ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation หรือ OA) เป็นแนวคิดในการนำเอาระบบเครือข่ายมาใช้เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ และผนวกด้วยซอฟต์แวร์สำหรับช่วยงานในสำนักงาน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อต้องการให้เป็นสำนักงานไร้กระดาษ โดยให้ทำงานต่อไปนี้
- สื่อสารระหว่างผู้ปฏิบัติงานโดยใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
- จัดพิมพ์เอกสารต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และมีคุณภาพ
- การออกแบบสิ่งพิมพ์และเอกสาร โดยโปรแกรมที่ได้รับความนิยมค่อนข้างมากในขณะนี้ก็คือโปรแกรม PageMaker
- รับข้อความจากผู้โทรศัพท์เข้ามาติดต่อแล้วบันทึกเสียงนั้นไว้หากผู้รับไม่อยู่ในสำนักงาน
- บันทึกภาพลักษณ์ (Inage) ของเอกสารต่าง ๆ ไว้ในระบบประมวลภาพลักษณ์ (Image Processing System)
- มีระบบประชุมทางไกล (Video Teleconference) เป็นระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมอุปกรณ์สื่อสาร และกล้องวีดิทัศน์ ทำให้ผู้บริหารหน่วยงานสามารถประชุมปรึกษาหารือกับผู้บริหารที่อยู่คนละสถานที่โดยไม่ต้องเสียเวลาเดินทางไปประชุมด้วยกัน
- มีระบบช่วยงานผู้ปฏิบัติงานต่าง ๆ ได้แก่ การบันทึกนัดหมาย การบันทึกข้อความส่วนตัว การนัดประชุม การคำนวณ การตัดสินใจ ฯลฯ
ทฤษฎีหรือหลักการทำงาน
หลักการของคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์รับ-ส่งข้อมูลที่ประกอบเป็นเครือข่าย ที่มีการเชื่อมโยง ต้องเชื่อมต่อถึงกัน รูปแบบหลายอย่างตามความเหมาะสมซึ่งขึ้นกับเทคโนโลยี โครงข่ายการเชื่อมโยงนี้เรียกว่าโทโปโลยี เช่น ถ้าหากพิจารณาว่าภายในสำนักงานมีอุปกรณ์สำนักงานที่ใช้งานอยู่กระจัดกระจาย และต้องการเชื่อมโยงต่อถึงกัน หากต้องการเชื่อมต่อโดยตรงจะต้องใช้สายเชื่อมโยงมาก ดังรูปที่ 1
ปัญหาของการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์เทอร์มินัลหลาย ๆ ครั้ง เห็นจะได้แก่ สายเชื่อมโยงระหว่างสถานีที่เพิ่มขึ้นเป็นจำนวนมาก และระบบการสวิตซ์เพื่อใช้เชื่อมโยงข้อมูลในการสื่อสารระหว่างสถานี หากใช้สถานีมากขึ้นการเชื่อมโยงต้องใช้สายมากขึ้นอีกมาก และขณะที่สถานีหนึ่งทำงานก็จะใช้เส้นทางตรงไปยังอีกสถานี ทำให้การใช้สายสัญญาณไม่เต็มประสิทธิภาพ
รูปที่ 1 การต่อเชื่อมโดยตรง
จึงมีความพยายามที่จะหารูปแบบการลดจำนวนสายสัญญาณเพิ่มประสิทธิภาพ ลดค่าใช้จ่าย ซึ่งก็มีโทโปโลยีในการใช้สื่อสารหลายรูปแบบ ดังรูปที่ 2
รูปที่ 2 เครือข่ายแบบต่างๆ
