หลักการพื้นฐานของโครงสร้างองค์การ

หลักการพื้นฐานของโครงสร้างองค์การ

โครงสร้างองค์การ (Organization Structure) ประกอบด้วยองค์ประกอบ 3 ส่วน คือ

1. ความสัมพันธ์ของการรายงานอย่างเป็นทางการ จำนวนของระดับสายการบังคับบัญชา (Hierarchy) ขนาดของการควบคุม (Span of Control) ของผู้จัดการและหัวหน้างาน
2. การรวมคนเข้าด้วยกันเป็นแผนกงาน รวมแผนกงานให้เป็นองค์การ
3. การออกแบบระบบต่างๆ เพื่อให้มีการติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิผล มีการประสานงานระหว่างแผนกต่างๆ

โครงสร้างองค์การดูได้จากแผนภูมิองค์การ (Organization Chart) มีประโยชน์ คือ

1. ทำให้เข้าใจว่าองค์การดำเนินการอย่างไร
2. เห็นส่วนต่างๆ ขององค์การ
3. เห็นส่วนต่างๆขององค์การมีความสัมพันธ์กันอย่างไร
4. แต่ละตำแหน่งและแผนกสอดคล้องกับองค์กรโดยภาพรวมอย่างไร

ใน ปลายศตวรรษที่ 19 และต้นศตวรรษที่ 20 องค์การกำหนดโครงสร้างในแนวตั้ง ส่วนในศตวรรษที่ 21 เป็นโครงสร้างในแนวนอน เน้นทำงานเป็นทีม เป็นกระบวนการ

ทรรศนะเกี่ยวกับโครงสร้างองค์การพิจารณาจากการประมวลผลสารสนเทศ

เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายโดยรวม ต้องออกแบบองค์การให้สารสนเทศ (Information Processing) กระจายไปทั้งแนวตั้งและแนวนอน

กลไกในแนวตั้งมีการควบคุม เน้นประสิทธิภาพ ในขณะที่การเชื่อมโยงในแนวนอนออกแบบให้มีการประสานงานและร่วมมือ โดย เน้นเรื่องการเรียนรู้

ลักษณะองค์การ	องค์การแนวตั้ง	องค์การแนวนอน
จุดมุ่งเน้น	เน้นประสิทธิภาพและการควบคุม	เน้นการเรียนรู้
	เน้นภาระหน้าที่เฉพาะด้าน	ภาระหน้าที่ร่วมกัน
	สายการบังคับบัญชา กฎเกณฑ์มาก	ลดสายการบังคับบัญชาและกฎเกณฑ์ให้อำนาจแก่ผู้ปฏิบัติหน้าที่ (Empowerment)
	การติดต่อสื่อสาร และระบบรายงานในแนวตั้ง	การติดต่อสื่อสารในแนวนอน แบบตัวต่อตัว (Face to Face)
	คณะทำงาน หรือผู้ประสานงาน มีน้อย	คณะทำงานมีมาก
	การตัดสินใจแบบรวมอำนาจ	การตัดสินใจแบบกระจายอำนาจ
การเชื่อมโยงสารสนเทศ	เน้นการประสาน  กิจกรรมต่างๆ ระหว่างผู้บริหารระดับสูงและผู้ปฏิบัติงานระดับล่าง โดยถูกออกแบบเพื่อควบคุมองค์การ	การเชื่อมโยงสารสนเทศในแนวนอน การติดต่อ      สื่อสารและประสานงานโดยข้ามแผนกงานทำให้ผู้ปฏิบัติงานมีโอกาสประสานกันให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ
กลไกของการเชื่อมโยง	สายการบังคับบัญชา (Hierarchical Referral)	ระบบสารสนเทศ (Information Systems)
	กฎเกณฑ์และแบบแผน (Rules and Plans)	การติดต่อโดยตรง (Direct Contact)
	ระบบสารสนเทศแนวตั้ง (Vertical Information System)	คณะทำงาน (Task Forces)
		ผู้ประสานงานเต็มเวลา (Full Time Integrator)

