ไปเปิดบ้าน KM กันเถอะ (27) ย้อนไปดู "การเตรียมงานเปิดบ้าน"

วันนี้ (14 กย.54) ที่กรมอนามัย คณะกรรมการฯ KM กรมฯ ประชุมกันที่ห้องประชุมสมบูรณ์ น้องกบ (ศศิชล หงษ์ไทย) และน้องกาญจน์ (กมลกาญจน์ คุ้มชู) จากศูนย์อนามัยที่ 8 นครสวรรค์ มาเล่าเรื่องราว สู่คณะกรรมการ KM ฟัง ว่า ที่ศูนย์ฯ 8 เปิดบ้าน KM เมื่อ 26 สค.54 เป็นอย่างไร

มาดูกันนะคะว่า ... กว่าจะถึงวันเปิดบ้าน ศูนย์ฯ 8 เขาเตรียมตัวกันอย่างไรบ้าง ถึงได้ฉายภาพ การใช้ KM ทั่วทั้งองค์กร

อันดับแรก

น้องเล่าว่า ทีมงานได้คัดเลือกกลุ่ม ลปรร. 6 กลุ่ม นั่นก็คือ ตึกทารกแรกเกิด NICU, ตึกหลังคลอด, ห้องคลอด, โรงเรียนพ่อแม่, คลังความรู้เรื่องผ้า และ ระบบ Back Office

กรมอนามัย สำรวจพื้นที่ 6 หน่วยที่คัดเลือก เพื่อการ ลปรร. ว่า OK ไหม และ "สคส." ประชาสัมพันธ์การเปิดบ้าน รับหน่วยงานที่อยู่ใกล้ มีพิษณุโลก เพชรบูรณ์ พิจิตร สุโขทัย 40 ท่าน ตั้งแต่ 10 มิย. จนถึงวันเปิดบ้าน

เตรียมการครั้งที่ 1

ผอ. และ กรรมการ KM ศูนย์ฯ ตรียมความพร้อม 6 หน่วยงานที่จะเป็นที่ ลปรร. เพื่อที่จะบอกว่า เราจะเตรียมความพร้อมกันอย่างไร

เริ่มจาก บอกกำหนดการที่ สคส. จะเปิดบ้าน มีอะไรบ้าง โดยเริ่มด้วยการแนะนำเจ้าบ้านว่า ศูนย์ฯ 8 รับผิดชอบอย่างไร ตามด้วย การนำเสนอการจัดการความรู้ของศูนย์ฯ และแบ่ง 6 กลุ่ม ลปรร. ว่าภาคเช้าไปที่ไหน และภาคบ่ายไปที่ไหน สุดท้าย ชวนคุยเพื่อตกผลึกความรู้ที่ได้รับ

KM Team ได้เชิญ 6 กลุ่มที่จะเป็นกลุ่ม ลปรร. ให้เล่าว่า จะเอาเรื่องอะไรมา ลปรร. และเขาเตรียมตัวกันอย่างไร โดยให้เล่าให้ฟัง

คำแนะนำ จาก ผอ. ศูนย์ฯ และคณะกรรมการ KM เพิ่มเติม

  1. เล่าให้เป็นธรรมชาติ เราทำอะไร ผอ.เน้นว่า "ครั้งนี้เป็นการ ลปรร. ไม่ได้มาศึกษาดูงาน"
  2. คนที่เล่า พอเล่าจบ ต้องเปิดโอกาสให้คนที่มาเรียนรู้ซักถามให้มากที่สุด ... "ฟังคำถามให้จบ และตอบคำถามให้ตรงประเด็น"
  3. นอกจากผู้เรียนรู้มา ลปรร. แล้ว เน้นว่า เราต้อง ลปรร. สิ่งที่เขาทำด้วย ... "เอาความรู้จากเขาด้วย ไม่ใช่ให้เขามาเอาจากเรา"
  4. เวลาไปดู 6 หน่วยงานย่อย บางหน่วยงานอาจไม่ได้เข้าไปดู เราจะสร้างความรู้สึก การเป็นเจ้าของบ้านได้อย่างไร ... โดย ให้มีการประชาสัมพันธ์ผ่านเสียงตามสายด้วย และประชาสัมพันธ์ผ่านหน้า Desktop คอมพิวเตอร์ด้วย และเรียกตัวแทนของหน่วยงานทั้งศูนย์มารับทราบทั้งหมดว่า จะมีการเปิดบ้าน KM วันที่เท่าไร กำหนดการอย่างไร ใครว่าง สามารถเข้าร่วมฟังได้ ก็ให้เข้าร่วม โดยไม่จำกัดจำนวน และถือเป็นอิสระในการเข้าร่วมฟัง

