การติดต่อสื่อสาร (Communication)
“สังคมจะหยุดนิ่งถ้าขาดการติดต่อสื่อสาร” เป็นคำกล่าวที่แสดงให้เห็นว่าการติดต่อสื่อสารมีความสำคัญกับมนุษย์ทุกคน เนื่องจากการติดต่อสื่อสารมีอยู่ในทุกแห่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการดำเนินชีวิตประจำวัน และชีวิตการทำงาน ด้วยวิธีการที่แตกต่างกันไป เช่น การพูดคุย การส่งสัญลักษณ์ การส่งจดหมาย รวมถึงการใช้สายตา หรือการใช้ภาษากาย ฯลฯ ดังนั้นการพัฒนาทักษะการติดต่อสื่อสารจึงมีความสำคัญเป็นอย่างมาก เพื่อให้การทำงานร่วมกันเป็นอย่างดี ส่งผลให้องค์การประสบความสำเร็จ และบรรลุเป้าหมายขององค์การ
“การติดต่อสื่อสาร คือสิ่งที่เราทำเพื่อ... “ให้” และ... “รับ” ความเข้าใจที่ตรงกัน”
ความหมายของการติดต่อสื่อสาร
การติดต่อสื่อสาร (Communication) มีนักวิชาการหลายท่าน ได้ให้ความหมายไว้หลากหลายดังต่อไปนี้
ภิญโญ สาธร (2533 : 88) กล่าวว่า การติดต่อสื่อสาร คือ การแลกเปลี่ยนความหมายระหว่างบุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไป ซึ่งจะเกิดขึ้น หรือเป็นผลสำเร็จ มีความเข้าใจตรงกัน เมื่อบุคคลทั้งสองฝ่ายมีการรับรู้ วามต้องการ และทัศนคติอย่างเดียวกัน
มินซ์เบิร์ก กล่าวว่า การติดต่อสื่อสาร คือ
- เป็นการแสดงบทบาทความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล และเป็นการติดต่อระหว่างบุคคลกับบุคคล
เป็นการแสดงบทบาทของการแลกเปลี่ยนข่างสารข้อมูลซึ่งเป็นการสื่อสารที่อาจเป็นการภายในหน่วยงานองค์การ หรือนอกองค์การ
- เป็นการแสดงบทบาทของการตัดสินใจ เช่น การตัดสินของฝ่ายบริหารในเรื่องต่างๆ ไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา
กล่าวโดยสรุป การติดต่อสื่อสารเป็นการสร้างความเข้าใจจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง หรือหน่วยงานหนึ่งไปยังหน่วยงานหนึ่ง หรือเป็นกระบวนการในการส่งข่าวสารระหว่างบุคคล หรือหน่วยงานทั้งภายใน และภายนอกขององค์การ เพื่อให้เกิดความเข้าใจ และสามารถประสานงานให้ฝ่ายต่างๆได้ปฏิบัติหน้าที่ความรับผิดชอบได้ตรงตามวัตถุประสงค์ขององค์การ ซึ่งการติดต่อสื่อสารที่ชัดเจนนั้นเป็นเรื่องที่สามารถทำได้ไม่ยาก โดยจุดเริ่มต้นของการสื่อสารที่บรรลุเป้าหมายที่สุดก็คือ การทำให้สาร และการสื่อสารนั้นเรียบง่าย ปฏิบัติได้มากที่สุด และง่ายต่อการจำที่สุด ซึ่งสามารถทำได้โดยอาศัยหลัก และขั้นตอนการติดต่อสื่อสาร
กระบวนการติดต่อสื่อสาร
กระบวนการติดต่อสื่อสารเป็นกระบวนการส่งข่าวสารระหว่างบุคคล 2 คน หรือมากกว่า 2 คนขึ้นไป และองค์ประกอบสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อสื่อสารอย่างง่าย 3 ประการ มีดังต่อไปนี้
ผู้ส่งข่าวสาร ข่าวสาร ผู้รับข่าวสาร
จากกระบวนการข้างต้น ผู้ส่งข่าวสารอาจจะเป็นบุคคล กลุ่ม หรือองค์การ เช่นเดียวกับผู้รับสาร ซึ่งการส่งสารจะมีประสิทธิภาพเพียงใดขึ้นอยู่กับความต้องการทัศนคติ ค่านิยม และการรับรู้ของทั้งผู้ส่งสาร และผู้รับสาร
