ตลาดนัดความรู้กรมอนามัย ... Shopping KM (15) KM Spy ตอนที่ 1

 

ในตลาดนัดความรู้กรมอนามัย จะมีหน่วยงานนำร่องที่มาขายกิจกรรม KM ของเขาส่วนหนึ่งนะคะ และอีกส่วนหนึ่งที่ได้แสวงวิธีการทำงาน KM ในหน่วยงานกันเอง จากการปิ๊งแว๊บ

ดิฉันจึงได้เลือกเข้าไปเจาะหน่วยงานปิ๊งแว๊บอย่างละเอียดๆ ที่หนึ่ง ก็คือ KM Spy ก็เข้าไปทำนองเป็น Spy ละค่ะ จนคุณหมอนันทาแวะเข้ามาถามว่า "แล้วหมอนนไม่ขยับไปไหนเลยเหรอ ... แหม ความเลยแตกเลยค่ะ เขาเลยรู้หมดว่า ไม่ได้บังเอิญ ตั้งใจเข้ามาฟังนะเนี่ยะ" พร้อม MP3 คู่ชีพ จึงได้นำมาสกัดออกมา แบบท้าทายมากเลยคราวนี้ (... มั่วซะละมั๊ง) เพราะว่า พูดไปมา 3-4 รอบ ถ้าคลาดเคลื่อนละก็ พี่โจ้ น้องเสิด และน้องวัยรุ่นเอ๊าะๆ ทั้งหลาย มาช่วย confirm หรือแก้ไขให้ด้วยนะจ๊ะ

ช่วงนี้ก็เลยเป็นช่วยพิเศษนะคะ พื้นที่เฉพาะสำหรับ KM Spy ของศูนย์อนามัยที่ 5 นครราชสีมา เขาบอกมาว่า ... งานนี้ที่ได้มาเข้าร่วม เพราะว่า ผอ.ไฟเขียวเต็มที่ เพราะเธอๆ ขอมา 7 คน ได้มาทั้ง 7 คนเลย แต่ทว่า ป่วยไปซะ 1 คน ก็เลยมากันได้ 6 คนค่ะ ในตอนขายสินค้า พี่โจ้ กับน้องเสิดรับอาสาขายของที่บูท KM Spy และให้โอกาสน้องๆ คนอื่นได้ไปจับจ่ายที่บูทอื่นๆ

และก็อีกน่ะแหล่ะนะคะ ตอนนี้ชักคิดถึงคนอ่าน เพราะว่าถ้าอ่านหมดก็จะยาวมาก มาก (เดี๋ยวจะเบื่อ) ก็เลยขอแบ่งเป็น 4 ตอนย่อยนะคะ (อย่าลืมว่า เรื่องเล่านี้ต้องการ confirm จากศูนย์ฯ 5 นะจ๊ะ ผิดพลาดอย่างไร ให้รีบท้วงโดยด่วนน๊า)

ตอนที่ 1 แกะรอยการเดินทางของ KM ศูนย์ฯ 5

จากคำเล่า ดิฉันจับใจความได้ว่า

KM Spy ที่ศูนย์ฯ 5 เอามาทำ ถือเป็นวิธีการ หรือทางเลือกหนึ่งที่นำมาทำเป็นช่องทางที่ทำให้เราทำงาน KM ได้

เมื่อปี 2548 เราทำในลักษณะของ CoP ในลักษณะของชมรมต่างๆ มีชมรมออกกำลังกาย ชมรมบริหารจิตเพื่อชีวิตเป็นสุข (pants เป็นวัยกลางคน ถึงระดับอาวุโส) ชมรมภาษาอังกฤษ (ก็จะเป็นกลุ่มเด็ก อายุประมาณ 27-28 ปี) ก็กำลังจะมี CoP ต่อ แต่รู้สึกว่า มันจะมีเรื่องของงานประจำที่ทำให้มีความสำเร็จแบบลดลง ลดลง ... CoP ที่ได้ ก็ได้บ้าง ไม่ได้บ้าง เพราะว่าติดเรื่องเวลา เขาต้องทำงาน

และส่วนของผู้ทำงานก็มีความรู้สึกว่า มีความรู้เรื่อง KM เข้าใจ สามารถไปปฏิบัติ และขยายผลได้