หลังจากที่ได้มาเตรียมความพร้อมแล้ว ... ลงไปในพื้นที่จริง 6 หน่วยงานย่อย เพื่อซักซ้อม ให้เล่าให้ฟังว่า จะนำเสนออย่างไร เหมือนวันจริงๆ โดยฟังเรื่องเล่าในภาคเช้า และภาคบ่าย เชิญเจ้าหน้าที่ทั้งหมดของศูนย์ฯ มารับฟังว่า กำหนดการเปิดบ้าน KM และเชิญชวนให้เข้าร่วม

ขอเสนอแนะ การนำเสนอ

ที่ห้องคลอด

มีกิจกรรมเยอะมากที่เป็นกิจกรรมเพื่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ จึงมีการสื่อความรู้เต็มไปหมด ... วันที่ ผอ. ไป บอกว่า ถ้ามีคนมาเขาจะรู้สึกเครียด เพราะว่ามีอะไรเต็มไปหมด มันไม่ใช่ชีวิตประจำวัน ไม่ใช่การปฏิบัติงานจริงๆ ลองพิจารณาว่า ทำอย่างไรให้เหมือนเราทำงาน เช่น ที่ห้องเตรียมก่อนคลอด ให้เล่ามาเลย ว่า ทำอย่างไร มีการแลกเปลี่ยน ให้เขาถาม ไม่ต้องจัดเพิ่ม

ที่ตึกหลังคลอด

มีการ ลปรร. เรื่อง การอาบน้ำเด็ก จะมีเรื่อง ลปรร. หลายเรื่อง จึงให้ตัดสินใจว่า จะเลือกเรื่องเด่นอะไร ส่วนเรื่องอื่นๆ ถ้าคนที่มาเรียนรู้อยากทราบ ก็ให้ซักถามเพิ่ม

ที่ NICU

มีนวัตกรรมสำหรับการ ลปรร. เยอะมาก

ที่หน่วยจ่ายกลาง เรื่องของคลังผ้า

เป็นความรู้เรื่องผ้า เวลาเย็บชุดผู้ป่วย เป็น KM ที่เป็นเล่ม สกัดความรู้มาจากประสบการณ์ของป้าแสงดา ที่เกษียณไปแล้ว ในเรื่อง ความรู้ของการเย็บผ้า การเลือกผ้า การตัดเย็บ เพราะว่าความรู้ของผู้เกษียณจะหายไป จึงมีการนำความรู้มาทำเป็นเล่ม สำหรับคนที่มาทำต่อ สามารถเปิดศึกษาดูได้ และถ้ามีเพิ่มเติม ก็จะเขียนด้วยดินสอว่า จะต้องปรับเปลี่ยนเป็นอย่างไร

ส่วนของ Back Office

เกี่ยวกับเรื่องของการเงิน กับวัสดุ ได้รับกำลังใจในการนำเสนอ

เตรียมการก่อนเปิดบ้าน ... วันที่ 25 สค.

