ย้อนรอย...มหกรรมการจัดการความรู้แห่งชาติครั้งที่ 5 : วันที่สอง

...ความรู้และการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การเรียนรู้...

         ผ่านมาหนึ่งวัน...ก็สะสมความรู้จากการแลกเปลี่ยนได้บ้าง พอวันที่สองก็เล็งว่า...หาดฝึกกระบวนท่า ไว้เลยติดกัน 2 โซนเพื่อจะได้ฝึกปฏิบัติในการทำ AAR แล้วเก็บไว้เป็นประสบการณ์ในการทำงาน ซึ่งมีวิทยากรคุณภาพของกฟฝ.แม่เมาะ จ.ลำปาง มาให้ความรู้

โซน 4-5 : หาดฝึกกระบวนท่า ...” กระบวนท่า AAR แบบ กฟฝ. ”

          AAR (After Action Review) หรือการทบทวนหลังการปฏิบัติเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งที่จะนำไปใช้ในการทำงานที่มีประโยชน์อย่างมาก ดังนั้นการมีโอกาสลงปฏิบัติกิจกรรมต่อเนื่องกัน2 โซนเพื่อจะได้ฝึกประสบการณ์การทำAAR จากกฟฝ.ซึ่งเป็นbest practice เนื่องจากจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมกิจกรรม ซึ่งผึ้งงานจะพลาดไม่ได้เด็ดขาด ดังนั้นจึงไปนั่งร้องเพลงรอ...อยู่หน้าโซน

          AAR หมายถึงการพบปะพูดคุยของทีมงานและเรียนรู้ในการทำงาน เพื่อวางแผนในการทำงานต่อไปและเป็นเครื่องมือเรียนรู้การทำงาน(เพื่อคนทำงาน) หาโอกาสปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง อีกทั้งเป็นเครื่องมือช่วยให้เกิดการเรียนรู้ สร้างความรู้ใหม่ แลกเปลี่ยนเรียนรู้ ใช้ความรู้และยกระดับความรู้ 

          KM นั้นมุ่งเน้นการเรียนรู้ ซึ่งให้เกิดความรู้และทำอย่างไร?ให้เกิดการเรียนรู้ มีความรู้และยกระดับความรู้ ซึ่งAARสามารถขับเคลื่อนได้อย่างครบวงจร

   เล่าประสบการณ์ที่ทำกิจกรรม AAR :  Learning by doing 

1.  แบ่งกลุ่มคนในการทำกิจกรรม กลุ่มละ 7-10 คน หลังจากที่ได้ทำความเข้าใจในขั้นตอนการทำAARแล้ว ภารกิจที่ได้รับมอบหมายคืออุปกรณ์ 1 ชุดประกอบด้วยกระดาษเปล่าA4จำนวนหนึ่งและกระดาษภาพต้นแบบ 1 ภาพพร้อมกับปากกาเมจิก 5 ด้ามดินสอ 10 แท่ง คำสั่งคือต้องขยายภาพต้นฉบับให้ได้ 9 เท่าภายในเวลา 20 นาทีแล้วนำมาติดบอร์ด                                                      

2.  เลือกคุณอำนวย คุณลิขิต จากในกลุ่ม ซึ่งคุณอำนวยทำหน้าที่อธิบายกฎกติกา (การทบทวนตัวเอง 4 ขั้นตอน(ตอบในใจ)ว่า 1)คาดหวังว่าจะได้อะไรจากการทำงานนี้ 2)สิ่งไหน?บ้างที่เป็นไปตามคาด 3) สิ่งไหน?บ้างที่เป็นปัญหาและไม่ได้เป็นตามคาด 4) ถ้าทำงานครั้งต่อไป มีส่วนไหนที่จะทำให้ดีขึ้น) และถามความคิดเห็นของสมาชิกทุกคนว่าจะร่วมกันวางแผนการทำงานกันอย่างไร? 