ในเรื่องของเข็มมุ่งด้านการจัดการความรู้ของ ศูนย์อนามัยที่ 5 ดิฉันได้ข้อสังเกตว่า

1. ผู้บริหารสนับสนุน โดยที่ กรมมีโยบายให้ดำเนินการ KM ชัดเจน และศูนย์ฯ มีวิสัยทัศน์ที่จะเป็นแกนนำในด้านการส่งเสริมสุขภาพ
2. ผู้บริหารสนับสนุนด้านกิจกรรม เช่น เขียนเรื่องการจัดการความรู้ลงในจดหมายข่าวเป็นประจำ สนับสนุนให้มีการอบรมสุนทรียสนทนา เมื่อทีม KM คิดจะทำในเรื่องอะไร ผู้ใหญ่ก็ไม่เคยคิดปฏิเสธไม่ให้ทำ ไม่เคยลบความคิดของเรา เวลาจะทำอะไรทีก็สนับสนุนแนวคิด "เราจึงกล้าที่จะเดิน กล้าที่จะทำ"
3. ทีมงานตั้งเป้าหมายการทำงานที่ ต้องการให้เกิดองค์ความรู้ภายในหน่วยงานที่สกัดออกมาจากแต่ละบุคคล
4. กำหนด slogan ที่ใช้ก็คือ F A : F=Further, A=Action

ในด้านของทุนเดิมที่ศูนย์ฯ มีอยู่นี้ ดิฉันคิดว่า ทีมงานเขาคิดถึงสิ่งต่างๆ เหล่านี้คือ

1. KM กำลังเป็นกระแสของโลก
2. มีคนที่มีความรู้เรื่องการจัดการความรู้อยู่บ้าง
3. มีผู้ที่มีใจเปิดกว้างที่จะเรียนรู้ กับผู้คน
4. มีผู้ที่มีใจรักองค์กร และมีใจทุ่มเทการทำงานให้องค์กร พร้อมที่จะเสนอตัวช่วยทำงาน โดยนำกระบวนการ KM ไปใช้ในงานนั้นๆ
5. คณะกรรมการส่วนใหญ่ยังเอ๊าะๆ (งานนี้พี่โจ้แก่เลย) อยากทำ เพราะเวลาคนชวนจูงใจให้ทำดีมากค่ะ
6. คณะกรรมการมีความมุ่งมั่นมาก และมีความเป็นเจ้าของงาน เช่น น้องพยาบาลที่ขึ้นเวรบ่าย ดึก เขาก็จะเสียสละมาประชุมในช่วงเช้า ... เขามีความรู้สึกว่า กระบวนการจัดการความรู้เป็นเรื่องของเขา เขาจะต้องผลักดันให้ได้องค์ความรู้ "ความสำเร็จของงาน ก็คืองานของเราสำเร็จ"
7. ทีมงานมีความเห็นว่า การเสนอตัวเข้าไปช่วย ผู้รับน่าจะมีความพอใจ จึงใช้วิธีเสนอตัวเข้าไปช่วยทำงานของเขา

ตอนเราหากรรมการชุดใหม่ ปี 2549 เดิมเรามี 20 คน เมื่อปี 2548 พอปี 2549 เราก็เข้าหา ไปถามคนที่อยากทำเลยว่า อยากทำมั๊ย กิจกรรมนี้ มีเวลามั๊ย ทุกคนบอกหมดว่าไม่มีเวลา แต่พอคิดกิจกรรมแบบนี้ขึ้นมา น้องๆ หลายคนก็เข้ามาร่วม

และกลยุทธในปี 2549ที่ทีมงาน KM เลือกใช้ก็คือ กลยุทธแทรกซึม มีส่วนร่วม และขยายผล เขาให้วิธีที่ค้นพบใหม่นี้ว่า Spy มันฟังง่ายดี ก็คิดว่า ไม่ได้เป็นคำพูดที่น่ากลัวอะไร Spy ของเรา (ก็พี่โจ้เป็นผู้แทนเข้าประชุมคณะกรรมการบริหารศูนย์ฯ ได้ยินคำว่า Food Spy / Toilet Spy ก็เลยปิ๊งแว๊บ เอามาใช้บ้าง) จุดประสงค์ที่แท้จริง คือ การเข้าไปมีส่วนร่วมกับใครก็ได้ที่เปิดโอกาสให้ทีมนี้เข้า

