SERVICE แค่ 2,000 แต่ PERSON มา 20,000 แบบนี้ระบบก็ต้องทำงานหนัก รวมทั้งอาจทำให้ไฟล์ที่ส่งมามีขนาดใหญ่ตามไปด้วย ดังนั้นในปี 2554 จึงมีแนวทางที่จะลดข้อมูลใน PERSON

เรื่องของคนยังไม่จบครับ (อาจเพราะคนเรื่องมันเยอะ) ก่อนจะว่ากันเรื่องคน เมื่อวาน (26 พ.ย.53) ได้ไปบรรยายที่เชียงใหม่ พบว่าหลายท่านก็มีความเข้าใจดี แต่หลายท่านก็ยังมีความไม่เข้าใจ จึงอยากจะฝากทุกท่านในบางเรื่อง ได้แก่ อยากให้อ่านแนวทางให้ละเอียด หากไม่เข้าใจส่วนไหนควรสอบถามผู้รู้ อีกเรื่องที่สำคัญเลยคือ อยากให้คิดให้เป็นระบบ (Systemic Thinking) เพราะตรงนี้จะทำให้เราหลุกพ้นจากกรอบที่เราตีไว้เอง คิดแบบเป็นระบบหมายถึง มองว่าสิ่งที่เราทำอยู่มันมีผลต่อระบบใหญ่ยังไง เช่น เรื่องข้อมูล OP/PP Individual Data หากไม่คิดให้เป็นระบบแต่คิดเป็นงานเฉพาะส่วนเฉพาะตัว ก็จะมองว่าต้องทำให้ได้ข้อมูลมากๆ ได้เงินมากๆ เมื่อถูกตีกรอบให้กับตัวเองแบบนี้แล้ว ก็จะยึดติด อ่านแนวทางพอเห็นที่เขียนผิดก็ไปไม่ถูก แล้วไปนั่งวนอยู่ตรงนั้น แต่หากมองเป็นระบบว่า OP/PP Individual Data เขาทำไปเพื่ออะไร ทำแล้วใครได้ประโยชน์ เราก็จะเห็นสิ่งที่ควรจะเป็น สิ่งที่ควรจะทำ แบบนี้คู่มือหรืแนวทางการตรวจสอบข้อมูลก็แทบจะไม่จำเป็นต้องใช้ ก็ฝากไว้ให้คิดครับ

กลับมาที่เรื่องของคนต่อ ในปีที่ผ่านมาเราพบปัญหาอีกอย่างหนึ่งของแฟ้ม PERSON คือ ทุกครั้งที่ส่งข้อมูลแฟ้ม PERSON จะมาทั้งหมด เช่น มี SERVICE แค่ 2,000 แต่ PERSON มา 20,000 แบบนี้ระบบก็ต้องทำงานหนัก รวมทั้งอาจทำให้ไฟล์ที่ส่งมามีขนาดใหญ่ตามไปด้วย ดังนั้นในปี 2554 จึงมีแนวทางที่จะลดข้อมูลใน PERSON โดยการระบุไปว่าข้อมูลใน PERSON จะต้องเป็นข้อมูลที่อยู่ในแฟ้มที่ให้บริการ (SERVICE หรือข้อมูล PP ทั้ง 5 แฟ้ม เท่านั้น) โดยได้มีการเชิญผู้พัฒนา Softwere มาชี้แจงก่อนปีงบประมาณเป็นระยะๆ (แต่หลายแห่งก็ไม่มา)ในโปรแกรมตรวจสอบเบื้องต้นจึงได้มีการตรวจเรื่องนี้ด้วย พูดง่ายๆ ก็คือหาก PERSON เกินมา ก็จะเกิด Error แจ้งในแฟ้ม PERSON ว่า PE9200 ซึ่งก็คือ ไม่สามารถเชื่อมโยงกับแฟ้มบริการได้ (คำว่าแฟ้มบริการไม่ได้หมายถึงแฟ้ม SERVICE อย่างเดียวแต่รวมไปถึงข้อมูล PP ด้วย) และหากส่งข้อมูลเข้ามาก็จะเจอ Error นี้เช่นกัน

อย่างไรก็ตามการเชื่อมโยงข้อมูล PERSON กับบริการไม่ได้อาจไม่กระทบต่อการคิด POINT ปกติ แต่จะไปมีผลต่อ PERFORMANCE คือ คุณภาพของแฟ้ม PERSON ก็จะลดลงครับ ดังนั้นก่อนส่งข้อมูลควรตรวจสอบข้อมูลใน PERSON ให้ดี หากอ่านตอนที่ 1 และ 2 นี้ น่าจะเป็นประโยชน์บ้างนะครับ

ท้ายสุดก็ยังคงเหมือนเดิมครับ ผมแนะนำให้ตรวจข้อมูลในโปรแกรมตรวจสอบเบื้องต้นก่อนแล้วค่อยส่ง อย่าไปคิดว่าส่งไปก่อนแล้วค่อยว่ากัน (ซึ่งเจอหลายท่านคิดแบบนี้) เพราะเท่าที่ดูข้อมูลสัปดาห์แรกที่ส่งมาส่วนใหญ่ไม่ผ่าน และก็เป็นผลมาจากแฟ้ม PERSON ง่ายๆ นี่แหละครับ