รูปแบบดาวมีรูปแบบการต่อโดยการนำสถานีต่าง ๆ หลายสถานีต่อรวมกันเป็นหน่วยสวิตชิงกลาง การติดต่อสื่อสารระหว่างสถานีจะกระทำได้ด้วยการติดต่อผ่านทางวงจรสวิตชิง การทำงานของหน่วยสวิตชิงกลาง จึงคล้ายกับศูนย์กลางของการตัดต่อวงจรเชื่อมโยงระหว่างสถานีต่าง ๆ ที่ต้องการติดต่อกัน
รูปแบบวงแหวนประกอบด้วยสัญญาณข้อมูลจากสถานีต่าง ๆ ที่เรียกว่า รีพีตเตอร์ (repeter) ทำหน้าที่รับข้อมูลจากสถานีแล้วต่อไปยังรีพีตเตอร์ตัวถัดไปเรื่อย ๆ เป็นรูปวงกลม หากข้อมูลที่ส่งเป็นสถานีใด รีพีตเตอร์ของสถานีนั้นก็รับและส่งให้กับสถานี รีพีตเตอร์จึงมีหน้าที่รับข้อมูลและตรวจสอบว่าเป็นของตนเองหรือไม่ ถ้าใช่ก็รับไว้ ถ้าไม่ใช่ก็ส่งต่อไป
รูปแบบบัสและทรีเป็นรูปแบบที่มีผู้นิยมใช้มากแบบหนึ่ง เพราะมีโครงสร้างไม่ยุ่งยาก และไม่ต้องใช้รีพีตเตอร์หรืออุปกรณ์สวิตชิ่งเหมือนแบบวงแหวน หรือรูปดาว ทุก ๆ สถานีจะเชื่อมต่อเข้าหาบัสโดยผ่านทางอุปกรณ์อินเตอร์เฟสที่เป็นฮาร์ดแวร์ การจัดส่งข้อมูลลงบนบัสจึงสามารถทำให้ข้อมูลไปถึงอุปกรณ์ทุกสถานีได้ การจัดส่งในวิธีนี้จึงต้องมีการกำหนดวิธีการที่จะไม่ให้ทุกสถานีส่งข้อมูลพร้อมกัน เพราะจะทำให้ข้อมูลชนกัน วิธีการจัดแบ่งอาจแบ่งช่วงเวลา หรือให้แต่ละสถานีใช้ความถี่สัญญาณแตกต่างกัน
ความสำคัญอยู่ที่การทำให้ทุกสถานีสื่อสารถึงกันได้
หากพิจารณาว่าภายในองค์กรหนึ่งเสมือนมีโครงข่ายข้อมูลอยู่โครงข่ายหนึ่ง ดังนั้นทุก ๆ สถานีจะต่อร่วมเข้าหาโครงข่ายนี้ หรือหากมองภาพที่กว้างออกไป เช่น ธนาคารแห่งหนึ่งมีสาขาอยู่ทั่วประเทศ คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ประมวลผลข้อมูลอื่น เช่น เอทีเอ็มทุกตัวก็เชื่อมเข้ากับเครือข่ายสื่อสารข้อมูลเช่นกัน โครงข่ายสื่อสารข้อมูลที่อยู่ในพื้นที่จำกัด ก็เรียกว่าระบบโครงข่ายท้องถิ่น (แลน-LAN - Local Area Network) หากอยู่ระหว่างห่างไกลกันมาก ๆ ก็เรียกว่า แวน (WAN - Wide Area Network) ไม่ว่าจะเป็นโครงข่ายอย่างไรอาจเขียนแทนได้ ดังรูปที่ 3
รูปที่ 3 สถานีต่าง ๆ ต่อเข้ากับโครงข่ายสื่อสารข้อมูล
ภายในโครงข่ายไม่ว่าจะใช้โทโพโลยีอย่างไร จะทำหน้าที่สำคัญในการสวิตช์ข้อมูลจากสถานีหนึ่งให้ไปยังปลายทางอีกสถานีหนึ่งได้อย่างถูกต้อง เช่น สถานี A เป็นเวิร์ดโปรเซสเซอร์ เมื่อป้อนเอกสารจบแล้วต้องการส่งเป็นอีเมล์ (Email) ไปยังสถานี B ที่อยู่บนเครือข่าย ผู้ใช้ก็จ่าหน้าบอกแอ็ดเดรสของสถานี B แล้วส่งเข้าไปในเครือข่าย เครือข่ายจะสวิตช์ข้อมูลให้ไปยังเส้นทางที่ถูกต้อง เพื่อส่งเข้าหาสถานี B การสวิตช์ข้อมูลในเครือข่ายจึงเป็นเรื่องที่สำคัญและเป็นหัวใจของการติดต่อสื่อสารในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การประยุกต์ใช้
