นวัตกรรมเพื่อการพัฒนาองค์การสู่อนาคต

บทสรุปผู้บริหาร การสัมมนาโครงการส่งเสริมการเรียนรู้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เรื่อง นวัตกรรมเพื่อการพัฒนาองค์การสู่อนาคต (Innovation for Organization Development to the Future) วันจันทร์ที่ 19 กันยายน 2554 เวลา 13.00-17.00 น. ณ ห้อง Meeting Room 1-2 ศูนย์ประชุมแห่งชาติสิริกิติ์ โดย ศ.ดร.สมบัติ ธำรงธัญวงศ์ อธิการบดีสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์

คำนำ ในการบรรยายครั้งนี้ ไม่มีเอกสารประกอบการบรรยาย ผู้บักทึกจึงต้องจดบันทึก จากเพาเวอร์พอยด์ที่ฉายร่วมในการบรรยายเท่านั้น ซึ่งนั่นอาจทำให้ผู้จดบันทึกอาจจดข้อมูลได้ไม่ครบถ้วน และหากมีข้อผิดพลาดประการใดในบทสรุปผู้บริหารนี้ผู้จดบันทึกต้องขออภัยมา ณ ที่นี้ด้วย

นวัตกรรม เพื่อการพัฒนาองค์กรสู่อนาคต เรื่องของการพัฒนาองค์กรเป็นเรื่องใหญ่ ใครที่รับผิดชอบด้านบริหารจัดการ ก็จะเป็นหัวข้อสำคัญต้องเอาใจใส่องค์กรที่มีสมรรถนะสูงเท่านั้น จึงจะไปรอด ปัจจุบัน สื่ออิเลคทรอนิคส์ เป็นเครื่องมือสำคัญในการพัฒนาองค์กร ตัวอย่างเช่น NIDA ต้องเป็น e-university ระบบการเรียนการสอนของ กพร.ใช้ E-learning มหาวิทยาลัย ต่างๆให้ความสำคัญกับ E-learning เป็น on line program เรียนจบแต่ไม่รู้ชีวิตในมหาวิทยาลัย สหรัฐนิยม ยุโรป ยังเป็น face to face อิเลคทรอนิคส์ มีบทบาทสำคัญ NIDA เปลี่ยนห้องสมุดเป็น Living Library มีห้องให้ discuss มี theaters มี ห้องกาแฟ ระบบทำให้ประหยัดบุคลากร และทำให้แต่ละคนสามารถช่วยตัวเองได้ และสามารถเอาคนไปทำงานที่สำคัญกว่า IT เปลี่ยนโลกทั้งโลกไปมากแล้ว เราตามทันหรือเปล่า สมัยก่อนมาฟังอาจารย์เพราะ อาจารย์รู้มาก ปัจจุบันอาจารย์ กู กูเกิ้ล

I การพัฒนาองค์กร (Organization Development )

1.1 ความหมาย

1.) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการแก้ปัญหาในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ

2.) เป็นการทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงไปสู่ความเจริญก้าวหน้า หรือดีขึ้นกว่าเดิม เพื่อทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล โดยการสร้างปัจจัยต่างๆเพื่อสนับสนุน ปัญหาเป็นสิ่งท้าทาย ให้เกิดการพัฒนา ให้สอดคล้องตามเป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ขององค์กร

3.) การพัฒนาองค์กร คือ ความพยายามอย่างมีแบบแผนที่มุ่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมขององค์กร เป็นความพยายามที่จะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงระบบขององค์กร ทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

4.) การพัฒนาองค์กร คือกระบวนการปรับปรุงองค์กรให้กลับสู่สภาวะใหม่ที่เหมือนเดิมหรือดีกว่าเดิมโดยมุ่งเน้นไปที่การกล้าที่จะยอมรับการเปลี่ยนแปลง ที่พูดมาไม่ได้มาในฐานะนักวิชาการอย่างเดียว แต่ในฐานะนักบริหารด้วย องค์กรไม่ใช่ดีขึ้นเสมอไปแต่ในองค์กรบางทีตกต่ำ ซึ่งนั่นทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง และในบางคนไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง จีนกำลังส่งเสริมมหาวิทยาลัยมากและให้เงินสนับสนุนการทำวิจัย Research U Teaching U

5.)การพัฒนาองค์กร คือ กระบวนการปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรโดยการวิจัยเชิงแก้ปัญหา ซึ่งมีลักษณะและกระบวนการแก้ปัญหาอย่างมีระบบเชิงวิทยาศาสตร์ (1.) การวิเคราะห์ปัญหาเบื้องต้นขององค์กร

