ไปเปิดบ้าน KM กันเถอะ (19) KM Back Office ตอนที่ 1 เรื่องเงินๆ ทองๆ
ที่นี่ งานการเงิน ก็ทำ KM
โดยเอาประเด็นปัญหาของงานที่มีอยู่ ว่า จะทำอย่างไรที่จะพัฒนางานให้ดีขึ้น ปัญหาคือ ตัวของเรามีความรู้เรื่องระเบียบ การไปราชการ ฝึกอบรม แต่เนื่องจากว่า เจ้าหน้าที่ของเรายังขาดความเข้าใจในเรื่องของระเบียบค่าใช้จ่ายไปราชการ และฝึกอบรม ซึ่งจะมีการถามเรื่อยๆ ว่า อัตราการเบิกจ่าย เบิกอย่างไร การเงินต้องทำการตรวจใบสำคัญ ทำตามระเบียบราชการ ก็จะโดนคำถามนี้ประจำว่า จะเบิกอย่างไร พอตัวเราไม่อยู่ น้องๆ ในงานก็ไม่สามารถให้คำตอบในส่วนตรงนี้ได้ทั้งหมด
จึงมีการคุยกันในงานการเงิน ว่า จะทำอย่างไรให้เจ้าหน้ามีความรู้ความเข้าใจ ในเรื่องของระเบียบ
โดยถามน้องแต่ละคนว่า ปัญหาที่เราได้รับมา หรือคำถามที่เราโดนถามบ่อยๆ คือ อะไร เช่น เรื่องค่าเบี้ยเลี้ยง การคำนวณว่า เดินทางวันนี้ ออกเวลาเท่านี้ กลับเท่านี้ เป็นกี่วัน และกรณีผู้จัดจัดอาหารให้ จะเหลือค่าเบี้ยเลี้ยงเท่าไร เรื่องที่พัก ถ้าไปราชการจะเบิกในอัตราไหน หรือไปฝึกอบรมเบิกในอัตราไหน หรือถ้าเขาไม่จัดที่พักให้ จะเบิกแบบไหน
น้องส่วนใหญ่ไม่สามารถตอบคำถามตรงนี้ได้ จะเก็บคำถามไว้ ทำให้ส่วนนี้ต้องมารอเรา ขณะที่เราไม่อยู่
ก็เอามาคุยกัน สรุปได้ว่า จะมีเรื่องของเบี้ยเลี้ยงกับที่พัก ที่จะมีปัญหาบ่อย
ตอนแรก มีการจัดประชุมกันก่อน ทั้งหมดทุกกลุ่ม ชี้แจงให้เจ้าหน้าที่ศูนย์ฯ ทุกกลุ่มงานได้รับฟังระเบียบ ที่มีการเปลี่ยนแปลงในตัวระเบียบค่าใช้จ่ายไปราชการ ในอัตราของค่าเบี้ยเลี้ยง
พอประชุมผ่านไป ยังพบปัญหา โทรมาถามเรื่อยๆ
จึงเปลี่ยนใหม่ ให้ผู้รับผิดชอบในแต่ละกลุ่มงาน เป็นตัวแทนเข้ามา เพื่อเป็นตัวถ่ายทอดให้อีกทีหนึ่ง โดยเราได้ถ่ายทอดความรู้ให้กับเขาว่า วิธีการและระเบียบเป็นอย่างไร เขียนอย่างไร มีประเด็นสำคัญอย่างไร ถ่ายทอดให้ตัวแทนได้รับรู้รับทราบ ก็ยังมีปัญหาอีก มีโทรมาถามเรื่อยๆ
ก็มานั่งคุยกันว่า จะทำอย่างไรดี น้องๆ ก็ยังไม่ค่อยเข้าใจ ยังจำไม่ได้หมด เนื่องจากตัวของระเบียบ จะมีเนื้อหาสาระที่เป็นวิชาการเยอะ จึงคิดว่า ถ้าเราทำเป็นคู่มือ แบบย่อๆ ให้เขาใช้เป็นเครื่องมือในการทำงาน เวลาที่เราไม่อยู่ เขาสามารถเปิดตรงนี้อ่าน และตอบคำถามเบื้องต้นได้
คู่มือนี้ เป็นตัวที่รวบรวมระเบียบย่อๆ เข้ามา มีทั้งหลัก และที่เป็นของศูนย์ฯ เองด้วย ... หลังจากที่ทำคู่มือนี้แล้ว งานที่เรารับผิดชอบแทนที่จะรอถามเรา คนอื่นๆ ก็จะสามารถตอบคำถามนี้ได้
และได้ทำให้เจ้าหน้าที่ได้เข้าสู่ข้อมูลนี้ง่ายขึ้น โดยทำเป็นบอร์ด มีเนื้อหาคล้ายกับคู่มือ ก็มีผลสะท้อนกลับมาว่า เนื้อหาสั้น และเข้าใจง่าย
รวมเรื่อง ไปเปิดบ้าน KM กันเถอะ
ความเห็น (6)
- เมื่อก่อนก็ทำแบบศูนย์ 8 นี่หล่ะครับ แต่บุคลากรเราเยอะปัญหาก็แยะ
- เดี๋ยวนี้กลุ่ม อำนวยการ ที่ศูนย์ 5 เขาทำคู่มือแจกเลยครับ แถมเอาไปลงใน intranet อีก และเอาไปแชร์ในระบบ LAN ด้วย ไม่พอครับ ยังจัดประชุมชี้แจงแบบแจ้งให้ทราบทั้งหน่วยงานกันไปเลย
- หมดสิทธิ์ แกล้งพี่เขาเลย ต้องทำถูกระเบียบอย่างเดียวเลย แงแง
งาน back office ที่ศูนย์เขต 8 มีคนน้อย แต่งานเยอะ เห็นใจคนทำงานครับ พอได้มีการจัดการความรู้ให้เป็นระบบขึ้น ลดภาระงานไปได้มากเลย ตอนนี้กำลังจะเอาแนวคิด การลดขั้นตอนและระยะเวลา เข้าไปจับอยู่ครับ
- ทำดีแล้วละ จะ แงแง ไปไย อิอิ
- เป็นอีกรูปแบบหนึ่ง ที่จะทำให้เป็นกฎ ระเบียบที่มีคุณภาพ และสอดคล้องกับการทำงานที่มีคุณภาพด้วยนะคะ
- ถ้าทำได้สำเร็จ ได้ผลทั้งผู้ใช้ ผู้คุมกฎ ก็จะแจ๋วมากเลยละ
- สวัสดีครับ
- ปกติการเงินจะยุ่งๆ ไม่ค่อยได้เงยหน้าคุยกับใคร
- อิอิ..
- เยี่ยมมากครับ
- สวัสดีค่า ... สบายดีนะคะ