            คุณลิขิตจดไว้และสรุปความคิดเห็นที่ได้อีกครั้ง การทำกิจกรรมในครั้งนี้จึงสรุปว่า ให้ตีเส้นภาพเป็น 9 ช่องพอดีมี 9 คนแบ่งคนละช่อง วาดภาพของตัวเองที่ได้รับมอบหมายแล้วลงสีเมจิกตามต้นฉบับ

       3.  เมื่อครบเวลาที่กำหนด วิทยากรพี่เลี้ยงก็ได้นำภาพที่วาดเสร็จแล้วของทุกคนมาต่อให้เป็นภาพสมบูรณ์แล้วติดโชว์ให้ดูผลงานและให้ทุกคนดูว่ามีความผิดพลาดตรงไหนบ้าง? เพราะอะไร? ถ้าทำใหม่อีกครั้งจะแก้ไขจุดบกพร่องอย่างไร? คุณลิขิตคอยจดข้อสรุปที่ได้ไว้ เพื่อวางแผนการทำงานต่อไป (SARs)

       4. เมื่อทำครั้งที่สอง นำแผนงานที่ร่วมกันแก้ไขจุดบกพร่องแล้วมาทำความเข้าใจอีกครั้ง BAR=การทบทวนข้อมูลเดิมหรือSARs แล้วมาแบ่งงานกันทำอีกครั้งในภาพต้นแบบเดิม ให้เวลาเท่าเดิม แล้วประเมินงานอีกครั้ง

      5.  นำผลงานที่ได้มาโชว์ และดูความผิดพลาดที่เกิดขึ้นครั้งใหม่และบันทึกขั้นตอนในการปฏิบัติงาน เพื่อร่วมกันแก้ไขแล้วนำสิ่งที่ได้ไปวางแผนการทำงานครั้งต่อไป เพื่อเป็นข้อเสนอแนะที่เจาะจงและปฏิบัติได้ในครั้งต่อไป

สิ่งที่คนทำAAR ต้องตระหนักถึง คือ

1. ก่อนการทำ AAR   นั้นขั้นแรกต้องให้คุณอำนวย อ่านข้อตกลงทบทวนการทำงานใน 4 ประเด็นหลักให้ทุกคนเข้าใจก่อน คือ 

1) เป้าหมาย...เราคาดหวังจะได้อะไรจากการทำงานครั้งนี้ เมื่อทำแล้วได้หรือต่างกันอย่างไร? 

2) จุดเด่น...มีส่วนไหนบ้างที่ทำได้ดีกว่าที่คาดหวังไว้ เพราะอะไร? 

3) ไม่ตามคาด...สิ่งที่ยังเป็นปัญหา ไม่เป็นไปตามคาดหวัง 

4) นำไปวางแผนครั้งต่อไป....ชี้นำความรู้ไปสู่การใช้งาน ถ้าทำใหม่จะทำให้ดีกว่าเดิมได้ไหม? อย่างไร?

 2.  การสะท้อนความเห็น 

1) นำสิ่งที่ได้มาแลกเปลี่ยนกัน โดยการสะท้อนความเห็น ต้องใช้เทคนิคการฟัง ซึ่งทักษะการฟังนั้นใช้เทคนิคฟังรับไว้ก่อน อย่าเปรียบเทียบ อย่าตัดสิน ฟังให้เป็นเพียงdataเท่านั้น

2) อย่าตัดสินความคิดของผู้อื่นบนความคิดเห็นของตัวเอง โดยแขวนการตัดสินผู้อื่น 

3) มีน้ำใจต่อคนอื่นและเปิดโอกาสให้เขาได้พูดและเปิดโอกาสให้ตัวเองได้ฟังแบบเข้าใจ 

4) แค่คิดต่างก็เป็นผลดีในการเรียนรู้ (ถ้าคิดเหมือน...ทำให้ฉลาดเท่าเดิม)

 3. คุณลิขิตอ่านข้อสรุปที่ได้ร่วมกัน และความเหมือน ความแตกต่าง คุณอำนวยมาช่วยกันหาข้อสรุปร่วม 

1) การหาSARs (Specific Actionable Recommendation) หรือข้อเสนอแนะที่เจาะจงและปฏิบัติได้ ซึ่งต้องเขียนออกมาเป็นข้อเสนอแนะที่ปฏิบัติได้และทุกคนต้องเข้าใจตรงกัน 

2) นำมาทบทวนก่อนทำงานเดิมอีกครั้งให้ดีขึ้น BAR: การนำข้อมูลเดิมหรือSARs หรือข้อมูลใหม่ที่เกี่ยวข้องมาพูดคุย เพื่อวางแผนในการปฏิบัติงาน

จุดเด่นของ AAR  คือ การนำบทเรียนมาวิเคราะห์และสังเคราะห์แล้วนำไปเป็นบทเรียนต่อไป รวมถึงรูปแบบที่ได้ตกลงวิธีการทำงานร่วมกัน ให้เป็นไปในแนวทางเดียวกัน

 1.เมื่อตกลงกันแล้ว ...ทำให้งานดีขึ้นมาก

 2. ครั้งหน้าถ้าจะทำอีก ...เราจะทำวิธีไหน?