ทีม สคส. ซักซ้อมความเข้าใจ เล่าสู่กันฟังว่า ทีม สคส. เตรียมงานอย่างไร และศูนย์อนามัยทำอะไรไปบ้าง

ทำให้วันนี้ ชาวศูนย์ฯ 8 เมื่อได้รู้ว่า กลุ่มที่มาดูงาน เขาคาดหวังค่อนข้างเยอะ กลุ่มที่จะต้องรับผู้ดูงานจึงรู้สึกกดดัน ว่า แล้วเราจะมีอะไรให้เขาดูหรือไม่ เขามา แล้วจะได้อย่างที่เขาต้องการหรือไม่ ... รวมทั้ง ทีม ดร.ประพนธ์ ซึ่งเป็นเจ้าพ่อ KM มาเองด้วยแล้ว ก็สร้างความกดดันว่า สิ่งที่เราทำนั้น มันใช่ KM หรือเปล่า

แต่เมื่อ คุณหมอสมศักดิ์ เข้าไปเยี่ยม ทำให้ความกดดันลดลง relax มากขึ้น เพราะได้กำลังใจจากผู้ใหญ่กรมอนามัย และทีมงาน KM ศูนย์ฯ ไปสร้างความมั่นใจกันต่อว่า เราทำได้ เราทำกันอยู่แล้ว ก็เล่าในสิ่งที่เราทำให้ฟัง เพียงแต่ เราอาจมองว่า เรื่องที่เราทำเป็นเรื่องปกติ แต่คนที่มาดูงาน บางอย่างเขาไม่คุ้นเคย เขาไม่รู้ว่า KM ทำอย่างไร และทำไมในศูนย์ฯ ของเราจึงเนียนไปกับเนื้องาน ...

และวันจริง น้องกบเล่าว่า (น้องรับดูงานใน เรื่อง โรงเรียนพ่อแม่) ในส่วนของตัวเอง ไม่ได้ทำอะไรเพิ่มในหน่วยงาน พูดในสิ่งที่ตัวเองทำปกติ โดยยึด concept ที่ ผอ.ศูนย์ฯ บอก คือ

  1. พูดในสิ่งที่เราทำ
  2. พยายามให้เขาถามให้มากที่สุด ว่า เขาอยากได้อะไร และบอกเขาไป

เมื่อถึงเวลาจริงๆ เขาก็ไปดูหน่วยงานที่เขาอยากไปดู เช่น คนสวน เป็นหน่วยงานที่เขาแวะระหว่างทาง ก็ขอเข้าคุย และเขาก็ได้สิ่งดีดีที่เขาต้องการกลับไปด้วย ANC ก็ไปแวะระหว่างทาง และโชคดีที่ CKO ของศูนย์ฯ ก็เตรียมพร้อมตั้งแต่แรกว่า ให้ทุกหน่วยงานจัดเตรียมเรื่อง KM ไว้ต้อนรับผู้มาเยี่ยมเยือนทุกหน่วยงานให้พร้อม แต่ละคนก็เตรียมความพร้อมไว้ เป็นรูปของบอร์ด และเอกสาร ทำให้สามารถคุย และอธิบายให้เขาฟังได้จริงๆ

สิ่งที่ ศูนย์ฯ 8 ได้เรียนรู้ จาก สคส.

  • เรียนรู้รูปแบบการทำงานแบบเรียบง่าย เพราะ ในการเปิดบ้าน KM ครั้งนี้ ศูนย์ฯ รับในเรื่องการเตรียมความพร้อมเท่านั้น มีเครียดเล็กน้อยในส่วนของการทำงาน และเตรียมเอกสารต้อนรับ แต่ส่วนอื่นๆ สคส. เป็นฝ่ายสนับสนุน ได้แก่ เรื่องอาหารการกิน และยินดีถ่ายทอดความรู้ให้ชาวศูนย์ฯ ด้วย
  • เรียนรู้รูปแบบการจัดกลุ่ม ที่เป็น pattern มีการแบ่งสี โดย ลงทะเบียนแยกเป็นสี แยกเป็น zone มี FA จาก สคส. และการดำเนินการจัดการประชุม (ทั้งพิธีกร คนนำ คนควบคุมเวลา กระบวนการ) และการสรุป ในช่วงสุดท้าย
  • ตามด้วย AAR ร่วมกัน ซึ่ง สคส. ขอข้อมูลย้อนกลับว่า จะปรับปรุงอะไรกันบ้างระหว่างทีมของศูนย์ฯ กับ สคส. ในวันต่อไปข้างหน้า