(2.) การเก็บรวบรวมข้อมูล

(3.) การป้อนข้อมูลย้อนกลับให้แก่องค์กร

(4.) สำรวจปัญหาขององค์กรจากข้อมูลที่ได้รับทั้งหมด

(5.) วางแผนปฏิบัติการ

(6.) ลงมือปฏิบัติการ

6.)สรุป การพัฒนาองค์กร หมายถึง การพัฒนาระบบอย่างมีแบบแผนและต่อเนื่อง เพื่อก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทั่วทั้งระบบ โดยมุ่งเน้นการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมขององค์กรเพื่อการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กร ทั้งนี้ต้องได้รับความเห็นชอบและสนับสนุน

1.2 วัตถุประสงค์ของการพัฒนาองค์กร

1.) เพื่อสร้างเสริมความมีประสิทธิภาพ(efficiency)และประสิทธิผล(effectiveness)ขององค์กร

2.) เพื่อให้องค์กรสามารถปรับตัวได้อย่างรวดเร็วและสามารถอยู่รอดได้ เมื่อต้องประสบกับปัญหา และการเปลี่ยนแปลง

3.) เพื่อพัฒนา (จดไม่ทัน)

4.) เพื่อมุ่งปรับปรุงเปลี่ยนแปลง แก้ไขวัฒนธรรมที่ล้าสมัยที่ขัดต่อความเจริญก้าวหน้าขององค์กร โดยทำการมุ่งเน้นที่ผลสำเร็จของงานให้บรรลุตามเป้าหมายมากกว่าวิธีการ

5.) ควรมุ่งส่งเสริมหลักการทำงาน ที่เน้นหลักการมากกว่าตัวบุคคล

6.) ส่งเสริมการกระจายการตัดสินใจออกไปจากส่วนกลางให้มากที่สุด มุ่งให้การตัดสินใจเกิดขึ้นในจุดที่มีข้อมูลพร้อมที่จะทำการตัดสินใจ

7.) มุ่งส่งเสริมให้สมาชิกขององค์กรทุกคนตระหนักในภาระความรับผิดชอบต่อตำแหน่งและหน้าที่ที่ตนเองที่ดำรงอยู่

8.) มุ่งดำเนินการสร้างสรรค์ให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ขององค์กรไม่เดินสวนทางกับวัตถุประสงค์ขององค์กร คือมุ่งประสานเป้าหมายของบุคคล กับเป้าหมายขององค์กรเข้าด้วยกัน

หลักการทำงานต้อง 1. ถูกระเบียบ 2. ถ้าไม่แน่ใจดูข้อ1 3. ห้ามอ้างว่าไม่สำเร็จเพราะระเบียบ

II นวัตกรรม (Innovation)

2.1 ความหมายของนวัตกรรม หมายถึง ความคิด การปฏิบัติ หรือสิ่งประดิษฐ์ใหม่ๆ ที่ยังไม่เคยมีใช้มาก่อน หรือเป็นการพัฒนาดัดแปลงจากของเดิมที่มีอยู่แล้ว โดยทำการปรับให้ทันสมัยและใช้ได้ผลดียิ่งขึ้นเมื่อนำนวัตกรรมมาใช้จะช่วยให้การทำงานนั้นมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลดีกว่าเดิม

2.2 รูปแบบการเปลี่ยนแปลงนวัตกรรม แบ่งออกเป็น3ช่วง

1.) ช่วงเริ่มต้นที่ยังไม่มีความชัดเจน (Fluid Phase) เป็นช่วงที่มีการค้นคว้าและทดลองผลิตสินค้าใหม่ๆ หรือคิดค้นเทคโนโลยีใหม่เข้าสู่ตลาด จนกระทั่งถึงจุดที่เรียกว่า Dominant Design

2.) ช่วงที่เกิดเป็นรูปเป็นร่าง (Transition Phase) เป็นช่วงที่เกิด Dominant Design เปลี่ยนแปลงโครงสร้างแล้ว ซึ่งมีการออกแบบสู่ตลาดแล้ว ซึ่งอาจมีการลอกเลียนแบบผลิตภัณฑ์นั้นได้

3.) ช่วงที่นำสิ่งที่มีอยู่แล้วมาพัฒนาและต่อยอดให้ดีขึ้น (Specific Phase )โดยเน้นที่ Incremental change