องค์การในศตวรรษที่ 21 เป็นรูปแบบองค์การในแนวนอน (Horizontal Corporation) ซึ่ง เน้นความพึงพอใจของลูกค้า สนับสนุนให้ผู้ปฏิบัติงานมีอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ ลดอำนาจสายการบังคับบัญชาลง ซึ่งบริษัทที่มีชื่อเสียงในอเมริกา เช่น Motorola, General Electric ได้เริ่มใช้แนวคิดนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพโดยมุ่งเน้นที่ลูกค้าและขจัดความสิ้นเปลืองภายในองค์การลง

 

ทางเลือกของการออกแบบองค์การ การออกแบบโครงสร้าง เกี่ยวข้องกับ 3 ประเด็น คือ

1. กิจกรรมของงานที่จำเป็น
2. ความสัมพันธ์ของการรายงาน
3. การจัดรวมกลุ่มแผนกงาน ซึ่งแบ่งได้เป็น

• การจัดรวมกลุ่มแผนกงานตามหน้าที่ (Functional Grouping)
• การจัดรวมกลุ่มแผนกงานตามส่วนงาน (Divisional Grouping)
• การจัดรวมกลุ่มแผนกงานจุดเน้นหลากหลาย (Multifocused Grouping)
• การจัดรวมกลุ่มแผนกงานในแนวนอน (Horizontal Grouping)

การออกแบบโครงสร้างองค์การแบบเน้นหน้าที่ เน้นผลิตภัณฑ์ และเน้นพื้นที่ภูมิศาสตร์

• โครงสร้างแบบแบบเน้นหน้าที่ (Functional Structure)

การ รวมกลุ่มเป็นแผนกงานตามหน้าที่ และตามผลิตภัณฑ์ เป็นวิธีการออกแบบโครงสร้างองค์การที่ธรรมดาที่สุด มองที่กิจกรรมต่างๆ ถูกนำมารวมเข้าด้วยกันตามหน้าที่จากระดับล่างไปสู่ระดับบน

จุดแข็ง	จุดอ่อน
เกิดความประหยัดภายในแผนกงานตามหน้าที่	โต้ตอบอย่างช้าต่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อม
สามารถพัฒนาความรู้ ความชำนาญในเชิงลึก	มีสายการบังคับบัญชามาก ทำให้การตัดสินใจอยู่ที่ระดับบน
องค์การสามารถบรรลุเป้าหมายตามหน้าที่	การประสานงานระหว่างแผนกงานไม่ดี
เหมาะสมสำหรับองค์การที่มีผลิตภัณฑ์อย่างเดียว หรือมีไม่กี่ผลิตภัณฑ์	การสร้างนวัตกรรมน้อย เพราะเน้นแผนกตัวเอง
	มุมมองแคบจำกัดเน้นเฉพาะหน้าที่

• โครงสร้างแบบเน้นหน้าที่และมีการเชื่อมโยงในแนวนอน

            องค์การ ทีประสบความสำเร็จในปัจจุบัน ใช้โครงสร้างแบบเน้นหน้าที่ และมีการเชื่อมโยงในแนวนอน โดยใช้ระบบสารสนเทศ มีการติดต่อโดยตรงระหว่างแผนกงานต่างๆ มีผู้ประสานงานเต็มเวลา มีผู้จัดการโครงสร้างและคณะทำงานหรือทีม ในองค์การที่ไม่เน้นผลกำไรยอมรับความสำคัญของการเชื่อมโยงในแนวนอน

• โครงสร้างแบบเน้นผลิตภัณฑ์ (Product Structure)

            โครงสร้างแบบเน้นส่วนงาน (Divisional Structure) บางครั้งเรียกว่า โครงสร้างแบบเน้นผลิตภัณฑ์ (Product Structure) หรืออาจเรียกว่า หน่วยธุรกิจเชิงกลยุทธ์ หรือ SBU (Strategic Business Units)

            SBU มีลักษณะสำคัญ เป็นการรวมกลุ่มโดยขึ้นอยู่กับผลผลิต (Outputs) จะจัดกลุ่มสินค้าหรือบริการที่มีความใกล้เคียงกันเข้าเป็นฝ่าย (Division) และหลายๆ ฝ่ายก็รวมตัวเป็น SBU โดยมีหลักสำคัญ คือ การกระจายอำนาจทางการบริหารและการตัดสินใจให้เป็นไปตามกลยุทธ์