การใช้ทรัพยากรทางด้านระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. เครื่องจักรอุปกรณ์หรือฮาร์ดแวร์
เครื่องจักรอุปกรณ์เกี่ยวข้องกับโครงสร้างขององค์การในทุกระดับ เพราะเกี่ยวข้องกับการทำงานของบุคลากรในทุกระดับ
1.1 ระดับบุคคล ฮาร์ดแวร์ใช้งานในระดับบุคคล ได้แก่ ระบบโทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ส่วนตัว การใช้อุปกรณ์ต่างๆ เหล่านี้มี บทบาทสำคัญต่อการดำเนินงานในระดับบุคคลมาก
1.2 ระดับกลุ่ม เมื่อมีการทำงานเป็นกลุ่ม เป็นแผนก เป็นกอง เป็นฝ่าย การดำเนินการร่วมกันจึงต้องอาศัยเครื่องจักรอุปกรณ์ช่วย มีการติดต่อสื่อสารกันภายในกลุ่ม ปัจจุบันมีการสร้างข่ายงานบริเวณเฉพาะที่หรือแลน (Local Area Network, LAN)
1.3 ระดับองค์การ มีการสร้างเครือข่ายร่วมกันโดยเชื่อมโยงระดับกลุ่ม แต่ละกลุ่มเข้าด้วยกัน มีการวางเครือข่ายในรูปแบบเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่ที่เรียกว่า ข่ายงานบริเวณวิทยาเขต (campus area network) หรือเอนเตอร์ไพรส์เน็ตเวอร์ก (enterprise network) เพื่อรองรับการทำงานของทั้งองค์การ
2. ซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์ที่ใช้เกี่ยวข้องกับการทำงานในองค์การทุกระดับ
2.1 ระดับบุคคล ซอฟต์แวร์ระดับบุคคลส่วนใหญ่เป็นโปรแกรมสำเร็จรูป ได้แก่ โปรแกรมประมวลคำ โปรแกรมตารางทำการ โปรแกรมนำเสนอผลงาน โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล เป็นต้น
2.2 ระดับกลุ่ม ผู้ผลิตซอฟต์แวร์หลายบริษัทเน้นซอฟต์แวร์ให้ใช้งานเป็นกลุ่ม เพื่อสร้างกลุ่มงานตามโครงสร้างการเชื่อมฮาร์ดแวร์แบบแลน ซอฟต์แวร์เหล่านี้ทำให้ผู้ที่อยู่ในกลุ่มงานสามารถทำงานร่วมกัน ติดต่อสื่อสารถึงกัน ส่งผ่านข้อมูลและดูแลจัดการข้อมูลข่าวสารภายในกลุ่ม
2.3 ระดับองค์การ โดยทั่วไปการใช้งานระดับองค์การจะมีรูปแบบที่ทำงานร่วมกัน แต่ต่างมุมมองในเรื่องข้อมูล เช่น การจัดการฐานข้อมูล ผู้บริหารสามารถดูรายงานสรุปในระดับบริหารด้วยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการขององค์การ ฝ่ายปฏิบัติการดูแลข้อมูลเฉพาะที่ตนเองเกี่ยวข้องจากระบบประมวลผลรายการ
3. ข้อมูลข่าวสาร
ข้อมูลข่าวสารสามารถแบ่งระดับการใช้งานให้ตรงกับวัตถุประสงค์การทำงานแต่ละส่วนขององค์การ เช่น ในระดับบุคคลมีการใช้ข้อมูลข่าวสารในการประมวลผล ส่วนในระดับกลุ่มมีการสร้างฐานข้อมูลเฉพาะงาน ในระดับองค์การมีการวางโครงสร้างของข้อมูลข่าวสารเพื่อใช้งานร่วมกันทั้งองค์การ มีการสร้างฐานข้อมูลกลาง
4. บุคลากร
