การเขียนโครงการ (Project Writing) หรือการจัดทำข้อเสนอโครงการ (Project Proposal) หรือการออกแบบโครงการ (Project Desing) เป็นการนำแนวคิด ความเป็นไปได้ของโครงการมาสรุปเพื่อออกแบบโครงการให้เหมาะสมและมีความเป็นไปได้ พร้อมที่จะนำไปปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แนวคิดของการกำหนดโครงการ
โครงการ เป็นกลุ่มของกิจกรรมที่จะดำเนินการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ได้รับผลตอบแทนอย่างคุ้มค่า มีความสัมพันธ์กันภายใต้แผนงาน แผน และนโยบายเดียวกัน
ลักษณะโครงการที่ดี
1. สามารถแก้ปัญหาขององค์การหรือหน่วยงานได้
2. มีรายละเอียด วัตถุประสงค์ เป้าหมายที่ชัดเจน ดำเนินงานได้หรือมีความเป็นไปได้สูง
3. รายละเอียดโครงการเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กัน คือ วัตถุประสงค์สอดคล้องกับปัญหาหรือหลักการและเหตุผล วิธีการดำเนินงานสอดคล้องกับวัตถุประสงค์
4. ตอบสนองความต้องการของสังคม กลุ่มชนส่วนใหญ่ และนโยบายของประเทศชาติ
5. รายละเอียดโครงการสามารถเข้าใจได้ง่าย และดำเนินการตามโครงการได้
6. สามารถนำไปปฏิบัติได้สอดคล้องกับแผนงานหลักขององค์การ และติดตามประเมินผลได้
7. กำหนดขึ้นจากข้อมูลที่มีความเป็นจริง จากการวิเคราะห์อย่างรอบคอบแล้ว
8. ได้รับการสนับสนุนทั้งทางด้านทรัพยากรอย่างเหมาะสม และการบริหารอย่างแท้จริง
9. มีระยะเวลาในการดำเนินงาน คือ ระบุวันเวลาที่เริ่มต้น และวันเวลาที่แล้วเสร็จที่แน่ชัด
แนวทางการเขียนโครงการ โดยทั่วไปมี 2 แนวทาง คือ
1. การเขียนโครงการแบบประเพณีนิยม หรือการเขียนโครงการแบบดั้งเดิม เป็นการเขียนเชิงเหตุผลที่ง่าย โดยใช้คำเชื่อมโยงเชิงเหตุผลระหว่างองค์ประกอบ ได้แก่ What Why When Where Who Whom How and Much หรือเรียกย่อว่า 6W + 2H ประกอบด้วย
(1) ชื่อแผนงาน (Program) จะครอบคลุมกลุ่มของปัญหาที่ต้องการพัฒนา เป็นเรื่องเดียวกัน หรือพื้นที่เดียวกัน
(2) ชื่อโครงการ (Project Title) สอดคล้องกับเรื่อง กิจกรรม เป้าหมายที่จะดำเนินการแก้ปัญหาหรือพัฒนา สั้น กะทัดรัด ใช้คำกริยาตามด้วยเป้าหมายหลัก
(3) หลักการและเหตุผล (Rationale for Project) ระบุนโยบาย แผนหรือแผนงาน กฎ ระเรียบ ข้อบังคับ ที่จะต้องปฏิบัติ สภาพปัจจุบัน ปัญหาความต้องการที่จะต้องพัฒนาเหตุผลความจำเป็นผลประโยชน์ที่จะได้จากการกำหนดโครงการ
(4) วัตถุประสงค์ (Objectives) คือ สิ่งที่ต้องการให้เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน เป็นผลผลิตหรือผลงานของโครงการ
(5) เป้าหมาย (Targets) แสดงถึงความต้องการที่ระบุในเชิงปริมาณและคุณภาพ หากเป็นโครงการระยะยาวจะมีเวลากำกับในแต่ละช่วงเวลา
(6) วิธีการดำเนินงาน (Procedure) เป็นกิจกรรมหรืองานเฉพาะที่จะต้องปฏิบัติให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ ระบุกิจกรรมตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงขั้นสุดท้าย ประกอบด้วยกิจกรรม ระยะเวลา งบประมาณ ผู้รับผิดชอบ โดยทำเป็นแผนภูมิแกนท์ (Chant Chart)
(7) ระยะเวลาการดำเนินงานโครงการ (Duration) ระบุเวลาตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงเสร็จสิ้นโครงการ
(8) งบประมาณและทรัพยากร (Budgets and Resources) การประมาณค่าใช้จ่ายทั้งสิ้น รวมทั้งทรัพยากรที่ใช้และควรระบุประเภท หมวดเงินงบประมาณ
(9) ผู้รับผิดชอบโครงการ (Project Manager) เพื่อให้ทราบว่าหน่วยงานใดเป็นเจ้าของโครงการ
(10) หน่วยงานที่ให้การสนับสนุน (Sponsor) เพื่อเป็นแนวทางแก่ผู้อนุมัติและผู้ปฏิบัติในการดำเนินงาน ประสานงานและขอความร่วมมือ
