ระบบสารสนเทศฐานข้อมูลความรู้เพื่อการจัดการ ( Knowledge Work System : KWS )
ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด รวบรวม จัดเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ การวางแผน การบริหาร การควบคุม การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร
รูป 1
ที่มา : http://krujid.com/Lesson1%20informationsystem3.html
ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ
ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศแบ่งตามลักษณะการบริหารจัดการได้
3 ระดับดังนี้
- ระดับสูง (Top
Level Management) กลุ่มของผู้ใช้ระดับนี้จะเกี่ยวข้องกับ
ผู้บริหารระดับสูง
มีหน้าที่กำหนดและวางแผนกลยุทธ์ขององค์กรเพื่อนำไปสู่เป้าหมาย
โดยมีทั้งสารสนเทศภายใน และสารสนเทศภายนอก
เพื่อวิเคราะห์แนวโน้มสถานการณ์โดยรวม
ซึ่งระบบสารสนเทศในระดับนี้ต้องออกแบบให้ง่ายและสะดวกต่อการใช้งาน
ไม่มีความซับซ้อนหรือยุ่งยาก แสดงผลทางด้านกราฟฟิคบ้าง
ต้องตอบสนองที่รวดเร็วและทันท่วงทีด้วยเช่นกัน
- ระดับกลาง (Middle
Level Management)
เกี่ยวข้องกับกลุ่มผู้ใช้งานระดับการบริหารและจัดการองค์กร
ซึ่งมีหน้าที่รับนโยบายมาจากผู้บริหารระดับสูง
นำมาสานต่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
ด้วยการใช้หลักบริหารและจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบสารสนเทศที่ใช้มักได้มาจากแหล่งข้อมูลภายใน
ระบบสารสนเทศจึงต้องมีการจัดอันดับทางเลือกแบบต่างๆไว้
โดยเลือกใช้ค่าทางสถิติช่วยพยากรณ์หรือทำนายทิศทางไว้ด้วย
หากระดับของการตัดสินใจนั้นมีความซับซ้อนหรือยุ่งยากมากเกินไป
- ระดับปฏิบัติการ
(Operation Level Management)
ผู้ใช้กลุ่มนี้จะเกี่ยวข้องกับการผลิตหรือการปฏิบัติงานหลักขององค์กร
เช่น การผลิตหรือประกอบสินค้า
งานทั่วไปที่ไม่จำเป็นต้องใช้การวางแผนหรือระดับการตัดสินใจมากนัก
ข้อมูลหรือสารสนเทศในระดับนี้
จะถูกนำไปประมวลผลในระดับกลางและระดับสูงต่อไป
รูป 2
ที่มา : http://std.eng.src.ku.ac.th/~korawit/file/204112/11.ppt
ประเภทของระบบสารสนเทศ
ปัจจุบันจะเห็นความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร
กับระบบสารสนเทศ และเทคโนโลยีสารสนเทศชัดเจนมากขึ้น
และเนื่องจากการบริหารงานในองค์กรมีหลายระดับ
กิจกรรมขององค์กรแต่ละประเภทอาจจะแตกต่างกัน
ดังนั้นระบบสารสนเทศของแต่ละองค์กรอาจแบ่งประเภทแตกต่างกันออกไป
พิจารณาจำแนกระบบสารสนเทศตามการสนับสนุนระดับการทำงานในองค์กร
จะแบ่งระบบสารสนเทศได้เป็น 6 ประเภท ดังนี้ (Laudon & Laudon,
2001)
1.
ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems - TPS)
เป็นระบบที่ทำหน้าที่ในการปฏิบัติงานประจำ ทำการบันทึกจัดเก็บ
ประมวลผลรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน
โดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ทำงานแทนการทำงานด้วยมือ
ทั้งนี้เพื่อที่จะทำการสรุปข้อมูลเพื่อสร้างเป็นสารสนเทศ
ระบบประมวลผลรายการนี้ ส่วนใหญ่จะเป็นระบบที่เชื่อมโยงกิจการกับลูกค้า
ตัวอย่าง เช่น ระบบการจองบัตรโดยสารเครื่องบิน
ระบบการฝากถอนเงินอัตโนมัติ เป็นต้น
ในระบบต้องสร้างฐานข้อมูลที่จำเป็น
ระบบนี้มักจัดทำเพื่อสนองความต้องการของผู้บริหารระดับต้นเป็นส่วนใหญ่เพื่อ
ให้สามารถปฏิบัติงานประจำได้ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักจะอยู่ในรูปของ
รายงานที่มีรายละเอียด รายงานผลเบื้องต้น
2.
ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems- OAS)
เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงาน
ระบบจะประสานการทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก
หรือหน่วยงานอื่น ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร
โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้านการพิมพ์
การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้นผลลัพธ์ของระบบนี้
มักอยู่ในรูปของเอกสาร กำหนดการ สิ่งพิมพ์
3.