ภายในองค์การต้องมีการเตรียมการบุคลากรให้รองรับการใช้งาน โดยเน้นการวางแผนการฝึกอบรมให้พนักงานได้เรียนรู้การใช้เทคโนโลยี และซอฟต์แวร์ต่างๆ
ในระดับกลุ่ม พนักงานทุกคนต้องเรียนรู้และเข้าใจการทำงานร่วมกันในกลุ่ม เข้าใจการประสานงานและการใช้งานร่วมกัน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานในกลุ่มของตนเอง
ลักษณะของการประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติจากทรัพยากรที่มีอยู่
1. การสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์การ
มูลค่าเพิ่ม (value added) เป็นตัวสำคัญที่จะสร้างคุณค่าเพิ่มเติมจากสิ่งที่มีอยู่แล้วให้มีมูลค่าเพิ่มขึ้นโดยการลงทุนที่ใส่เข้าไปอาจจะไม่มากมายในแง่ของตัวเงิน แต่ต้องใช้เทคนิควิธีการพิเศษ ใช้ความรู้ความสามารถที่สั่งสมไว้ การเพิ่มมูลค่าเพิ่มจึงเป็นหัวใจที่จะทำให้ธุรกิจและองค์การได้ประโยชน์เพิ่มขึ้น โดยการลงทุนหรือการใช้แรงงานน้อยลง
2. การประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติจากทรัพยากรที่มีอยู่
การใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ในองค์การจึงจัดดำเนินการให้เพิ่มคุณค่าได้สามระดับ คือระดับบุคคล ระดับกลุ่ม และระดับองค์การ
2.1 ระดับบุคคล ในระดับบุคคลมีการวางโครงสร้างเพื่อรองรับการใช้งานระดับบุคคลให้ดีขึ้น มีการฝึกอบรมให้มีความรู้ความสามารถในการใช้งานคอมพิวเตอร์ส่วนตัว โดยเฉพาะงานต่างๆ ดังนี้
2.1.1 งานด้านเอกสาร
2.1.2 งานคำนวณด้วยตารางทำการ
2.1.3 การสร้างรายงานและการนำเสนอผลงานด้วยโปรแกรมนำเสนอ
2.1.4 การจัดการข้อมูล
2.1.5 โปรแกรมระบบสื่อสาร
2.2 ระดับกลุ่มและระดับองค์การ การทำงานในระดับกลุ่มส่วนใหญ่เป็นงานที่ตอบสนองงานในหน้าที่หลัก เช่น งานทางด้านบัญชี การเงิน การผลิต การขาย มีการวางเป็นเครือข่ายเพื่อทำงานร่วมกัน ลักษณะงานดังกล่าวทำให้ผู้ร่วมงานได้ประโยชน์ร่วมกันดังนี้
2.2.1 งานติดต่อสื่อสาร
2.2.2 การใช้ทรัพยากรร่วมกัน
2.2.3 การใช้ข้อมูลร่วมกัน
องค์ประกอบของระบบที่เกี่ยวข้อง
ฮาร์ดแวร์ (Hardware)
คือลักษณะทางกายของเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งหมายถึงตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ และ อุปกรณ์รอบข้าง (peripheral) ที่เกี่ยวข้อง เช่น ฮาร์ดดิสก์ เครื่องพิมพ์ เป็นต้น ฮาร์ดแวร์ประกอบด้วย
หน่วยรับข้อมูล ( input unit )
หน่วยประมวลผลกลาง ( central processor unit ) หรือ CPU
หน่วยความจำหลัก
หน่วยแสดงผลลัพธ์ (output unit )
หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง (secondary storage unit )
