การจัดเก็บเอกสาร

ขอแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีจัดเก็บเอกสารค่ะ ไม่ทราบหน่วยงานของท่านมีวิธีจัดเก็บเอกสารอย่างไรบ้าง ที่ทำให้เราค้นหาเอกสารได้สะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง เพราะว่ารู้สึกว่าเอกสารของหน่วยงานนี้จะเยอะมาก ไม่ว่าจะเป็นเอกสารเข้า เอกสารออก เอกสารของในพื้นที่ต่าง ๆ เอกสารทางด้านการเงิน เป็นต้น และทางหน่วยงานก็มีวิธีการเก็บเอกสารดังนี้

1. แยกเอกสารออกเป็นหมวด ๆ และจัดเก็บใส่แฟ้มไว้ให้เรียบร้อย เช่น จดหมายเข้า ก็ใส่แฟ้มจดหมายเข้า เป็นต้น

2. ในการเก็บเอกสารเข้าแฟ้มก็ต้องกรอกรายละเอียดให้ชัดเจน ว่าเป็นเอกสารลำดับที่เท่าไหร่เรื่องอะไร มาจากที่ไหน เชิญใคร วันที่เท่าไหร่ ใครเป็นผู้เก็บ (มีใบแปะหน้าทุกแฟ้ม)

3. เมื่อนำเอกสารเก็บเข้าแฟ้มก็ต้องลงลำดับเลขที่ที่หัวมุมขวาของเอกสารที่เก็บเพื่อง่ายต่อการค้นหา

แล้วไม่ทราบว่าคุณมีวิธีการเก็บเอกสารอย่างไรบ้าง ขอแลกเปลี่ยนเรียนรู้ด้วยคนคะ

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย น.ส. หทัย เหมทานนท์ ใน สวัสดิการและองค์กรการเงินชุมชน

หมายเลขบันทึก: 3577, เขียน: 2005-09-07 15:59:37+07:00 +07 Asia/Bangkok, แก้ไข, 2012-06-23 18:54:38+07:00 +07 Asia/Bangkok, สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ, ความเห็น: 4, อ่าน: คลิก

คำสำคัญ (Tags) #เชื่อมโยงการเรียนรู้

บันทึกล่าสุด

ความเห็น (4)

5555

IP: xxx.147.118.115

เขียนเมื่อ

ลิงก์: ความเห็น

บันทึก | บันทึกเมื่อ พ. 7 ก.ย. 15:59:37 2005 | อ่านแล้วประมาณ 1046 ครั้ง

น้องโสรภา

เขียนเมื่อ

ลิงก์: ความเห็น

ขอความรู้จากท่านหน่วยได้ใหม่ค่ะ ในหน่วยงานของเราเอกสารมากมายเลยค่ะทำอย่างไรถึงจะหาได้รวดเร็ว จะจัดเก็บให้เป็นที่เป็นทางค่ะ และมีความถูกต้องด้วยน่ะค่ะ