2.3 ลักษณะของนวัตกรรม 1.) นวัตกรรมใหม่อย่างสิ้นเชิง (Radical Innovation ) หมายถึง ขบวนการนำเสนอสิ่งใหม่ที่ใหม่อย่างแท้จริง 2.) นวัตกรรมที่มีลักษณะค่อยเป็นค่อยไป เป็นขบวนการด้านการค้นพบหรือคิดค้นสิ่งใหม่ โดยการประยุกต์ใช้แนวคิดใหม่ หรือความรู้ที่มีลักษณะต่อเนื่อง เป็นนวัตกรรมที่ค่อยเป็นค่อยไป

2.4 ประเภทของนวัตกรรม

1.) นวัตกรรมผลิตภัณฑ์ (Product Innovation) ผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้ (Tangible Product) ผลิตภัณฑ์ที่จับต้องไม่ได้ หรือ การบริการ (Intangible Product)

2.) นวัตกรรมกระบวนการ (Product Innovation) เป็นการเปลี่ยนแปลงแนวทาง หรือ วิธีการผลิตสินค้าหรือบริการ ในรูปแบบที่แตกต่างออกไปจากเดิม เช่น การผลิตแบบทันเวลาขายพอดี หรือ Just in time (JIT) การบริหารคุณภาพองค์กรรวมหรือ Total Quality Management (TQM) และการผลิตแบบกะทัดรัด หรือ Lean Production เป็นต้น

3.) นวัตกรรมขององค์กร (Organizations Innovation) เป็นนวัตกรรมที่เน้นการเพิ่มขีดความสมารถในการจัดการและการบริหารองค์กร ซึ่งจะต้องใช้ความรู้ความสามารถในการบริหารการจัดการ มาปรับปรุงโครงสร้างองค์กรใหม่ นวัตกรรมองค์กร ที่มุ่งเน้นการเพิ่มขีดความสมารถในการจัดการหรือการบริหารองค์กร ซึ่งเป็นการนำเครื่องมือการจัดการที่มีอยู่ในปัจจุบันมาใช้ในการดำเนินธุรกิจ เช่น Balanced Scorecard (BSC) ,Result Base Management

III นวัตกรรมองค์ที่นำมาใช้ในปัจจุบัน

3.1 Balanced Scorecard (BSC)

1.) เป็นเครื่องมือทางด้านการบริหารการจัดการที่ช่วยในการประเมินผลขององค์กร และช่วยให้องค์กรนำกลยุทธ์ไปปฏิบัติจริง (Strategic Implementation)

2.) เริ่มต้นที่วิสัยทัศน์ ภารกิจ และยุทธ์ศาสตร์ขององค์กร ซึ่งเป็นขั้นของการกำหนดปัจจัย สำคัญ ต่อความสำเร็จ และจากนั้นก็เป็นการสร้างดัชนีวัดผลสำเร็จ (KPI)

3.) BSC เป็นระบบวัดผลการดำเนินงาน ที่ถ่ายทอดวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ขององค์กรเพื่อสู่การปฏิบัติการ โดยมีมุมมองและการมุ่งเน้นด้านต่างๆ ดังนี้ - มุมมองด้านการเงิน เน้นเรื่องผลตอบแทนจากการลงทุน - มุมมองด้านลูกค้า เน้นความพึงพอใจของลูกค้า - มุมมองด้านกระบวนการ เป็นการปรับปรุงพัฒนากระบวนการภายใน - มุมมองด้านการเรียนรู้และการพัฒนา เมื่อ reruite แล้วก็ต้อง retain และพัฒนาความสามารถของเขา คนเก่งจะทำให้องค์กรพัฒนาไปในทางที่ดีขึ้น

3.2 การบริหารงานแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ (Results Based Management :RMB)

1.) ความหมาย การบริการแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ เป็นการบริหารที่ให้ความสำคัญต่อผลการดำเนินงาน และการตรวจวัดผลสำเร็จ การสร้างเขื่อน วัตถุประสงค์เพื่อ เพิ่มผลผลิตในการเกษตร Output ตัวเขื่อน Outcome เพิ่มผลผลิต

2.) กระบวนการของการบริหารงาน แบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

(1.) การวางแผนกลยุทธ์องค์กร

(2.) การกำหนดรายละเอียดของตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน

