กระบวนการพัฒนางานการรับและเบิกถอนเงินประกันสัญญา

วิธีการรับและเบิกถอนเงินประกันสัญญา

หากการรับและลงรายการเบิกถอนเงินประกันสัญญาไม่เป็นปัจจุบัน  จะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ทางราชการเป็นอย่างย่ิง  เช่น  อาจมีการขอเบิกซ้ำ   เงินฝากคลังขาดบัญชี   การทุจริตต่อหน้าที่ 

วัตถุประสงค์

      1.  เพื่อให้ความรู้แก่เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน รับ - เบิกถอนเงินประกันสัญญา

      2. เพื่อให้ความรู้แก่เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานการเงิน การพัสดุ ของโรงเรียน  

      3.  เพื่อให้การบันทึกการรับ-จ่ายเงินประกันสัญญาถูกต้อง เป็นปัจจุบัน สามารถตรวจสอบและสอบทานได้ง่าย

 กระบวนการพัฒนา  

๓. วิธีดำเนินการ

     ๓.๑  นิยามศัพท์ 

             สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา  หมายถึง สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษา

             เงินประกันสัญญา  หมายถึง เงินที่คู่สัญญา  ให้ไว้เป็นการค้ำประกันสัญญามูลค่าเป็นจำนวนเต็ม เป็นจำนวนเงิน ร้อยละ ห้า  ของวงเงินที่ทำสัญญาจ้างหรือทำสัญญาซื้อขายและคู่สัญญาขอรับจำนวนดังกล่าวคืนได้ เมื่อพ้นข้อผูกพันตามสัญญาแล้ว

             การรับเงิน หมายถึง การรับเงินประกันสัญญาจากโรงเรียน หรือ การรับเงินประกันสัญญาจากคู่สัญญา  หรือ กรณีที่สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาเป็นผู้ว่าจ้างหรือผู้ซื้อ

             การจ่ายเงิน  หมายถึง  การจ่ายเงินประกันสัญญาคืนให้แก่คู่สัญญาหรือการนำเงินประกันสัญญาฝากเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของคู่สัญญา

             ผู้ว่าจ้างหรือผู้ซื้อ  หมายถึง โรงเรียนหรือสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา ที่เป็นผู้ว่าจ้างหรือผู้ซื้อ จากผู้รับจ้างทำของหรือผู้ขายพัสดุ

             คู่สัญญา หมายถึง  ผู้รับจ้างทำของหรือผู้ขายพัสดุที่ได้ลงนามในสัญญา และโรงเรียนหรือสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา  เป็นผู้ว่าจ้างหรือผู้ซื้อ

              เจ้าหน้าที่การเงิน  หมายถึง เจ้าหน้าที่การเงินกลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษา  ที่มีหน้าที่การรับ - จ่ายเงินประกันสัญญา

              เจ้าหน้าที่บัญชี  หมายถึง เจ้าหน้าที่บัญชีกลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษา ที่มีหน้าที่ในการลงบัญชี รับ – จ่าย เงินประกันสัญญา

              เจ้าหน้าที่ของโรงเรียน  หมายถึง เจ้าหน้าที่การเงิน หรือเจ้าหน้าที่พัสดุ  หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากโรงเรียนให้เป็นผู้ทำหน้าที่เกี่ยวกับเงินประกันสัญญา หรือนำฝากหรือยื่นเรื่องขอเบิกถอนเงินประกันสัญญา                  

              ๓.๒ เอกสารและข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง 

                    ๓.๒.๑ ระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลังการเก็บรักษาเงินและการนำเงินส่งคลัง พ.ศ. ๒๕๕๑

ข้อ ๙๗  เงินทั้งปวงที่อยู่ในความรับผิดชอบของส่วนราชการ  ให้นำส่งหรือ นำฝากคลังภายในกำหนดเวลา ดังต่อไปนี้ 

             ๑)  เช็ค ดราฟต์ หรือตั๋วแลกเงิน ให้นำส่งหรือ นำฝากในวันที่ได้รับหรืออย่างช้าภายในวันทำการถัดไป
            (๒)  เงินรายได้แผ่นดิน  ให้นำส่งอย่างน้อยเดือนละหนึ่งครั้ง แต่ถ้าส่วนราชการใดมีเงินรายได้แผ่นดินเก็บรักษาในวันใดเกินหนึ่งหมื่นบาท  ก็ให้นำเงินส่งโดยด่วนแต่อย่างช้าต้องไม่เกินสามวันทำการถัดไป 

            (๓)  เงินเบิกเกินส่งคืน  หรือเงินเหลือจ่ายปีเก่าส่งคืนให้นำส่งภายในสิบห้าวันทำการนับจากวันรับเงินจากคลังหรือนับจากวันที่ได้รับคืน 

            (๔)  เงินนอกงบประมาณ  ให้นำฝากคลังอย่างน้อยเดือนละหนึ่งครั้ง แต่สำหรับเงินที่เบิกจากคลังเพื่อรอการจ่าย ให้นำฝากคลังภายในสิบห้าวันนับจากวันรับเงินจากคลัง 

