ปัจจุบันหลายองค์กรให้ความสนใจและนำกิจกรรม 5 ส.ไปใช้จนประสบผลสำเร็จ ดังนั้น องค์กรที่นำ 5 ส.ไปใช้ จึงจำเป็นต้องศึกษา วางแผน และเตรียมการให้ดีเสียก่อน
1.ให้การอบรมแก่บุคลากร
องค์กรควรจัดอบรมให้กับผู้บริหารระดับสูงจนถึงผู้บริหารระดับล่าง และพนักงานทุกคนในองค์กร เพื่อให้ทราบถึงหลักการและผลประโยชน์ที่จะได้จากการทำ 5 ส. พร้อมทั้งองค์กรควรจัดทำคู่มือการดำเนินกิจกรรม 5 ส. ให้กับบุคลากรทุกคน
-กำหนดนโยบายและแผนการดำเนินกิจกรรม
ผู้บริหารสูงสุดมีหน้าที่หลัก คือ กำหนดนโยบายและกำหนดโครงสร้างการดำเนินกิจกรรม 5 ส. พร้อมทั้งแต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินการ, คณะกรรมการที่ปรึกษา 5ส., คณะเจ้าหน้าที่ส่งเสริมกิจกรรม 5 ส. หลักในการกำหนดนโยบาย คือ การส่งเสริมให้บุคลากรขององค์กรได้เรียนรู้ และนำไปปรับใช้ในการปฏิบัติงานประจำได้อย่างต่อเนื่อง
-ประกาศนโยบาย
ผู้บริหารสูงสุดมีหน้าที่ต้องประกาศนโยบายการดำเนินกิจกรรม 5ส. ให้บุคลากรทุกคนในองค์กรรับทราบ
2.เริ่มดำเนินการ
กิจกรรม Big Cleaning Day เป็นการจัดกิจกรรมวันทำความสะอาดครั้งใหญ่ Big Cleaning Day ถือเป็นวันเริ่มต้นของการประกาศนโยบายการดำเนินกิจกรรม 5 ส. บุคลากรทุกคนต้องช่วยกันทำความสะอาดสถานที่ทำงานตลอดทั้งวัน และที่สำคัญคือผู้บริหารสูงสุดขององค์กรต้องมีส่วนร่วมในวันนั้นด้วย
3. การดำเนินการ
• จัดแบ่งพื้นที่พร้อมทั้งกำหนดแผนปฏิบัติการ
คณะกรรมการจะเป็นผู้กำหนดเกณฑ์การแบ่งพื้นที่ความรับผิดชอบ ทุกพื้นที่ต้องมีผู้รับผิดชอบ ทั้งนี้ การกำหนดแผนปฏิบัติการจะต้องสอดคล้องกับแผนหลักขององค์กรด้วย
• การประเมินผลการดำเนินกิจกรรม
คือ การประเมินความคืบหน้าในการปฏิบัติงาน พร้อมทั้งแจ้งผลการดำเนินกิจกรรมให้ทุกคนรับทราบ เพื่อบุคลากรในองค์กรจะได้ปรับปรุงให้ดีขึ้นในครั้งต่อไป
• การจัดกิจกรรมส่งเสริมและประชาสัมพันธ์
องค์กรจำเป็นต้องส่งเสริมการทำกิจกรรม 5 ส. เพื่อกระตุ้นให้พนักงานทุกคนเข้าร่วมกิจกรรม เครื่องมือที่ช่วยส่งเสริมการจัดกิจกรรม 5 ส. ได้แก่ โปสเตอร์,ข่าว,คำขวัญ ฯลฯ
4. การกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน
ก่อนนำผลการติดตามความคืบหน้ามาใช้ องค์กรต้องตรวจสอบเพื่อหาข้อที่ควรปรับปรุง แล้วจึงนำมาดำเนินการแก้ไขข้อผิดพลาด สิ่งที่ได้แก้ไขปรับปรุงมาแล้ว องค์กรสามารถนำมากำหนดเป็นมาตรฐานขององค์กรต่อไปได้ ดังนั้น การตรวจติดตามผลจึงมีประโยชน์ต่อการปรับปรุงและสร้างมาตรฐาน
5. การยกระดับกิจกรรม 5 ส.
กิจกรรม 5ส.เป็นพื้นฐานของการปรับปรุงการเพิ่มผลผลิต ถ้าปฏิบัติอย่างต่อเนื่ององค์กรจะสามารถนำเทคนิคขั้นสูงอื่น ๆ มาเพิ่มประสิทธิภาพได้ เช่น TQM, JIT, TPM แต่ก่อนที่จะนำเทคนิคเหล่านั้นมาใช้ องค์กรต้องนำเทคนิคอื่น ๆมาผสมผสานกับการดำเนินกิจกรรม 5 ส. เช่น กิจกรรมข้อเสนอแนะ, กิจกรรมกลุ่มสร้างคุณภาพ, กิจกรรมความปลอดภัย การนำเทคนิคอื่น ๆ มาผสมผสานจะช่วยให้องค์กรพัฒนาไปใช้เทคนิคขั้นสูงได้ง่ายขึ้นในอนาคต