ธนภัทร ธนะเดชโภคิน

IP: xxx.47.126.58

เขียนเมื่อ

ลิงก์: ความเห็น

การจัดเก็บเอกสารไว้ในแฟ้ม เราอาจจัดเก็บโดยระบบการจำแนกเอกสารระบบใดระบบหนึ่งดังนี้ 1) จำแนกตามหัวข้อเรื่อง คือ กรณีที่เราจำแนกเอกสารออกเป็นหัวข้อใหญ่ๆ ตามหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานนั้นๆ หรือจำแนกตามบริการที่ให้แก่ผู้อื่น เอกสารโดยทั่วไปจะมีหัวข้อใหญ่ๆ 10 หมวด ดังนี้ คือ 1. การเงิน งบประมาณ 2. คำสั่ง ระเบียบ คู่มือ มติ ครม. 3. โต้ตอบ 4. บริหารทั่วไป 5. บริหารบุคคล 6. เบ็ดเตล็ด 7. ประชุม 8. ฝึกอบรม บรรยาย ทุน และการดูงาน 9. ที่ดินและสิ่งก่อสร้าง 10. สถิติและรายงาน เพื่อให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจและปฏิบัติในการจำแนกเอกสารโดยถูกต้อง จึงจะขอให้คำอธิบายในการคัดเลือกเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ตามหัวข้อ 10 หมวด พอสังเขป ดังนี้ หมวดที่ 1 การเงินงบประมาณ ในหมวดนี้ กำหนดให้จัดเก็บเอกสารอันเกี่ยวกับการเงิน ซึ่งอาจแยกหัวข้อได้ดังนี้- งบประมาณ- เงินเดือน ค่าจ้าง- เงินสะสม เงินยืม- เงินช่วยเหลือต่างๆ เช่น ค่าเล่าเรียนบุตร ค่ารักษาพยาบาล- เงินค่าใช้สอย เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์- เงินค่าตอบแทน เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์- เงินค่าบำเหน็จบำนาญ- เงินอุดหนุน ฯลฯ เป็นต้น หมวดที่ 2 คำสั่ง ระเบียบ คู่มือ มติ ครม.กำหนดให้จัดเก็บเอกสารอันเกี่ยวกับคำสั่งของฝ่ายและกอง คำสั่งของหัวหน้าหน่วยงาน คำสั่งทั่วไป ระเบียบ ประกาศต่างๆ กฎหมาย กฎกระทรวง พระราชบัญญัติ คู่มือและมติต่างๆ หมวดที่ 3 โต้ตอบ เรื่องโต้ตอบทั่วไป ให้พยายามจัดไว้ในหมวดเอกสารที่เรื่องนั้นเกี่ยวข้องอยู่ เช่น เรื่องโต้ตอบเกี่ยวกับการเงินก็จัดหมู่ไว้ในหมวด “การเงิน งบประมาณ” หรือถ้าเป็นเรื่องโต้ตอบเกี่ยวการแต่งตั้งโอนย้ายบุคคล ก็จัดหมู่ไว้ในหมวด “บริหารงานบุคคล” ฉะนั้น แฟ้มเอกสารที่จะจัดหมู่ไว้ในหมวด “โต้ตอบ” นี้ ก็ได้แก่เอกสารโต้ตอบที่บริจาค ที่การขอการร่วมมือจากหน่วยงานต่างๆ การขอชมกิจการ เป็นต้น หมวดที่ 4 บริหารทั่วไป กำหนดให้จัดเก็บเอกสารอันเกี่ยวกับการแบ่งส่วนราชการ หน้าที่ความรับผิดชอบและเรื่อง หรือคำสั่งซึ่งมีลักษณะเป็นการบริหารงาน การมอบอำนาจหน้าที่ให้ทำหน้าที่แทนหรือการรักษาการในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง หมวดที่ 5 บริหารบุคคล ในหัวข้อนี้กำหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภททะเบียนราชประวัติ การพิจารณาความดีความชอบ การบรรจุแต่งตั้ง การโอน การย้าย การลาออก วินัย การขอยืมตัวข้าราชการ การสอบเลื่อนขั้น การกำหนดตำแหน่งใหม่ ฯลฯ หมวดที่ 6 เบ็ดเตล็ด กำหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภทซึ่งไม่สามารถจัดเข้าหมวดใดหมวดหนึ่งที่ตั้งไว้เป็นเรื่องพิเศษ และปริมาณเอกสารยังไม่มากพอที่จะตั้งขึ้นเป็นหมวดเอกสารใหม่ก็ได้ ก็ให้จัดเข้าในหมวดเบ็ดเตล็ดนี้ อย่างไรก็ตาม ไม่ควรจัดเก็บแฟ้มไว้ในหมวดนี้มากนัก หากมีเอกสารมากพอควรก็ให้ตั้งหมวดใหม่เพื่อความสะดวกในการค้นหา หมวดที่ 7 ประชุม ในหมวดนี้ กำหนดให้จัดเก็บเรื่องราวเกี่ยวกับการประชุมทั่วๆ ไป