 ข้อ ๙๘ ให้หัวหน้าหน่วยงานผู้เบิกหรือผู้ได้รับมอบหมายตามข้อ ๙  เป็นผู้นำเงินส่งคลัง     

ข้อ ๙๙ วิธีนำเงินส่งคลังหรือฝากคลังให้หน่วยงานผู้เบิกในส่วนกลางหรือส่วนภูมิภาคจัดทำใบนำฝากเงิน  พร้อมทั้งนำเงินสด เช็ค ดราฟต์  ตั๋วแลกเงิน ฝากเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของกรมบัญชีกลาง หรือของสำนักงานคลังจังหวัด แล้วแต่กรณี  โดยปฏิบัติตามวิธีการที่กระทรวงการคลังกำหนด

                 ๓.๒.๒  ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุพ.ศ. ๒๕๓๕  และที่แก้ไข  ทุกฉบับ  ส่วนที่ ๗  สัญญาและหลักประกัน

ข้อ  ๑๓๔  การทำสัญญาหรือข้อตกลงเป็นหนังสือ นอกจากการจ้างที่ ปรึกษา  ให้กำหนดค่าปรับเป็นรายวันในอัตราตายตัวระหว่างร้อยละ  ๐.๐๑ – ๐.๒๐  ของราคาพัสดุ  ที่ยังไม่ได้รับมอบ เว้นแต่การจ้างซึ่งต้องการผลสำเร็จของงานทั้งหมดพร้อมกัน  ให้กำหนดค่าปรับ  เป็นรายวันเป็นจำนวนเงินตายตัวในอัตราระหว่างร้อยละ๐.๐๑ – ๐.๑๐  ของราคางานจ้างนั้น  แต่ต้อง ไม่ต่ำกว่าวันละ ๑๐๐  บาท สำหรับงานก่อสร้างสาธารณูปโภคที่มีผลกระทบต่อการจราจร  ให้กำหนด ค่าปรับเป็นรายวันในอัตราร้อยละ ๐.๒๕ ของราคางานจ้างนั้น แต่อาจกำหนดขั้นสูงสุดของการปรับก็ได้ ทั้งนี้ตามหลักเกณฑ์ที่ กวพ.กำหนด

                 ในการทำสัญญาจ้างที่ปรึกษา  หากส่วนราชการเห็นว่า ถ้าไม่กำหนดค่าปรับไว้ในสัญญาจะเกิดความเสียหายแก่ทางราชการ ให้ส่วนราชการผู้จัดทำสัญญากำหนดค่าปรับเป็นรายวันในอัตราร้อยละ  ๐.๐๑ – ๐.๑๐ ของราคางานจ้างนั้นได้ตามความเหมาะสมและจำเป็น

                  การกำหนดค่าปรับตามวรรคหนึ่งและวรรคสอง  ในอัตราหรือเป็นจำนวนเงินเท่าใดให้อยู่ในดุลพินิจของหัวหน้าส่วนราชการ โดยคำนึงถึงราคาและลักษณะของพัสดุซึ่งอาจมีผลกระทบต่อการที่คู่สัญญาของทางราชการจะหลีกเลี่ยงไม่ปฏิบัติตามสัญญา  หรือกระทบต่อการจราจร หรือความเสียหายแก่ทางราชการแล้วแต่กรณี
                 ในกรณีการจัดหาสิ่งของที่ประกอบกันเป็นชุด  ถ้าขาดส่วนประกอบส่วนหนึ่งส่วนใดไปแล้ว  จะไม่สามารถใช้การได้โดยสมบูรณ์  แม้คู่สัญญาจะส่งมอบสิ่งของภายในกำหนดตามสัญญาแต่ยังขาดส่วนประกอบบางส่วน  ต่อมาได้ส่งมอบส่วนประกอบที่ยังขาดนั้นเกินกำหนดสัญญา ให้ถือว่าไม่ได้ส่งมอบสิ่งของนั้นเลย  ให้ปรับเต็มราคาของทั้งชุด

                   ในกรณีที่การจัดหาสิ่งของคิดราคารวมทั้งค่าติดตั้งหรือทดลองด้วย ถ้าติดตั้งหรือทดลองเกินกว่ากำหนดตามสัญญาเป็นจำนวนวันเท่าใด ให้ปรับเป็นรายวันในอัตราที่กำหนดของราคาทั้งหมด

                   เมื่อครบกำหนดส่งมอบพัสดุตามสัญญาหรือข้อตกลงให้ส่วนราชการรีบแจ้ง การเรียกค่าปรับตามสัญญา หรือข้อตกลงจากคู่สัญญาและเมื่อคู่สัญญาได้ส่งมอบพัสดุ ให้ส่วนราชการบอกสงวนสิทธิการเรียกค่าปรับในขณะที่รับมอบพัสดุนั้นด้วย

ข้อ ๑๔๑  หลักประกันซองหรือหลักประกันสัญญา ให้ใช้หลักประกัน  อย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้ 

