ทำไมระบบบริหารผลงานจึงทำให้สำเร็จยากนัก

ผมมักได้รับคำถามว่า ในการวางระบบบริหารผลงานให้ประสบความสำเร็จนั้น ประเด็นปัจจัยความสำเร็จของการวางระบบนี้อยู่ที่ไหนกันแน่ บางคนก็คิดว่า อยู่ที่การกำหนดตัวชี้วัดผลงานให้ชัดเจน บางคนก็คิดว่า อยู่ที่ระบบและแบบฟอร์มในการบริหารผลงานที่ต้องชัดเจน บางคนก็บอกว่า อยู่ที่การสื่อความระหว่างกันในเรื่องผลงานระหว่างปีมากกว่า สุดท้ายแล้วประเด็นไหนกันแน่ที่ทำให้ระบบบริหารผลงานในองค์กรประสบความสำเร็จได้

โดยทั่วไปกระบวนการบริหารผลงานจะประกอบไปด้วย 3 ขั้นตอน คือ

• การวางแผนผลงาน ขั้นตอนนี้ถ้าพูดให้ง่ายเข้าก็คือ การที่หัวหน้ากับลูกน้องมานั่งคุยกันว่า ปีนี้หัวหน้าคาดหวังผลงานอะไรจากลูกน้องบ้าง ซึ่งโดยทั่วไปก็กำหนดเป็นตัวชี้วัดผลงานออกมา ความยากก็คือ ระบบบริหารผลงานที่ดี จะต้องกำหนดตัวชี้วัดผลงานของแต่ละตำแหน่งจะต้องสอดคล้องกับตัวชี้วัดของหน่วยงาน และขององค์กรด้วย ไม่ควรต่างกันต่างตั้งและกำหนดกันเอง เพราะทำได้แล้วองค์กรไม่บรรลุผลงานที่ดี นี่ก็ไม่ใช่ระบบบริหารผลงานที่ดีเช่นกันครับ

• การทบทวนผลงาน การให้ Feedback และการสอนงาน ขั้นตอนนี้คือการที่หัวหน้างานกับลูกน้องมานั่งพูดคุยและทบทวนผลงานในช่วงเวลาสั้นๆ เช่น ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน หรือทุกไตรมาส เป็นการที่หัวหน้าจะต้องเก็บข้อมูลผลงานการทำงานของลูกน้องแต่ละคน และนำมาให้ Feedback แก่ลูกน้องตนเอง เพื่อเน้นการพัฒนามากกว่า การตำหนิเพื่อความสะใจ ทั้งนี้เพื่อเป็นการช่วยให้พนักงานทำงานได้ตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้นั่นเองครับ ผมคิดว่าขั้นตอนนี้แหละครับ ที่เรียกว่า “บริหารผลงาน” จริงๆ

• การประเมินผลงาน ขั้นตอนนี้ก็คือ เมื่อจบปีแล้ว หัวหน้ากับลูกน้องก็ต้องมานั่งคุยกันในเรื่องของผลงานในภาพรวมทั้งปีว่า สุดท้ายแล้วผลงานของพนักงานเป็นอย่างไร ได้ตามเป้าหมาย สูงกว่า หรือ ต่ำกว่าเป้าหมายที่กำหนดไว้ ทั้งนี้ก็เพื่อนำผลที่ได้ไปวางแผนพัฒนาพนักงานในปีถัดไป และนำผลนี้ไปใช้ในการให้รางวัลพนักงานตามผลงานของแต่ละคน

จาก 3 ขั้นตอนดังกล่าว ท่านผู้อ่านคิดว่า ขั้นตอนไหนที่มีความสำคัญ และเป็นหัวใจของการบริหารผลงานให้ประสบความสำเร็จครับ