จุดแข็ง	จุดอ่อน
เหมาะสมต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในสภาพแวดล้อมที่ไม่แน่นอน	เกิดความสิ้นเปลืองในการใช้ทรัพยากร
ทำให้ลูกค้าพึงพอใจ เพราะมีความรับผิดชอบในผลิตภัณฑ์มีความชัดเจนที่ลูกค้าจะติดต่อด้วย	นำไปสู่การประสานงานที่ไม่ดีระหว่างสายผลิตภัณฑ์
มีการประสานงานในระดับสูง ระหว่างหน้าที่ต่างๆ ภายในผลิตภัณฑ์หนึ่งๆ	ขจัดสมรรถฐานเชิงลึก(IN – Depth Competence) และ ความชำนาญเฉพาะด้านทางเทคนิค
ส่วนงานสามารถปรับตัวให้เข้ากับความแตกต่างในผลิตภัณฑ์ภูมิภาคและลูกค้า	มีความยากลำบากในการเชื่อมโยง และทำให้เป็นมาตรฐานระหว่างสายผลิตภัณฑ์
เหมาะสมในองค์การขนาดใหญ่ที่มีหลายผลิตภัณฑ์
มีการกระจายอำนาจ

 

 

• โครงสร้างแบบเน้นพื้นที่ภูมิศาสตร์ (Geographic Structure)

            เป็น โครงสร้างแบบเน้นพื้นที่ภูมิศาสตร์ โดยพิจารณาที่ผู้ใช้หรือลูกค้า ในแต่ละภูมิภาคของประเทศ ลูกค้าอาจมีรสนิยมและความต้องการที่ต่างกัน ในแต่ละพื้นที่ภูมิศาสตร์ ประกอบด้วยหน้าที่ต่างๆ ที่จะผลิตและการตลาดในภูมิภาคนั้นๆ

            จุด แข็งและจุดอ่อนของโครงสร้างแบบเน้นพื้นที่ภูมิศาสตร์ เหมือนกับโครงสร้างแบบเน้นผลิตภัณฑ์ องค์การสามารถปรับตัวให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของแต่ละภูมิภาค และผู้ปฏิบัติงานระบุเป้าหมายระดับภูมิภาคมากกว่าระดับชาติ เน้นการประสานงานภายในมากกว่าการเชื่อมโยงข้ามภูมิภาคหรือระดับชาติ

• โครงสร้างแบบเมตริกซ์ (Matrix Structure)

            เป็นโครงสร้างที่เน้นทั้งหน้าที่ (Functional) และผลิตภัณฑ์ (Product) ในเวลาเดียวกันหรือผลิตภัณฑ์และพื้นที่ภูมิศาสตร์ (Geographic) ในเวลาเดียวกัน ถูกนำมาใช้เมื่อองค์การต้องการบรรลุเป้าหมายโดยเน้นที่ความชำนาญทางเทคนิค และนวัตกรรมการเปลี่ยนแปลงในผลิตภัณฑ์

จุดแข็ง	จุดอ่อน
ทำให้มีการประสานงาน	ผู้ปฏิบัติต้องเกี่ยวข้องกับอำนาจหน้าที่ 2สาย เกิดความสับสน
มีการแบ่งสรรทรัพยากร	ต้องมีความชำนาญด้านบุคคล และผ่านการฝึกอบรมเป็น     อย่างดี
เหมาะสมกับการตัดสินใจที่สลับซับซ้อน	มีการประชุมบ่อย ใช้เวลา
ให้โอกาสที่จะพัฒนาความชำนาญตามหน้าที่และผลิตภัณฑ์	โครงสร้างนี้จะใช้ไม่ได้ถ้าผู้มีส่วนร่วมไม่เข้าใจ และยอมรับความสัมพันธ์ในฐานะเพื่อนร่วมกันมากกว่า
เหมาะสมกับองค์การขนาดกลางที่มีผลิตภัณฑ์หลากหลาย	ความสัมพันธ์ในแนวตั้ง
	ใช้ความพยายามอย่างมาก ทำให้อำนาจหน้าที่จากส่วนงานหน้าที่และส่วนงานผลิตภัณฑ์สมดุลกัน

• โครงสร้างแนวนอน (Horizontal Structure)

การจัดองค์การสมัยใหม่ เป็นโครงสร้างแนวนอน  ซึ่งเน้นกระบวนการ ซึ่งมีลักษณะสำคัญดังนี้