ระบบงานสร้างความรู้ (Knowledge Work Systems - KWS)
เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุน
บุคลากรที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น
สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ บริการใหม่
ความรู้ใหม่เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน
หน่วยงานต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดย
สะดวก สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา
ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้น
ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการ
ก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้
มักอยู่ในรูปของ สิ่งประดิษฐ์ ตัวแบบ รูปแบบ เป็นต้น
4.
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems- MIS)
เป็นระบบสารสนเทศสำหรับผู้ปฏิบัติงานระดับกลาง ใช้ในการวางแผน
การบริหารจัดการ และการควบคุม
ระบบจะเชื่อมโยงข้อมูลที่มีอยู่ในระบบประมวลผลรายการเข้าด้วยกัน
เพื่อประมวลและสร้างสารสนเทศที่เหมาะสมและจำเป็นต่อการบริหารงาน
ตัวอย่าง เช่น ระบบบริหารงานบุคลากร ผลลัพธ์ของระบบนี้
มักอยู่ในรูปของรายงานสรุป รายงานของสิ่งผิดปกติ
5.
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems – DSS)
เป็นระบบที่ช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจสำหรับปัญหา
หรือที่มีโครงสร้างหรือขั้นตอนในการหาคำตอบที่แน่นอนเพียงบางส่วน
ข้อมูลที่ใช้ต้องอาศัยทั้งข้อมูลภายในกิจการและภายนอกกิจการประกอบกัน
ระบบยังต้องสามารถเสนอทางเลือกให้ผู้บริหารพิจารณา
เพื่อเลือกทางเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์นั้น
หลักการของระบบ
สร้างขึ้นจากแนวคิดของการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยการตัดสินใจ
โดยให้ผู้ใช้โต้ตอบโดยตรงกับระบบ ทำให้สามารถวิเคราะห์
ปรับเปลี่ยนเงื่อนไขและกระบวนการพิจารณาได้ โดยอาศัยประสบการณ์ และ
ความสามารถของผู้บริหารเอง
ผู้บริหารอาจกำหนดเงื่อนไขและทำการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขต่างๆ
ไปจนกระทั่งพบสถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุด
แล้วใช้เป็นสารสนเทศที่ช่วยตัดสินใจ รูปแบบของผลลัพธ์
อาจจะอยู่ในรูปของ รายงานเฉพาะกิจ รายงานการวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจ
การทำนาย หรือ พยากรณ์เหตุการณ์
6.
ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System -
EIS) เป็นระบบที่สร้างสารสนเทศเชิงกลยุทธ์สำหรับผู้บริหารระดับสูง
ซึ่งทำหน้าที่กำหนดแผนระยะยาวและเป้าหมายของกิจการ
สารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงนี้จำเป็นต้องอาศัยข้อมูลภายนอกกิจกรรมเป็น
อย่างมาก ยิ่งในยุคปัจจุบันที่เป็นยุค Globalization ข้อมูลระดับโลก
แนวโน้มระดับสากลเป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการแข่งขันของธุรกิจ
ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของการพยากรณ์/การคาดการณ์
ฐานข้อมูลความรู้เพื่อการจัดการ ( Knowledge Work System : KWS )
ใช้สนับสนุนการทำงานของพนักงานกลุ่มที่มีความรู้สูง (Knowledge Workers) เช่น วิศวกร แพทย์ นักกฎหมาย นักวิทยาศาสตร์ เป็นพนักงานกลุ่มที่มีความรู้สูงได้รับการยอมรับอย่างเป็นทางการ ระบบนี้ ใช้รับผิดชอบการสร้างข่าวสารให้เป็นประโยชน์ หรือองค์ความรู้ใหม่ ๆ
ขั้นตอนการพัฒนาฐานความรู้เพื่อการจัดการ (Knowledge Management Systems: KMS) มี 4 ขั้นตอน คือ
Creation - สร้าง Storage - จัดเก็บ
Distribution - เผยแพร่ Application - จัดการ
กระบวนการในการสร้าง KMS ประกอบด้วย 4 ระยะ คือ
* Infrastructural Evaluation ขั้นการวางโครงสร้างพื้นฐานของการจัดการความรู้
* KM System Analysis, Design and Development ขั้นการประเมินระบบ การจัดการความรู้ การออกแบบ และการพัฒนา
* System Development ขั้นตอนการพัฒนาระบบที่ได้มีการประเมินแล้ว
* Evaluation ชั้นตอนการประเมินระบบการจัดการความรู้ที่ได้สร้าง
Knowledge Work System ประกอบด้วยส่วนสำคัญ ดังต่อไปนี้
1. ฐานข้อมูลการจัดการลูกค้า และการตลาด
2. สารบัญฐานข้อมูลความรู้พื้นฐานและวิธีการจัดการลูกค้าขององค์กร
3. การเชื่อมต่อองค์ประกอบด้านบัญชี
4. การจัดการคลังสินค้า และการหมุนเวียนอุปกรณ์
5. การเชื่อมต่อฐานข้อมูลสิทธิลูกค้า (Authentication service management)
6. ระบบการจัดการผู้ใช้งานของ KWS