มีหลายหน่วยงานในศูนย์ฯ บอกว่า การที่เราชมกันเอง ติกันเอง ไม่เท่ากับหน่วยงาน สคส. ซึ่งเป็นหน่วยงานหลัก และหน่วยงานของกรมฯ มาชม ทำให้เกิดความมั่นใจในการดำเนินงาน KM มากขึ้น และทุกคนตอนนี้หลับไปต้องบอกว่า สู้กันมาก แต่ละคนทำงานเพิ่มขึ้นกันอีกมาก โดยที่คุณหมอก้องซึ่งเป็น CKO ไม่ต้องไปบังคับอะไรเลย ตอนนี้เร่งกันส่งงานอย่างสนุกสนาน

... ต้องบอกว่า ครั้งนี้ มีแต่ได้ ...

สิ่งที่ศูนย์ฯ ได้จากทีม KM กรมอนามัย

  • กรมฯ เป็นพี่เลี้ยงที่ดี เป็นกำลังใจ และเติมเต็มให้กับเรา
  • เมื่อคุณหมอสมศักดิ์ไป ก็ยิ่งมีความรู้สึกว่า ผู้ใหญ่ให้ความสำคัญ น้องๆ มีความภาคภูมิใจ กล้าพูดมากขึ้น และกล้าทำงานที่เป็น KM
  • ตอนนี้การทำงาน KM ง่ายขึ้นมาก และทุกคนสามารถ run ต่อกันได้ อย่างมั่นใจ

รวมเรื่อง ไปเปิดบ้าน KM กันเถอะ

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน แลกเปลี่ยนเรียนรู้ กรมอนามัย

คำสำคัญ (Tags)#ศูนย์อนามัยที่ 8 นครสวรรค์

หมายเลขบันทึก: 460517, เขียน: 14 Sep 2011 @ 23:28 (), แก้ไข: 08 Dec 2015 @ 09:24 (), สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน, ดอกไม้: 1, ความเห็น: 3, อ่าน: คลิก


ความเห็น (3)

  • สวัสดีครับคุณหมอนนทลี
  • สุดยอดของการเก็บรายละเอียด
  • ต้องยกให้คุณหมอนนทลีครับ
  • ชอบตรงย่อหน้าสุดท้ายในประเด็น..
  • สิ่งที่ศูนย์ฯ ได้จากทีม KM กรมอนามัย
  • สิ่งเหล่านี้ละครับที่หลายๆ หน่วยมี...แต่มีน้อยมาก
  • ขอบคุณครับ
  • Ico48
  • สวัสดีค่า ยินดีต้อนรับสู่เพื่อนร่วมก๊วน KM อิอิ
  • ขอบคุณนะค๊า

ขออภัยค่ะ ...กบเพิ่งได้เข้ามาทักทาย ด้วยความที่เป็นน้องที่ดีมากคนหนึ่ง ฮ่า ๆๆๆ เลยมาช้าเสมอเลย คุณหมอนนท์สกัดได้ดีมากจริงๆ เลย ส่วนที่ขอบอกต่อในส่วนของอารมณ์คนสวน คือ เค้าเคยได้รับรางวัลระดับกรมอนามัย แล้วได้รับคำชมจากพี่ๆ ทีม km กรมฯมาเต็มๆ แต่เผอิญช่วงก่อนหน้าที่สคส.จะไปเปิดบ้านไม่เท่าไหร่ เราได้สูญเสียคนสวนที่เป็นคนเก่งของเราไปอยู่อีกภพหนึ่ง ก็เลยคิดกันอยู่เหมือนกันว่างานสวนจะอย่างไรเนี่ย !! แต่ด้วยกำลังใจและความมุ่งมั่นของทีมคนสวนเอง เค้าก็ไม่ยอมแพ้ แม้ว่าทีม CKO จะบอกว่างานนี้ไม่ได้ให้มาดูงานสวนนะ ..พี่ๆน้องๆ คนสวนก็ไม่สนใจจัดเต็ม จัดบอร์ดแบบอลังการจนคนดูงานที่เดินผ่านไม่แวะไม่ได้เลย เดี๋ยวนี้เปิดสวนสมุนไพร ผอ.ศูนย์ฯยังไปเป็นประธานเลยค่ะ