1. โครงสร้างถูกกำหนดขึ้น จากกระบวนการหลักระหว่างหน้าที่ต่างๆ มากกว่าภาระหน้าที่ (Tasks) หน้าที่ (Functional) หรือ พื้นที่ภูมิศาสตร์ ขอบเขตระหว่างแผนกงานถูกขจัดทิ้งไป
2. ทีมมีการชี้นำด้วยตนเอง (Self Directed Teams)
3. เจ้าของกระบวนการรับผิดชอบในแต่ละกระบวนการ
4. คนในทีมได้รับมอบในเรื่องความชำนาญ เครื่องมือ การจูงใจ และอำนาจหน้าที่ในการตัดสินใจ
5. ทีมมีอิสระที่จะคิดอย่างสร้างสรรค์
6. ลูกค้าเป็นตัวผลักดันองค์การในแนวนอน
7. วัฒนธรรม องค์การเน้นการเปิดเผย ไว้วางใจ ร่วมมือ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ให้อำนาจแก่ผู้ปฏิบัติงาน ความรับผิดชอบ และความเป็นอยู่ที่ดี

จุดแข็ง	จุดอ่อน
สนับสนุนความยืดหยุ่นและโต้ตอบอย่างรวดเร็วต่อความต้องการของลูกค้า	การกำหนดกระบวนหลักเป็นเรื่องยาก และใช้เวลา
มุ่งให้ผู้ปฏิบัติงานทุ่มความสนใจไปที่ผลิตภัณฑ์และสร้างคุณค่าให้ลูกค้า	ต้องมีการเปลี่ยนแปลงในวัฒนธรรมการออกแบบงาน ปรัชญาการบริหารระบบสารสนเทศ และระบบการให้รางวัล
เป้าหมายขององค์การกว้างขึ้น	ผู้จัดการในโครงสร้างแบบเดิมอาจคัดค้าน เพราะต้องเสียอำนาจ
ปรับปรุงคุณภาพชีวิตเพื่อผู้ปฏิบัติงาน ให้โอกาสในการ    มีส่วนร่วม และรับผิดชอบต่อผลที่ได้	ต้องมีการฝึกอบรมผู้ปฏิบัติงานและทำงานเป็นทีม
	เป็นข้อจำกัดการพัฒนาความชำนาญเชิงลึก

 

 

 

โครงสร้างแบบผสม (Hybrid Structure)

            สภาพ แวดล้อมทางธุรกิจที่ซับซ้อนในปัจจุบัน ทำให้องค์การต่างๆ ใช้โครงสร้างแบบผสม โดยใช้จุดแข็งของแต่ละโครงสร้างให้เกิดประโยชน์ และหลีกเลี่ยงจุดอ่อนของแต่ละโครงสร้าง

            โครงสร้างแบบผสมที่ถูกนำมาใช้กันมาก คือ

• โครงสร้างแบบเน้นหน้าที่และเน้นผลิตภัณฑ์
• โครงสร้างแบบเน้นหน้าที่และโครงสร้างแนวนอน

การออกแบบโครงสร้าง : การนำไปใช้

            โครงสร้างถูกกำหนดโดยสภาพแวดล้อม กลยุทธ์และเป้าหมาย วัฒนธรรม เทคโนโลยี และขนาดองค์การ

การจัดวางโครงสร้างองค์การ (Structural Alignment)

            การ ออกแบบโครงสร้างขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์การ โครงสร้างแบบเน้นหน้าที่เหมาะสำหรับองค์การที่ต้องการให้มีการประสานงานตาม สายการบังคับบัญชาแนวตั้ง และเป้าหมายเน้นในเรื่องประสิทธิภาพ โครงสร้างแนวนอนเหมาะสำหรับองค์การที่ต้องการให้มีการประสานงานระหว่าง หน้าที่ต่างๆ เพื่อให้บรรลุการสร้างนวัตกรรม และสนับสนุน    การเรียนรู้

อาการ ที่บ่งบอกว่าโครงสร้างองค์การไม่มีประสิทธิภาพ คือ ตัดสินใจล่าช้า และไม่มีคุณภาพ ไม่โต้ตอบต่อสภาพแวดล้อม(ลูกค้า)ที่กำลังเปลี่ยนแปลง และมีความขัดแย้งมาก

ที่มา///http://masterclub.multiply.com/journal/item/10/10