การประเมินสภามหาวิทยาลัย

การประเมินสภามหาวิทยาลัย

สภามหาวิทยาลัยทำหน้าที่กำกับดูแลกิจการของมหาวิทยาลัย (governance)    ซึ่งเป็นทั้งศาสตร์และ ศิลปะ   ต้องการการทำงานที่เอาจริงเอาจัง   แต่ทำงานอย่างพอดี ไม่กำกับแบบเข้มงวดเกินไป จนลงไปที่ รายละเอียดมากเกิน    ทำให้ไม่ได้กำกับภาพใหญ่ หรือประเด็นใหญ่ๆ   เวลานี้เป็นปกติที่ บอร์ด ขององค์กรต่างๆ จะจัดให้มีการประเมินการทำงานของ บอร์ด เพื่อนำมาปรับปรุงให้ บอร์ด ทำหน้าที่ดีขึ้น

ย้ำว่า เน้นการประเมินเพื่อนำผลมาปรับปรุงการทำงานของสภามหาวิทยาลัยเอง    ไม่ใช่หวังเพื่อเอาไป ขอคะแนนหรือการยกย่องจากใครหรือหน่วยงานใด

เพื่อเป็นตัวอย่างของการประเมินที่ดี   จึงขอนำตัวอย่างแบบสอบถามของมหาวิทยาลัย Victoria ที่นิวซีแลนด์   ใช้สอบถามกรรมการสภาฯ แต่ละคน   มา ลปรร.   การประเมินแบบนี้เป็นการประเมินตนเอง   โดยเขาประเมิน ๖ หมวดคือ

1. Leadership
2. Structures and relationships
3. Accountability
4. Compliance
5. Performance
6. Meetings and communication

แต่ละหมวดมีคำถามดังต่อไปนี้   ให้กรอกคะแนน 1 – 5, 1 = ไม่เห็นด้วยอย่างยิ่ง   2 = ไม่เห็นด้วย   3 = ไม่แน่ใจ   4 = เห็นด้วย   5 = เห็นด้วยอย่างยิ่ง

Leadership

1. สภาฯได้ทำหน้าที่ภาวะผู้นำ และให้วิสัยทัศน์
2. กรรมการสภาฯในภาพรวม มีความเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของตนอย่างชัดเจน
3. กรรมการสภาในภาพรวม มีความเข้าใจอย่างชัดเจนว่าบทบาทด้านบริหาร (จัดการ) กับด้านกำกับดูแล แตกต่างกันอย่างไร
4. สภาฯ ได้ทำคุณประโยชน์ (add value) แก่มหาวิทยาลัยในการทบทวน mission, vision, และ strategic objectives เป็นรายปี จากการนำเสนอของฝ่ายบริหาร
5. มีการเขียนระบุหน้าที่และความรับผิดชอบของฝ่ายสภาฯ และของบริหารไว้เป็นลายลักษณ์อักษรอย่าง ชัดเจน
6. มีการเขียนระบุหน้าที่และความรับผิดชอบของคณะกรรมการตรวจสอบ (audit committee) ไว้เป็น ลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน
7. สภาฯ มีสารสนเทศที่จำเป็นเพียงพอสำหรับการตัดสินใจที่ดี และสำหรับทำหน้าที่สภาฯ
8. น้อยครั้งที่จะมีการนำเสนอวาระประชุมในลักษณะที่กรรมการไม่เห็นความสัมพันธ์ระหว่างเรื่องนั้นกับ ยุทธศาสตร์ภาพรวมของมหาวิทยาลัย
9. มีการกำหนดมาตรฐานจริยธรรมและมาตรฐานของการกำกับดูแลไว้อย่างชัดเจน   และมีการดำเนินการตามมาตรฐานนั้น
10. สภาฯ ในภาพรวม มีทักษะและประสบการณ์เพียงพอ
11. สภาฯ ได้ทำหน้าที่ประเมินผลสำเร็จ (performance) ของอธิการบดีอย่างจริงจังและเหมาะสม   โดยประเมินตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้
12. สภาฯ ทำหน้าที่ดูแลให้มีกรรมการที่เหมาะสมต่อเนื่อง (succession)
13. เอาใจใส่อนาคตของมหาวิทยาลัย
14. มีข้อบังคับ และกระบวนการสรรหาและแต่งตั้งกรรมการสภาฯ
15. การทำหน้าที่กรรมการสภาฯ ให้ความพึงพอใจและเป็นประโยชน์

 