             (๑)  เงินสด 

             (๒)  เช็ค ที่ธนาคารเซ็นสั่งจ่าย ซึ่งเป็นเช็คลงวันที่ใช้เช็ค นั้น ชำระต่อเจ้าหน้าที่หรือก่อนวันนั้นไม่เกิน ๓  วันทำการ   

            (๓) หนังสือค้ำประกันของธนาคารภายในประเทศตามตัวอย่างที่ กวพ. กำหนด 

            (๔)  หนังสือค้ำประกันของบรรษัทเงินทุนอุตสาหกรรม  แห่งประเทศไทย  บริษัทเงินทุนหรือบริษัทเงินทุนหลักทรัพย์ที่ได้รับอนุญาตให้ประกอบกิจการเงินทุน  เพื่อการพาณิชย์และประกอบธุรกิจค้ำประกันตามประกาศของธนาคารแห่งประเทศไทย  ตามรายชื่อบริษัทเงินทุนที่ธนาคารแห่งประเทศไทยแจ้งเวียนให้ส่วนราชการต่าง ๆ ทราบแล้ว โดยอนุโลมให้ใช้ตามตัวอย่างหนังสือค้ำประกันของธนาคารที่  กวพ.กำหนด 

           (๕)  พันธบัตรรัฐบาลไทย สำหรับประกวดราคานานาชาติ  ให้ใช้หนังสือค้ำประกันของธนาคาร  ในต่างประเทศที่มีหลักฐานดี  และหัวหน้าส่วนราชการเชื่อถือเป็นหลักประกันซองได้อีกประเภทหนึ่ง 

ข้อ ๑๔๒ หลักประกันซองและหลักประกันสัญญาในข้อ ๑๔๑ ให้กำหนดมูลค่าเป็นจำนวนเต็มในอัตราร้อยละห้าของวงเงินหรือราคาพัสดุที่จัดหาครั้งนั้น แล้วแต่กรณี เว้นแต่การจัดหาพัสดุที่หัวหน้าส่วนราชการเห็นว่ามีความสำคัญเป็นพิเศษ จะกำหนดอัตราสูงกว่าร้อยละห้าแต่ไม่เกินร้อยละสิบก็ได้

              ในการทำสัญญาจัดหาพัสดุที่มีระยะเวลาผูกพันตามสัญญาเกิน  ๑  ปีและพัสดุนั้นไม่ต้องมีการประกันเพื่อความชำรุดบกพร่อง เช่น พัสดุใช้สิ้นเปลืองให้กำหนดหลักประกันในอัตราร้อยละห้าของราคาพัสดุที่ส่งมอบในแต่ละปีของสัญญา โดยให้ถือว่าหลักประกันนี้เป็นการค้ำประกันตลอดอายุสัญญา  และหากในปีต่อไปราคาพัสดุที่ส่งมอบแตกต่างไปจากราคาในรอบปีก่อนให้ปรับปรุงหลักประกันตามอัตราส่วนที่เปลี่ยนแปลงไปนั้นก่อนครบรอบปี  ในกรณีที่หลักประกันต้องปรับปรุง  ในทางที่เพิ่มขึ้นและคู่สัญญาไม่นำหลักประกันมาเพิ่มให้ครบจำนวนภายใน
๑๕ วัน ก่อนการส่งมอบพัสดุงวดสุดท้ายของปีนั้น ให้ทางราชการหักเงินค่าพัสดุงวดสุดท้ายของปีนั้นที่ทางราชการจะต้องจ่าย  ให้เป็นหลักประกันในส่วนที่เพิ่มขึ้น

                การกำหนดหลักประกันตามวรรคหนึ่งและวรรคสอง จะต้องระบุไว้เป็นเงื่อนไขในเอกสารสอบราคาหรือเอกสารประกวดราคา  และหรือในสัญญาด้วย

                ในกรณีที่ผู้เสนอราคาหรือคู่สัญญาวางหลักประกันที่มีมูลค่าสูงกว่าที่กำหนดไว้ในระเบียบเอกสารสอบราคาหรือเอกสารประกวดราคา  และหรือในสัญญาด้วย

ข้อ  ๑๔๓  ในกรณีที่ส่วนราชการหรือรัฐวิสาหกิจ  เป็นผู้เสนอราคาหรือเป็นคู่สัญญา
ไม่ต้องวางหลักประกัน

ข้อ ๑๔๔ ให้ส่วนราชการคืนหลักประกันให้แก่ผู้เสนอราคา คู่สัญญาหรือ  ผู้ค้ำประกันตามหลักเกณฑ์ดังนี้

              (๑)  หลักประกันซองให้คืนแก่ผู้เสนอราคาหรือผู้ค้ำประกันภายใน
๑๕ วันนับแต่วันที่ได้พิจารณาในเบื้องต้นแล้ว เว้นแต่ผู้เสนอราคารายที่ได้คัดเลือกไว้ซึ่งเสนอราคาต่ำสุดไม่เกิน ๓  ราย ให้คืนได้ต่อเมื่อได้ทำสัญญาหรือข้อตกลงหรือผู้เสนอราคาได้พ้นจากข้อผูกพันแล้ว