 3. การรู้จักบทบาทตัวเองและปฏิสัมพันธ์กับคนรอบข้างที่ทำงานร่วมกัน ....ทำให้ความสำเร็จของงานเกินความคาดหมาย

สิ่งที่ได้จากวิธีการทำงานในกิจกรรม AAR นี้

          1. การทำกิจกรรมในครั้งแรกนั้น สมาชิกนั้นอาจจะยังไม่คุ้นเคยกันและไม่รู้ว่าใครเก่งอะไร ถนัดอะไรเป็นพิเศษบ้าง ซึ่งการแบ่งการทำงานก็ง่ายๆเวียนขวาไปเรื่อย ทำให้งานที่ออกมานั้นไม่ค่อยเป็นไปตามคาดหวังมากนัก แต่การทำงานร่วมกันก็อยู่ในขั้นที่พอใจ

        2. เมื่อได้ทำกิจกรรมนั้นซ้ำอีกครั้ง เนื่องจากวิทยากรพี่เลี้ยงคอยยิงคำถามกระตุ้น จุดเด่น จุดด้อยของงานว่า ทำไม? คนนี้ใช้เส้นหนัก ทำไมภาพมีขอบบางคนไม่มีขอบ ทำไมคนนี้ถึงวาดสวยมากมีเทคนิคอะไร? มีปัญหาอะไรบ้างในการทำงาน คุณอำนวยก็กระตุ้นให้เกิดการวางแผนและระดมความคิดเห็นเป็นข้อตกลงกันในการทำงานให้ดีขึ้น คนถนัดงานไหน?ก็ให้รับผิดชอบที่ถนัด มีการถามและพูดคุยกันมากขึ้น มีการระมัดระวังการทำงานให้รอบคอบมากขึ้น

        3. สิ่งที่ได้จากการทำ AAR นั้นทำให้เราเห็นถึงขั้นตอนการทำงานว่าจะปรับปรุง แก้ไขสิ่งที่บกพร่องอย่างไรให้ดีขึ้น เมื่อได้ทำงานนั้นอีกครั้งและมีการจดบันทึกวิธีการไว้เป็นแผนการทำงานต่อไป

       4. ทำให้เห็นถึงความผิดพลาดและความสำเร็จของการทำงานในครั้งต่อไปนั้นดีขึ้นอย่างมีระบบและรอบคอบ

โซน 6   ค้นหาทะเล Tacit กับ กฟฝ. บางปะกง

          การค้นหาความรู้แฝงในองค์กรนั้น มีการนำตัวอย่างของการทำงานมาเล่าสู่กันฟัง มีการนำเอา Modelผีเสื้อมาใช้ โดยตัวผีเสื้อเป็น KM , FA ปีกขวาเป็น FA, Team ,Core ปีกซ้ายเป็น AAR นำไปปฏิบัติ เมื่อทำAARแล้วจดบันทึกไว้ ระดับแผนกมีการกำหนดจำนวนเรื่อง/รายปี วิธีการทำงานคือ

      1. การค้นหาTacit แต่งตั้งCFT ปีกขวาอายุงาน 15-20 ปีรวมกลุ่มนำผลงานที่สำเร็จมาทำการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ตั้งวงคุยเน้นความรู้มากกว่ากระบวนการมากกว่าคน จะรู้ว่าใครรู้เรื่องอะไร?

     2. เรียนรู้ร่วมกัน โดยวิทยากรจาก สคส.และผู้บริหารมาเรียนรู้KMด้วยกัน

     3. จัดกิจกรรมกลุ่มนอกสถานที่ และแลกเปลี่ยนกับสายงานอื่นจากบางปะกงแลกเปลี่ยนสุราษฏร์

     4. ทุกCFTจะต้องจัดตลาดนัดความรู้ อย่างน้อยปีละ 4 ครั้ง มีบรรยากาศเท่าเทียมกัน อิสระ

     5. ผู้ปฏิบัติงานเข้ารับการเป็นวิทยากร KM โดยเนื้อหาKM Concept และ KM Tools จะเน้น 3 เรื่องคือ1) กิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ 2) BAR  3) AAR ซึ่งแต่ละแผนกต้องทำแล้ว เรื่องเล่าจะตามมาเอง

