การจัดการความรู้ในส่วนราชการที่มีหน่วยงานย่อยอยู่ในส่วนภูมิภาคนั้น ปัญหาที่พบได้คือการเปลี่ยนทีม KM ทุกปี และไม่มีการถ่ายทอดวิชายุทธให้แก่กัน ยิ่งเป็นหน่วยงานเล็กๆ ที่มีคนน้อยแต่หน้างานมาก จะมีคนจัดการความรู้เพียงคนเดียวที่รู้ขั้นตอนทั้งหมด
ดังนั้นในการสนับสนุนให้หน่วยงานภูมิภาคจัดทำแผน งานแรกคือ ต้องเตรียมทีมใหม่ โดยหน่วยงานส่วนกลางเป็นผู้จัดเตรียม โชคดีที่หน่วยมีทีมเก่าเข้ามาอยู่บ้าง ทำให้เบางานไปมาก
เมื่อเปลี่ยนทีมใหม่ หน่วยงานส่วนกลางในฐานะผู้สนับสนุนทั้ง Push & Pull ก็ต้องรวบรวมปิยมิตรที่เป็นหัวกะทิมาช่วยติวหลักการจับคู่ประกบทำแผนไปด้วยกัน หรืออาจเรียกได้ว่าระบบพี่เลี้ยงนั่นเอง แต่พี่เลี้ยงก็ได้เรียนรู้ไปด้วย เพราะการจัดการความรู้โดยเฉพาะการจัดทำแผนไม่มีสูตรตายตัว ต้องอาศัยการแสดงความคิดเห็นร่วมกัน และเลือกความคิดเห็นที่ดีไปใช้ ทำให้ทั้งทีมส่วนกลางและหน่วยงานส่วนภูมิภาคมีความรู้เพิ่มขึ้น มีความชัดเจนขึ้น โดยเฉพาะมือใหม่เช่นเรา
ส่วนที่เป็นประโยชน์คือการแบ่งกลุ่มย่อยทำแผน และนำแผนของแต่ละหน่วยมานำเสนอเพื่อแบ่งปันความรู้และความคิดเห็ฯกัน ทำให้ได้ข้อคิดที่ดี
จุดสำคัญของการทำแผนคือการเลือกองค์ความรู้ต้องสอดคล้องกับยุทธศาสตร์ เป้าหมาย ตัวชี้วัดของหน่วยงาน ....... ตัวชี้วัดของหน่วยงานต้องมีกระบวนงานอะไรเป็นสำคัญ กระบวนงานนี้ต้องการความรู้เรื่องอะไรที่จำเป็น ....... เมื่อจัดการความรู้ที่เลือกนี้แล้ว ความรู้จะได้ไปผลักดันตามยุทธศาสตร์ได้อย่างไร ...การเลือกองค์ความรู้ตามความสนใจไม่ค่อยเป็นประโยชน์ต่อการผลักดันยุทธนัก และอาจต้องมีหลายๆหน่วยจะได้ครอบคลุม
ในหน่วยงานต้องเลือกจัดการความรู้ตามตัวชี้วัดที่หน่วยงานต้องทำ เรียกว่าทำครั้งเดียวได้สองงานเลย ประหยัดงบประมาณด้วย การออกแบบแผนการจัดการความรู้ก็ต้องออกแบบอิงแผนเงินที่มี จัดห้วงเวลาของขั้นตอนการจัดการความรู้ให้ตรงกัน บางครั้งไม่มีงบประมาณมาก่อน เป็นองค์ความรู้ที่หน่วยงานเลือกขึ้นมาใหม่ ก็ต้องพยายามหาทางอิงงบประมาณอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย
นอกจากการทำแผนตามแบบฟอร์ม 1 แล้ว แบบฟอร์ม 1หน้าสองต้องเขียนหลักการเหตุผล เชื่อมโยงให้เห็นว่าจัดการความรู้แล้วได้อะไร ไปผลักดันยุทธศาสตร์ได้อย่างไร รวมทั้งใช้หลักการเศรษฐกิจพอเพียงหรือไม่ด้วย
แบบฟอร์ม 2 เป็นการเขียนแผนการจัดการความรู้ตามหลัก KMP CMP ต้องมีความชัดเจนว่าแต่ละขั้นตอนทำไปเพื่ออะไรด้วย เช่นบ่งชี้ความรู้นั้นเพื่อตกลงกันในระดับหน่วยว่าเป็นองค์ความรู้สำคัญและต้องบ่งชี้ด้วยว่า ความรู้นั้นประกอบด้วยความรู้เรื่องย่อยๆ อะไรบ้าง เป็น EKหรือTK ความรู้อยู่ที่ไหน กับใคร จะหาได้อย่างไร เช่น ค้นคว้า สัมภาษณ์ เขียนเรื่องเล่า ใช้ให้หลากหลาย และหาให้ครอบคลุม เหมือนการทบทวนวรรณกรรมยังไงยังงั้นนะคะ
ส่วนขั้นตอนที่สำคัญต่อไปคือการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ต้องมีหลากหลายรูปแบบรวมกับขั้นที่ 6 ต้องมี 3 รูปแบบด้วยกัน และต้องมีกลุ่มเป้าหมายหลากหลายได้แก่ กลุ่มตัวเอง กลุ่มในหน่วยงานเดียวกัน กลุ่มต่างสังกัด ประชาชนผู้ใช้บริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ทีมที่ทำงาน KM ส่วนกลางปรารภกันว่าเราจะทำเป็นคู่มือการเขียนแผนการจัดการความรู้ในแนวปฏิบัติพร้อมตัวอย่างเสียเลย เพื่อให้หน่วยงานได้ใช้ประโยชน์ ในการจัดทำแผนปีต่อๆไป
มือใหม่....
ดีครับ