             (๒)  หลักประกันสัญญาให้คืนแก่คู่สัญญาหรือผู้ค้ำประกันโดยเร็วอย่างช้าต้องไม่เกิน ๑๕ วัน นับแต่วันที่    คู่สัญญาพ้นจากข้อผูกพันตามสัญญาแล้ว

                    การจัดหาที่ไม่ต้องมีการประกันเพื่อความชำรุดบกพร่อง ให้คืนหลักประกันให้แก่คู่สัญญาหรือผู้ค้ำประกันตามอัตราส่วนของพัสดุ  ซึ่งทางราชการได้รับมอบไว้แล้วแต่ทั้งนี้ต้องระบุไว้เป็นเงื่อนไขในเอกสารสอบราคาหรือเอกสารประกวดราคาและในสัญญาด้วย

                   การคืนหลักประกันที่เป็นหนังสือค้ำประกันของธนาคาร  บรรษัทเงินทุนอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทย  บริษัทเงินทุน หรือบริษัทเงินทุนหลักทรัพย์ในกรณีที่ผู้เสนอราคาหรือคู่สัญญาไม่มารับภายในกำหนดเวลาข้างต้น
ให้รีบส่งต้นฉบับหนังสือค้ำประกันให้แก่ผู้เสนอราคาหรือคู่สัญญาทางไปรษณีย์ลงทะเบียนโดยเร็ว  พร้อมกับแจ้งให้ ธนาคาร  บรรษัทเงินทุนอุตสาหกรรม  แห่งประเทศไทย  บริษัทเงินทุน หรือบริษัทเงินทุนหลักทรัพย์  ผู้ค้ำประกันทราบด้วย

๓.๓ ขั้นตอนการดำเนินการ

     ในการปรับปรุงพัฒนางานการรับ - จ่าย เงินประกันสัญญา  มีแนวคิดและ  ใช้นวัตกรรม IDEA 

   I  หมายถึง  Information    คือ การให้ความรู้ทั้งด้านเอกสารและการอธิบาย  การจัดอบรม การซักซ้อม         ความเข้าใจ

  D  หมายถึง Do คือการปฏิบัติงาน  การทำงาน 
 E  หมายถึง  Evaluate  คือการวัดและประเมินผลการปฏิบัติงานว่างานถูกต้องตามที่ได้ให้ความรู้  อธิบาย ชี้แจงหรือซักซ้อมความเข้าใจหรือไม่  ถ้าถูกต้องก็ไม่ต้องอธิบายชี้แจงใหม่  ถ้าไม่ถูกต้องก็จะได้ ให้ความรู้  อธิบายซ้ำ
และปฏิบัติต่อไป 

 A   หมายถึง  Action คือการดำเนินการต่อไป ปฏิบัติได้ถูกต้องแล้วดำเนินการต่อไปได้  

 
๓.๓.๑  การชี้แจง  ซักซ้อมความเข้าใจและทบทวนความรู้แก่เจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงาน  การรับและเบิกเงินประกันสัญญา  ด้านระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าดัวยการพัสดุพ.ศ. ๒๕๓๕  และที่แก้ไขเพิ่มเติมทุกฉบับ ข้อ  ๑๓๔  ข้อ
๑๔๑  ถึง ๑๔๔ ให้ทราบและใช้เป็นหลักในการปฏิบัติงาน  ได้แก่ ตัวอย่างสัญญาซื้อและสัญญาจ้าง  วงเงินประกันสัญญา  กำหนดเวลาที่คู่สัญญาพ้นจากข้อผูกพันตามสัญญา  ค่าปรับ แบบพิมพ์นำฝากเงินประกันสัญญา การจัดทำทะเบียนคุมเงินประกันสัญญาและลงรายการในทะเบียนคุมเงินประกันสัญญา  เอกสารประกอบการถอนเงินประกันสัญญา ได้แก่แบบพิมพ์การถอนเงินประกันสัญญาและวิธีลงรายการ สำเนาใบส่งมอบงานงวดสุดท้ายหรือสำเนาใบตรวจรับพัสดุงวดสุดท้ายทะเบียนคุมเงินประกันสัญญา  แบบขอรับเงินผ่านธนาคารของคู่สัญญา  สำเนาหน้าบัญชีธนาคารที่มีชื่อบัญชีตรงกับชื่อผู้คู่สัญญา

    ๓.๓.๒ 
ให้ความรู้เพื่อซักซ้อม ความเข้าใจ ทบทวนความรู้ในการปฏิบัติงานการเงินการพัสดุแก่เจ้าหน้าที่การเงิน 
การพัสดุและผู้บริหารโรงเรียน โดยเฉพาะการเน้นย้ำให้ปรับปรุงแนวทางวิธีการนำฝากเงินประกันสัญญา และการถอนเงินประกันสัญญา โดยเริ่มต้นจากการให้ทุกโรงเรียนที่มีเงินประกันสัญญาฝากไว้ที่สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาได้ลงรายการบันทึกในทะเบียนคุมเงินประกันสัญญา หรือหากไม่ทราบหรือไม่มีหลักฐานใด ๆ
ให้นำทะเบียนคุมเงินประกันสัญญาของโรงเรียนมาตรวจสอบยอดเงินฝากประกันสัญญากับสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา  เพื่อที่เมื่อคู่สัญญาพ้นความรับผิดชอบบกพร่องแล้วจะได้ยื่นเอกสารขอถอนเงินประกันสัญญาได้ทันที

