เครื่องมือในการบริหารโครงการ

หลังจากได้เข้าฟังบรรยาย จากท่าน ปกท. ในเรื่อง  GANTT CHART , S-curve และ Earned Value  ได้เข้าใจว่าเครื่องมือแต่ละตัวทำงานอย่างไร และจะสร้างความสัมพันธ์ ได้อย่างไร มีความสอดคล้องกันอย่างไร และรายละเอียดของเครื่องมือแต่ละตัว มีความแตกต่างกันในการนำไปใช้งาน สุดท้ายท่านก็ย้ำว่า นี่เป็นเครื่องมือ ที่จะช่วยให้การบริหารโครงการประสบความสำเร็จ ผมได้รับไฟล์มาจากคุณฉัตต์ธิดา สน. เลยนำมาฝาก ครับ โดยเนื้อหาประกอบด้วย

1. GANTT CHART แสดงความสัมพันธ์ของ 4 สิ่ง คือ ขอบเขตของโครงการ (Scope) และกิจกรรม(Activity) ต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้น เวลา (Time) งบประมาณ (Budget)  และ Resource ซึ่งหมายรวมทั้ง คน เครื่องมือ อุปกรณ์ ที่ต้องใช้เพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จตามระยะเวลาที่กำหนด 

ข้อจำกัด 

ทำให้เราไม่สามารถคาดการณ์ได้ว่า สถานะโครงการตอนนี้อยู่ตรงไหนในภาพรวมและกำลังจะไปไหน จะสำเร็จเมื่อไร ใช้งบประมาณไปอย่างไรเมื่อเทียบกับแผน 

2. S-Curve technique เป็นเทคนิคที่นำเอาข้อมูลในอดีตของโครงการหนึ่งๆ มาแสดงผลให้ดูเข้าได้โดยง่าย และสามารถใช้คาดการณ์อนาคตที่จะเกิดขึ้นจากวิธีการดำเนินโครงการนั้นๆ ในช่วงเวลาหนึ่ง ของโครงการที่มีลักษณะหรือพฤติกรรมแบบเดียวกัน โดยใช้รูปแบบทางคณิตศาสตร์ และแสดงด้วยกราฟเส้น ซึ่งการจะทำเช่นนั้นได้ให้ถูกต้องและแม่นยำ จะต้องการจำนวนข้อมูลจำมาก แต่ถึงอย่างไรการคาดการณ์อาจจะไม่ถูกต้องเพราะยังมีปัจจัยอีกมากที่จะทำให้ การดำเนินโครงการนั้นมีการดำเนินงานจากที่คาดการณ์ไว้ ดังนี้ การใช้ S-Curve technique จะแปรผลภายใต้เหตุผลของสมมุติฐานเท่านั้น 

S-curve ใช้แสดงเส้นทางสู่ความสำเร็จของนวัตกรรมทางเทคโนโลยี  โดยใช้อธิบายว่าประสิทธิภาพและความประหยัดต้นทุนของเทคโนโลยีจะเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไปและมีการลงทุนอย่างต่อเนื่อง

ประโยชน์ ของ S-curve

เป็นกราฟเส้นที่ใช้แสดงความสัมพันธ์ระหว่างแกน X (เวลา) และแกน Y (ความสำเร็จของการดำเนินงาน) ใช้อธิบายความก้าวหน้าของโครงการในภาพรวมได้ 

3. Earned Value Management 

Earned Value Management เป็นเทคนิคเพื่อเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่าง  (1) ค่าใช้จ่ายและ (2) ผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริง เทียบกับ (3) แผนการใช้จ่ายงบประมาณและแผนการดำเนินงาน 

ข้อมูลสำคัญ 3 ประการ  ที่เป็นส่วนประกอบในการบริหารงานแบบ  Earned Value : 

1. Planed value (PV) หรือ Budgeted cost of work scheduled (BCWS)หมายถึงต้นทุนทั้งหมดที่ได้รับการอนุมัติแล้วและถูกประมาณการไว้ตามแผนของงานหนึ่งจนกระทั้งถึงวันที่ทำการวัด

2. Actual cost (AC) หรือ Actual cost of work performance (ACWP)ต้นทุนรวมที่เกิดขึ้นจริงจากทั้งต้นทุนทางตรงและทางอ้อมเพื่อดำเนินการงานใดงานหนึ่งจนแล้วเสร็จจนกระทั้งถึงวันที่ทำการวัด

3. Earned value (EV) หรือ Budgeted cost of work performed (BCWP) มูลค่าโดยประมาณของงานใดงานหนึ่งที่ดำเนินการแล้ว   หรือต้นทุนของงานนั้นที่ได้ประมาณการไว้ตามแผนตั้งแต่ต้นเพื่อ  ที่จะดำเนินงานดังกล่าวตามปริมาณที่เกิดขึ้นจริงจนกระทั้งถึงวันที่ทำการวัด

การนำไปใช้ – ใช้ในการวางแผนและควบคุมการทำงาน   โดยจะต้องกำหนดขอบเขตและวิธีการวิเคราะห์  

ข้อดี 

ทำให้หัวหน้าโครงการทราบว่าสถานะโครงการตอนนี้อยู่ตรงไหนและกำลังจะไปไหน และคาดการณ์ได้ว่าจะสำเร็จเมื่อไร  

ข้อจำกัด

ไม่สามารถบอกคุณภาพของงาน หรือความพึงพอใจของผู้รับบริการได้