Structures and Relationships

1. จำนวนพอเหมาะ
2. กรรมการย่อยทำหน้าที่อย่างเหมาะสม
3. โครงสร้างของกรรมการย่อยเหมาะสม
4. กรรมการย่อยช่วยเพิ่มคุณค่า (add value) แก่มหาวิทยาลัย
5. การสื่อสารระหว่างกรรมการย่อยกับสภามหาวิทยาลัยมีความเหมาะสม
6. กรรมการถามคำถามที่เหมาะสมในการประชุมคณะกรรมการย่อย
7. สภาฯ มีอิสระจากการบริหารมหาวิทยาลัยอย่างพอเพียง
8. กรรมการสภาฯ ถามคำถามที่เหมาะสมเกี่ยวกับการบริหารมหาวิทยาลัย
9. เชื่อว่าผลการประเมินโดยผู้มีส่วนเกี่ยวข้องสำคัญต่อการทำหน้าที่ของสภาฯ ในช่วง ๑๒ เดือนที่ผ่านมา ให้ผลบวก หรือพอใจ
10. กรรมการสภาฯ แต่ละคนมีช่องทางสื่อสารกับผู้นำชุมชนที่จำเพาะกลุ่ม
11. กรรมการสภาฯ ตัดสินใจเพื่อผลประโยชน์ของทั้งองค์กร ไม่ใช้เพื่อกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง
12. มีโอกาสอย่างเพียงพอให้กรรมการสภาฯ ได้หารือกันอย่างไม่เป็นทางการ
13. ข้อโต้แย้งภายในการประชุมสภาฯ ตัดสินโดยการลงคะแนนมากกว่าโดยการอภิปรายหาข้อยุติ
14. เมื่อมีกรรมการสภาฯ ท่านใหม่ สภาฯ ได้จัดให้มีพี่เลี้ยงเพื่อแนะนำให้รู้จักและเข้าใจวิธีทำหน้าที่
15. สภาฯ ทำงานเป็นทีมอย่างได้ผล
16. มีการอภิปรายกันอย่างเปิดเผยและเปิดใจ
17. ข้าพเจ้าเห็นว่าสภาฯ ได้ทำหน้าที่อย่างเอาใจใส่ความต้องการของชุมชนท้องถิ่น
18. สภาฯ ได้รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับขวัญกำลังใจของพนักงาน
19. มีการปฐมนิเทศกรรมการใหม่ รวมทั้งให้ความรู้เกี่ยวกับประวัติศาสตร์และวัฒนธรรมของมหาวิทยาลัย
20. สภาฯ ได้พัฒนาวัฒนธรรมองค์กรที่เหมาะสม
21. กรรมการสภาฯ ท่านอื่นมีความรู้ความเข้าใจเรื่องสำคัญๆ ที่ข้าพเจ้าไม่ทราบ
22. สภาฯ สื่อสารข้อตัดสินใจไปยังผู้ได้รับผลกระทบ
23. ข้าพเจ้าสามารถให้ข้อคิดเห็นในสภาฯ โดยไม่รู้สึกหวาดเกรงภัยใดๆ
24. มีการสื่อสารเสวนาระหว่างกรรมการสภาฯ ด้วยกัน พอๆ กับระหว่างกรรมการสภาฯ กับฝ่ายบริหาร

 

Accountability

1. สภาฯ ทำหน้าที่อย่างระมัดระวัง และอย่างจริงจัง
2. สภาฯ ตรวจสอบรายงานการเงินอย่างจริงจังเพียงพอ และเข้าใจว่าสถานะการเงินเป็นไปตามที่คาดหวัง
3. สภาฯ มีข้อเขียนกำหนดข้อปฏิบัติทางจริยธรรม
4. สภาฯ ได้มีมติอนุมัติเงินเดือนของอธิการบดี
5. สภาฯ ได้ตรวจสอบและดำเนินการเกี่ยวกับความเสี่ยงขององค์กร
6. สภาฯ มีข้อเขียนกำหนดกระบวนการทำหน้าที่กำกับดูแล
7. สภาฯ ได้ตรวจสอบว่าในการตัดสินใจเรื่องสำคัญๆ อาจมีข้อบกพร่องอะไรบ้าง
8. กรรมการสภาฯ แต่ละคนเปิดเผยความสนใจส่วนตัว รวมทั้งเปิดเผยผลประโยชน์ทับซ้อนทั้งที่อาจเกิด (potential conflict of interest) และที่เกิดขึ้นแล้ว (actual conflict of interest)
9. สภาฯ ให้ข้อมูลแก่กรรมการในเรื่องกิจการของสภาฯ อย่างเพียงพอ
10. มีระบบจัดการสินทรัพย์ที่ดี มีประสินธิภาพ และค่าใช้จ่ายไม่สูง
11. มีกระบวนการที่เหมาะสมสำหรับให้สภาฯ ใช้กำหนดเงินเดือนของอธิการบดี
12. สภาฯ ไม่ได้ใช้เงินของมหาวิทยาลัยสำหรับใช้ในการพัฒนากรรมการสภาฯ
13. ในการประชุมสภาฯ ข้อเสนอจากฝ่ายบริหารมักได้รับความเห็นชอบโดยไม่มีการซักถาม
14. กรรมการสภาฯ ได้รับคำแนะนำอย่างอิสระ หากต้องการ

 

