ข้อดีของเครื่องมือจัดการบรรณานุกรม คือ ช่วยสร้างข้อมูลบรรณานุกรมตามรูปแบบที่ต้องการ และปรับเปลี่ยนได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่

ด้วยวิธีการสองวิธีที่กล่าวในตอนที่ 3 และตอนที่ 4 น่าจะเพียงพอในการรวบรวมข้อมูลบรรณานุกรมแล้วระดับหนึ่ง สำหรับตอนนี้ ขอข้ามไปในเรื่องการสร้างบรรณานุกรมในบทความของเรา หรือในเอกสารของเราก่อน แล้วค่อยกลับมาเรียนรู้วิธีนำเข้าข้อมูลบรรณานุกรมวิธีอื่นๆ นะครับ

ก่อนที่จะทำตามที่ผมจะเขียนต่อไปนี้ ขอให้แน่ใจว่า ได้ติดตั้งสิ่งที่จำเป็นเหล่านี้ในเครื่องคอมพิวเตอร์แล้ว

  • Firefox 3.x ขึ้นไป (Download รุ่นล่าสุดได้จากที่นี่สำหรับผู้ที่ยังไม่สามารถหรือไม่อยากเป็นอิสระจาก M$ และที่นี่สำหรับผู้ที่คลั่งใคล้ลูกแอปเปิ้ลที่ไม่รู้ใครแอบกัดไปคำหนึ่งแล้ว) หรือ Google Chrome หรือ Safari
  • ติดตั้ง zotero ตามที่เขียนในตอนที่ 1 และปรับแต่งตามวิธีที่เขียนในตอนที่ 2 เรียบร้อยแล้ว
  • สำหรับท่านที่ต้องการใช้ Google Chrome หรือ Safari ให้ติดตั้ง  zotero standalone (รองรับทั้ง Linux, Windows, และ OS X ครับ)ก่อน หลังจากนั้น ก็ติดตั้ง zotero connector for Google Chrome หรือ zotero connector for Safari  ตามที่ต้องการนะครับ วิธีการปรับแต่งก็เหมือนกับที่กล่าวไว้แล้วในตอนที่ 2 ครับ
  • รวบรวมข้อมูลบรรณานุกรมจำนวนหนึ่ง (สัก 5-10 รายการ) ตามที่เขียนไว้ในตอนที่ 3 และตอนที่ 4 แล้ว

ขอเอาใจผู้ที่ใช้ MS Word ก็แล้วกันนะครับ สำหรับกรณีของ LibreOffice หรือ OpenOffice.org ก็มีรายละเอียดการใช้งานคล้ายคลึงกันครับ แตกต่างกันที่รูปร่างของ icons ใน zotero toolbar เท่านั้นครับ

ที่นี้ ตรวจสอบดูว่า plug-in ที่ติดตั้งไว้สมบูรณ์หรือไม่ ด้วย 2 ขั้นตอนดังนี้

  1. เปิดหน้าต่างของ zotero คลิกที่ปุ่ม Actions และคลิกเลือก Preferences ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่ขึ้นมา ให้คลิกเลือก TAB ที่ชื่อ Cite ควรจะปรากฎข้อความตามรูปที่ 5.1

    รูปทีี่ 5.1

  2. เปิดโปรแกรม MS Word (ที่ผมมียังเป็น Word 2003) ควรจะเห็น toolbar ที่ชื่อ zotero bibliographic management ดังรูปที่ 5.2

    รูปที่ 5.2

    หากไม่เห็น Toolbar ดังกล่าว อาจจะเป็นเพราะถูกซ่อนอยู่ ให้เรียกมาด้วยการคลิกที่ View->Toolbars... และเลือก Toolbar ที่มีชื่อ zotero หากเป็น Word 2007 ขึ้นไป เข้าใจว่า ต้องหาจากเมนูที่ชื่อ Add-ins อะไรสักอย่างครับ

เมื่อตรวจสอบแล้ว มีครบถ้วนทั้งสองประการข้างต้นนี้ ก็แสดงว่า มีความพร้อมที่จะเขียนบทความ ใส่เอกสารอ้างอิง และสร้างบรรณานุกรมแล้วครับ