หน่วยรับข้อมูล จะเป็นอุปกรณ์ที่ใช้สำหรับข้อมูลต่าง ๆ เข้าสู่คอมพิวเตอร์ จากนั้น หน่วยประมวลผลกลาง จะนำไปประมวลผล และแสดงผลลัพธ์ที่ได้ออกมากให้ผู้ใช้รับทราบทาง หน่วยแสดงผลลัพธ์
หน่วยความจำหลัก จะทำหน้าที่เสมือนเก็บข้อมูลชั่วคราวที่มีขนาดไม่สูงมากนัก การที่ฮาร์ดแวร์จะทำหน้าที่ได้มีประสิทธิภาพนั้น ขึ้นอยู่กับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้ ส่วนการทำงานได้มากน้อยเพียงใด จะขึ้นอยู่กับหน่วยความจำหลักของเครื่องนั้น ๆ ข้อเสียของหน่วยความจำหลักคือ หากปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในหน่วยความจำหลักจะหายไป ในขณะที่ข้อมูลอยู่ที่ หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง จะไม่สูญหายตราบเท่าที่ผู้ใช้ไม่ทำการลบข้อมูลนั้น รวมทั้งหน่วยเก็ยข้อมูลสำรองยังมีความจุที่สูงมาก จึงเหมาะสำหรับการเก็บข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ หรือเก็บข้อมูลไว้ใช้ในภายหลัง ข้อเสียของหน่วยเก็บข้อมูลสำรองคือการเรียกใช้ข้อมูลจะช้ากว่าหน่วยความจำหลักมาก
ซอฟต์แวร์ (Software)
คอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ที่ประกอบออกมาจากโรงงานจะยังไม่สามารถทำงานใดๆ เนื่องจากต้องมี ซอฟต์แวร์ (Software) ซึ่งเป็นชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่สั่งให้ฮาร์ดแวร์ทำงานต่าง ๆ ตามต้องการ โดยชุดคำสั่งหรือโปรแกรมนั้นจะเขียนขึ้นมาจาก ภาษาคอมพิวเตอร์ (Programming Language) ภาษาใดภาษาหนึ่ง และมี โปรแกรมเมอร์ (Programmer) หรือนักเขียนโปรแกรมเป็นผู้ใช้ภาษาคอมพิวเตอร์เหล่านั้นเขียนซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ขึ้นมา
ซอฟต์แวร์ สามารถแบ่งออกเป็นสองประเภทใหญ่ๆคือ
ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software )
ซอฟต์แวร์ประยุกต์ ( Application Software )
ซอฟต์แวร์ระบบ โดยส่วนมากแล้วจะติดตั้งมากับเครื่องคอมพิวเตอร์เนื่องจากซอฟต์แวร์ระบบเป็นส่วนควบคุมทำงาน ต่าง ๆ ของคอมพิวเตอร์ เพื่อให้สามารถเริ่มต้นการทำงานอื่น ๆ ที่ผู้ใช้ต้องการได้ต่อไป ส่วน ซอฟต์แวร์ประยุกต์ จะเป็นซอฟต์แวร์ที่เน้นในการช่วยการทำงานต่าง ๆ ให้กับผู้ใช้ ซึ่งแตกต่างกันไปตามความต้องการของผู้ใช้แต่ละคน
บุคลากร (Peopleware)
เครื่องคอมพิวเตอร์โดยมากต้องใช้บุคลากรสั่งให้เครื่องทำงาน เรียกบุคลากรเหล่านี้ว่า ผู้ใช้ หรือ ยูเซอร์ (user) แต่ก็มีบางชนิดที่สามารถทำงานได้เองโดยไม่ต้องใช้ผู้ควบคุม อย่างไรก็ตาม คอมพิวเตอร์ก็ยังคงต้องถูกออกแบบหรือดูแลรักษาโดยมนุษย์เสมอ