(11) การประเมินผลโครงการ (Project Evaluation) ระบุแนวทางการประเมินผลโครงการ เช่น ประเมินก่อน ระหว่าง และสิ้นสุดโครงการเพื่อทราบความเป็นไปได้ ปัญหาอุปสรรค ความสำเร็จและการบรรลุเป้าหมายของโครงการ
(12) ผลที่คาดว่าจะได้รับ (Expected Outcome) ระบุผลที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานโครงการเรียบร้อยแล้วโดยตรง หรือผลกระทบของโครงการ
ข้อดี ง่ายแก่การเขียนและการเข้าใจ
ข้อบกพร่อง ยากแก่การตรวจสอบว่าแต่ละองค์ประกอบมีความเป็นเหตุเป็นผลกันหรือไม่ อย่างไร และผู้พิจารณาหรือวิเคราะห์ ต้องใช้เวลานานในการพิจารณารายละเอียดของโครงการ
2. การเขียนโครงการแบบตารางเหตุผลสัมพันธ์ (Logical Framework Matrix : LFM) เป็นการวางโครงการโดยอาศัยหลักเกณฑ์เกี่ยวกับการแสดงความสัมพันธ์ในเชิงที่เป็นเหตุเป็นผลซึ่งกันและกัน ประสานกัน ทั้งในแนวตั้งและแนวนอนขององค์ประกอบที่เป็นโครงสร้างพื้นฐานของโครงการ เป็นแนวทางในการกำหนดรายละเอียดโครงการในรูปของตาราง 16 ช่อง (4x4 Matrix) ในกรณีที่รวมเอากิจกรรมและปัจจัยไว้ในช่องเดียวกัน หรือในรูปของตาราง 20 ช่อง (5x4 Matrix) ในกรณีที่แยกกิจกรรมและปัจจัยไว้คนละช่องกัน รวมทั้ง เป็นการนำแนวคิดเรื่องระดับของวัตถุประสงค์มาใช้ประโยชน์เพื่อแสดงว่าโครงการหนึ่ง ๆ จะต้องกระทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ในระดับต่าง ๆ ต้องชี้ให้เห็นความสัมพันธ์ของโครงการอื่นที่เกี่ยวข้องว่าเมื่อทุกโครงการสำเร็จแล้วจะทำให้วัตถุประสงค์ของแผนงานที่เหนือกว่าอีกระดับหนึ่งนั้นบรรลุเป้าหมายเพียงใด ชี้ให้เห็นระบบของแผนงานทั้งระบบได้
แนวคิดเรื่องลำดับขั้นของวัตถุประสงค์ (Hierarchy of objectives) มี 3 ระดับ คือ
1. วัตถุประสงค์ระดับสูงสุด (Ultimate goal) เป็นที่มาของโครงการ
2. วัตถุประสงค์ระดับกลาง (Intermediate goal) เกิดขึ้นเพื่อสนับสนุนการบรรลุหรือการเกิดวัตถุประสงค์ระดับสูงสุด
3. วัตถุประสงค์ระดับล่าง (Outputs) ก่อให้เกิดวัตถุประสงค์ระดับกลาง เป็นผลงานที่เกิดขึ้นทันทีเนื่องจากการปฏิบัติงานโครงการ แต่ไม่ใช่วัตถุประสงค์ที่แท้จริงของโครงการ
ข้อดี
1. สามารถบรรจุเนื้อหาสาระจำนวนมากไว้ในที่เดียวกัน โดยอาศัยหลักเหตุผลสัมพันธ์เชิงตรรกวิทยา ทั้งในแนวตั้งและแนวนอน มีความสมเหตุสมผล น่าเชื่อถือ
2. สามารถนำโครงการหลาย ๆ โครงการ มาเปรียบเทียบกันได้ง่าย จากการเขียนสรุปเพียงหน้าเดียว
3. เป็นแนวทางในการบริหารโครงการที่ดีในแง่การวางแผน การติดตาม การประเมินโครงการ
4. การกำหนดกรอบหรือแนวทางการประเมินสามารถจัดทำได้ง่ายและชัดเจน จากตัวบ่งชี้ แหล่งข้อมูล วิธีการตรวจสอบ เงื่อนไข ข้อกำหนดเบื้องต้นที่สำคัญ ซึ่งสะดวกต่อการติดตามและประเมินผล
5. สามารถใช้เป็นแนวทางในการตัดสินใจ ปรับปรุง จัดหาโครงการใหม่ เมื่อเจอปัญหาอุปสรรคที่ทำให้โครงการไม่บรรลุวัตถุประสงค์
ข้อเสีย
1. ต้องเตรียมข้อมูลและรายละเอียดต่าง ๆ ให้ครบถ้วน ซึ่งยากแก่การปฏิบัติ
2. ต้องมีทักษะ พื้นความรู้ ประสบการณ์ตรงในการเขียนรายละเอียดโครงการลงในแต่ละช่วงของตาราง
3. ต้องกำหนดโครงการย่อยหรือโครงการประกอบเท่ากับจำนวนผลงานหรือผลผลิตที่กำหนดขึ้นจากโครงการหลัก
4. ขาดรายละเอียดที่เพียงพอและชัดเจน โดยเฉพาะวิธีการดำเนินงาน ทำให้ผู้ที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องไม่สามารถเข้าใจโครงการนั้นได้ลึกซึ้งหรือถูกต้อง ต้องวิเคราะห์ความเป็นไปได้ทางด้านต่าง ๆ เพื่อนำไปสู่การประเมินและอนุมัติโครงการต่อไป
อ้างอิงจาก
เจริญวิชญ์ สมพงษ์ธรรม. (2554). การบริหารและประเมินโครงการ. ม.ป.ท. : มนตรี.
มีสาระประโยชน์ดีมาก จะใช้เป็นแนวทางครับ
ขอบคุณครับ.
ขอบคุรค่ะ