ก่อนจะแทรกเอกสารอ้างอิง(citation) ต้องเปิดโปรแกรม Firefox ก่อนเสมอครับ

ในการแทรกเอกสารอ้างอิง สามารถทำได้ทั้งขณะกำลังเขียนบทความ(ด้วย M$ Word) หรือหลังจากเขียนบทความเสร็จแล้ว เมื่อต้องการใส่เอกสารอ้างอิง หรือแทรกเอกสารอ้างอิงก็ให้วางตำแหน่ง Cursor หรือเครื่องหมายเม้าส์หลังข้อความนั้น คลิกที่ปุ่ม Insert Citation

หากเป็นการแทรกการอ้างอิงครั้งแรกในเอกสาร zotero จะเปิดหน้าต่าง Document Preferences เพื่อให้เราเลือก Citation style ก่อน

(Citation style นี้ แต่ละสาขา แต่ละสำนักพิมพ์อาจจะกำหนดแตกต่างกันไป แต่ถ้ายังไม่แน่ใจว่า ต้องใช้แบบใด ก็เลือก Chicago Manual of Style (Author-Date) ไปก่อน หลังจากที่ทราบว่า ต้องใช้แบบใดแล้ว ค่อยมาเปลี่ยนแปลงโดยการคลิกเลือกที่ปุ่ม Zotero Set Doc Prefs ได้)

หลังจากเลือกรูปแบบแล้ว zotero ก็จะให้เลือกรายการบรรณานุกรมที่ต้องการอ้างอิง ให้เลือกรายการที่ต้องการอ้างอิง ตามด้วยการคลิกที่ปุ่ม OK

เมื่ออ้างอิงจนครบแล้ว ให้เลื่อน Cursor ไปยังตำแหน่งที่ต้องการสร้างรายการเอกสารอ้างอิง หรือรายการบรรณารุกรม และคลิกที่ปุ่ม Zotero Insert Bibliography

หากต้องการเปลี่ยนแปลงเอกสารอ้างอิง(เปลี่ยนเป็นรายการอื่น) ก็สามารถทำได้โดยวาง Cursor ในเอกสารอ้างอิงที่ต้องการเปลี่ยน แล้วคลิกปุ่ม Edit Citation

อย่างไรก็ตาม ไม่แนะนำให้แก้ไขรายละเอียดของรายการอ้างอิง และรายการบรรณานุกรมในไฟล์บทความ เพราะจะทำให้ไม่สามารถ update หรือ sync กับข้อมูลในฐานข้อมูลของ zotero อีกต่อไป

หลังจากลงรายการอ้างอิงเรียบร้อยแล้ว ให้บันทึกไฟล์ไว้เป็นไฟล์ต้นฉบับที่รายการอ้างอิงทั้งหลายเป็นเขตข้อมูล(fields หรือ codes)ที่เชื่อมโยงกับฐานข้อมูลของ zotero และไฟล์นี้จะแสดงผลได้ถูกต้องก็ต่อเมื่อเปิดในเครื่องที่มีฐานข้อมูลของ zotero ที่สอดคล้องกันเท่านั้น

หากต้องการส่งไฟล์ดังกล่าวให้ผู้อื่น(เช่น สำนักพิมพ์ หน่วยงานที่จัดประชุมวิชาการ เป็นต้น)ที่ไม่มีฐานข้อมูล zotero ที่สอดคล้องกัน ต้องแปลงเขตข้อมูลให้เป็นข้อความ(Text)ก่อน และควรจะบันทึกเป็นไฟล์ใหม่ที่ไม่ใช่ชื่อเดียวกับไฟล์ต้นฉบับ วิธีการแปลง เขตข้อมูลให้เป็นข้อความ(Text)ก็คือ การตัดความเชื่อมโยง(Remove Codes) โดยคลิกที่ปุ่ม Zotero Remove Codes ก็เป็นอันเรียบร้อยครับ

พบกันใหม่ในตอนที่ 6 นะครับ