ทิปเล็กๆ ในการใช้ IT จัดการความวุ่นวายในชีวิต

  จากที่เคยเขียนไว้คะว่า Time management คือหัวใจสำคัญของ Self care คนทำงาน Palliative  หรือใครก็ตามที่รู้สึกวันๆ ต้องจัดการกับ Input /Output หลายอย่างเหลือเกินโดยเฉพาะงานเอกสาร (น่ารำคาญ แต่จำเป็น) วันนี้มีทิปเล็กๆ น้อยที่ลองแล้วรู้สึกว่าใช้ได้มาเล่าสู่กันฟัง

มีคนกล่าวไว้ว่า การทำงานเอกสารที่ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพนั้น ประกอบด้วย Plan-Organized-Documentation ( Scott Long,2009) ซึ่งฉันขอเรียกชื่อเล่นว่า i-POD :-)
ดังนั้นเราจะนำเทคโนโลยี IT ที่พัฒนาและเข้าถึงง่ายขึ้นทุกวันมาช่วยให้เกิด i-POD ได้อย่างไร

1. Planning :  ปฎิทินของอีเมล์...เทคนิคนี้เหมาะสำหรับคนที่เช็คอีเมล์วันละสามเวลา หรืออย่างน้อยวันละครั้ง  โดยตั้งไว้เป็นหน้าแรกก่อนเข้าเช็คเมล์เลย ตรวจสอบดูว่าอะไรมีกำหนดก่อนหลังไล่ลำดับแต่ละอันให้เสร็จเป็นงานๆ ไป ดีกว่าทำนั่นนิดนี่หน่อยค้างไว้ไปๆ มาๆ ลืม..และเมื่อรู้ปริมาณงานต่อเวลา จะช่วยให้กะได้ว่าแต่ละงานควรให้เวลากับมันเท่าไหร่ ถึงทุกงานจะไม่สมบูรณ์แบบ แต่ก็ดีกว่ามีงานที่ไม่ทำเลย
ผู้ให้บริการอีเมล์ส่วนมากจะมีปฎิทินไว้ด้วย แต่ฉันใช้ของ Hotmail ซึ่งสามารถ "แชร์"กับปฎิทินของเพื่อน เป็นการช่วยกันจำช่วยกันเรียน ข้อดีของปฎิทิน Hotmail คือสามารถใส่รายละเอียดไว้ใน "Description" เวลาเอาเมาส์ไปวางก็จะเห็นทันที..แถมยังมีบอกวันหยุดและ พยากรณ์อากาศด้วย

2. Organized :  ง่ายๆ คือทำอย่างไรให้รู้ว่าอะไรเก็บไว้ที่ไหน เวลาต้องการสามารถดึงมาใช้ได้ทันที ทุกที่ทุกเวลา...ฉันมีประสบการณ์เลวร้าย อันเนื่องมาจากมีคอมพิวเตอร์สองตัว ปัญหาคือตอนเดินทางไปต่างเมืองแล้วต้องส่งงานอาจารย์ เจ้ากรรมไฟล์อยู่ในอีกเครื่องที่ไม่ได้เอาไปด้วย..ผลคือไข่ต้มร้อนๆ..

จึงได้บทเรียนว่า การใส่ไฟล์ไว้บนอินเตอร์เนต เป็นการ organize และ back up ที่ดี บางคนเก็บไฟล์ค้างไว้ในอีเมล์ก็เป็นทางเลือกหนึ่ง แต่ก็ต้องเสียเวลาเข้าอีเมล์ไปหา ไป download จึงขอแนะนำโปรแกรมที่หลักการทำงาน synchronize ไฟล์ในเครื่องกับพื้นที่ในอินเตอร์เนตอัตโนมัติตลอดเวลา ที่ดีมากคือมี folder บนหน้าจอเราเองอยากใส่อะไร ดึงอะไรก็เข้าโฟล์เดอร์นี้ราวกับไฟล์อยู่ในเครื่องจริงๆ
โปรแกรมนี้ฟรี (สำหรับเนื้อที่ 2 GB คะ) สนใจลองเข้าที่ www.dropbox.com

ภาพ: สามารถเข้าถึงไฟล์ได้โดย log in ที่เวบไซต์หรือจากโฟล์เดอร์ในเครื่องเราเอง

3. Documentation: ในที่นี้หมายถึงบันทึก "กระบวนการ" ไม่ได้หมายความว่าต้องใช้ตัวอักษร ประหยัดเวลาในอนาคตเพราะสามารถทำซ้ำได้อย่างรวดเร็ว และยังเป็นสิ่งสำคัญในการต่อยอดความรู้
ยกตัวอย่าง ตอนฉันเป็นแพทย์ประจำบ้านเคยใช้ Microsoft access ทำฐานข้อมูลผู้ป่วยเยี่ยมบ้าน ขลุกอยู่หลายเดือนจนใช้การได้ระดับหนึ่ง  สามปีผ่านไปต้องมาปัดฝุ่นเพื่อทำงานวิจัยปรากฎว่า..ไม่ใช่ฝุ่นแต่สนิมขึ้นด้วย..ติดเทคนิดการ filter ข้อมูลอยู่หลายวัน ครั้งนี้จึงต้องบันทึกว่าทำอย่างไร
  อะไรที่บันทึกเร็วและเข้าใจเร็ว คงไม่พ้น รูปภาพ 
  สำหรับการบันทึกกระบวนการที่ปรากฎบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ คือ screen capture.
คนที่ใช้ window อาจทราบแล้วว่าหากกด Alt-PrntScer (ส่วนมากอยู่ซ้ายบนของแป้นพิมพ์) แต่ต้องไป past ในไฟล์ word ต่อ
  มีโปรแกรมฟรีที่ใช้ง่ายในการจับภาพหน้าจอ ชื่อ Screenhunter คะ ลอง google หาดู
จะได้ไฟล์ภาพ (gif) ทันที ข้อดีของไฟล์ชนิดนี้คือขนาดเล็ก ใช้โปรแกรมพื้นๆ ติด window มาอย่าง "Paint" ใส่ข้อความเตือนความจำเข้าไปอีกนิดหน่อยเก็บไว้ ใช้เวลาไม่เกิน 5 นาที

  
  แต่การบันทึกอะไร ที่ช่วยพัฒนาตนเอง..ฉันยังนึกขอบคุณอาจารย์สกลและอาจารย์เต็มศักดิ์ ที่แนะนำให้เขียนบล็อก
  การเขียนบล็อก ฝึกให้ใช้กระบวนการ Plan ( จะวาง theme อย่างไรดีหนอ) Orgnaized ( ต้องเรียบเรียงจัดหมวดหมู่ความคิดก่อน) และ Documentation (จะสื่อออกมาอย่างไร ให้อ่านแล้วรู้เรื่อง)..แต่แปลก ว่าการเขียนบล็อกให้ความผ่อนคลาย เหมือนพิมพ์ไปคุยกับตัวเองไป

[สุวิภา]

ขอบคุณ + _+  มากนะคะ เทคนิกดีๆ จะศึกษาและลองนำมาใช้นะคะ ยังงงๆอยู่ค่ะ

[ป.]

ขอบคุณคะที่มาเยี่ยมเยียน