของโปรแกรมทำให้...
1. พนักงานมีระบบการจัดเก็บประวัติการไปประชุมสัมมนาอบรมศึกษาดูงานของตนเองได้
2. สามารถแบ่งบันประสบการณ์ดีๆให้เพื่อนต่างหน่วยงานที่สนใจเรื่องนั้นๆทราบและสามารถติดต่อขอพูดคุยภายหลังได้
3. มีระบบการค้นหาเลือกหัวข้อหน่วยงานวันที่ไปสัมมาที่สนใจได้
4. ผู้บังคับบัญชาสามารถติดตามรายงานผลการไปอบรมสัมมนาได้
ภายหลังการทำความเข้าในในระบบขั้นตอนที่เปลี่ยนแปลงก็ได้รับการตอบรับจากหน่วยงานเป็นอย่างดีสำหรับพนักงานท่านใดที่ไม่เข้าไปบันทึกนั้นช่วงแรกจะเป็นระบบการติดตามประกาศให้เข้าไปบันทึกและระยะที่สองจะพัฒนาเชื่อมต่อกับฝ่ายการเงินและบัญชีที่จะมีผลต่อการยืมเงินทดรองจ่ายในครั้งต่อไปหากยังไม่มีการรายงานผล
และเป็นการพิเศษที่เมื่อมีการพูดคุยกันก็จะเกิดแนวทางดีๆขึ้นเสมอเช่นวันนี้ได้ไปสัญจรที่ศูนย์คอมพิวเตอร์และมีการแนะนำโปรแกรมนี้ซึ่งทางศูนย์เป็นคนเขียนและยังได้มีการแนะนำกระบวนการเพิ่มเติมในกระบวนการทำงานที่เป็นจริงเมื่อนำระบบมาใช้ในการทำงานคือระบบการตรวจสอบว่าพนักงานได้เข้าไปบันทึกข้อมูลในโปรแกรมดังกล่าวหรือยังโดยออกแบบลำดับหมายเลขการบันทึกและให้ผู้ไปปฏิบัติงานแจ้งรหัสที่บันทึกในรายงานผลการไปปฏิบัติงานที่ในส่วนงบประมาณให้ผู้บังคับบัญชาทราบด้วยทำให้ตนเองเกิดการเรียนรู้แนวทางการพัฒนาระบบการทำงานว่าหากเราคิดจะพัฒนาระบบสิ่งสำคัญคือการนำมาทดลองใช้ในการปฏิบัติงานในการกระบวนการทำงานจริงด้วยเพื่อสามารถปรับโปรแกรมใช้ในการทำงานได้อย่างราบรื่นและบรรลุผลตามที่กำหนดไว้