จากประสบการณ์วางระบบบริหารผลงานให้กับบริษัทต่างๆ บอกผมดังนี้ครับ

• บริษัทส่วนใหญ่มุ่งเน้นไปที่การกำหนดตัวชี้วัดผลงานมากเกินไป มองว่า การบริหารผลงานคือการกำหนด KPI กำหนดได้แล้วก็จบ จากนั้นก็จบจริงๆ ครับ คือ ระบบบริหารผลงานทั้งระบบที่ทำไว้ ก็จบ เพราะไม่มีขั้นตอน หรือระบบอื่นๆ รองรับ
• เอาระบบบริหารผลงานมาแก้ไขปัญหาการประเมินผลงาน ซึ่งเอาเข้าจริงๆ แล้วระบบบริหารผลงานนั้นมีไว้เพื่อพัฒนาผลงานขององค์กรมากกว่า ที่จะเอามาเพื่อแก้ไขปัญหาในการประเมินผลงานของหัวหน้างานนะครับ ถ้าลองไปทบทวนวัตถุประสงค์ของการบริหารผลงานจริงๆ แล้ว มันชัดเจนมากว่าระบบนี้มีขึ้นเพื่อทำให้ธุรกิจของเราไปสู่เป้าหมายได้เร็วขึ้น
• บริษัทส่วนใหญ่ทำระบบเสร็จแล้ว ไม่ทำให้ครบตามกระบวนการบริหารผลงาน ก็คือ มีแค่การกำหนดตัวชี้วัดผลงาน จากนั้นก็ไปประเมินผลงานปลายปีเลย ไม่มีการพูดคุยกันเรื่องผลงานในระหว่างปี ระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง

จากปัญหาดังกล่าว ก็เลยทำให้ระบบบริหารผลงานที่อุตสาห์จ้างที่ปรึกษามาวางระบบ และลงทุนลงแรงพนักงานในการช่วยกันกำหนดตัวชี้วัดผลงาน ออกมาแล้วไม่ได้ผลอะไรขึ้นมาเลย

ในความคิดเห็นของผมนั้น การที่เราจะบริหารผลงานพนักงานให้ได้ตามที่เราคาดหวังนั้น ประเด็นที่เป็นปัจจัยส่งเสริมความสำเร็จก็คือ “การสื่อความอย่างต่อเนื่องในเรื่องของผลงาน” มากกว่า ลองคิดดูว่า ถ้าเรากำหนด KPI แล้ว จากนั้นหัวหน้ากับลูกน้อง ก็ต่างคนต่างทำงาน ไม่มีการพูดคุยกัน ไม่มีการ Feedback กัน ไม่มีการสอนงานกัน เป้าหมายตาม KPI ที่เราตั้งไว้ให้กับลูกน้องเขาจะทำได้จริงๆ หรือ

ในการกำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัดผลงานนั้น แต่ละปีจะกำหนดให้ยากขึ้นเรื่อยๆ เพราะเป็นธรรมชาติของธุรกิจที่ต้องการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง แปลว่าผลงานถ้าทำได้เท่ากับปีที่แล้ว แปลว่า ผลงานแย่ลง จริงมั้ยครับ เพราะไม่มีการพัฒนานั่นเองครับ

ในเมื่อปีนี้เราต้องการผลงานที่ดีขึ้น แล้วหัวหน้าจะต้องทำอย่างไรที่จะทำให้พนักงานทำผลงานได้ดีขึ้น ก็คือ ต้องมีการสอนงาน พัฒนางาน และมีการบอกให้พนักงานทราบว่า สิ่งที่ทำออกมานั้น ดี หรือไม่ดี หรือต้องพัฒนาอะไรบ้างอย่างไร เพื่อสุดท้ายจะได้ทำให้ผลงานของพนักงานได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้นั่นเองครับ นี่แหละครับ ที่เรียกกว่า หัวหน้ากำลังบริหารผลงานของลูกน้องอยู่

จากที่ผมเก็บข้อมูลมาว่า ทำไมระบบบริหารผลงานไม่สำเร็จนั้นเกิดจากสาเหตุดังนี้ครับ

• ขาดการสื่อความด้านผลงานอย่างต่อเนื่อง       60%
• การกำหนดตัวชี้วัดผลงานไม่ชัดเจน               30%
• ระบบประเมินผลงานไม่ชัดเจน                      10%

ข้อมูลนี้มาจากที่ผมไปบรรยาย และวางระบบบริหารผลงานกับลูกค้านะครับ ดังนั้นถ้าบริษัทใดอยากให้ระบบบริหารผลงานที่วางไว้ประสบความสำเร็จอย่างจริงจัง ก็ต้องไปเริ่มต้นที่การวางระบบการสื่อความเรื่องผลงานมากกว่า เรื่องของการกำหนดตัวชี้วัผลงานนั้น เอาเข้าจริงๆ กำหนดไม่ยากหรอกครับ งานทุกงานมันมีเป้าหมาย และมีความคาดหวังในผลงานของแต่ละตำแหน่งงานอยู่แล้ว

ปัญหาก็คือ เราจะบริหารผลงานอย่างไรให้พนักงานไปสู่เป้าหมายมากกว่าครับ