  ๓.๓.๓ โรงเรียนที่ทำสัญญาจ้างหรือทำสัญญาซื้อขาย หรือต้องการถอนเงินประกันสัญญา
ก็ให้ถือปฏิบัติและดำเนินการตามข้อซักซ้อมความเข้าใจ ได้ทันที  เจ้าหน้าที่เงินประกันสัญญาของสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา  จะได้ช่วยเหลือให้คำแนะนำและปรับปรุงแก้ไขให้ถูกต้องและเมื่อมีการนำฝากหรือขอถอนเงินประกันสัญญาครั้งต่อไปเจ้าหน้าที่ของโรงเรียนก็จะมีความชำนาญทั้งเรื่องการนำฝากเงินและการถอนเงิน
๓.๓.๔ กระบวนการรับเงินประกันสัญญา  การรับเงินประกันสัญญาของโรงเรียน  โรงเรียนจะต้องออกใบเสร็จรับเงินให้แก่คู่สัญญาทุกครั้ง
และนำเงินจำนวนดังกล่าวนำฝากสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาโดยมีข้อกำหนดหรือกระบวนการ  ดังนี้ 

 ๓.๓.๔.๑ 
โรงเรียนออกใบเสร็จรับเงินให้แก่คู่สัญญา ลงทะเบียนการรับเงินไว้ในทะเบียนคุมเงินประกันสัญญาของโรงเรียน

๓.๓.๔.๒ 
โรงเรียนจัดทำใบนำฝาก  จำนวน ๒  ฉบับ

๓.๓.๔.๓ 
โรงเรียนนำเงินสดและเอกสาร ตามข้อ ๓.๓.๔.๑  ใบนำฝากตามข้อ ๓.๓.๔.๒  สำเนาสัญญาจ้าง ส่งสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา ภายใน  ๓ วันทำการนับถัดจากวันรับเงิน  (การกำหนดในรีบนำเงินฝากโดยเร็ว เพื่อเป็นการกำกับติดตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างอีกทางหนึ่ง  สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา จะได้ทราบว่า
โรงเรียนได้ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างถึงขั้นตอนการทำสัญญาแล้ว  และสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา จะได้นำสำเนาสัญญาของโรงเรียน ดำเนินการจองเงินในระบบGFMIS หรือที่เรียกกันย่อ ๆ ว่า  ทำ PO ด้วยอีกทางหนึ่ง  ซึ่งวิธีการดังกล่าวข้างต้นนี้ทำให้เป็นการลดขั้นตอนการทำเอกสารนำส่งของโรงเรียนจาก ๒ เรื่องเหลือเรื่องเดียวและลดเอกสารลงอีก  ๑  ชุด)
๓.๓.๔.๔ 
สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา ตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินประกันสัญญา  ตรวจสอบความถูกต้องของสำเนาสัญญา  ตรวจสอบความถูกต้องของการ  ลงรายการในทะเบียนคุมเงินประกันสัญญา  ออกใบเสร็จรับเงินให้แก่โรงเรียน  นำเอกสารทั้งหมดเสนอ  ผู้มีอำนาจอนุมัติลงนามรับรองความถูกต้องของวงเงินที่ระบุในทะเบียนคุมเงินประกันสัญญา  และคืนสำเนาใบนำส่งเงินพร้อมทะเบียนคุมเงินประกันสัญญาให้แก่โรงเรียน

๓.๓.๔.๕  เจ้าหน้าที่การเงินนำเงินฝากคลังผ่านธนาคารตามระเบียบการนำเงินฝากคลัง  

 ๓.๓.๔.๖ เจ้าหน้าที่บัญชี ใช้ใบเสร็จรับเงินบันทึกบัญชี ตามจำนวนเงินที่ได้รับในระบบ GFMIS

