การติดต่อสื่อสารด้วยระบบคอมพิวเตอร์ กับคอมพิวเตอร์

บทที่ 10

1.   EDI คืออะไร

ตอบ EDI (Electronic Data Interchange) คือการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการรับส่งเอกสารธุรกิจระหว่างหน่วยงานตั้งแต่ 2 หน่วยงานขึ้นไปที่มีมาตรฐานอันเป็นที่ยอมรับร่วมกัน โดยผ่านเครือข่ายสื่อสาร เช่น สายโทรศัพท์ สัญญาณดาวเทียม เป็นต้น หรืออีกนัยหนึ่ง คือ การใช้สื่อ หรือรูปแบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือเอกสารธุรกิจ เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า บัญชีราคาสินค้า ใบส่งของ รายงาน ฯลฯ ภายใต้มาตรฐานที่กำหนดไว้

 

2.  ประโยช์นของ EDI คืออะไร

ตอบประโยชน์หลัก ๆ ของ EDI ต่อธุรกิจ มีดังต่อไปนี้
  เพิ่มความถูกต้อง รวดเร็ว และแม่นยำ ในการรับ-ส่งเอกสาร
  ลดงานซ้ำซ้อน และลดขั้นตอนการจัดการรับ-ส่งเอกสาร
  สามารถนำเอาข้อมูลมาใช้ประโยชน์มากที่สุด
  ลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร เช่น ค่าแสตมป์ ค่าพัสดุไปรษณีย์ และพนักงาน
  เพิ่มความรวดเร็วในการทำธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาวะที่มีการแข่งขันสูงขึ้น
  เพิ่มความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้า

3.  เอกสารประเภทใดบ้างที่ EDI มาทดแทนได้บ้าง

ตอบ  เอกสารทางธุรกิจที่ใช้อยู่ในปัจจุบันนี้ สามารถทดแทนด้วยเอกสาร EDI ได้ทั้งหมด เช่น
·         เอกสารทางด้านการจัดซื้อ ได้แก่ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใบเสนอราคา (Quotation) ใบแจ้งราคาสินค้า (Price/Sales Catalogue) เป็นต้น
·         เอกสารทางด้านการเงินได้แก่ ใบสั่งให้ธนาคารจ่ายเงิน (Payment Order) ใบแจ้งการสั่งจ่าย (Remittance Advice) เป็นต้น
·         เอกสารทางด้านการขนส่ง ได้แก่ ใบตราส่ง (Bill of Lading) ใบจองตู้สินค้า (Booking) แผนผังการบรรทุกสินค้า ภายในเรือ (Bayplan) ใบสั่งปล่อยสินค้า (Delivery Order) เป็นต้น
·         เอกสารทางด้านการค้าระหว่างประเทศ ได้แก่ ใบขนสินค้า (Customs Declaration) บัญชีตู้สินค้า (Manifest) เป็นต้น

 

4.  ธุรกิจประเภทใดที่สามารถนํา EDI มาใช้ได้

ตอบ    ทุกธุรกิจที่มีการใช้เอกสารจำนวนมาก และ เป็นประจำโดยมีขั้นตอนซ้ำๆ แต่ต้องการความถูกต้องรวดเร็วและแม่นยำ ของข้อมูล เช่นธุรกิจค้าส่งและค้าปลีก ที่ต้องมีการสั่งซื้อสินค้าเป็นประจำ ธุรกิจขนส่งซึ่งต้องใช้ข้อมูลประกอบในการจัดการ ขนส่งสินค้า ธุรกิจเกี่ยวกับการผลิตสินค้า ที่ต้องสั่งซื้อวัตถุดิบและธุรกิจการค้าระหว่างประเทศ เป็นต้น

5. เหตุใดจึงต้องมามาตรฐานสากล สําหรับเอกสาร EDI

ตอบ มาตรฐานเอกสาร EDI เปรียบเสมือนภาษากลางในการสื่อสารระหว่างคู่ค้า มาตรฐานเอกสาร EDI ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน ในภูมิภาคต่างๆ ทั่วโลก มีอยู่หลายมาตรฐาน อาทิเช่น ANSI X12 ซึ่งใช้แพร่หลายในประเทศอเมริกา และประเทศ ออสเตรเลีย ODDETTE, TRADACOMS ซึ่งใช้กันอยู่ในประเทศต่างๆ ในทวีปยุโรป สำหรับประเทศในทวีปเอเชีย รวมถึงประเทศไทย ส่วนใหญ่จะใช้ มาตรฐานของ UN/EDIFACT ซึ่งย่อมาจาก United Nation/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transportation เป็นมาตรฐานที่กำหนดโดย United Nation ขณะนี้ หลายๆ ประเทศ กำลังพยายามปรับมาตรฐานของตนให้เข้ากับมาตรฐานนี้เนื่องจากมีการค้า ระหว่างประเทศเพิ่มมากขึ้นเป็นลำดับ