เคล็ดไม่ลับในการบริหารโครงการ

วิเคราะห์โครงการชัดเจน นำไปสู่ความสำเร็จแล้วครึ่งหนึ่ง

ว่ากันว่าแบ่งปันเรื่อง project management ใน gotoknow เหมือนเอามะพร้าวห้าวมาขายสวน แต่ก็ขออนุญาติประมวลการเรียนรู้เรื่อง project management ที่ได้จากการบรรยายของท่าน รศ.ดร. มานพ คณะโต โดยผมขอแบ่งปันง่าย ๆ ดังนี้ครับ

 

เนื้อหาหลักๆ ที่ได้เรียนรู้มี 3 ส่วนคือ (1) การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของโครงการ (2) การวิเคราะห์ และ วางแผนโครงการ (3) บุคลากร และ การประเมินผลโครงการ ซึ่งแต่ละส่วนนั้นมีเทคนิค และ วิธีการที่สามารถนำมาประยุกต์ให้เหมาะกับรูปแบบ และ ขนาดของโครงการที่จะดำเนินการ โดยสรุปในแต่ละส่วนมีรายละเอียด หรือ ทางเลือกสำหรับเลือกเทคนิควิธีที่จะใช้ดังนี้

การวิเคราะห์ความเป็นไปได้

การวิเคราะห์โครงการคือการประเมินก่อนที่จะดำเนินโครงการ โดยมีคำถามหลักว่าโครงการนี้จะสามารถดำเนินการได้หรือไม่ ซึ่งจะประเมินในด้านต่าง ๆ คือ

1. ประเมินความเป็นไปได้ด้านสังคม
2. ประเมินความเป็นไปด้านเศรษฐกิจ
3. ประเมินความเป็นไปได้ด้านเทคนิค
4. ประเมินความเป็นไปได้ด้านการบริหารจัดการ
5. ประเมินความเป็นไปได้ด้านการเมือง

ซึ่งหากประเมินแล้วโครงการมีความเป็นไปได้มีการตัดสินใจที่จะเริ่มเดินทางดำเนินงานโครงการก็จะไปสู่ขั้นตอนการออกแบบ และ วิเคราะห์แผนของโครงการ

การวิเคราะห์แผน 

การวิเคราะห์แผน ซึ่งจริง ๆ แล้วคือการเขียนแผนงานโครงการ อีกนัยหนึ่งคือเป็นการออกแบบโครงการ โดยเป็นการอธิบายโครงการในรูปแบบของผลลัพธ์ กระบวนการ และ สิ่งที่จะนำเข้า ว่ามีความสัมพันธ์กันอย่างไร และ ความสัมพันธ์ดังกล่าวเชื่อมโยงกันอย่างไร เริ่มต้นด้วยอะไรต่อเนื่องกันไปจนจบโครงการ ซึ่งมีเทคนิดการวิเคราะห์แผน และ เขียนแผนมากมาก โดยสรุปสามารถเลือกใช้เทคนิคต่อไปนี้

1. การวิเคราะห์โครงการแบบอิงผลลัพธ์
2. การวิเคราะห์โครงการแบบดัั้งเดิม คือ มีแผน-ทำตามแผน-ประเมินผล
3. การวิเคราะห์แบบเหตุผลสัมพันธ์ (logical framework)
4. การวิเคราะห์โครงการโดยอิงกระบวนการบริบท (CIPP Model)
5. การวิเคราะห์ข่ายงาน โดยเป็นการวิเคราะห์ชุดของกิจกรรม ต่อเนื่องสอดคล้องเป็นข่ายงาน ซึงจะมีความซับซ้อนกว่าเทคนิคที่ผ่านมา
6. การวิเคราะห์แบบระบบ (system model) เป็นการประยุกต์มาจาก CIPP Model คือ มี CIPP Model ต่อเนื่องกัน 3 ชุดตาม Input-process-output หมายถึง preparation-implementation-post intervention
7. การวิเคราะห์แบบผสมผสานของการวิเคราะห์แบบเครือข่าย และ การวิเคราะห์ แบบบริบทร่วมกัน คือเอาข้อ 4 และ 5 มารวมกัน เป็นการวิเคราะห์แบบผสมผสาน

ซึ่งการเลือกเทคนิดในการวิเคราะห์โครงการ ขึ้นกับขนาด และ ความซับซ้อนของโครงการ ข้อกำหนดการดำเนินงานโครงการต่าง ๆ รวมถึง บุคลากรที่จะดำเนินการว่ามีความรู้ และ ความถนัดในการใช้เทคนิคแบบไหนเป็นสำคัญ

 

การบริหารทรัพยากรมนุษย์ และ ประเมินผล

การบริหารทรัพยากรมนุษย์ หรือ ทรัพยากรบุคคลนั้น เป็นการพิจารณากำหนดขอบข่ายหน้าที่ และ ความรับผิดชอบงาน รวมถึง คุณสมบัติประจำตัวของบุคคลที่ต้องการ  เพื่อนำไปสู่การสรรหา ว่าจ้าง ให้ดำเนินงานโครงการ ซึ่งก็มีหลายประเภทตั้งแต่ชั่วคราวบางเวลา ประจำปี ตามอายุโครงการ หรือ เป็นพนักงานเต็มเวลา ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับจำนวนทรัพยากร/งบประมาณที่มี รวมถึงนโยบายของหน่วยงานด้วย

 

การประเมินผล ซึ่งเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารโครงการ ซึ่งก็จะมีสองส่วนคือประเมินผลการปฎิบัติตามกรอบบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบที่ระบุไว้ประจำปีของแต่ละตำแหน่งเพื่อประเมินผลตอบแทนประจำปีต่อไป และ ส่วนที่สองคือการประเมินผลโครงการที่ได้ออกแบบไว้ว่าเป็นไปตามแผนงานที่วางไว้หรือไม่ ซึ่งการประเมินผลโครงการก็จะแบ่งได้เป็นระยะต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นประเมินก่อนการดำเนินการ ประเมินผลระหว่างการดำเนินงาน ประเมินผลสิ้นสุดอายุโครงการ และ ประเมินผลหลังปิดอายุโครงการ

มุมมองต่อการประเมินผลในปัจจุบันมี 22 perspective ซึ่งมิได้มีแต่การประเมินผลโดย CIPP เหมือนกันกับที่เราพบเห็นโดยทั่วไปเท่านั้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับโครงการพึงเลือก model หรือ รูปแบบที่เหมาะสมต่อไป เพื่อนำผลนั้นสะท้อนกลับไปสู่การตัดสินในในการทำงาน บริหารจัดการวันต่อวัน และ สรุปบทเรียนสู่การดำเนินงานรอบต่อไปที่ดีขึ้น

การบริหารจัดการโครงการเป็นทั้งศาสตร์ และ ศิลป์ในการทำงาน การหยิบเลือกศาสตร์ใดศาสตร์หนึ่งพึงระลึกถึงศิลปที่จะทำให้ศาสตร์น้้นเกิดประโยชน์สุงสุดที่เหมาะสมกับบริบทที่เราทำงานด้วยเป็นสำคัญ......

[Nongjung]

ขออนุญาตเรียนรู้ด้วยนะจ๊ะ...ผลจากการไม่ได้เข้าเรียน...