๓.๓.๔.๗ เจ้าหน้าที่บัญชีบันทึกรายการรับเงินในทะเบียนคุมเงินประกันสัญญา 

             ผู้รายงานได้ศึกษาและพิจารณาแนวทางการลงรายการรับเงินในทะเบียนคุมเงินประกันสัญญา ที่เคยบันทึกไว้ตั้งแต่ปีงบประมาณ ๒๕๔๗  จนถึงปีงบประมาณ ๒๕๕๓ เห็นว่า  ไม่รัดกุมเพียงพอจึง กำหนดรายการในการลงทะเบียนคุมเงินประกันสัญญาเพิ่มเติม คือ ให้ระบุรายการสำคัญต่างๆ ให้ละเอียดยิ่งขึ้นและอย่างเป็นระบบ ได้แก่ 
เป็นเงินประกันสัญญาของโรงเรียนใด ซื้อหรือจ้างทำอะไร สัญญาที่เท่าไร  ทำสัญญาเมื่อ วัน
เดือน ปี ใด  ชื่อสกุลคู่สัญญา  สิ้นสุดสัญญาเมื่อไร วงเงินเงินประกันสัญญา กำหนดรับผิดชอบในความชำรุดบกพร่องเป็นระยะเวลาเท่าไร  กำหนดจ่ายคืน วันเดือนปี ใด  การบันทึกรายละเอียดเช่นนี้  เป็นการบันทึกไว้เพื่อการสอบทานเมื่อเวลาล่วงเลยไปหรือมีปัญหาในช่วงที่โรงเรียนหรือคู่สัญญาขอรับเงินประกันสัญญาคืนถ้ามีการบันทึกวงเงินผิดพลาดไป หรือบันทึก ชื่อ-สกุล ผู้รับจ้างไม่ถูกต้องหรือระบุวันกำหนดจ่ายคืนผิดพลาดไป จะได้สอบทานกับสำเนาสัญญาที่ได้ให้โรงเรียนส่งพร้อมกับการนำเงินประกันสัญญาฝากสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา  ขณะนี้ 
จัดเก็บสำเนาสัญญาของทุกโรงเรียนและของสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา  โดยการแยกเป็นรายอำเภอและรายปีงบประมาณ  เรียงตามลำดับก่อนหลังของการนำฝากเงินประกันสัญญา  อีกทั้งยังได้สร้าง file โดยใช้โปรแกรมสำเร็จรูป Excel เพื่อการใช้งานด้วย

 ๓.๓.๔.๘ สร้าง file โดยใช้โปรแกรมสำเร็จรูป Excel  กำหนดสูตร  เพื่อลงรายการเพียงโรงเรียนละ ๑ 
บรรทัด  มีช่องต่าง ๆ  ได้แก่ ลำดับที่  หน้าบัญชี  วันเดือนปีที่นำฝากเงินประกันสัญญา  ชื่อโรงเรียน 
รายการซื้อหรือจ้าง  ชื่อสกุลคู่สัญญา  วงเงินประกันสัญญา วันสิ้นสุดสัญญา  วันเดือนปีกำหนดจ่ายคืน ซึ่งสอดคล้องกับทะเบียนคุมเงินประกันสัญญาและเพิ่มช่องเพื่อตรวจสอบจำนวนเงินคงเหลือและจำนวนสัญญาคงเหลือหลังจ่ายเงินไปแล้วอีก๓ ช่อง คือ  ช่องจำนวนเงินจ่ายคืน  ช่องวันเดือนปีจ่ายคืน  และช่องนับจำนวนสัญญา

             เมื่อสิ้นปีงบประมาณพิมพ์ทุกรายการที่ได้บันทึกไว้ใน file โปรแกรมสำเร็จรูป Excel  เก็บเป็นเอกสารสำคัญสำหรับการใช้สอบทานกับเจ้าหน้าที่บัญชีไว้ทำการบันทึกการจ่ายเบื้องต้นก่อนลงรายการบันทึกใน
file ที่สร้างขึ้นโดยใช้โปรแกรม Excel  และบันทึกในทะเบียนคุมเงินประกันสัญญาเป็นรอบสุดท้าย  จะทำให้สามารถตรวจสอบรายการรับเงินประกันสัญญาในระบบ GFMIS  กับสมุดทะเบียนคุมเงินประกันสัญญา  ได้ทันที

            นอกจากนั้นแล้ว  เมื่อทำการบันทึกรับหรือจ่ายเงิน ใน file  ที่สร้างขึ้นโดยใช้โปรแกรม Excel  ได้กำหนดให้โปรแกรมทำการประมวลผล  ให้ด้วยทุกครั้งที่มีการรับและการจ่ายเงิน  ดังนั้น เมื่อมีการรับเงินประกันสัญญาเพิ่มเข้ามาและบันทึกในทะเบียนคุมเงินประกันสัญญาแล้วเสร็จ จะทราบได้ทันทีว่า ในปีงบประมาณนี้  รับเงินประกันสัญญา เป็นจำนวนเงินเท่าไร  รวมเป็นกี่สัญญาหรือ

๓.๓.๕ กระบวนการจ่ายเงินประกันสัญญา 

               การจ่ายเงินประกันสัญญาคืนให้แก่คู่สัญญา ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. ๒๕๓๕  และที่แก้ไขเพิ่มเติมทุกฉบับ ข้อ ๑๔๔ (๒)กำหนดให้จ่ายคืนได้เมื่อคู่สัญญาพ้นข้อผูกพันตามสัญญาแล้ว ดังนั้นเพื่อให้การจ่ายเงินดำเนินการไปด้วยความถูกต้องตามระเบียบที่เกี่ยวข้องให้บริการด้วยความรวดเร็ว จึงกำหนดแนวทางการจ่ายเงินดังต่อไปนี้ 

๓.๓.๕.๑ 
คู่สัญญาของโรงเรียนจัดทำบันทึกขอรับเงินคืน  พร้อมแนบสำเนาหน้าบัญชีเงินฝากธนาคารที่มีชื่อตรงกับคู่สัญญาและบันทึกขอรับเงินผ่านธนาคาร  ส่งให้โรงเรียน 