การทำ BAR ( การทบทวนก่อนการปฏิบัติงาน)  ก่อนเริ่มการปฏิบัติ คนทำงานมาคุยกันในรายละเอียดและขั้นตอนการทำงาน รวมถึงอุปกรณ์และเครื่องมือ การประเมินความเสี่ยง ความปลอดภัย สิ่งแวดล้อมรวมถึงคุณภาพ

การทำAAR (การทบทวนหลังการปฏิบัติงาน)  หลังจบการปฏิบัติงาน ล้อมวงสนทนา ไม่ได้หาคนผิด การทำงานครั้งนี้ผลลัพธ์ที่ได้ต่างจากที่คาดหวังหรือไม่? เก็บเป็นคลังความรู้และตอบแทนบุญคุณหน่วยงานด้วยประสบการณ์ที่ท่านมี

ลำดับหัวข้อที่นำมาเล่าประสบการณ์ที่ท่านมีให้เพื่อนร่วมงานฟังดังนี้

1. เรื่องเล่าความสำเร็จผ่านพนักงาน

2. สภาพของงานก่อนปรับปรุง

3. ความคิดของงานที่ต้องปรับปรุง

4. ประโยชน์ที่ได้รับ

5. ได้ไอเดียจากเรื่องเล่าแล้วนำมาปรับใช้กับงาน

สิ่งที่ได้จากการมาร่วมงาน NKM5

1. ได้ประโยชน์จากโซนทะเล Tacit ในเรื่องกิจกรรมการละลายพฤติกรรมแล้วนำเข้าสู่การดึงความรู้แฝงในตัวออกมาเล่า เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ได้อย่างเป็นธรรมชาติ

2. ได้ความรู้จากเครือข่ายG2K ซึ่งได้นำเรื่องราวของblogger 5 คนที่ประสบความสำเร็จมาเล่าและพูดคุยเป็นตัวอย่างว่าสิ่งที่ได้จากพันธมิตร Online นั้นมันเกิดประโยชน์และเกิดเครือข่ายอย่างไร?

3. ได้ความรู้จากการทำทักษะ AAR จากหาดฝึกกระบวนท่าของกฟฝ.แม่เมาะ จ.ลำปาง การปรับรูปแบบและวิธีการทำงานนำไปสู่การวางแผนการทำงานครั้งต่อไป มีการปรับและระมัดระวังในส่วนปลีกย่อยที่เป็นปัญหาของงาน จนแก้ไขให้งานออกมาได้สมบูรณ์ที่สุด แล้วบันทึกข้อเสนอแนะที่ตกลงหลังการปฏิบัติงาน ซึ่งมีประโยชน์มากในการทำงานครั้งต่อไป

4. กิจกรรมทำให้มองบวก คิดบวกในองค์กร

5. ถ้ามีโอกาสจะทำแผนกิจกรรมละลายน้ำแข็งและดึงความรู้แฝงของคนในงานออกมาเก็บไว้ในคลังความรู้

6. นำความรู้จากการทำ AAR ถ่ายทอดสู่คนที่สนใจในการทำAAR รวมถึงเผยแพร่ความรู้ที่ได้นี้สู่คนในองค์กร

7. บอร์ดกิจกรรม ถาม-ตอบ เป็นตัวอย่างที่ดีและอยากทำให้เกิดขึ้นในองค์กรเช่นกัน

 

            NKM5 นั้นถือว่าเป็นภาคกิจกรรมที่ให้สมาชิกได้มีโอกาสเลือกเข้าร่วมในโซนที่ตัวเองสนใจและคิดว่าได้ประโยชน์มากที่สุด ซึ่งในแต่ละช่วงก็แตกต่างกันไป มีทั้งเรื่องเล่าประสบการณ์จากbest practice และกิจกรรมทดลองปฏิบัติ อีกทั้งบอร์ดที่แสดงความคิดเห็นร่วมกัน ซึ่งเป็นจุดเด่นเช่นกัน

      ดังนั้นจึงถือว่าบรรยากาศ NKM5 นั้นเป็นวงจรแห่งการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่ครบวงจร SECI Model หรือ Knowledge Spiral(เกลียวความรู้)ของIkujiro Nonaka ซึ่งถือว่าคุ้มค่ามากที่ได้เป็นส่วนหนึ่งของเกลียวความรู้ร่วมกับเครือข่ายพันธมิตรKMทั่วประเทศ