ก่อนหน้าที่จะเข้าไป Spy ทีมก็ได้คิดถึงว่า แล้วเราจะเอาความสามารถอะไรไปขโมยความรู้ของเขา (อย่างมีเทคนิค) ทำยังไงเราถึงจะ Share กับคนอื่น และเอาความรู้ของคนอื่นมา share ได้ ทำให้ทุกเรื่องที่เขาเล่าให้เราฟังเป็นเรื่องที่มีคุณค่า เพราะหวังจะมาบันทึก และเผยแพร่ ... เราก็จัดให้มีการฝึกสุนทรียสนทนา โดยจัดอบรมที่รีสอร์ทแห่งหนึ่ง ซึ่งมีทีม KM เข้ารับการอบรม และก็มีผู้สนใจจากศูนย์ฯ อีกจำนวนหนึ่ง จากการฝึกครั้งนี้ ทีมศูนย์ฯ ได้ฝึกการฟัง (ฟังแล้วเราก็ต้องรู้ว่า เขาต้องการสื่ออะไร เขาอยากเล่าอะไรก็ให้เขาเล่า)

แรกๆ จึงเริ่มทดลองทำกับเพื่อนก่อน เอาเรื่องการจัดการความรู้เข้าไปแทรกในบทสนทนา แบบไม่ให้เขารู้ตัว โดยที่ยังไม่มีเป้าหมายชัดเจน ว่าจะพูดเรื่องอะไร แต่ว่าเป็นการคุยให้ได้ใจ ให้ได้เพื่อน และก็ได้ผล ... พอเริ่มทำ และเห็นผล ก็ขยายต่อออกไป โดยการเข้าไปมีส่วนร่วมในการทำงานของคณะกรรมการอื่นๆ ก็ให้เน้น KM ของเราด้วย อย่างผสมผสานกลมกลืนกัน โดยการเสนอตัวไปร่วมทำงานด้วย ก็อาศัยเทคนิคนิดหน่อยนะคะก็คือ 1) ช่วยเหลือตัวเอง 2) ให้ผู้ใหญ่ช่วย แต่ว่าผลจากการเข้าไปร่วมงานก็สามารถช่วยให้การทำงานดีขึ้น มีผลสัมฤทธิ์ที่เห็นๆ ก็เลยสามารถลุยงานไปได้ ทางคนทำงานที่ถูกแทรกซึม ก็ยอมรับ

เราได้ฝึกการเป็น Fa และ Note taker ก่อน โดยคุณหมอนันทา และคณะมาช่วย หลังจากนั้นมาคิดว่า จะทำยังไงให้เกิดองค์ความรู้ในหน่วยงาน เราต้องการดึงตรงนั้นออกมา ก็มาจัดกิจกรรมกลุ่มกันโดยเอาน้องมาเรียนรู้กันเรื่อง Fa และ Note taker เช่น ตอนนั้นห้องผู้ป่วยในเขากำลังจะเสนอเรื่องหลังคลอดของเขา ก็ยกบทบาทให้เป็น Fa พอเขามีการประชุมอะไรกัน เราก็ไปเป็นทีมให้เขา เขามีกิจกรรมอะไร เราก็ขอเข้าไปฟังความรู้นั้น เราก็จะไปเป็น Notetaker ของเราเอง ในลักษณะของการเป็น Observer เราอาจไม่ได้เข้าไปจริงๆ เพราะว่าเป็นงานของเขา เพียงแต่ไปร่วมด้วย โดยไม่พยายามเป็นส่วนเกินของเขา และเราก็สกัดเอาความรู้ออกมา และนำมาเผยแพร่ เขาก็เห็นว่า ที่เราเข้าไปก็ไม่ได้ทำให้เขาลำบากอะไร เหมือนกับว่า เราไปรวบรวมข้อมูลองค์ความรู้ของเขาออกมา เพราะเขาก็มีการคุยเรื่องเทคนิคต่างๆ กันอยู่แล้ว