แต่ถ้าเป็นการประชุมเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งในหัวข้อที่กำหนดไว้ ก็ให้นำมารวมไว้ในหัวข้อนั้นๆ เช่น การประชุมเกี่ยวกับการพิจารณาโทษข้าราชการที่ผิดวินัยที่ต้องนำไปเข้าแฟ้มที่ว่าด้วยการบริหารบุคคล ดังนี้ เป็นต้น หมวดที่ 8 ฝึกอบรม บรรยาย และดูงาน ให้จัดเก็บเอกสารประเภทที่มีการฝึกอบรม สัมมนา หรือบรรยายเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ข้าราชการได้รับทุนไปศึกษาต่อต่างประเทศในประเทศ หรือได้รับทุนดูงานที่เก็บไว้ในหมวดนี้ เช่น การฝึกอบรมข้าราชการ เป็นต้น หมวดที่ 9 พัสดุ ครุภัณฑ์ ที่ดินและสิ่งก่อสร้าง ให้จัดเก็บเอกสารประเภทซื้อและจัดหาพัสดุครุภัณฑ์สำนักงานต่างๆ แบบแปลนสิ่งก่อสร้าง ทะเบียนทรัพย์สิน ตลอดถึงเอกสารในการประกวด เรียกประกวดราคา จ้างเหมาก่อสร้าง การแต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุ งานจ้างเหมา เป็นต้น หมวดที่ 10 สถิติและรายงาน กำหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภทรายงานและสถิติต่างๆ เช่น รายงานการตรวจอาคาร รายงานปีเกิด-ตาย รายงานการใช้น้ำมันเชื้อเพลิง สถิติประชากร ฯลฯ เป็นต้น สำหรับหน่วยงานที่มีลักษณะงานพิเศษ เอกสารบางแฟ้มไม่สามารถจัดเข้าในหมวดต่างๆ เหล่านี้ และมีเอกสารมากพอสมควรก็ให้ตั้งเพิ่มเติมเป็นหมวดที่ 11-12 หรือ 13 ตามลำดับ 2) จำแนกตามรายชื่อของหน่วยงานหรือบุคคลซึ่งเกี่ยวข้องด้วย เช่น อาจจำแนกเป็นกรมอาชีวศึกษา กรมการบินพาณิชย์ หรือนายสวัสดิ์ เป็นต้น 3) จำแนกตามสถานที่ตั้งของหน่วยงาน ซึ่งอาจตั้งอยู่ในเขตที่ต่างกัน เช่น สรรพากร เขต 3 เขตการทางสระบุรี หรือผู้แทนจำหน่ายสาขากรุงเทพฯ สาขานครสวรรค์ ซึ่งอาจเป็นหัวข้อใหญ่และจากหัวข้อนี้หากมีหน่วยย่อยในการดำเนินงานเล็กลงไปกว่านี้อีก และเป็นเรื่องที่สำคัญ เราก็อาจจำแนกย่อยลงไปได้อีก เช่น111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111สรรพากร เขต 9 1 สรรพากรจังหวัดนครศรีธรรมราช 2 สรรพากรจังหวัดนราธวาส ผู้แทนฝ่ายขายภาค 1 1 กรุงเทพฯ 2 สมุทรปราการ 3 ชัยนาท 4) จำแนกโดยใช้เลขรหัสแทนเรื่องหนึ่งๆ เช่น แฟ้มประเภทที่ 01 เป็นเรื่องเกี่ยวกับการบริหารบุคคล แฟ้มประเภทที่ 02 เป็นเรื่องเกี่ยวกับงานสารบรรณ เป็นต้น ซึ่งจำเป็นต้องให้หมายเลขแก่เอกสารประเภทต่างๆ และทำคู่มือประกอบเพื่อความสะดวกแก่การจัดเก็บและค้นหาด้วย การจะใช้ระบบใดระบบหนึ่งจำแนกเอกสารเพื่อการจัดเก็บหรืออาจใช้หลายระบบผสมกันก็ได้สุดแล้วแต่สะดวก ปริมาณ และประเภทของเอกสาร ตลอดจนนโยบายของหน่วยงานหนึ่งๆ เป็นสำคัญ ระบบหนึ่งอาจจะเหมาะสมกับหน่วยงานหนึ่ง แต่อาจจะไม่เหมาะสมกับอีกหน่วยงานก็ได้แต่ภายในหน่วยงานเดียวกันควรใช้ระบบการจำแนกเอกสารซึ่งเป็นมาตรฐานเดียวกัน โดยพยายามใช้ระบบอำนวยความสะดวกในการเก็บและค้นหา และผู้จัดเก็บหรือค้นหาเอกสารเข้าใจได้ดี โดยทั่วไปแล้ว หน่วยงานต่างๆ มักนิยมใช้ระบบการจำแนกเอกสารระบบที่ 1 มากที่สุด ทั้งหน่วยงานของราชการและเอกชน ข้อคิดเกี่ยวกับการจำแนกเรื่อง1. กำหนดหัวข้อเรื่องที่สั้น กะทัดรัดแต่คลุมใจความทั้งหมด2. หัวข้อเรื่องแต่ละเรื่องไม่ควรซ้ำซ้อนหรือใกล้เคียงกัน3. หัวข้อเรื่องแต่ละเรื่องควรมีความหมายเด่นชัด ตีความหมายได้เป็น อย่างเดียว4. ควรใช้ภาษาง่ายๆ ที่รู้จักกันโดยทั่วไป