๓.๓.๕.๒   โรงเรียนจัดทำใบขอถอนเงิน ๒ ฉบับ (แทนหนังสือนำและเป็น หลักฐานขอเบิกเงิน)  ลงรายการขอถอนเงินประกันสัญญาว่าเป็นรายการใด  วงเงินเท่าไรแนบสำเนาบันทึกการตรวจการจ้าง  (จะทำให้ทราบวันพ้นข้อผูกพันตามสัญญาที่แท้จริง)และเอกสารในข้อ๓.๓.๕.๑  ส่งสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา

 ๓.๓.๕.๓ เจ้าหน้าที่การเงิน รับหลักฐานแล้ว  นำหลักฐานตรวจสอบกับสำเนาสัญญา
(ถ้ามีสำเนาสัญญาอยู่ในแฟ้ม ถือได้ว่า โรงเรียนยังมิได้เคยยื่นของเบิกเงินประกันสัญญา และหรือตรวจสอบเบื้องต้นจาก  file ที่สร้างขึ้นโดยใช้โปรแกรมExcel ของปีงบประมาณที่โรงเรียนนำเงินประกันสัญญาฝากสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา)จัดทำบันทึกขออนุมัติต่อผู้มีอำนาจ  และเบิกเงินในระบบ  GFMIS 

             การจัดทำบันทึกขออนุมัติเบิกจ่ายเงินประกันสัญญาได้พิจารณาให้มีการ แก้ไขปรับปรุงใหม่ให้ถูกต้องตามวิธีการบันทึกข้อความตามหลักงานสารบัญ เนื้อหาในการบันทึกเป็นการรายงานการตรวจสอบและรับรองเบื้องต้นโดยเจ้าหน้าที่  ก่อนเสนอตามลำดับขั้นจนถึงผู้มีอำนาจอนุมัติ

๓.๓.๕.๔ เจ้าหน้าที่การเงิน ส่งหลักฐานที่ได้รับการอนุมัติถอนเงิน ให้แก่เจ้าหน้าที่จ่ายเงิน 

.๓.๕.๕ เมื่อกรมบัญชีกลางอนุมัติเงินรายการดังกล่าว เจ้าหน้าที่จ่ายเงินขออนุมัติจ่ายเช็ค  ทำใบนำฝากฝากเงินเข้าบัญชีผู้รับจ้าง ทำรายงานการจ่ายเงินประกันสัญญา ให้เจ้าหน้าที่บัญชี

๓.๓.๕.๖ เจ้าหน้าที่บัญชี บันทึกการจ่ายในระบบ GFMISลงรายการจ่ายใน file ที่สร้างขึ้นโดยใช้โปรแกรม Excel 
ของปีงบประมาณที่ได้รับฝากเงินประกันสัญญาไว้ระบุวันจ่าย บันทึกการจ่ายในทะเบียนคุมเงินประกันสัญญา  ทำการบันทึกใน file ที่สร้างขึ้นโดยใช้โปรแกรมExcel  ของปีงบประมาณที่รับฝากเงินประกันสัญญา ในช่อง  วงเงินจ่าย  วันเดือนปีจ่าย ลดยอดเงินรับเป็น ศูนย์  เปลี่ยน จำนวนสัญญา หนึ่ง  เป็น ศูนย์ 

                       การลงรายการใน  file ที่สร้างขึ้นโดยใช้โปรแกรมExcel  ของปีงบประมาณที่ได้รับฝากเงินประกันสัญญา ไว้ แต่ละวันที่มีการจ่าย จะทราบจำนวนสัญญาคงเหลือที่ยังไม่จ่ายเงินและทราบวงเงินประกันสัญญาคงเหลือ  ทำให้เป็นข้อมูลใช้ในการสอบทานกับวงเงินในระบบGFMIS   ได้เป็นอย่างดี

๓.๓.๕.๗ เจ้าหน้าที่บัญชี บันทึกการจ่ายในทะเบียนคุมเงินประกันสัญญา โดยดูรายการว่าเป็นปีงบประมาณใด ดูว่าได้เคยลงรายการไว้ในหน้าบัญชีเท่าไร ซึ่งดูได้จาก file ที่สร้างขึ้นโดยใช้โปรแกรม Excel ของปีงบประมาณที่ได้รับฝากเงินประกันสัญญาไว้

                การสร้าง  file โดยใช้โปรแกรม Excel  ไว้ประกอบการลงรายการทะเบียนคุมเงินประกันสัญญาก่อให้เกิดความสะดวกในการตรวจสอบ  สอบทานว่า เงินประกันสัญญารายการที่โรงเรียนยื่นขอรับนี้ ได้เคยขอยื่นเบิกจ่ายมาก่อนหรือไม่  วงเงินที่มีในทะเบียนย่อยคุมเงินประกันสัญญาตรงกับวงเงินในระบบGFMIS หรือไม่ หากไม่ถูกต้อง ก็จะตรวจสอบทบทวนได้ไม่ยาก