เมื่อฟังมาแล้วเรามาจับเนื้อหา นำมาเล่าต่อ เขาก็จะรู้สึกว่า เรื่องที่เขาเล่านั้นมีคุณค่า เกิดความภาคภูมิใจ หลังจากนั้นเขาเห็นหน้าเรา เขาก็จะบอกว่า มีเรื่องจะคุย ไปทำอย่างโน้นอย่างนี้ ก็จะสามารถเป็นสื่อกลางที่ได้ไปสัมผัสกับเขา ซึ่งเป็นเพราะว่า การมาพบกันทั้งหมดเป็นความยาก ก็เลยต้องใช้วิธีนี้

ตอนนี้ก็ยังอยู่ในขั้นที่ว่า ทำอยู่ในระดับหนึ่ง ยังไม่ถือว่าประสบผลสำเร็จ ... ที่ทำมาแล้วก็จะเป็นว่า เราจะไปรู้จักเพื่อนมากขึ้น เราไปเรียนรู้เรื่องของเพื่อนมากขึ้น เราได้มีความเป็นส่วนร่วมแล้วส่วนหนึ่ง เช่น เรารู้แล้วว่าเราอยากรู้เรื่องอะไร และเราจะพุ่งไปหาใคร ในกลุ่มไหน ตอนนี้ของเราพัฒนาไปถึงว่า เราไปถึงงานไหนแล้ว เราอยากรู้เรื่องการจัดวิทยากรกระบวนการ เราต้องไปคุยกับ C9 ท่านไหน แล้วจะเข้าหาอย่างไร ผ่านใคร

และตอนนี้เท่ากับว่า เราได้แทรกซึมเข้าไปได้หลายโครงการ และหลายคณะกรรมการ ขั้นที่สองก็จะเข้าไปมีส่วนร่วมต่อ เช่น PMQA เริ่มจากที่มีอะไรที่ให้เราช่วยหรือไม่ ขาดอะไรหรือเปล่า วิธีนี้ทำให้บริบทของศูนย์ 5 นี่ยังไงก็ให้น้องช่วย ตอนแรกเขาก็ไม่อยากให้เข้าไปวุ่นวาย ประมาณนี้ พอเข้าไปช่วยก็รู้สึกดีขึ้น

ในเรื่องของการเผยแพร่นั้น ... เรานำเสนอผลงานเหล่านี้เข้า Intranet ด้วย บางทีเราก็ไม่ทราบว่า เขาจะเข้าไปอ่านของเราหรือไม่ เราก็ print ของเราออกมาเลย เช่น จาก GotoKnow ไป PR ว่ามีคนเข้ามาแล้วนะ เรานำเรื่องเล่าลงจดหมายข่าว LO และจดหมายข่าวอื่นที่ศูนย์ฯ ได้จัดทำ

เรายังขาดเรื่องขององค์ความรู้ในหน่วยงาน ที่ยังไม่สามารถดึงออกมาเป็นคลังความรู้ของ ศูนย์อนามัยที่ 5 ได้ บางเรื่องที่ได้เรียนรู้มาก็นำมาคุยกันแล้วก็คิดว่ามีประโยชน์ เช่น เรื่องของพ่อสอนลูกให้ประหยัด เรื่องอุ้มเด็กอย่างไรไม่ให้ร้อง เราก็คิดว่ามันน่าจะเป็นแนวทางหนึ่งที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ เราก็เลยเอามาเผยแพร่ ก็เป็นสิ่งที่เขาทำซ้ำๆ แล้วก็พิสูจน์มาแล้วระดับหนึ่งว่า ทำแล้วได้ผล

ช่วงใหม่นี้เราทำได้ประมาณ 6 เดือน และต่อไปทำแผนไว้ว่าจะจัดหมวดหมู่ความรู้ ที่ควรนำมาเผยแพร่ และจะดำเนินการต่อไป และประมาณปลายเดือน สค. หรือ ต้น กย. เราก็มีแผนจะจัดตลาดนัดของเรา และเอาพวกนี้มาแสดง มีการประกวดเรื่องเล่า มีการเขียน มีการเป็น Fa ในหน่วยงานของเขา

สนใจจ๊า อย่าลืมเชิญ KM Team กรมอนามัยเข้าร่วมด้วยนะจ๊า