ความหมายของข้อมูล (Data)

      ข้อมูล  หมายถึง  ข้อเท็จจริง   ข่าวสารรายละเอียดต่าง ๆ ที่ต้องการจัดเก็บ เพื่อที่จะเรียกข้อมูลมาอ้างอิงหรือแก้ไขได้ในภายหลังตามวัตถุประสงค์ของข้อมูล   อาจจะมีทั้งชนิดที่เป็นข้อความ (Text)   ตัวเลข (Numbers)   วันที่(Dates)   หรือแม้กระทั่งรูปภาพ  (Pictures)  หรือแม้กระทั่งเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ  เช่น   บุคคล    สิ่งของ   สถานที่   ฯลฯ   

      ข้อมูลเป็นเรื่องเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น  อย่างต่อเนื่อง  ข้อมูลต้องถูกต้องแม่นยำ  ครบถ้วนขึ้นอยู่กับผู้ดำเนินการที่ให้ความสำคัญของความรวดเร็วของการเก็บข้อมูล

ความหมายของสารสนเทศ(Information)

     สำหรับ สารสนเทศ (information) หมายถึง สิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวม มาผ่านกระบวนการประมวลผล เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ กระบวนการประมวลผลอาจเป็นการแยกแยะ จัดเก็บ จัดลำดับ คำนวณโดยเลือกและจัดรูปแบบให้เหมาะสม ทันต่อ ความต้องการและทันสมัยกับเหตุการณ์ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี และมีการกำหนดสิทธิ์ในการใช้ข้อมูล
     การจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะต้องมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะง่ายต่อ การจัดเก็บ และมีรูปแบบเดียวกัน ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความหมายที่ชัดเจน นอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนเพราะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บข้อมูลและอาจสร้างปัญหาในการแก้ไข ข้อมูล

ตัวอย่างข้อมูลและสาระสนเทศ

   จากข้อมูลระเบียนประวัติของนักเรียนในรูปที่ 2.3 ทำให้ทราบว่า เพชร แข็งขัน เป็น นักเรียนชาย เกิดวันที่ 12 เดือนมกราคม ปีพุทธศักราช 2525 ดังนั้นข้อความ "เพชร แข็งขัน" "ชาย" และ "12 ม.ค. 2525" ที่อยู่บนระเบียนประวัตินักเรียนจึงเป็นข้อมูล

      ถ้ามีการนำข้อมูลเกี่ยวกับปีเกิดของนักเรียนทั้งโรงเรียนจากระเบียนประวัติไปแจกแจงตามปีเกิด
      จำนวนนักเรียนที่ได้จากการแจกแจงข้อมูลตามปีเกิดได้เป็นสารสนเทศที่เกิดจาก การนำข้อมูลไปทำการประมวลผล ในบางครั้งผลสรุปหรือสาระสนเทศจากการประมวลผลข้อมูลแบบหนึ่ง อาจนำไปใช้เป็นข้อมูลในการประมวลผลอีกแบบหนึ่งก็ได้ ตัวอย่างเช่น ในการหาเกรดเฉลี่ยปลายภาคการศึกษาของนักเรียนชื่อนายสามารถ เริ่มจากครูผู้สอนแต่ละวิชานำผลการสอบแต่ละครั้งและคะแนนการทำงานในชั้นเรียนของนายสามารถมาคำนวณคะแนนรวม และให้เกรดในวิชานั้นๆ เกรดที่ครูผู้สอนแต่ละท่านให้ถือเป็นสารสนเทศจากข้อมูลคะแนนการสอบและการทำงานของ นายสามารถ หลังจากส่งเกรดแต่ละวิชาให้ฝ่ายวิชาการเพื่อคำนวณเกรดเฉลี่ย เกรดแต่ละวิชาที่ส่งมาจะเป็นข้อมูลในการคำนวณเกรดเฉลี่ยของนายสามารถ ซึ่งถือเป็นสารสนเทศ หลังจากนั้นเกรดเฉลี่ยของนักเรียนแต่ละคนอาจเป็นข้อมูลในการประมวลผลอื่นๆ ต่อไป เช่น การคำนวณผลการเรียนเฉลี่ยของนักเรียนทั้งชั้นเรียน