Compliance

1. รายงานการเงินเป็นไปตามมาตรฐานบัญชีสากล
2. มีขั้นตอนที่มั่นใจว่าการดำเนินการเป็นไปตามข้อบังคับและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
3. กิจกรรมของสภาฯ เป็นไปอย่างเปิดเผยโปร่งใส
4. การควบคุมทางการเงินมีอย่างเพียงพอที่จะช่วยให้การดำเนินการขององค์กรราบรื่น
5. มีการควบคุมดีเพียงพอในเรื่อง การทุจริต การจัดการความเสี่ยง และการจ้างงาน
6. มีช่องทางให้ร้องเรียนข้อน่าสงสัยว่ามีการทำผิดนโยบาย กฎกติกา และความล้มเหลวในการกำกับดูแล
7. สภาฯ ได้ติดตามตรวจสอบการดำเนินการตามนโยบายที่สภาฯ กำหนด

 

Performance

1. มีข้อเขียนวิสัยทัศน์ พันธกิจ และลำดับความสำคัญของมหาวิทยาลัย   และกรรมการสภาฯ ทุกคนเข้าอย่างแจ่มแจ้ง
2. ไม่ค่อยมีการอภิปรายทำความเข้าใจค่านิยมในการประชุมสภาฯ
3. สภาฯ กล้าตัดสินใจ ลงมือทำ เพื่อให้เกิดการปฏิบัติ
4. การประชุมสภาฯ และกรรมการย่อย ก่อผลสัมฤทธิ์
5. การประชุมสภาฯ เน้นเอาใจใส่ปัจจุบันมากกว่าอนาคต
6. กรรมการสภาฯ คิดและเข้าใจล้ำหน้าประเด็นและเรื่องราวต่างๆ และนำแนวคิดเหล่านั้นมาแลกเปลี่ยนในสภาฯ
7. วัตถุประสงค์ของสภาฯ ในช่วง ๑๒ เดือนที่ผ่านมาบรรลุตามที่กำหนด
8. สภาฯ ได้มีโอกาสอภิปรายกันบ่อยๆ ว่าใน ๕ ปีข้างหน้า มหาวิทยาลัยจะเดินไปในทิศทางใด
9. ข้าพเจ้ามีส่วนร่วมในการอภิปรายในสภาฯ เพื่อประเมิน performance ของสภาฯ 
10. ข้าพเจ้าไม่เคยได้รับ feedback ว่า performance ในการทำหน้าที่กรรมการสภาฯ ของข้าพเจ้าเป็นอย่างไร
11. สภาฯ ได้ประเมิน performance ของอธิการบดี
12. มีการสื่อสารเป้าหมายและความคาดหวังของสภาฯ ต่ออธิการบดีอย่างเปิดใจ
13. สภาฯ ตรวจสอบเปรียบเทียบ performance ของสภาฯ กับ performance ของสภามหาวิทยาลัยอื่น
14. สภาฯ ประเมิน performance ของสภาฯ เอง อย่างสม่ำเสมอ
15. สภาฯ ดำเนินการตามมาตรฐานจริยธรรมที่สูง

 

Meetings and Communication

1. กรรมการสภาฯ ได้รับรายงานและเอกสารการประชุมล่วงหน้าอย่างเหมาะสม
2. การประชุมดำเนินไปอย่างได้ผลดี (productive)
3. มีการประชุมบ่อยเพียงพอ
4. การประชุมดำเนินไปโดยมีการสื่อสารอย่างเปิดเผย มีส่วนร่วมอย่างจริงจัง และมีการตัดสินใจในเวลาที่เหมาะสม
5. กรรมการสภาฯ ทำงานเป็นทีม
6. กรรมการสภาฯ เคารพข้อตกลงว่าข้อคิดเห็นของกรรมการแต่ละท่านในการประชุม ถือเป็นความลับ  ไม่นำไปเปิดเผย
7. กรรมการสภาฯ มีการเตรียมตัวล่วงหน้าก่อนการประชุมเป็นอย่างดี
8. ข้าพเจ้าเข้าใจได้ไม่ยาก ว่าขณะนี้สภาฯ กำลังเผชิญความท้าทายสำคัญๆ อะไรบ้าง

             เขาไม่ได้อธิบายว่า เมื่อกรรมการสภาฯ กรอกแบบสอบถามแล้วเขาเอามาประเมินคะแนนอย่างไร    หากเอาคะแนนของแต่ละข้อมารวมกัน คงต้องปรับคำถามบางคำถามเสียใหม่   เพราะคำถามส่วนใหญ่หากคะแนนสูงถือว่าดี   แต่มีหลายคำถามหากคะแนนสูงถือว่าไม่ดี   ผมไม่แน่ใจว่าเขาสอดคำถามลวงไว้เป็นระยะๆ หรือไม่

ผมแปลถอดความจากต้นฉบับโดยคงความหมายเดิมไว้ทั้งหมด   หากจะนำมาใช้ในบริบทของอุดมศึกษาไทย ควรปรับให้เหมาะสมต่อแต่ละสถาบัน   ผมเองมองว่า หากนำเอาคำถามเหล่านี้มาทำความเข้าใจกันในสภาฯ จะช่วยให้กรรมการสภาฯ เข้าใจหลักการทำหน้าที่กรรมการสภาฯ ได้ดีขึ้นอย่างมากมาย

วิจารณ์ พานิช

๘ พ.ย. ๕๔

บนเครื่องบินเดินทางไปมานิลา