กระบวนการติดต่อสื่อสารขององค์การ ผู้ส่งสารจะต้องมีข้อเท็จจริง หรือข่าวสารที่จะส่ง และวัตถุประสงค์ของการส่งข่าวสาร โดยผู้ส่งข่าวสารจะจัดข่าวสารให้อยู่ในลักษณะที่สามารถจะส่งไปถึงผู้รับได้ดี และเข้าใจได้ดีที่สุด ซึ่งข่าวสารจะถูกกำหนดในลักษณะต่างๆ และจะถูกหมุนเวียนไปในช่องทางการติดต่อสื่อสาร ข่าวสารที่จะถึงผู้รับสารจะมีประสิทธิภาพหรือไม่ขึ้นอยู่กับวิธีการ และเทคนิคของผู้ส่งข่าวสาร
กระบวนการติดต่อสื่อสาร ประกอบด้วย
ผู้ส่ง (Sender) หมายถึง ผู้พูด ผู้เขียน ผู้แสดงมีข่าวสาร ความคิดเห็น หรือความหมายที่ต้องการส่งไป การใส่รหัส (Encoding) ผู้ส่งพยายามเรียบเรียงความคิดนั้นๆออกมาเป็นคำพูด สัญลักษณ์ การแสดง ซึ่งการใส่รหัสเป็นสิ่งที่จำเป็น เพราะข่าวสารจะส่งผ่านไปถึงผู้อื่นได้ด้วยการมีสื่อ ถ้าผู้ส่งสารใช้สื่อได้ถูกต้อง และง่ายก็จะสะดวกต่อผู้รับสาร
ข่าวสาร (Massage) แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
- ข่าวสารที่เป็นคำพูด
- ข่าวสารโดยไม่ใช้คำพูด ได้แก่การใช้สัญลักษณ์เป็นสื่อ
ช่องทางการสื่อสาร (Channel) เป็นการถ่ายทอดจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง ซึ่งการติดต่อสื่อสารจะมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลนั้น ต้องมีช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมกับข่าวสารที่ส่งไป
ผู้รับ (Receiver) ผู้รับข่าวสารได้ดี ต้องสอดคล้องกับสื่อ ถ้าสื่อด้วยคำพูด ผู้รับต้องเป็นผู้ฟังที่ดี ถ้าสื่อด้วยการเขียน ผู้รับต้องอ่านและจับใจความให้ได้
การถอดรหัส (Decoding) เป็นกระบวนการตีความหมายของผู้รับ ซึ่งมีผลขึ้นกับประสบการณ์ และการประเมินผลของผู้รับ
สิ่งรบกวน (Noise) เป็นสิ่งที่จะทำให้การส่งสารเกิดความผิดพลาด เข้าใจผิด และตีความหมายผิดไป อาจหมายถึงอุปสรรคต่างๆ เช่น ความไม่ตั้งใจฟัง สื่อที่ขาดประสิทธิภาพ เสียงไม่ชัดเจน ฯลฯ ซึ่งมักจะเกิดขึ้นในช่วงของการใส่รหัส และถอดรหัส
ข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) เป็นการกลับของกระบวนการติดต่อสื่อสาร ถึงความรู้สึกของผู้รับสาร และผู้รับสารจะกลายเป็นผู้ส่งสาร ตามกระบวนการเช่นเดิมต่อไป
การติดต่อสื่อสารมี 2 ระบบ ซึ่งแต่ละระบบได้ผลที่แตกต่างกันไป คือ
การสื่อสารระบบทางเดียว (One-way Communication)
เป็นการติดต่อสื่อสารในลักษณะที่ผู้ส่งเป็นผู้ให้ข่าว มีอิทธิพลต่อผู้รับเพียงฝ่ายเดียว โดยผู้รับไม่มีโอกาสโต้ตอบ หรือซักถามข้อสงสัยใดๆ
การสื่อสารระบบสองทาง (Two-way Communication)
เป็นการติดต่อสื่อสารที่ผู้รับสาร มีการตอบสนอง และมีปฏิกิริยาป้อนกลับไปยังผู้ส่งสาร สามารถโต้ตอบ ปรึกษาหารือ และแลกเปลี่ยนความคิดกันได้
ลีวิท และมูลเลอร์ (Leavitt and Moller 1951) ได้ศึกษาวิจัยการติดต่อสื่อสารทั้ง 2 แบบนี้ และสรุปผลว่า การติดต่อสื่อสารทางเดียวมีความรวดเร็ว และความเป็นระเบียบมากกว่าการติดต่อสื่อสารสองทาง อย่างไรก็ตาม การติดต่อสื่อสารสองทางจะสร้างความเข้าใจและการตัดสินใจได้มากกว่า ซึ่งในองค์การสามารถใช้ได้ทั้ง 2 ระบบแต่จะเลือกใช้วิธีการใดจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของผู้ใช้