ผู้ใช้คอมพิวเตอร์ (computer user) แบ่งได้เป็นหลายระดับ เพราะผู้ใช้คอมพิวเตอร์บางส่วนก็ทำงานพื้นฐานของคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่บางส่วนก็พยายามศึกษาโปรแกรมประยุกต์ในขั้นที่สูงขึ้น ทำให้มีความชำนาญในการใช้โปรแกรมประยุกต์ต่าง ๆ นิยมเรียกกลุ่มนี้ว่า เพาเวอร์ยูสเซอร์ (power user)
ผู้เชี่ยวชาญทางด้านคอมพิวเตอร์ (computer professional) หมายถึงผู้ที่ได้ศึกษาวิชาการทางด้านคอมพิวเตอร์ ทั้งในระดับกลางและระดับสูง ผู้เชี่ยวชาญทางด้านนี้จะนำความรู้ที่ได้ศึกษามาประยุกต์และพัฒนาใช้งาน และประสิทธิภาพของระบบคอมพิวเตอร์ให้ทำงานในขั้นสูงขึ้นไปได้อีก นักเขียนโปรแกรม (programmer) ก็ถือว่าเป็นผู้เชียวชาญทางคอมพิวเตอร์เช่นกัน เพราะสามารถสร้างโปรแกรมใหม่ ๆ ได้ และเป็นเส้นทางหนึ่งที่จะนำไปสู่การเป็นผู้เชี่ยวชาญทางคอมพิวเตอร์ต่อไป
บุคลากรก็เป็นส่วนหนึ่งของระบบคอมพิวเตอร์ เพราะมีความเกี่ยวข้องกับระบบคอมพิวเตอร์ ตั้งแต่การพัฒนาเครื่องคอมพิวเตอร์ ตลอดจนถึงการนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานต่าง ๆ ซึ่งสามารถสรุปลักษณะงานได้ดังนี้
การดำเนินงานและเครื่องอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น การบันทึกข้อมูลลงสื่อ หรือส่งข้อมูลเข้าประมวล หรือควบคุมการทำงานของระบบคอมพิวเตอร์ เช่น เจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูล (Data Entry Operator) เป็นต้น
การพัฒนาและบำรุงรักษาโปรแกรม เช่น เจ้าหน้าที่พัฒนาโปรแกรมประยุกต์ (Application Programmer) เจ้าหน้าที่พัฒนาโปรแกรม (System Programmer) เป็นต้น
การวิเคราะห์และออกแบบระบบงานที่ใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผล เช่น เจ้าหน้าที่วิเคราะห์และออกแบบระบบงาน (System Analyst and Administrator) วิศวกรระบบ (System Engineer) เจ้าหน้าที่จัดการฐานข้อมูล (Database Adminstrator) เป็นต้น
การพัฒนาและบำรุงรักษาระบบทางฮาร์ดแวร์ เช่น เจ้าหน้าที่ควบคุมการทำงานระบบคอมพิวเตอร์ (Computer Operator) เป็นต้น
การบริหารในหน่วยประมวลผลข้อมูล เช่น ผู้บริหารศูนย์ประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ (EDP Manager) เป็นต้น
ข้อดีและข้อจำกัด
เพื่อเป็นการสื่อสารที่ส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงสภาพความเป็นอยู่ของมนุษย์ ทำให้โลกพัฒนาสู่ยุคของข้อมูลข่าวสารและทำให้วิถีการทำงานบางอย่างของมนุษย์เปลี่ยนแปลงไป และในการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารนั้นเราสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะบริการที่ต้องการความสะดวกอย่างรวดเร็ว
