R2R เลขาหน้าห้อง

ติดตามอ่านงาน R2R เยอะ ๆ ก็เลยรู้สึกว่า อยากเขียนบ้างอะไรบ้างค่ะ ช่วงนี้ ติดตามนาย เรียนรู้จากนายและพี่ ๆ เลขา ในความเป็นผู้ใหญ่ ท่านมักจะเอ่ยเสมอ ๆ ว่า

 “ผู้บริหารที่ดี รองเท้าต้องขาด ก่อนที่กางเกงก้นจะขาด”

ก็ตลอดเดือนที่ผ่านมา นายทำให้เห็นเสมอ ๆ กับภารกิจตรวจเยี่ยมหน่วยงานทั้งภายในและภายนอก บางวัน เยี่ยมเช้าบ่าย แบบไม่ได้แวะกลับโต๊ะก็มี ที่จะเล่าวันนี้คือ การจัดการเรื่องรายงานการเดินทางค่ะ

                การเดินทางจะมีระบบการ ยืมเงินทดรองราชการใช่ไหมค่ะ แต่บ่อยครั้งที่มีปัญหาคือ ไม่ทัน

ปัญหา ;

           เงินทดรองราชการไม่ทัน, การเงินมักจะให้แก้ไขเอกสาร, หรือขอหลักฐานการรับ-จ่ายเงินหลังจากยื่นแล้ว หรือบางทีก็ทวงถาม

 

สาเหตุ ;

•  เดินทางกะทันหัน ไปแก้ไขปัญหา รวมถึงตามนโยบาย
• เดินทางบ่อย
• ไม่มีหลักฐานการรับ-จ่ายเงิน
• เคลียร์เงินไม่ทันเพราะการเดินทางติดต่อ

 

แนวทางแก้ไข ;

• จัดระบบเงินสำรองของห้องประมาณ สามหมื่นบาท แล้วทำบัญชีเบิกจ่ายแยก
• เก็บหลักฐานการเบิกจ่ายทุกอย่าง รวมถึงเช็คก่อนส่งการเงิน
• เก็บแยกรายการที่ส่งยืมเงินทัน และส่งยืมเงินไม่ทัน และสำเนาเช็คทุกครั้งที่ได้รับจากการเงิน

ผลลัพธ์ ;

• การเดินทางสะดวกขึ้น มีเงินบริหารจัดการภายในห้อง
•  ไม่หงุดหงิดในการบริหารจัดการเรื่องเงิน มีเวลาคิดพัฒนางานต่อไป
• เอกสารรายงานการเดินทางถูกจัดระบบ มีหลักฐานยืนยันชัดเจน

 

ดูเป็นเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ค่ะ แต่ถ้าผิดพลาดก็จะเป็นปัญหาใหญ่เช่นกัน เอามาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ค่ะ