7. องค์ประกอบในการจัดเก็บเอกสารที่ดี

1. เป็นระบบที่สามารถรับการขยายตัวของหน่วยงานในอนาคตได้2. ผู้เชี่ยวชาญด้านเก็บเอกสารจะเป็นผู้กำหนดระบบการเก็บเอกสารที่ดี3. เป็นระบบที่ถูกกำหนดขึ้นโดยคำนึงถึงการประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายด้วย4. เป็นระบบซึ่งทำให้การค้นหาเอกสารเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว5. เป็นระบบซึ่งทำให้การจัดเก็บเอกสารเรียงลำดับตามความสำคัญและลำดับ ก่อนหลังของเอกสารในกลุ่มแฟ้มกลุ่มหนึ่ง หรือเอกสารพวกหนึ่ง6. เป็นระบบที่ง่ายต่อการเข้าใจของผู้ปฏิบัติงาน7. เป็นระบบที่เหมาะสมกับการดำเนินงานของหน่วยงานนั้น

8. วิธีการจัดเก็บเอกสารที่ดี

1. จำแนกประเภทเอกสารตามลักษณะที่จะอำนวยประโยชน์ให้แก่ การปฏิบัติงานของหน่วยงานนั้น2. กำหนดประเภทเอกสารที่จะจัดเก็บในตู้เอกสารต่างๆโดย - เก็บเอกสารที่ใช้เสมอในตู้ลิ้นชักหรือลิ้นชักในระดับสายตา ( โดยเฉพาะ ตู้เหล็กสี่ลิ้นชัก) - เก็บเอกสารที่จะใช้อ้างอิงนานๆครั้ง ไว้ในตู้ทึบหรือตู้ไม้ครึ่งกระจก3. การจำแนกแฟ้มเอกสารที่เก็บไว้ในลิ้นชักควรใช้ระบบการอ่านหนังสือ คือ เรียงจากซ้ายไปขวา4. ไม่ควรเก็บเอกสารมากกว่า 1 เรื่องในแฟ้มเดียวกัน5. ไม่ควรเก็บเอกสารมากกว่าเกินไปในแฟ้มหนึ่ง ( ไม่ควรเกิน 50-60 แผ่น )6. ไม่ควรเก็บหนังสือปนกับแฟ้มเอกสาร7. ควรมีการควบคุมการจัดเก็บและค้นหาเอกสารโดยเคร่งครัด8. เมื่อค้นเอกสารและนำออกมาใช้เสร็จแล้ว ควรรีบนำไปเก็บที่เดิม9. ถ้ายืมเอกสารหรือแฟ้มไปใช้งาน จะต้องใส่ “บัตรยืม”หรือ “แฟ้มยืม” ไว้แทนจนกว่าจะนำเอาเอกสารหรือแฟ้มที่ยืมไปมาคืน 10. เอกสารที่ใช้แล้ว แต่ต้องเก็บไว้ระยะหนึ่งและไม่ได้ใช้อ้างอิงบ่อยควรเก็บไว้ ณ ชั้นล่างสุดของตู้หรือชั้นเก็บเอกสาร 11. ควรย้าย/แยกเอกสารไปเก็บไว้ทุกปี และอย่าเคลื่อนย้ายเอกสารที่ยังไม่ได้ แยกใส่แฟ้มไปเก็บ 12. ไม่ควรซื้อตู้เอกสารเพิ่มโดยไม่จำเป็น เพราะจะทำให้เกิดปัญหาความไม่ พอเพียงของพื้นที่ปฏิบัติงาน ควรพยายามใช้ตู้ ชั้น และเครื่องเก็บเอกสารที่ มีอยู่เดิมโดยปรับให้ได้มาตรฐาน

นัน

IP: xxx.121.128.103

เขียนเมื่อ

ลิงก์: ความเห็น

นอกจากการวิธีจัดเก็บเอกสารที่ดีแล้ว ยังต้องคำนึงถึงการค้นหาได้สะดวกและง่ายเมื่อเวลาต้องการใช้งาน และถ้าหน่วยงานมีเอกสารเยอะ ยิ่งต้องมีพื้นที่รองรับสำหรับการจัดเก็บเอกสารเยอะตามไปด้วย ดังนั้น ตู้เก็บเอกสารระบบรางเลื่อนเป็น อุปกรณ์ที่เหมาะสำหรับการจัดเก็บเอกสารที่มีจำนวนมาก ค้นหาได้ง่าย ประหยัดพื้นที่เพราะไม่ต้องเสียพื้นที่สำหรับช่องทางเดินของแต่ละตู้ ที่สำัคัญการค้นหาเอกสารจะไม่ทำให้เกิดความหงุดหงิดและน่าเบื่ออีกต่อไป สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ www.compactcss.com หรือ โทร. 0-29942884-7