๔.  ผลการดำเนินงาน     การดำเนินงานด้วยนวัตกรรม  IDEA เกิดผลดังต่อไปนี้

๔.๑ จากการที่สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา ทบทวนซักซ้อมความเข้าใจในการปฎิบัติงาน แก่ครูผู้ปฏิบัติหน้าที่งานการเงิน  การพัสดุและผู้บริหารโรงเรียนไปแล้ว ข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษาของโรงเรียนทั้ง ๓ กลุ่ม มีความรู้ มีความเข้าใจในระบบการรับและนำเงินประกันสัญญาฝากสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา ร้อยละ ๘๐  โดยสรุปได้จากการที่โรงเรียนนำเงินประกันสัญญาที่รับจาก คู่สัญญา  พร้อมทั้งนำเอกสารหลักฐานต่างๆ ได้แก่  ใบนำส่งเงิน  สำเนาสัญญาจ้างหรือสำเนาสัญญาซื้อขายและทะเบียนคุมเงินประกันสัญญามาส่งที่กลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ ได้ถูกต้องแต่ยังมีอีกจำนวนประมาณร้อยละ ๒๐ ที่เจ้าหน้าที่ของสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา
จะต้องแนะนำให้ปรับปรุงแก้ไขหรืออธิบายเพิ่มเติม เกี่ยวกับการลงรายการในทะเบียนคุมเงินประกันสัญญาและการลงนามของผู้บริหารให้ถูกต้องและเมื่อเจ้าหน้าที่ ได้ตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงิน  สำเนาสัญญาและรายการจำนวนเงินในทะเบียนคุมเงินประกันสัญญาแล้วเจ้าหน้าที่ของโรงเรียนรับใบเสร็จรับเงินพร้อมสมุดทะเบียนคุมเงินประกันสัญญา กลับไปโรงเรียน ทำให้โรงเรียนมีข้อมูลตัวเลขจำนวนเงินประกันสัญญา ที่สามารถขอถอนคืนให้แก่คู่สัญญาเมื่อคู่สัญญาพ้นความรับผิดชอบแล้ว

 ๔.๒ เจ้าหน้าที่ กลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาปัตตานี เขต ๑ ที่มีหน้าที่การรับ - จ่าย เงินประกันสัญญา  มีความรู้ มีความเข้าใจในระบบการรับ - จ่ายเงินประกันสัญญา โดยสรุปได้จากการที่เจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินที่รับจากโรงเรียนว่ามีมูลค่าเป็นจำนวนเต็ม
วงเงินร้อยละ ห้า ตรวจสอบเอกสารการนำส่งเงินประกันสัญญา  เอกสารการขอเบิกถอนเงินประกันสัญญา
และตรวจสอบการลงรายการในทะเบียนคุมเงินประกันสัญญาได้ถูกต้องก่อนนำเสนอผู้บริหารลงนามอนุมัติการรับ – จ่ายเงินประกันสัญญา ไม่น้อยกว่า. สัญญา

              นอกจากนั้นแล้ว  การปรับบันทึกข้อความการขอเบิกเงินประกันสัญญาเสียใหม่  ยังทำให้เจ้าหน้าที่ ต้องมีความละเอียดรอบคอบมากยิ่งขึ้นเพราะเจ้าหน้าที่ต้องตรวจสอบและบันทึกรายละเอียดของแต่ละสัญญาความถูกต้องของจำนวนเงินจ่ายรวมทั้งต้องรับรองว่าถึงเวลาที่สมควรจ่ายเงินให้แก่คู่สัญญาของโรงเรียนและสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา

 ๔.๓   การให้ความรู้แก่เจ้าหน้าที่กลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา  นอกจากจะได้มีความรู้ในการรับ – เบิกเงินประกันสัญญา แล้ว ยังมีผลดีต่อเนื่องคือได้ช่วยเหลือโรงเรียนและคู่สัญญา
ดังต่อไปนี้

๔.๓.๑ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบสำเนาสัญญาจ้างหรือสัญญาซื้อขาย ว่า  มีข้อผิดพลาด บกพร่อง ในส่วนที่เป็นสาระสำคัญ ๆต่าง ๆ เช่น  ชื่อ – สกุลผู้บริหารโรงเรียน  ชื่อโรงเรียน วงเงินทำสัญญาส่วนที่เป็นตัวเลขและตัวอักษร  จำนวนเงินประกันสัญญา  วันเดือนปีที่สิ้นสุดสัญญาหรือส่งมอบพัสดุ  จำนวนวันเดือนปีที่รับผิดชอบในความชำรุดบกพร่อง  จำนวนเงินค่าปรับเป็นรายวัน การลงชื่อผู้บริหารโรงเรียนในฐานะผู้ว่าจ้างหรือผู้ซื้อหรือการลงชื่อของคู่สัญญา  การลงชื่อท้ายสัญญาทั้งผู้ว่าจ้างและคู่สัญญาตรงที่ว่างด้านล่างของสัญญาทุกหน้า

๔.๓.๒ 
โรงเรียนที่มีการเปลี่ยนแปลงครูผู้ปฏิบัติหน้าที่ และหรือลงรายการไม่ถูกต้อง  เจ้าหน้าที่ของสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา ยังได้สอนแนะนำ นิเทศโรงเรียนให้จัดทำเอกสาร  ลงรายการต่าง ๆ ให้ถูกต้อง รวมทั้