(3.) การวัดและการตรวจสอบผลการดำเนินงาน

(4.) การให้รางวัลและผลตอบแทน หลังจากที่ได้รับการพิจารณาผลการดำเนินงานแล้ว ผู้บริหารจะต้องมีหารให้รางวัล หรือผลตอบแทน ตามระดับของผลงานที่ได้ตกลงกันไว้ และอาจจะมีการให้ข้อเสนอแนะ เพื่อให้การปรับปรุงผลงาน เป็นไปตามเป้าหมาย ผิดระเบียบเข้าคุก ชีวิตไม่ใช่มีแค่ค่าตอบแทนอย่างเดียวอยากเห็นความสำเร็จขององค์กร มีโอกาสทำอะไรให้เกิดประโยชน์กับองค์กรบ้าง

3.) ลักษณะขององค์กรที่บริหารงานแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

1. มีพันธกิจวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ชัดเจนและเป็นรูปธรรมโดยเน้นที่ผลผลิตและผลลัพธ์ ไม่เน้นกิจกรรมหรือการทำงานตามกฎระเบียบ

2. ผู้บริหารทุกระดับในองค์กรต่างมีเป้าหมายของการทำงานที่ชัดเจน และเป้าหมายเหล่านั้น สั้นกระชับ ไม่คลุมเครือ

3. สามารถวัดเป้าหมายได้อย่างเป็นรูปธรรม เพื่อให้สามารถติดตามผลได้

4. การตัดสินใจการจัดสรรงบประมาณ ให้หน่วยงาน หรือโครงการต่างๆ พิจารณาผลสัมฤทธิ์ของงานหลัก

5. เจ้าหน้าที่ทุกคน ตระหนักถึงความคาดหวังขององค์กร

6.มีการกระจายอำนาจการตัดสินใจ การบริหารเงิน บริหารคน สู่หน่วยงานระดับล่าง เพื่อให้สามารถทำงานบรรลุผลได้อย่างเหมาะสม

7. มีระบบสนับสนุนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ อาทิเช่น การมีระเบียบที่สั้นกระชับในเรื่องที่จำเป็นเท่านั้น

8. มีวัฒนธรรมและอุดมการณ์ร่วมกันเพื่อการทำงานที่สร้างสรรค์ คิดว่าความสำเร็จมาจากอย่างอื่นบ้างไม่ใช่เรื่องเงิน

4.) การวัดผลการปฏิบัติงานตามแนวทางการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

- ประสิทธิภาพ efficiency = ผลผลิต/ ต้นทุน

- ระดับการบรรลุผลลัพธ์ effectiveness = เป้าหมาย/ ทำได้จริง

- คุณภาพ (Quality) หมายถึง ความถูกต้อง และความพึงพอใจของผู้รับบริการ

- ความสามารถในการให้บริการ ได้ตามเวลาที่กำหนด (timeliness)

3.3 การจัดหาจากภายนอก (Outsourcing)

1.) ความหมาย Outsourcing การจัดหาจากภายนอก (Outsourcing) เป็นวิธีการที่องค์กรธุรกิจจัดหาวัตถุดิบ ผลิตภัณฑ์ และบริการต่างๆ ซึ่งครั้งหนึ่งอาจจะเคยถูกดำเนินการภายในองค์กร

2.) ความสำคัญของ Outsourcing

1. เปิดโอกาสให้ได้ขายสินทรัพย์บางส่วนออกไปได้ 2. การมุ่งเน้นกิจกรรมที่เป็นความสามารถหลัก

3.) ประโยชน์ของการ Outsourcing 1. ลดความเสี่ยง 2. สามารถลดต้นทุนในการดำเนินงานด้าน Logistics ได้

4.)ประเด็นที่ควรพิจารณา - ผู้ให้บริการ Outsourcing - ระดับการให้บริการ

3.4 การประเมินผลงาน 1.) ความหมาย 2.) วัตถุประสงค์ในการประเมินผลงาน บุคลากรทราบถึงผลการปฏิบัติงานของตนเอง จูงใจให้บุคลากรทำงานได้เต็มความสามารถ 3.) ความสำคัญของการประเมินผลการปฏิบัติงาน 4.) ประโยชน์ของการประเมินผลการปฏิบัติงาน 5.) หลักการประเมินผลการปฏิบัติงาน สร้างความยุติธรรมในการพิจารณาความดี ความชอบและการเลื่อนตำแหน่ง

3.5 TQM (Total Quality Management) 1. ความหมาย 2. วัตถุประสงค์ของ TQM 3. ส่วนประกอบของ TQM 4. แนวคิดพื้นฐานของ TQM 5. ประโยชน์ของ TQM

บันทึกโดย นายวัชรา ขนิษฐบุตร